采购管理实务任务4.ppt

编制采购计划与预算 技能点1如何编制采购计划 完整的采购计划包括准备认证计划 评估认证需求 计算认证容量 制订认证计划 准备订单计划 评估订单需求 计算订单容量 制订订单计划8个环节 补充 采购认证是采购人员对采购环境进行考察并建立采购环境的过程 即对新产品 新供应商系统的认证 包括部件性能 供应商资质等 为后续批量采购规避风险 接收开发批量需求 接收余量需求 准备认证环境资料 制定认证计划说明书 1 准备认证计划 开发批量需求 及时取得生产所需的原材料及零部件 保证按时供应用户所需产品 开发批量需求的两种情况是 现有的采购环境中可以选择的物品供应 现有采购环境无法提供的新产品 余量需求 随着企业规模的扩大 市场需求也会变得愈来愈大 旧的采购环境容量不足以支持企业的物料需求 或者是因为采购环境有了下降趋势从而导致物料的采购环境容量逐渐变小 这样就无法满足采购的需求 以上这两种情况就会产生余量需求 2 评估认证需求 分析开发批量需求 分析余量需求 确定认证需求 分析项目认证资料 计算总体认证容量 计算承接认证量 确定剩余认证容量 3 计算认证容量 承接认证量 当前供应商正在履行认证的合同量物料认证容量 物料供应商群体总体认证容量 承接认证量 补充 供应商的订单容量与认证容量是两个不同的概念P95 4 制定认证计划 对比需求与容量 综合平衡 确定余量认证计划 制定认证计划 认证物料数量 开发样件需求数量 检验测试需求数量 样品数量 机动数量开始认证时间 要求认证结束时间 认证周期 缓冲时间 接收市场需求 接收生产需求 准备订单环境资料 制定订单计划说明书 5 准备订单计划 6 评估订单需求 分析市场需求 分析生产需求 确定订单需求 分析项目供应资料 计算总体订单容量 计算承接订单容量 确定剩余订单容量 7 计算订单容量 8 制定订单计划 对比需求与容量 综合平衡 确定余量认证计划 制定订单计划 编制认证计划某手机制造厂根据去年的销售量统计 其生产的某款手机销售量达到了20万部 根据市场分析 今年的销售量会比上一年增长了30 为生产20万部手机 公司需要采购某种零件60万件才能保证生产 由于该种新型销售量的扩大 原有零部件供应商难以达到要求的供应量 供应比例 A供应商70 B供应商30 A供应商年生产能力为80万件 已经有40万件的订单 B供应商年生产能力为50万件 已经有24万件的订单 设测试的数量为此批零件数量的0 1 样品数量和机动数量分别为0 05 要求在4月1日前 3月31日 完成认证 认证周期为15天 缓冲时间为15天 请计算采购认证商品数量和采购开始认证时间 实用范例 根据此情况 公司做采购前分析 编制认证计划 第一步 分析认证需求根据市场调研 公司某款手机比去年增长30 即需生产20 1 30 26万件 才能满足销售需求 这时 该种零部件的需求量为 26 60 20 78万件 比去年增长78 60 18万件第二步 计算认证容量根据需求 A供应商需要供应78 70 54 6万件 B供应商需要供应78 30 23 4万件才能满足需求 但是A供应商的年生产能力是80万件 已经有40万件的订单 B供应商的年生产能力是50万件 也已经有24万件的订单 所以A供应商 B供应商的供应量可以达到 80 40 50 24 66万件 第三步 制定认证计划经过比较 78 66 12万件 公司还需要在进行采购12万件才能满足需求 由于此种零件是根据公司要求进行定做的 所以公司需对其能满足公司要求的新供应商产品进行认证 认证物料数量 开发样件需求数量 检验测试需求数量 样品数量 机动数量 12 12 0 1 12 0 05 12 0 05 12 024万件开始认证时间 要求认证结束时间 认证周期 缓冲时间 31 15 15 1天即要求从3月1号开始认证 认证的物料数量为120240件 技能点2如何保证采购计划的准确性 能预估物料或商品需用的时间和数量 保证连续供应 配合企业生产计划与资金调度 避免物料储存过多 积压资金 使采购部门事先准备 选择有利时机采购物料 确立物料耗用标淮 以便管制物料采购数量以及成本 1 编制采购计划应达到的目的 采购环境 年度销售计划 年度生产计划 用料清单 存量管制卡 生产效率 2 编制准确的采购计划需要考虑的因素 认真分析企业自身情况 做到 知己 进行充分的市场调查 收集翔实的信息 做到 知彼 广开言路 群策群力 3 编制采购计划的技巧 4 编制采购计划应注意的问题 一是编制的计划应尽量具体化 数量化 说明何时 何人实施 以便于计划管理 执行和控制 二是应适时对计划进行修改和调整 技能点3如何编制采购预算 预算是一种用数量表示的计划 是将企业未来一定期间经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来 是经营决策的具体化 数量化 所谓采购预算 就是一种用数量来表示的采购计划 是企业未来一定期间经营决策的目标通过有关数据系统地反映出来 是经营决策的具体化 数量化的表现 采购预算应以现金为基础编制 即应以付款的金额来编制 而不以预计采购的金额编制 重要知识4 2 审查企业以及部门的战略目标 制定明确的工作计划 确定所需的资源 提出准确的预算数字 汇总 提交预算 审核并修改 1 采购预算编制程序 P106 图4 7 2 采购预算编制流程 技能点4如何保证采购预算的准确性 促进企业计划工作的开展与完善 减小企业的经营风险与财务风险 使企业高层管理者全盘考虑企业整个价值链之间的相互关系 明确各自责任 便于各部门之间的协调 促成企业长期目标的最终实现 使部门之间合理安排有限资源 保证资源分配的效率性 对成本进行控制 通过加快物资和资金周转 降低成本 实现企业可持续发展 1 编制采购预算应达到的目的 采购预算是采购计划的关键环节 因此 除了上节介绍的影响采购计划的主要因素外 还有以下因素 物料标准成本的设定 价格预期 2 影响采购预算编制的因素 编制采购预算的要点 编制预算之前 要进行市场调研 编制预算时 为保证实现企业的总目标 应制订切实可行的编制程序 修改预算的方法及预算执行情况的分折等 确立恰当的假定 每项预算应尽量做到具体化 数量化 应强调预算的广泛参与性 编制采购预算时应避免的问题 避免预算过繁过细 避免预算目标与企业目标相脱离 避免一成不变 3 编制采购预算的要点和应避免的问题 技能点5如何选择采购预算编制方法 含义 公式 步骤第一 选择和确定各种经营活动的计量单位消耗量 人工小时 机器工时等 第二 预测和确定可能达到的各种经营活动业务量 第三 根据成本性态和业务量之间的依存关系 将企业生产成本划分为变动和固定两个类别 并逐项确定各项费用与业务量之间的关系 第四 计算各种业务量水平下的预测数据 并用一定的方式表示 形成某一项的弹性预算 典型事例 1 弹性预算法 弹性预算是固定预算的对称 又称变动预算 是指在成本按其性态分类的基础上 以业务量 成本和利润之间的依存关系为依据 按照预算期可预见的各种业务量水平 编制能够适应不同业务量预算的方法 成本的弹性预算 固定成本预算数 单位变动成本预算数 预计业务量 P110 4 4 含义 公式及步骤 典型事例 2 概率预算法 在编制预算过程中 设计的变量较多 如业务量 价格 成本等等 企业管理者不可能在编制预算时就十分精确地预见到这些因素在将来会发生何种变化 以及变化到何种程度 而只能从大体上估计它们发生变化的可能性 从而近似地判断出各种因素的变化趋势 范围和结果 然后对各种变量进行调整 计算其可能值的大小 这种利用概率来编制的预算 即为概率预算 1 销售量的变动与成本的变动没有直接联系 这时 只要利用各自的概率分别计算销售收入 变动成本 固定成本的期望值 即可直接计算利润的期望值 2 销售量的变动与成本的变动有直接联系 这时 要根据计算联合概率的方法来计算利润的期望值 P110 4 5 含义 步骤 优点 缺点 3 零基预算法 零基预算法是指在编制预算时 对于所有的预算项目均以零为起点 不考虑以往的实际情况 而完全根据未来一定时期生产经营活动的需要和每项业务的轻重缓急 从根本上来研究 分析每项预算有否支出的必要和支出数额的大小的一种预算编制方法 第一 划分和确定基层预算单位第二 编制本单位的费用预算方案第三 进行成本一效益分析第四 审核分配资金 第五 编制并执行预算 一是有利于提高员工的 投入一产出 意识二是有利于合理分配资金三是有利于发挥基层单位参与预算编制的创造性四是有利于提高预算管理水平 一是由于一切工作从 零 做起 因此采用零基预算法编制工作量大 费用相对较高 二是分层 排序和资金分配时 可能有主观影响 容易引起部门之间的矛盾 三是任何单位工作项目的 轻重缓急 都是相对的 过分强调当前的项目 可能是有关人员只注重短期利益 忽视本单位作为一个整体的长远利益 含义 步骤 优点 理由 4 滚动预算法 滚动预算 又称连续预算或永续预算 是指按照 近细 远粗 的原则 根据上一期的预算完成情况 调整和具体编制下一期预算 并将编制预算的时期逐期连续滚动向前推移 使预算总是保持一定的时间幅度 简单地说 就是根据上一期的预算指标完成情况 调整和具体编制下一期预算 并将预算期连续滚动向前推移的一种预算编制方法 P113 4 8 1 滚动预算符合人们的认识规律 2 滚动预算有助于提高预算的准确性 3 实行滚动预算有助于企业管理当局从动态中把握企业的未来 一是能保持预算的完整性 继续性 从动态预算中把握企业的未来 二是能使各级管理人员始终保持对未来一定时期的生产经营活动作周详的考虑和全盘规划 保证企业的各项工作有条不紊地进行 三是由于预算能随时间的推进不断加以调整和修订 能使预算与实际情况更相适应 有利于充分发挥预算的指导和控制作用 四是有利于管理人员对预算资料作经常性的分析研究 并根据当前的执行情况及时加以修订 保证企业的经营管理工作稳定而有秩序地进行 技能点6如何确定采购数量 1 确定采购数量的依据 生产计划 物料清单 存量管制卡 2 计算采购数量的方法 经济订货批量法 简称EOQ法 1 经济订货批量 economicorderquantity EOQ 模型通过平衡采购进货成本和保管仓库成本核算 以实现总库存成本最低的最佳经济订货批量 内容补充 库存控制方法的应用 o 最低库存成本 年成本 采购进货成本 经济订货批量 保管仓库成本 总成本 订货量 式中 EOQ 经济订货批量 D 商品的年需求量 C 每次采购进货费用 F 年商品存储费用率 P 商品价格 经济订货批量公式为 33 经济订货批量 EOQ 公式的推导 设物料的单价为P 物料的年需求量为D 每单位价值物料的年存储成本 存储费用率 为F 单位物料的年存储成本为P F 每次订货成本为C 每次的订货量为Q 从而得到 平均库存水平 Q 2年物料订货次数 D Q年存储成本 Q 2 P F年订货成本为 D Q C年物料成本 P D年最低总库存成本为 若使TC最小 将上式对Q求导后令其等于0 得到经济订货批量Q 的计算公式为 34 例1 某企业每年需要耗用1000件的某种物资 现已知该物资的单价为20元 同时已知每次的订货成本为5元 每件物资的年保管费率为20 试求经济订货批量 年订货总成本以及年保管总成本 年保管总成本等于 年订货总成本等于 解 经济订货批量等于 例2 甲仓库A商品年需求量为30000个 单位商品的购买价格为20元 每次订货成本为240元 单位商品的年保管费为10元 求该商品的经济订购批量 最低年总库存成本 每年的订货次数及平均订货间隔周期 最低年总库存成本 元 解 经济订货批量 个 每年的订货次数 次 平均订货间隔周期 天 价格折扣模型 问题的提出 为了刺激需求 诱发更大的购买行为 供应商往往在顾客的采购批量大于某一值时提供优惠价格 即价格折扣 在这样的情况下 购买方若订购量足够大 则单价可低些 即存在折扣 那么 企业是否应该增加订货呢 按数量折扣订货的优点 单价较低年订购成本较低较少发生缺货装运成本也较低 缺点是 库存量大 存储费用高 存货周转慢且容易陈旧 价格折扣模型假设条件 假设条件 1 当存贮量降到零时 立即补充库存 补货速度可以无穷大 不允许缺货 2 每次订购量相同 3 需求是连续均匀的 设需求速度R为常数 4 每次订购费不变 单位存贮费用不变 货物实际单价有关 5 有价格折扣 区间价格 价格 订货批量 p Q P1 P2 P3 Q2 Q1 价格折扣模型最佳订货批量 确定最佳订货批量步骤 第一步 从最低的单位价格开始计算经济订货批量EOQ 如果计算出来的EOQ在所给出的价格范围 则即为最佳经济订货批量 否则进行第二步计算 第二步 计算次低单位价格的EOQ 如果计算出来的EOQ在所给的优惠价格范围内 则需要比较可行EOQ下总成本与最低价格下最小订货数量的总成本 选择最低成本的订货量为最佳订货批量 如果计算出来的EOQ不在所给的优惠价格范围内 则需要按第三步计算 第三步 计算第三个优惠范围的单位价格的EOQ 如果计算出来的EOQ在所给的优惠价格范围内 则需要比较可行EOQ下总成本与各较低价格范围的最小订货数量的总成本 选择最低成本的订货量为最佳订货批量 如果计算出来的EOQ不在所给的优惠价格范围内 则需要重复第三步计算 例3 A商品供应商为了促销 采取以下折扣策略 一次购买1000个以上打9折 一次购买1500个以上打8折 若单位商品的仓储保管成本为单价的一半 求在这样的批量折扣条件 如下表 下 甲仓库的最佳经济订货批量应为多少 根据例2的资料 D 30000个 P 20元 C 240元 H 10元 F H P 10 20 0 5 解 1 计算折扣区间2的经济批量为 转入下一步骤 2 计算折扣区间1的经济批量为 故还需计算TC1和TC2对应的年总库存成本 为 由于TC2 TC1 所以在批量折扣下 最佳订货批量Q 为1500个 例4 S公司每年要购进1200台t产品 供应商的条件 1 订货量大于等于75单位时 单价32 5元 2 订货量小于75单位时 单价35元 每次订货费用8元 单位产品的年库存保管费为其单价的12 试求最优订货批量 解 R 1200台 年 C3 8元 当P1 32 5元 台 C1 3 9元 台 年当P2 35元 台 C1 4 2元 台 年 1 求P1 32 5元 台时 该价格对应的批量为 75台 故不合适 取这个价格下最小采购量75台 计算其总成本 Cr 75 CP CH CR 32 5 1200 32 5 12 75 2 8 1200 75 39274 25元 2 求P2 35元 台时 该价格对应的批量为小于75台 合适 但要比较Cr 75 与Cr 68 之间的大小 取小者对应批量 Cr 68 35 1200 35 12 68 2 8 1200 75 42238 9元 因为Cr 68 Cr 75 所以应该确定其订货批量为75件 练习 某公司对一种投入物料的年需求量为3600件 该种投入物的年保管费为其价格的20 每次订购费为36元 为促销 供应商给予不同的价格折扣 见下表 求最佳采购经济批量 解 R 3600件 年 C3 36元 当P1 7元 台 C1 1 4元 台 年当P2 8元 台 C1 1 6元 台 年当P3 9元 台 C1 1 8元 台 年当P4 10元 台 C1 2元 台 年 解 1 求P1 7元 台时 该价格对应的批量为 600台 故不合适 计算Cr 600 7 3600 36 36