有限公司行政管理制度.doc

公司行政办公管理制度 为规范公司的各项行政管理，经讨论研究特制定福建德恒集团公司行政办公管理制度，并予以下发，请遵照执行。本制度包括以下六个部分： 第一部分公司文书管理办法 第二部分公司印信管理规定 第三部分公司办公设备管理制度 第四部分公司会议管理规定 第五部分公司车辆管理规定 第六部分有限公司图书资料管理规定特此通知！福建德恒集团公司二0一一年 月 日第一部分有限公司文书管理办法第一章 总 则一、为规范公司的文书管理，保证公司的各项经营活动，特制定本办法。二、本管理办法所指文书涵盖以下范围：1、 公司领导层决策文书以及下达的文件2、 部门合议与传阅的文件3、 契约书、证券、证书和劳动协议书4、 收支预算与决算书、帐本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书5、 志愿书、违约书、往来公文、专利证明和注册登记文书6、 往来书信、电报、任命书、意见书7、 各种报告、统计表其中1、2项的处理，原则按公司会议结果及决定进行处理。三、文书的机密分类：1、 机密文书： 绝密：指极为重要（其中包含绝密机要的重大事项）并且不得向公司内外无关人员泄露内容的文书 秘密：指次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露内容的文书 外密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书2、 普通文书：即非机密文书四、公司文书的机密分类由总经理办公室确定，各级人员应严格保守文书的机密。五、全部文书均归公司所有并收藏，由公司指派专人保管，任何个人不得私自占有。公司办公室是公司文书管理的具体组织实施部门，负责文书管理的具体实施方案。第二章 文书的接收与处理一、文件接收与拆验 到达本公司的文件由办公室负责签收，并按以下原则进行拆验处置：1、普通文书由办公室收发人员开启或开封。2、机密文书由总经理办公室主任负责开启处置。 二、文书的处理1、编号登记：文书开封后，由文书开封人员对文书进行编号登记，并在文书接收登记簿（附件一）上注明收发日期、文件标题与文件密级等内容。2、呈阅：开封人员填写文书阅办单（附件二），并将文书阅办单粘贴在文书正面左上角，送总经理阅示。3、批阅处理：总经理对文书内容阅示后，在文书阅办单上作出批示（在批示中应指明文书具体传阅对象或呈办人员，不需处理的签署“已阅”），将文书退还文书开封人员。4、文书开封人员将文书及文书阅办单进行复印，原件归档保存，按批示要求将复印件转交相关人员操办或传阅。5、文书档案部门的主管有责任根据指示督促有关部门或人员处理文书中指定的事项，防止文书的处理延迟或停顿，并且有权让有关责任者对拖延的原因作出说明。第三章 文书的制作一、 文书制作包括拟办、核稿、会签及审批四个环节。二、 文书拟办1、文书拟办人依照主管批示的来文、口令、口头指示、会议结果或者因本身职责而主动拟办的事项，拟具处理的办法。2、拟稿应以简单明了的文体记述，采用标准简体汉字，同时应做到条理分明、措词简明扼要，避免使用艰涩的词句。3、除特殊规定外，原则采用通常的横排方式书写。三、 核稿：文稿拟定后，拟办人填写发文稿纸(附件三)的相关内容，将发文稿纸粘贴在文稿上连同文稿，送拟办单位的负责人审核。四、 会签:1、承办单位主管核稿后，按本章第六点之规定交相关部门的主管会签。2、会签单位的主管在会稿后应在发文稿纸上签名，以示确认并将文稿退还拟办人。3、会稿时如有修改，不能将原有的字句抹掉，而应加以勾勒，在旁边添注。五、 审批文稿经会签完成后，拟办人应按本章第六点之规定交由具体审批人审核后签发。六、 各类文书的承办制作与审批对象：项 目发文名义拟办拟办单位审核会签审批l 公司总体经营战略。l 公司重大问题，事项及决策发布。l 公司向上级主管部门呈报的工作情况、申请、请示报告等。l 公司办公会议形成的决议。l 项目开发销售与服务的流程、产品的销售管理办法l 其他公司办公室文秘办公室主任各部门主管总经理l 公司各项管理规章制度（如人事、财务、行政办公、园区管理等）公司承办部门人员承办部门主管各部门主管总经理l 各部门职责范围内的工作事项l 各部门请示报告、问题反映、工作情况汇报等各部门各部门人员各部门内部人员各部门内部人员各部门主管第四章 发文处理一、文件经签发审批后，即进入发文处理程序阶段，它包括文书编号、打印、校对、送达及归档五个环节。二、文件编号1、各文件拟办人所承办的文稿一经签发，按文件编号规则进行编号：（1）凡属公司名义发文的文件，一律统一交办公室进行编号登记。（2）属各部门名义发文的文件，由各部门统一进行编号。2、文件编号的原则为一文一号，承办人应在发文稿纸上注明发文号。3、文件编号的规则如下：部 门编号规则部 门编号规则公司文件榕 200年第号办公室榕办字200年第号人事部榕人字200年第号财务部榕财字200年第号开发部榕开字200年第号市场部榕市字200年第号园区服务中心榕园字200年第号机密文件榕密字200年第号三、文件打印文书承办人将已编号的文书交办公室文员进行打印。四、校对文书承办对打印后的文稿再进行校对，校对无误后在发文稿纸上签名，并明确文件接收部门及打印份数。五、送达办公室文员将校对后的文件进行文件复制与盖章，对于机密文件应标注密级，并按要求送达至文件接收单位，文件接收单位在发文登记簿（附件四）上签收。六、归档文书一经发出，由办公室文员将原稿及附件进行存档，并在存档目录（附件五）上详细载明，同时将文书的电脑资料进行备份保存。第五章 文书保管一、 各类文书的保管期限及密级规定如下：（一） 永久保管分类项 目事 例保管单位密级1章程以及公司规划的制定、修改、废止等永久性查考文书章程、公司发展计划、通则总经理办公室绝密2重要的政府机关的许可证书，认证书以及指示、命令项目批文、经营许可证、营业执照、土地使用权证总经理办公室普通3契约书等具有永久效力的文件重要性契约书、合同书办公室秘密一般性契约、合同办公室机密4有关职员人事方面的重要文件健康保险、医疗保险、资格登记、公司职员名册、履历书等人事部外密（二）十年保管分类项 目事 例保管单位密级1预算、决算以及有关会计的各种帐薄、各种凭证税表、结算底帐、现金出纳帐、现金收入、支出帐、转帐凭证、银行存固定资产帐目、各种收据、业务文件、日记帐、日常债仅、财产目录、借贷对照表、财务报告、会计报表财务部秘密2经营管理上重要的查考性文件销售管理办法、各种流程、制度等办公室外密3人事、工资福利的文件人事文件、卫生保健文件人事部秘密4公司内向全体人员通告的文件办公室普通（三）五年保管分类项 目事 例保管单位密级1仅在短期内需查考的文件业务人员日志市场部外密事故类文件、一般请示、收发文簿办公室普通收入印花收支薄、盘点报告、各种存款印票事务移交文书财务部普通2人事文件工资明细总表、社保明细表人事部秘密（四）三年保管分类项 目事 例保管单位密级1会议记录会议纪要办公室外密2一般文件、帐薄图表文件收发文薄、收入印花出纳薄、邮票出纳薄、挂号信收据、办公用品收发记录办公室普通3人事文件考勤薄人事部普通二、保存期满,或者在保存期内没必要继续保存的文书,应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议或公司办公会议讨论，报总经理室认可，由办公室执行。三、所有废除与销毁的文书应采取粉碎与焚烧的方式进行。本办法自公布之日起执行。附件一：文件接收登记簿文件接收登记簿编号收文日期发文单位文书标题或内容摘要收件人签名附件二：文书阅办单文书阅办单日期： 年 月 日来文单位文书编号文书标题附 件总经理阅示年 月 日办理结果附件三：发文稿纸发文稿纸发文时间 年 月 日签 发会 签核 稿文件标题（内容）附 件主办部门拟稿人主送部门抄送部门打印人打印份数核对人存档份数附件四：发文登记簿发文登记簿日期文号文件标题发文单位收文单位主管签名备注附件五：文件存档目录文件存档目录日期编号文书标题文号发文部门页数备注第二部分有限公司印信管理规定第一章 总则第一条 本规定就公司印章的使用、改正、废止与管理方法做出规定。第二条 本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文书等公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名文证明其权威作用而使用的印章。 第二章 制定与改刻、废止第三条 公司印章（含各部门）印章的制定、改刻与废止由办公室主管根据印鉴使用需要以书面议案的形式提交公司办公会议讨论。第四条 办公室主管必须在提出的方案中将新旧印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限说明。第五条 公司印章的刻制由办公室主管负责，同时如有需要更换或废止的印章应由各管理人迅速交还至办公室主任处。第六条 除特别需要，原则上废止印章保存期限为三年，然后再根据需要进行安排销毁。第七条 公司的印章（含各部门）在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理人应迅速向办公室递交说明原因的报告书。同时办公室主管根据情况依本规定的手续办理。第三章 领用登记第八条 印章领用登记由办公室组织进行，办公室主管应将每个印章登入印章登记台帐（附件一）内，并将此帐永久保存。第四章 印章种类及管理办法第九条 公司印章分为以下几类1、公司章：指公司向主管机关登记的公司印章，对公司经营权有密切联系及有较强政策性或对政府行政、税务、金融等以公司名义行文，或出具凭证使用。2、专用章：由部门在各自权责范围内代表公司对于企业、民间机构及个人的行文、收发文或出具凭证时使用。3、总经理名章：用于支票或其他涉及公司经营权凭证、合同。第十条 各级印章管理人员在进行印章交接时，应拓具印模样本列册，专案移交，并报送印章管理部门。第五章 使用范围与使用方法第十二条 印章使用范围及保管人：类别印章类型保管人用 途支票及银行兑现凭证业务销售合同协议及业务文件公司的重大合同或重要文件各部门职责内的工作事项或文件、请示报告人事关系及有关证明收据公司章公司名章总经办主任专用章业务专用章市场部经理财务专用章财务部经理人事行政部章人事部经理职章总经理名章总经理第十三条 公司章的使用1、除总经理外，任何人员在使用公司章时，应事先进行印鉴使用申请，即填写印鉴使用申请单（附件二），经部门主管审批后，再呈交总经理审批。常规使用印鉴（如文件盖章等）或需要再次使用印鉴的事项如事先已取得总经理审批，可不用审批用印。2、印鉴使用人将审批后印鉴使用申请单交与印鉴保管人处，保管人根据申请单，填写印鉴使用登记表（附件三）后进行盖印。第十四条 各类专用章在使用时，由保管人确认印鉴使用的合理性后，填写印鉴使用登记表后进行盖印。第六章 印鉴使用规范第十五条 公司印章的印鉴使用方法：1、盖印文件必要时应盖骑缝章2、公司印章的盖章处除另行规定外，应盖于公司或部门名称的中间。3、除特殊规定外，盖章一律用朱红印泥。第七章 介绍信管理第十六条 公司任何人员需使用介绍信时，均统一到办公室开据，除非总经理批准，任何人不得开具或持有公司盖章过的空白介绍信，任何部门也不得以部门名义开具介绍信。第十七条 介绍信应用毛笔、钢笔或水笔填写完整，字迹要工整、准确，不得进行涂改，如有涂改应予以作废。存根与正文处应加盖公司骑缝章。第十八条 开出的介绍信如因情况变化时，应及时交回办公室。第十九条 介绍信保管人应要盖保管好介绍信的存根，及时归档，介绍信如遇丢失应及时报告。第八章 附 则第十九条 本规定自下发之日起开始实行附件一：印章登记台帐印章登记台帐登记日期年 月 日印章类型公司章 专用章 职务名章 其他印模：印章形状方 圆 椭圆 其他用 途制成日期年 月 日材质金属 塑料 水晶 牛角 黄杨木其他保管人制印人废止日期年 月 日废止原因移交备注：附件二：印鉴使用申请表印鉴使用申请表印鉴使用部门申请日期印鉴使用类别份数印鉴使用内容摘要总经理审批部门主管审批印鉴使用申请人附件三：印鉴使用申请表印鉴使用申请表编号日期内容摘要印鉴使用数鉴印人印鉴使用部门印鉴使用人备注第三部分有限公司办公设备管理制度一、 总则1、为确保公司及各部门办公设备正常运行，提高工作效率及管理水平，特制定本制度。2、本制度所指办公设备是指公司的电脑设备、传真机、复印机等，其中电脑设备是指公司各部门所使用的电脑微机及配套设备（包括主机、打印机、刻字机、刻录机、扫描仪等设备）。3、公司办公设备的配置与购买由办公室统一负责。4、办公室指导各部门进行办公设备的使用与管理并制定管理制度，各部门主管承担相应的管理责任。二、 办公设备的基本管理准则1、所有办公设备、使用、清洁和保养由各部门指派专人负责进行，各管理人员要确保办公设备处于整洁与良好的状态，发现故障，应及时报请办公室进行维修，以免影响工作。任何人员未经许可不得随意拆卸或维修相关办公设备。2、所有办公设备的使用说明书、安装软件、驱动程序及各类使用资料软件等均交由办公室登记造册、统一保管。使用时，应办理借用登记手续。三、 电脑设备的管理要求1、未经许可，任何人不得使用电脑从事与工作无关的事项，不得在公司电脑上安装或使用任何电脑玩游戏软件。2、公司所有电脑设备均应安装防病毒软件，任何人不得随意删除防病毒软件，同时任何未经过病毒检测的软盘应尽量避免使用，如确须使用，应在使用前进行病毒检测。3、在使用电脑的过程，任何人不得私自修改系统配置，拷贝系统软件，更严禁对公司的任何的电脑资料进行拷贝。4、在公司内部局域网内，各级人员应注意保护好自己的授权密码，并严格按各自的权限范围进行各项工作，不得在局域网上进行超越自身权限范围的操作，遇人员工作岗位变动或密码遗忘泄漏，应及时通知办公室进行注销或变更。5、未经许可，任何人员不得随意在公司的电脑上，拆卸或安插电脑配件硬件。6、对关键岗位的电脑设备应配备必要的断电保护电源，以防设备损坏或电脑资料丢失。四、传真机、复印机的使用要求1、传真或复印资料应办理登记手续，详细填写传真或复印材料的时间，标题等，由设备管理人负责掌控。2、未经公司领导审批，任何人不得使用传真机与复印机传真或复印公司的机密材料或个人材料。附件一：文件传真登记簿文件传真登记簿日期时间文件内容张数经办人附件二：复印登记簿复印登记簿日期时间文件资料内容份数规格部门经办人第四部分公司会议管理规定一、为了提高企业管理水平和工作效率，树立良好的会议风气，特制定本规定。二、会议类型：公司会议的类型主要分成总经理办公会、专题研究会、月（年）度工作总结会、员工座谈会和全体员工大会等。三、公司会议管理部门为办公室，具体负责会议安排、会议通知、会议签到、会场布置服务、会议纪要等会务工作。四、会议纪律：1、为保持会场的秩序，会议开始前所有参会人员应自觉将关闭传呼机、手机，会议过程中不得随意接听或拨打电话。2、为了与会者身心健康，会议期间禁止吸烟。3、会议进行的过程中，与会人员应集中精神，保持正常坐姿，不得随意私下交头接耳、窃窃私语，不得私自翻阅与会议无关的材料书籍。4、违反以上规定的，一律按公司的人事管理制度予以警告处分并通报批评。五、会议考勤：1、参加会议的人员应严格遵守会议时间，准时出席，不得随意迟到、早退与缺席，所有部门主管应提前3分钟到达会场。2、办公室负责会议考勤工作，在每次会议开始前或结束时进行点名，每月底将当月会议考勤情况报人事部，作为员工考勤工作的考核依据之一。3、公司会议的迟到、早退与缺席除按公司人事管理制度中有关日常考勤的迟到、早退与旷工处理外，一律予以通报批评。4、各级人员由于因特殊原因不能出席会议或不能准时到会的应事先向上一级主管说明情况，以便在考勤上进行相关记录。未事先说明的，一律按以上规定处理。六、其他要求：1、发言力求简要明确，注意发言时间，凡与会议主题无关的话题应尽量避免。2、会议过程中应虚心听取别人的意见，不要随便打断他人的发言。3、会议发言要求讲普通话，音量要适中，注意态度和语气，应避免因细节问题争吵，影响团结。4、发言结束时，应向会议说明本人发言完毕。5、对于要求各部门汇报或发言的会议，各部门负责人应安排好会议的汇报发言人。如汇报发言人由于特殊原因不能到会，应及时指派或委托部门其他人员参会发言，否则追究部门主管的管理责任。6、对于每次会议违反纪律与考勤的情况由办公室填写会议考勤与违纪情况表（附件一）提交人事部作为处罚的依据。七、以上管理制度自下发之日起执行。附件一：会议考勤与违纪情况表会议考勤与违纪情况表会议主题会议时间年 月 日 午参会人员会议出勤情况记录会议违纪情况记录办公室主管签名会议记录人员签名第五部分有限公司车辆管理规定为加强公司车辆管理，提高车辆使用效率，保证安全行车，特制定本规定。一、车辆管理：1、管理责任部门：公司车辆的管理责任部门为办公室，具体负责车辆的日常调度，维护保养、年检及其他各类有关车辆的缴费手续。2、车辆管理的专人责任制： 公司每部车辆均设立专人负责管理，管理责任人负责所管理车辆的年检、缴交各种税费、日常保养维护及卫生清洁等工作。如遇管理责任人长时间休假，由车队队长临时指定人员代为管理。 管理责任人应对所管车辆日常使用、养护、清洁工作的具体情况进行详细记录（填写车况检查一览表详见附件一）。3、为保证车辆安全，出车结束后，驾驶人员应将车辆停放于指定停车位置，除公司领导外，非经办公室主管批准，不得擅自将公车开回家或私用，员工接送班车应按规定线路行驶。4、油料管理： 公司车辆加油时，车辆使用人员应统一到车辆调度员处领取加油单到公司指定的加油站加注，特殊情况可使用现金加油。 油料的品质应保证车辆使用说明书上要求，不得使用低于要求的油品。 车辆调度员按月统计各车辆出车次数、行驶公司数和油耗，作为考核驾驶员工作业绩的依据，同时也作为各部门费用核算的依据，如遇异常情况，应及时向主管报告。5、行车安全： 驾驶人员在驾车过程中应严格遵守交通规则，遇车辆状况或驾驶人员身体状况欠佳时，应禁止出车执行任务。 公司车辆未经许可不得借予他人使用，更不得让无驾驶执照的人员驾驶，否则造成的所有损失及是否偿责任由行为人承担。二、车辆调度：1、所有公务用车须在事先向车辆调度员申请调派，由车辆调度员，按业务优先的原则以及任务的轻重缓急进行安排，并填写车辆派出单（详见附件二）。所有驾驶人员应服从上级工作安排及车辆调度员的调度，及时出车，不得无故拖延、拒绝或终止工作。2、行车过程中，驾驶人员应按派车部门人员的要求行车。3、用车结束后，驾驶人员应及时到车辆调度员处，在车辆派出单上填写行驶里程数及出、收车时间。三、车辆的维护和保养1、驾驶人员在每天驾驶车辆前应时车辆做基本检查（内容包括水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃及损坏等现象应立即报告，否则使用人要对由此引发的后果负责。2、各车辆应按使用说明书上的要求定期到指定的地点进行车辆保养，如由于驾驶人员使用不当或疏于保养，导致车辆损坏或机件故障，其经济损失依据情况由公司与车辆管理责任人一同承担。3、所有车辆的维修应在公司指定的维修厂内，否则维修费用不予报销。四、本规定自公布之日起执行。附件一：车况检查一览表车号： 月 份日期车况自检车辆清洁检查人备注附件二：派 车 单 年