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公文写作的基础知识与常见问题分析 1 一 概述 1 公文的定义公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理 商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件 属于机关应用文的一个重要组成部分 2 2 公文的特点是特定的作者制定和发布的 具有法定的现行执行效用 具有规范的文体 结构和格式 需要履行法定的程序 文字必须庄重 朴实 准确 精炼 3 3 公文的分类按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按其时限要求 可分为特急公文 急办公文 常规公文 按其时限要求 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 普通公文 4 4 公文的作用 归纳起来 公文的作用有 规范和约束作用领导和指导作用沟通和合作作用宣传和教育作用依据和凭证作用档案和史料作用 5 二 常用公文文种 6 我国现行党政机关使用的文种 我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 国家行政机关使用的公文种类有13个 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 上述文件共27个 其中9个是相同的 即 决定 意见 通知 通报 请示 报告 批复 函 会议纪要 不同的有9个 其中属党的机关的有5个 即 公报 指示 决议 条例 规定 属国家行政机关有4个 即 命令 令 议案 通告 公告 由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的 一般称为法定文种 7 几种常见公文的写作1 简报2 通知3 工作总结 8 简报的写作一 简报的概念简报是传递某方面信息的简短的内部小报 是具有汇报性 交流性和指导性的简短 灵活 快捷的简报又称 动态 简讯 要情 摘报 工作通讯 情况反映 情况交流 内部参考 等 也可以说 简报就是简要的调查报告 简要的情况报告 简要的工作报告 简要的消息报道等 它具有简 精 快 新 实 活和连续性等特点 9 二 简报的分类常见的简报有三种 1 一是会议简报 主要反映会议交流 进展情况 2 二是情况简报 反映人们关注的问题 供机关领导参考 3 三是工作简报 报告重大问题的处理情况以及工作动态 经验或问题等 10 三 简报的特点简报具有一般报纸新闻性的特点 这是共性 它又有本身的特点 主要是 1 内容专业性强2 篇幅特别简短3 限于内部交流 11 四 简报的写作格式与注意事项尽管简报种类繁多 但其结构却不外乎包括报头 标题 正文和报尾四个部分 有时还由编者配加按语 成为五个组成部分 简报一般都有固定的报头 包括简报的名称 期号 编发单位和发行日期 1 简报名称印在简报第一页上方的正中处 为了醒目起见 名称字体要大于正文字体 要尽可能使用套红印刷 2 期号位置在简报名称的正下方 一般按年度依次排列期号 有的还可以标出累计的总期号 属于 增刊 的期号 要单独编排 不能与 正刊 期号混编 3 编发单位 应标明全称 位置在期号的左下方 4 发行日期 以领导签发日期为准 应标明具体的年 月 日 位置在期号的右下方 12 创先争优活动简报第六期油建公司党委办公室二 一 年六月二十六日找准关键点做好加减法公司成本管理念好 五字经 油建公司在 投资成本大讨论 活动中 找准成本控制关键点 做好成本控制加减法 念好成本管理 五字经 在 寻 抠 控 算 严 五个方面下功夫 努力做好降本增效 大文章 三谈三看三查做到一个 寻 字 针对当前竞争激烈的石油工程建筑市场 公司紧扣 如何加强施工项目成本控制 实现低成本扩张 获取最大效益 主题 在公司主要领导与领导班子成员之间 班子成员之间 班子成员与分管负责人之间深入开展大讨论活动 重点做到 三谈三看三查 谈思想 看科学发展的理念 查找在思想认识方面存在的突出问题 谈认识 看工作有无管理漏洞 查今年年初确定的各项工作任务是否落实 谈发展 看有无影响和制约科学发展的突出问题 查发展思路是否理清 发展重点是否突出 各施工单位也对照公司制订的 投资成本大讨论 活动方案 在党员与群众之间 班组与班员之间 深入开展 我为企业发展做贡献 讨论和合理化建议征集活动 集思广益 寻求和查找制约公司发展的意见和突出问题 目前 公司共参加大讨论活动700多人次 共收集梳理出各类合理化意见建议32条 13 现场成本管理重在一个 抠 字 通过给员工搭建 结合岗位 自我剖析 自觉管理 的参与平台 让他们了解岗位工作规范 查找薄弱环节 提出合理化建议 达到降本增效 川气东送管道工程26标段开焊之初 由于新焊工节约意识不强 焊接时 焊条还没有完全用完 就马上更换新焊条 设备转场时 个别员工图省事 就拿未用尽的焊条甚至是新焊条当铁丝 用来捆扎砂轮片和焊把线 有的还做成挂钩吊在焊机上挂焊枪 发现这种现象后 项目部以 焊条头 为题组织职工进行讨论 帮助他们逐步改变大手大脚的习惯 同时 该项目部制定了一系列管理办法 以制度管事 如材料的领取全部实行以旧换新制度 回收的旧手套 能利用的就洗干净缝补后 再发放给其他辅助工种使用 特别是焊条 一个焊条头换一根焊条 回收的焊条头就摆放在机组驻地内 时刻提醒员工注意节约 26标段硬是从材料采购和设备使用中省出了近70万元 重点指标管理把握一个 控 字 公司根据自身的施工特点 把对公司成本控制比较突出 效益影响较大 职工群众关注度较高的重点项目 作为本次活动监控的重点 对工程分包 设备外雇等进行专项管理 制定了 五下降一增长 的成本控制总要求 保障了经济效益的最大化 西气东输管道工程土石方分包是油建公司最大的一项分包工程 整个工程的分包量达4650多万 公司在 控 字上做文章 通过组织公开招标 从发布信息 确定标的 选择分包商到项目的最终审计结算 公司全过程参与 仅此一项就避免经济损失490万元 对于外雇设备通过 四控 即控制好外雇设备审批程序 控制好外雇设备的入网资质审查 控制好外雇设备的合同签订和结算 控制好外雇设备招标等程序 对入围的设备进行公开招标 从而达到降低设备费用的目的 今年 公司共组织外雇设备公开招标5次 招标入围设备36台 设备价格每台每月比以前减少300元左右 14 项目组织施工突出一个 算 字 公司各项目部始终围绕项目成本控制目标分析成本费用构成 做好材料费 人工费 机械使用费及其他费用的降本文章 在施工组织协调中主要突出一个 算 字 即精打材料费 认真把好下料用料关 减少用料浪费 细算人工费 通过优化人员配置 减少窝工待工 提高劳动效率 重视机械使用费 根据施工进度要求灵活调度 以提高机械使用效率 通过这些措施 最大限度降低了施工成本 在榆济管道工程项目部每天傍晚的生产例会上 大家都会对次日的生产施工成本进行安排 项目部根据各班组上报的次日工作计划 各机组现有的施工进度 按照由近及远的顺序 合理衔接好吊车在各机组之间的施工时间 确保在最短的时间内完成各个施工点的管材吊装任务 以提高项目资源的使用效率 奖惩考核兑现遵从一个 严 字 针对责任制考核以往在年终进行 对各单位的管理考核仅仅停留在每月的经营通报上 公司将经营管理考评与责任制的效益考核有机的结合起来 相继出台了 经营单位年度目标管理责任制考核办法 机关职能部门管理指标考评办法 对经营单位 设置了以年度经营指标和机关职能部门管理指标 并按照 经营单位考核指标数量化 管理部门考评指标奖惩货币化 的考核思路 制定出符合公司和经营单位实际的考核指标 明确责任 考核从严 实施效果明显 今年一季度 公司部分项目部经营形势较好 项目效益明显 虽然完成了责任制经济指标 因没有达到公司机关职能部门的管理要求 被从重处罚 从项目的经营效益考核中直接扣除 15 报 油田创先争优活动领导小组办公室发 公司领导 机关科室 基层各党支部油建公司创先争优活动领导小组办公室二 一 年六月二十六日 16 通知的写法一 通知的概念 国家行政机关公文处理办法 对通知所下的定义为 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 17 二 通知的特点 功能的多样性 运用的广泛性 一定的指导性 较强的时效性 18 三 通知的写法 由于通知的功能多 种类多 写法彼此有较大的区别 这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法 1 通知的标题通知的标题一般采用公文标题的常规写法 由发文机关 主要内容 文种组成 如 中共中央办公厅 国务院办公厅关于严禁用公费变相出国 境 旅游的通知 也可以省略发文机关 由主要内容 文种组成标题 如 关于评选 扎根一线 拼搏奉献 典型人物的通知 19 2 通知的正文 这是通知的主体部分 所发布的指示 安排的工作 提出的方法 措施和步骤等 都在这一部分中有条理地组织表达 内容复杂的需要分条列款 20 工作总结的写法一 什么是工作总结工作进行到一定阶段或告一段落时 需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下 肯定成绩 找出问题 归纳出经验教训 提高认识 明确方向 以便进一步做好工作 把这些用文字表述出来 就叫做工作总结 21 二 工作总结的分类工作总结按内容可以分为工作总结 学习总结 思想总结等 按时间可分为年度总结 季度总结等 按范围可分为个人总结 党支部 小组 总结 单位总结等 按总结的内容所涉及的面又可分为全面总结 专题总结等 22 三 工作总结的写法 工作总结可不拘泥于 格式 和 框框 但以下内容是必须包括的 1 标题 总结的标题分为单标题和双标题两种 单标题又可分为公文式标题和文章式标题 公文式标题 单位名称十时限十总结内容十文称 如标题下或文末有单位署名 标题可省略单位名称等 文章式标题一般是直接标明总结的基本观点 常用于专题总结 双标题是同时使用上述两种标题 一般正题用文章式标题 副题采用公文式标题 补充说明单位 时限 内容等 23 2 基本情况 应以简明扼要的文字写明在本总结所包括的期限内的工作根据 指导思想以及对工作成绩的评价等内容 它是工作总结的引言 便于把下面的内容引出来 只要很短的一段文字就行了 24 3 工作回顾 要详细地叙述工作任务 完成的步骤 采取的措施和取得的成效 存在的问题 特别是对步骤和措施 要写得详细 具体 对取得的成效要表达得形象 生动 在写工作回顾的过程中 还要有意识地照应到下一部分的经验教训 使之顺理成章地引出来 不至于造成前后不一的感觉 25 4 经验教训 应从工作回顾中很自然地归纳提炼出采 一定要写得丰富 充实 并选用具体事例适当地展开议论 使总结出来的经验和教训 有论点 有论据 有血有肉 鲜明生动 确实能给人以启发和教益 26 5 结语部分 主要写明今后的打算 也只需写很短的一段话 写得长了 反而冲淡了主题 6 落款 总结正文写完以后 应该在正文的右下方 指横行文字 写上总结单位的名称和总结的年月日 27 写工作总结应注意以下几个问题 1 总结正文 有两种不同写法 要根据实际需要选择好 一种是以工作回顾连带谈及经验教训 基本上是按工作展开的程序和步骤 分段说明每个步骤和阶段的工作情况 夹叙夹议地引出相应的经验教训 这样写 主要着眼于工作过程的回顾 另一种写法是总结经验教训为主 用工作回顾阐明经验教训 一般是先归纳和提炼出几条经验或教训 分别展开论述 把工作过程 工作办法 取得的成效等等穿插在里面写 使经验和教训看起来更加充实 但是这样写 整个工作回顾会被拆开来分别为阐明观点服务 显得零散 为了弥补这一不足 可以在第一部分基本情况中适当加以详述 使人对工作概貌有一个总的了解 28 4 写总结文字要力求准确 生动 活泼 总结是概括实践 反映客观事物的 因此用词要确切 总结要尽可能地多用群众喜闻乐见 形象生动的语言 写总结切忌年年老一套 5 要总结出规律性的东西 对大量材料 各种类型的矛盾 要反复分析研究 抓住其中的主要矛盾 本质特点 来龙去脉来论证其发展的趋势 29 2 总结必须实事求是 事实要准确 不能报喜不报优 不要夸大其词 3 总结的观点要正确 一定要以党和国家的方针 政策作为衡量工作的主要标准 观点正确 是总结能否站得住的关键 同时还要注意 光有正确的观点还不够 还需要有能够说明观点的丰富的素材和具体的内容 这样的总结人家就喜欢看 看后也能有所收获 30 怎样写好典型材料 31 一 什么是典型材料 我们所说的典型材料 是指对典型的人或事进行科学总结 从对象来分 可以分三种 典型事迹 典型经验 典型事件 从用途来分 也分三类 研究材料 上报材料 推广材料 无论怎么分 典型材料就是为宣传表彰典型事迹所写的材料 可采用第一人称 我 发言稿 或第三人称 他 通讯稿 32 典型经验材料 是一种介绍先进典型的工作经验或成功做法的文字材料 它与专题经验总结的写法相似 着重于叙述典型 怎么做 经验介绍 讲方法 典型事迹材料 是一种通过对先进典型的优秀事迹的介绍 表现其思想 品德和情操 给人们树立行为榜样的文字材料 着重于叙述典型 做了什么 事迹展现 讲故事 经验材料和事迹材料的区别 经验重介绍 提示性 事迹在描写 动感性 33 二 典型材料的写作 1 要精心选择材料 胸有成竹 三分写作 七分采访 掌握准确 大量的第一手情况是写好典型材料的前提 一是通过调查采访 了解典型的主体事迹 定性 典型事迹要在作者脑子里形成笼统的 又是美好的印象 从而产生对典型热爱的感情和写作欲望 二是通过调查采访 了解典型事迹的具体情节 定位 使典型材料中的人 物 事 状 全面具体 生动形象 34 二是通过调查采访 了解典型事迹的具体情节 定位 使典型材料中的人 物 事 状 全面具体 生动形象 三是通过调查采访 了解典型的心理活动 定情 典型 特别是典型人物 创造英雄业迹的过程中总有心理活动 把真实的心理活动挖掘出来 就能看出典型成长的曲折过程和高大形象的思想基础 从而使笔下的典型更真实 更丰满 更令人可信 35 四是通过调查采访 了解典型的矛盾冲突 定奇 先进典型不是生活在真空里 总是在矛盾和斗争中成长 这种矛盾和斗争 包括对敌斗争 对人民内部落后现象 错误思想的斗争 对大自然的斗争 也包括典型自我完善过程中的斗争 对这些矛盾斗争了解得越具体 越深刻 典型材料也就写得越成功 五是通过调查采访 了解典型的群众关系 定调 一般说来 先进典型在群众中威信是高的 印象是好的 影响是大的 但也不能排除群众对典型的看法会有分歧 这就需要作者进行鉴别 分析 确定文章格调 苏东坡诗 横看成岭侧成峰 36 所谓 胸有成竹 就是搞调查采访时要先拟好经验材料的主题 围绕主题 挖掘和寻找出材料 也有不带主题的调查 调查前只是有一个大体的方向 比如说领导交待 某某单位的班子建设搞得不错 去看一看 总结总结 但具体总结出什么样主题的经验 并不明确 或事前根本没有想法 总结经验的想法产生于调查之后 或者本来是去了解其他事 在了解中却觉得某一方面的经验很好 于是产生了一个主题 一般来说 写典型经验材料 开展调查采访 都是有目的 有主题的 37 要 胸有成竹 在调查采访中掌握主动权 必须提前准备 一要了解有关材料的背景情况 包括单位的人员情况 所处地理特征 环境状况 环境如何艰苦 任务如何繁重等 二要了解有关材料的周边情况 一切事物的发生不是孤立的 都与周围事物密切联系 凡与写作对象有关联的人和事 调查了解得越具体越好 详尽占有资料 才能开阔思路 并在调查中逐步形成观点 三要了解有关人物的全面情况 对事迹材料的挖掘 既要了解本人的现实表现 还要对人物成长过程 主要经历 志趣爱好进行多方面 深入细致的了解 四要了解有关人物的细节情况 细节描写对表现人物 记叙事件 再现环境有其重要作用 作家李准曾经说过 没有细节就不可能有艺术作品 真实的细节描写是塑造人物 达到典型化的重要手段 细节往往可以艺术煽情 38 采访经验 在人物采访中 如果没有主题先行 采访对象又紧张 要想获得好材料 可以启发地提出问题 你最高兴的是什么 你最难过的是什么 你最委屈的是什么 你印象最深的是什么 你自己最自豪的是什么 再在他谈的时候扑捉细节 39 2 要掌握剪裁艺术 精选角度 典型事迹材料尤其是经验材料 一般是观点 例子 选材十分重要 选材 就是在充分占有材料的基础上 运用好材料 选材 首先要坚持 点题之笔 就是找到写作对象区别于同类事物的最主要的特点 有理有例 写出事物的本质来 选材 其次要学会 点睛之笔 俗话说 眼睛是心灵的窗户 画龙点睛就是找到写作对象 即主人翁 见人见心 以此来反映人物的思想面貌和精神世界 选材 还要突出 点奇之笔 点奇也就是要有独具特色的事迹 要找到能体现事物共性的个别材料 有的人写材料之所以平淡无味 看起来有似曾相识之感 正是因为没有找到写作对象的 奇 处 40 3 要巧妙概括本质 定好主题 不管是有主题的调查采访 还是无主题的调查采访 在材料写作之前 都必须认真地思考 把所写材料要表达的的主题 文章的中心思想 定好 一般来说 经验材料的大标题就是主题的本质概括 或者是表达中心思想的关键词 经验材料往往通过主 副标题直接点题 事迹材料大多 锣鼓听音 意含其中 41 典型材料提炼主题的基本方法有三种 第一种是从典型所具有的材料中提炼主题 主题是蕴藏在众多纷繁材料之中的 没有材料就不可能产生主题 作者要把调查中得来的大量材料进行分析比较 潜心思索 看材料贯穿着一根什么样的 红线 潜藏着一个什么 思想 作者把这根 红线 这种 思想 抽取出来 就是这个典型材料的主题思想 如 鏖战非洲大漠第二种是根据形势的需要提炼主题 典型是时代的印记 是为促进各项事业进步而树立的 因此许多典型的树立 是形势任务的需要 当然 从形势的需要写典型 也是以 材料 为基础 而不是为了赶形势而有意夸大或胡编乱造 人为创造典型 如 党的好干部 人民的好公仆牛玉儒第三种是根据人们存在的疑难问题提炼主题 人们在现实生活中 常常会因为疑问 使认识变得模糊 有时手足无措 就是常说的 迷惘 为了拨乱反正 澄清人们对一些问题的认识 作者要在这些方面提炼主题 写出有说服力的典型材料 42 提炼并确定好主题 有几点原则要注意 一是主题要集中鲜明 不能太大太宽泛 比如是党委 支部还是党员队伍 不能笼统地称党组织建设 是讲监督还是讲团结 学习 不能笼统讲党委建设 是讲法纪教育 还是讲思想教育 不能笼统为政治教育 二是主题要有的放矢 当前需要什么 就概括提炼什么 不能重复陈旧的主题 同样的材料 同样的做法 是可以提炼出不同的主题的 比如李学民的事迹 就既可从善于管理的主题提炼 又可看作勇于技术创新的表现 因此 既要站在时代的高度来提炼主题 又要使提炼出的主题对当前工作有指导作用 三是主题要巧妙概括 主要指事迹材料 做到思路清晰 比喻恰当 使人印象深刻 43 4 要合理设计文章结构 布局谋篇 调查搞了 情况掌握了 主题明确了 接下来就要精心设计 把整个材料怎么写 好好搭出架子 1 什么是布局谋篇 所谓布局谋篇包括 怎样开头 怎样结尾 哪些先说 哪些后说 分多少层次 划多少段落 相互之间怎样衔接 怎样照应 之所以说典型材料是模式化的写作 是因为典型材料有基本的文章结构 一般包括标题 开头 主体 结尾四个部分 我的经验是 醒目的标题 揭示性 灿烂的开头 经典性 严密的主体 逻辑性 燃烧的结尾 感染力 44 醒目的标题 揭示性 如 鏖战非洲大漠展示中国石油人风采 辉煌的穿越人生 等等灿烂的开头 经典性 典型事迹材料的开头主要写典型在什么情况 背景 下 经过怎样的努力 完成了什么任务 做出了什么贡献 表现出什么样的精神境界 受到了怎样的评价 严密的主体 逻辑性 这是材料的主要部分 材料中的事迹要在这一步展开介绍 结构安排 通常有两种 45 横式结构 紧紧围绕中心思想 不受时间限制 采取大跨度 多侧面的结构层次 从几个角度把典型事迹按类别集中 归纳在一定的观点之下 使之为突出典型的主要特点服务 如 把工作当事业干 立足岗位作奉献 围绕 干事业 作奉献 这个主题 作者将其事迹归纳成刻苦学习 爱岗尽职 坚持原则 直面困难等四个方面 并且提炼标题 勤于学习 刻苦钻研 把本职岗位当成成才的支点尽心尽责 爱岗敬业 在本职岗位上奉献人生的亮点坚持原则 敢于较真 在人生道路上不留下任何污点不畏困难 敢于承担 勇敢面对人生的难点横式结构的关键是提炼层次标题 层次标题 要对典型的主要事迹进行高度概括 标题需围绕文章主题 对不同性质的事迹分别进行归纳 层次标题的提炼是写作中非常关键的步骤 应下大功夫把他提炼好 实施 五好五有 共建和谐项目 这里的标题 思想突出 语言精炼 而且对仗比较工整 也比较新颖 能给人比较深刻的印象 46 纵式结构 时间脉络为主要线索 其特点是按照一定的时间顺序来记叙典型的成长过程和事件的先因后果 它的优点 在于脉络清晰 层次分明 能使典型材料步步深入 如 我们在撰写 鏖战非洲大漠展示中国石油人风采 开头部分我们从项目部面对的困难着笔 铸就中国石化人必胜信念 紧接着写了在施工过程中历经各种艰辛 在血与火的考验中挺进 最后写了奉献的情怀最美丽 文章升华 47 燃烧的结尾 感染力 实际中 有的写结尾 有不写结尾 在会议上发言的事迹材料应当有个结尾 不能收束得太快 以书面文章发表的典型材料 结尾可写可不写 写结尾时 如果是第三人称 可对典型做概括性结论 如果是第一人称 则主要表明自己对今后工作的决心打算或表示谦虚的话 48 5 写典型材料需要注意的事项 一份好的典型材料要具有三个特征 A 要有个性特征 也就是要有深刻的思想内涵 B 要有本质特征 也就是要有高尚的精神境界 C 要有时代特征 也就是要有 时代呼唤的 人民期盼的 党的事业需要的 要注重把握住三点 A 要用过硬的事迹感染人 也就是通过一桩桩 一件件催人泪下的事 使大家在思想上得到启迪 在感情上产生强烈共鸣 通过事例体现出崇高的思想境界 高尚的品德风貌 时代需要的革命精神 理性上升华了的本质风范 B 要用时代精神鼓舞人 也就是说解决现实生活中人们渴望的 需要的东西 例如 舍己为人 奉献精神等 C 要用揭示本质引导人 也就是说要充分反映出为党的事业 人民的利益 社会的需求所必须的 期盼的东西 全心全意为人民服务的宗旨就是一条 49 在写作中要努力做到 A 注意结合 从现实问题和大的形势中出观点 出思想 出成果 B 注重用具体事打动人 讲一件