行政人事作业指导手册.docx

行政人事部作业指导手册前言:行政人事部作为公司的后勤职能支持部门之一，主要负责公司的行政管理、人力资源管理的事务管理。 本手册描述了行政人事部的部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范、操作流程及相关的工具表格，用于规范与指导行政人事部的业务工作，是行政部的基础管理文件。一、 部门职能二、 组织结构三、岗位职责 行政管理规范篇第一章 行政办公事务管理第一节 行政文书管理1、 收发文管理1.1 负责起草公司发文，根据发文登记表进行发文编号管理，呈送总经理审批后按标准格式打印、签章、发布。文件编号管理，根据发文文种分类，如通知2010001，通知2010002；如通报2010001，通报20100021.2 收到外部文件进行收文编号并对上报下发进行登记。2、 文件传阅规范2.1 公司发文，需在规定时间内将文本文件至各部门负责人签阅，签阅表随文件存档；分发至各分公司的文件，需将有签章文件扫描至各分公司，由分公司经理或分公司文员组织学习，并将分公司的签阅表回收存档。（附表：签阅表）3、文件档案管理第二节 办公用品管理行政人事部是公司办公用品的归口管理部门，负责办公用品的配置、统计、采购、发放、汇总等工作。办公用品分为易、非易耗品二类：易耗品：铅笔、刀片、胶水、大头针、回形针、复写纸、便条纸、信纸、圆珠笔、订书钉、修正液、水性笔、复印纸等。非易耗品：剪刀、订书机、计算器、印泥、文件夹、笔记本、直尺、白板笔等。1、 办公用品采购说明1.1集中采购 1.1.1在每月25日-27日，督促各部门指定负责人根据本部门需求提交下月办公用品需求计划表，按照标准审核采购计划，对超出采购费用的计划，提出有效的采购意见。1.1.2根据公司办公用品需求单及库存实际情况，制定采购请购单，报主管负责人批准后，交与指定供货商进行采购。 1.1.3 各部门采购费用标准：人均10元。1.2零星采购 1.2.1 零星采购定义：急需不常用物品、临时性需求的采购。1.2.2需有采购申请单（附表），由部门负责人审批签字，方可按标准和要求采购。 2、 重大物品采购流程物品申购部门填写重要/重大物品申购单经主管领导审批后，先判断其购买的必要性，若无库存再上报总经理审批，获批后进行采购。3、 印刷品的定做规范及流程3.1根据部门负责人提出印刷需求计划，与印刷单位商榷好模板，模板通过部门负责人审核后，方可与印刷单位确认开印。3.2财务类印刷品由指定财务负责人保管。4、 物品发放与领用原则4.1采购办公用品后，据采购发票登记入库，注明品名、规格型号、单位、单价、数量、金额。在每月5号之前，严格按照采购计划分发各部门办公用品，在领用办公用品时，要填写办公用品出库单并由领用人签字。4.2非易耗类办公用品由使用人或保管人直接领用，在离职后，应将非易耗类办公用品收回。4.3办公用品的费用报销需做好对各部门使用费用划分表一同交财务。第三节 会议与接待1、 差旅预定1.1 根据提交的出差申请表（附表），购买车票、机票；并将信息发送至当时人，有接机、送机需求的将信息发送至对接负责人手机。1.2 根据接收信息，安排接机人和标准住宿酒店。附表各协议酒店及联系电话2、 接待2.1 日常接待对上访客户引领至造访者办公室。2.2 重大接待2.2接到重大接待通知，在到访日前需做以下准备工作：通知司机待命，办公室卫生的清扫，通知办公人员的着装要求，接待室的整理，接待物品的购买，电子显示屏的字幕准备。3、 会议事务管理3.1 会议类型的划分公司内部会议，视频会议、考察会议。3.2 会议支持的内容会议室前的卫生、通风、会议所用设备、资料，视频会议在会议前半小时进场将设备调试至正常状态,并通知与会人员会议召开时间。若有会议时间变更要及时通知与会人员。3.3会议室的管理会议期间，所有与会人员长时间离开时，需将会议室门锁好，会议再进行前开门。会议结束后，及时将会议设备清理收取。会议设备外借，需做好外借登记。会议的其他接待参照前。第二章 后勤管理第一节 食堂管理1、 食堂就餐人员管理及费用核算食堂就餐人员及时录指纹，每周一在打卡机上导出上周就餐数据，统计就餐费用，核算就餐成本。2、 食堂服务人员管理及费用审核每周与食堂服务人员，核算一次费用。餐费合理性？每周需根据食堂采购单据与实物进行抽检。3、 食堂卫生检查及监督第二节 宿舍管理 1、 住宿安排1.1员工入住资格及入住办法：1.1.1 入住员工须家住本市以外的正式员工（含实习生）；1.1.2 本人提出书面申请，由本部门经理签署同意意见，行政人事部审核后，方可安排入住员工宿舍。1.2 员工宿舍设立寝室长，由寝室长行使宿舍管理职责，实行集中统一管理，并负责宿舍水电的结算。2、宿舍资产管理2.1 员工退出宿舍时，应收回宿舍钥匙。2.2 宿舍内由公司购置的电器、物件，要做好详细登记，在合同中详细注明。2.3 发现房间内设施无故损坏要求损坏人照价赔偿；3、宿舍环境的检查定期或不定期对员工宿舍进行检查：检查房间内是否有起灶、饮酒、赌博行为，是否有外来人员同宿，宿舍卫生状况是否良好。第三节 办公秩序与办公环境维护1、 办公室行为规范管理根据办公场所管理办法，检查办公环境是否干净整洁、办公人员是否按照公司要求着装规范、上班期间是否有人在做与工作无关的事情。2、 办公设备管理和维护 3、 办公用水、电维护上班前检查公司电脑和线路是否正常，关注电表度数，度数不足100时，及时缴纳电费。与物业公司沟通，缴纳公司的物业管理费用。4、 通讯、网络及其他维护每月 号，第四节 门面租约管理1、 租约文本档案管理租约包括：分公司门面租约，员工宿舍租约、仓库租约、样机摆放坪租约、公司自有门面出租租约。公司所有租约需建立文本和电子档案，登记租约期限，承租人、租金、押金。每月底查看所有租约期限是否到期，需要续租的提前一个月与出租人取得联系。2、 缴费2.1需公司出租的租约，根据租约要求提前一个月与出租人取得联系，合适价格，按照财务流程提交付款申请。2.2 公司收租的租约，按照租约内容，通知承租方按时交纳租金。第三章 资产管理第一节 固定资产管理固定资产是指使用年限超过二年，价值较高(原则上1000元以上)可独立使用的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与经营有关的设备、器具、工具等。具体固定资产名录为：房屋 、车辆、办公机具、家电、生产经营设备、工具等。1、 固定资产的台账管理行政部负责建立固定资产明细卡（附表7），当发生固定资产增加、减少、报废、移交等变动时，及时更新帐簿，定期核对，保证帐簿和实物相符2、 标识3、 异动、报废处理因人员离职、调动、部门发生变动，将根据公司有关规定，负责收回原使用人员所使用的固定资产和办公生活用具。如因离职人员没有进行移交而造成其使用的保管物品遗失、损坏的，由原责任人负责赔偿。因原使用人员未及时移交造成固定资产和办公生活用具遗失、损坏，由原责任人负责赔偿。收回的固定资产和办公生活用具由行政人事部负责保管或封存，并根据情况经总经理批准后统一调配。固定资产或办公生活用具领用人出现变动时，移交人和领用人须到各子公司行政人事部办理移交手续（附表4资产转移单）。移交手续办妥后，综合管理部方可在移交人的移交清单上签字证明移交完毕。有关车辆的交接手续按照公司车辆管理办法办理。4、 盘点财务部和行政人事部每年年末必须协同对固定资产和办公生活用具进行全面的清查盘点（附件6固定资产/办公生活用具盘点表）；行人事部每季末必须对办公用品库存进行清查盘点。盘盈和盘亏须查明原因，按规定处理，属个人原因造成损失的，应追究其责任。司财务部和综合管理部应定期检查固定资产使用部门的固定资产使用状况，及时督促各部门调剂固定资产配置、盘活公司资产第二节 证照管理1、 管理要求保管公司各种资质证件复印件2、 外借借用人口头申请后，