采购系统培训(PUR)(2).ppt

德信诚培训教材 采购系统培训 PUR 1 前言2 系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理6 异常管理报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 教育训练课程的目的二 系统功能及效益 前言 了解系统的效益及功能 了解信息搜集及整理重点 熟悉系统的操作方式 了解系统例行作业程序 了解系统上线的步骤及导入程序 一 教育训练课程的目的 供应厂商价格管理 提供料件的请购 采购 进退货管理 提供四种采购预计进货报表 供应厂商进货评核 二 系统功能及效益介绍 二 系统功能及效益介绍 提高料件采购流程的效率与正确性 降低生产停工待料的异常发生 加强供应厂商的评核管理提升采购质量 采购异常管理有助于降低成本 二 系统效益 1 前言2 系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理6 异常管理报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 系统主画面二 系统功能图三 系统主作业程序概述四 采购系统与其他系统的关联 系统架构 一 系统主画面 采购管理子系统 基本信息录入采购人员 供应商创建与列表 采购单据性质厂商料件管理品号厂商信息及交易信息录入价格交易管理录入核价单日常交易处理录入采购单 采购变更 进货及退货作业采购进度管理预计进货表 采购明细表收料验退管理进货明细表 进货统计表 料件历史进货记录表 验退件退回细表交易管理采购价格调幅表 供应商供货明细表厂商评核供应商交货 质量评等 供应商ABC分析表批处理重新计算采购已交量 更新供应商月统计信息 结束采购单 厂商信息查询应付帐款 应付票据 采购明细 进退货明细 商品计价 进货统计 每月统计 二 系统功能图 基本信息规划 日常交易登录 应付票据管理 信息创建与核对 期初余额导入 应付帐款管理 采购人员 厂商 单据性质 未结案采购单 品号厂商信息输入 基本信息列表 录入请购单 录入采购单 进货 验收单 退回验退件 录入退货单 请购单凭证 采购单凭证 进货单凭证 验退单凭证 退货单凭证 三 系统主作业程序 采购系统 存货管理系统 物料需求计划 工单管理系统 应付账款系统 自动分录系统 批次需求计划 产品结构系统 基本信息系统 进口管理系统 四 与其他系统的关联性 1 前言2 系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理6 异常管理报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 1 前序作业2 采购管理系统基础信息创建 基本信息创建及信息字段说明 录入工厂信息录入仓库信息录入部门信息录入币种汇率设置编码原则录入职务类别录入交易对象分类录入页脚 签核录入程序页脚 签核 前序作业 基本信息管理信息系统 1 前序作业2 采购管理系统基础信息创建 基础信息创建及信息字段说明 一 供应厂商信息字段说明二 品号厂商的价格管理三 设置采购单据性质建议及信息字段说明 采购管理系统基础信息创建 一 供应厂商信息字段说明 采购厂商 托工厂商 生产线的编码原则应分开设定 有类别厂商评核需求者 同类厂商编号应归纳同区间 厂商有加工亦有采购供货者 为区分应付帐款科目的管理应区别编号 一 厂商编号注意事项 XXXX 1 供应商2 国外厂商3 托外厂商 1 五金2 电子3 包材4 印刷9 其他 序号 01 99 厂商编号范例參考 10码 核准状况 已核准 尚待核准 不准交易允许分批交货 如 Y 一张采购单可分多笔进货单进货随货附发票 如 Y 进货单输入时 发票号码不可空白最近交易日期 由最近一次进货单回写单价管制 可设置 单价超限率 以控管采购之单价 二 供应厂商信息字段说明 ABC等级 可通过供应商ABC分析表更新交货评等 可通过供应商评级作业更新质量评等 可通过供应商评级作业更新以上三字段亦可由人工自行输入与维护4 加工费用 加工费用的明细科目 自动分录系统使用 5 应付帐款 应付帐款的明细科目 自动分录系统使用 6 应付票据 应付票据的明细科目 自动分录系统使用 7 付款条件 可开窗选择在基本信息管理系统中建立的付款条件 8 结帐日 验收后1个月逢30日 以上两个字段均为票据管理系统的资金预估及应付系统所需求的信息 例如 验收日期为2001 07 05 则结帐日期为2001 08 30 结帐 应付凭单 进货单 退货单 结帐作业的概念 整批结帐 结帐作业的概念 直接结帐 一 单价默认来源 二 品号厂商的价格管理 当单据核准时 该单据之新单价将保存于品号厂商档中 二 更新商品计价 现行单价制 优点 保留变更记录 统一议价 单价权限 Y 优点 采购权限弹性化 将来可追加比较差异分析表 三 标准单价制 报价日期 生效日期 失效日期 核价日期4 14 256 10生效日期4 15 17 1失效日期6 305 31单价元10099105 采购日期采购单价4 105 208 10 100元99元105元 分量计价 1 由 录入供应商料件价格 中直接输入及维护2 由更新核价的核价单更新 厂别区分 系统性质代码 2碼 序号 三 单据性质的设置建议及信息字段说明 单别代号 不可重复 请以数字组合编码 2 单据性质 请购单进货单核价单退货单采购单 3 编码方式 码号共有11码 年码数及流水数的位数可自行设置 1 日编 YYMMDD99999 2 月编 YYMM9999999 3 流水号 99999999999 4 手动编号 在异动作业中自行输入编号 4 自动确认 单据凭证输入完成后 是否马上进行库存帐务之更新 库存的增减 或者承认单据生效性 单据如果输入完成还须第二人审查核准后 才可更新库存者 应设为 N 确认 凭证核准 交易异动时点 5 自动打印 凭证每输完一张是否马上打印出来 多人或多机共用打印机时应设置为批次打印 6 更新核价 针对料件厂商交易单据 如采购单 收料单及料件厂商交易单的性质单别才有效用 7 核对采购 针对收料单是否一定要输入采购单才可办理收料 目的乃避免无采单的收料发生 3101核价单NNNYN3201请购单NNNNN3301采购单NNNNN3302服务性采购NNNNN3401进货单 采 NNYNN3402紧急进货单NYNNN3403服务进货单NNNNN3405赠品进货单NNNNN3501退货单NNNNN 单别示范 为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号紧急进货单 为紧急采购的需求 尚未有正式采购单 但已有非正式的通知收料者 服务进货单 费用类的进货 请款时记录 若服务性商品必须要采购行为 可另辟服务采购单 若进货商品赠品部份不计费 另外仓库管理数量 则可设赠品进货单 或从库存系統做其他入库 说明 1 前言2 系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理6 异常管理报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 采购核价作业程序二 请购作业程序及信息字段说明三 采购作业程序及信息字段说明四 采购变更作业程序及信息字段说明五 进货验收作业程序及信息字段说明六 验退件退回作业程序及信息字段说明七 退货单作业程序及信息字段说明 日常异动作业程序及报表管理 书面核准或计算机核准 一 采购核价作业程序 录入核价单作业 1 单据若为更新核价者将更新供应商料件信息 2 若采购商品有分量计价的需求 则直接由核价单来更新供应商料件 1 内部需求的凭证2 审查内容为 品号 数量及需求日期的合理性 需求来源正确性 MRP LRP 再补货建议表 BOM自动请购 其他 二 请购作业程序及信息字段说明 一 请购作业的目的 1 计划采购时所遗漏的需求 2 超耗用料的额外零星需求 3 非正常需求的其它需求 如客户的额外订单或代购品 二 一般请购作业的时机 录入请购单 主管核准请购单 请购单 采购询价确认 请购单生成采购 录入采购单 书面核准或计算机确认 1 请购明细表2 请购状况表3 料件已请未购明细表4 供应商已请未购列表 三 请购作业程序 需求部门 于基本信息管理系统进行录入需求日期 系统默认 由录入品号信息的前置天数推算而得采购单别单号 由请购更新后生成 Q 想一想 前置时间在哪个系统设定呢 四 录入请购单的字段说明 采购人员 由品号信息中设置供应厂商 即主要供应厂商采购单价 即品号供应商单价采购码 该请购已生成采购单则系统自动更新 五 录入请购信息字段说明 5 锁定码的意义 当采购人员收到请购信息时 必须针对此请购信息进行审查 选择厂商 确定单价 数量及交期 当信息确定后表示即将要发出采购单 如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定 将完成的请购信息依供应商分别产生采购单 更新后请 1 查询录入采购单作业 您将可看到采购单据的完整信息 2 请查询录入请购单作业将会看到采购单号 六 从请购单生成采购单 1 请购明细表2 请购状况表3 品号供应商已请购未采购明细表4 厂商别已请未购列表 七 请购管理报表说明 录入采购单 采购单进度追踪 采购单 采购单确认 需求确认 核准 供应商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表 采购需求 书面或计算机 1 现有库存可用量2 品号库存状况表 三 采购作业程序 参考单别 参考单号 参考序号 来源单号 输入时可为订单 工单单号或其他备注之有意义单号 已交数量 由进货单及退货单所更新 无须输入 采购单价 1 供应商料件价格2 最近进价3 标准进价 一 录入采购单的字段说明 4 结束采购单作业 应定期运行本作业对于过期未交的采购件采购人员应定期检视交货的需求性 过期未交者确定要交货时 应以变更交期方式更改采购单据 如果确定不交货时 应要指定结案 避免收料单位又进行收料作业 您可透过采购预计进料表协助进行指定结束作业 Q 想一想这些作业在哪些系统 二 采购单信息来源 四 采购变更作业程序 直接更改采购单 通过录入采购变更单处理 将原采购单指定结案 另开一张新的采购单 一 采单变更处理的方式 1 采购变更单的单据特性同原采购单别 2 未确认的采单直接从采单更改 无须新增采购变更单 3 已确定的采购单且已经发出采购者 应保留变更信息且藉由采购变更通知单通知相关单位处理变更事宜 二 采购单变更处理的特性 五 进货作业程序 N Y N Y 1 到货登记 2 质量检验 3 货款输入 资材收料IQC采购或会计单位 权责 一 录入进货单字段说明 1 到货日期 预交日过期码 Y 2 运行验退件退回验退码 Y 3 结帐单确认结帐码 Y 一 录入进货单字段说明 1 将纳入存货价值 2 不纳入厂商之应付帐款 3 如 运费 扣款金额 1 不纳入存货价值 2 将纳入厂商之应付帐款 3 如 损坏扣款 此收料单的应付帐款将无限期冻结 依供应厂商基础信息设置可以管制是否分批交货 可设置料件的允超收率 超额数量禁止到货 可设置收料单是否一定要有采购信息 提供提前交货之预警 依供应厂商基础信息設置可以管制是否随货附发票 二 录入进货单主要功能 三 进货单确认后对信息有何影响 供应商供货统计表 供应商供货明细表 料件历史进货记录表 料件历史进货汇总表 进料记录管理报表 名词定义 验退 验收前退货 退货 验收后退货 退货单信息字段说明 验退件退回明细表 验退件未退明细表 六 退回验退件作业 七 退货单作业程序 一 销货单录入字段说明 进货单如进行核对采购管理者 采购单号务必输入 若该品号进行批号管理者 批号栏位务必输入 退货单为应付帐款的减项 一般退货品应输入原采购单号 如果该采购单已经结案 退货品已经确定不再进货者 采购单应指定结案 如无采购单者 退货单价来自品号供应商信息 进行批号管理者 批号一定要输入 二 退货作业的注意事项 1 前言2 系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理6 异常管理报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 一 重新计算采购已交量二 更新供应商月统计信息三 供应商评级四 供应商ABC分析表 批次作业 1 此为信息维护的程序 无须定期运行 当您通过厂商采购交货状况表发现您采购单的已交数量异常 而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时 可运行本作业 造成异常的原因为 机器不正常DOWN机或关机造成数据库更新不正常所导致 一 重新计算采购已交量 更新的时机 当该月份应付帐款已经结算完成后信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看统计结果 二 更新供应商月统计信息 本作业应先行运行后才可运行ABC分析 因为ABC分析表将会将此两种评等显示于报表中 以便参考 信息统计完成将更新 供应商基本信息 之 交货评等 及 质量评等 字段 三 供应商评级 0 75 90 100 四 供应商ABC分析表 1 前言2 系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理6 异常管理报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 1 采购价格异常表2 供应商收料异常表 异常管理报表 采购厂商非主要厂商 P 采购厂商不存在料件供应商 采购单价不等于料件供应商之单价 采购进价不等于标准进价 周期 一个月一次 一 采购价格异常表 异常种类 早交 迟交 短交 超收溢价 低价 不良 扣款 二 供应商收料异常表 1 前言2 系统架构3 基础信息创建及信息字段说明4 日常交易作业程序及报表管理5 批处理6 异常管理报表7 期初上线及信息搜集8 测验及问卷 课程大纲 1 未结束采购单信息录入2 品号厂商信息录入 期初上线及信息搜集 在系统上线时 可能手头上有许多已发的采购单 但尚未进货完毕 必须对这些信息加以收集整理 然后利用 采购单录入流程 输入 如此 才能在系统上线后对这些采购单纳入进货的管制 期初上线及信息搜集