基础会计学第4章——会计凭证.ppt

第四章会计凭证 第一节会计凭证概述 一 会计凭证的概念 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任的书面证明 也是登记账簿的依据 企业在处理任何一项经济业务时 都必须及时取得或填制真实准确的书面证明 通过书面形式明确记载经济业务发生或完成时的时间 内容 涉及的有关单位和经办人员的签章 以此来保证账簿记录的真实性和正确性 并确定对此所承担的法律上和经济上的责任 二 会计凭证的意义 一 及时 准确 真实地填制和审核会计凭证 是会计核算的基础 是确保会计核算资料的客观性 正确性的前提条件 二 通过会计凭证的填制和审核 监督 检查企业发生的每项经济业务的合法性 真实性 三 通过填制和审核会计凭证 明确经办经济业务的部门和个人的经济责任 促使企业加强岗位责任制 提高管理水平 三 会计凭证的种类 在实际经济活动中 会计凭证是多种多样的 为便于区分使用 一般按照会计凭证的填制程序和用途的不同 将其划分为两类 原始凭证和记账凭证 一 原始凭证原始凭证是企业在经济业务发生或完成时取得或填制的 是进行会计核算 具有法律效力的原始书面证明 1 原始凭证按其来源不同 可以分为自制原始凭证和外来原始凭证两种 1 自制原始凭证 自制原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员在执行或完成某项经济业务时填制的凭证 2 外来原始凭证 外来原始凭证是指在同外单位或个人发生经济业务往来关系时 从对方取得的原始凭证 三 会计凭证的种类 2 原始凭证按其填制手续的不同 可以分为一次凭证 累计凭证 汇总原始凭证和记账编制凭证四种 1 一次凭证 一次凭证是指只反映一项经济业务 或者同时反映若干项同类性质的经济业务 其填制手续是一次完成的会计凭证 2 累计凭证 累计凭证是指在一定时期内连续记录不断重复发生的若干项同类经济业务的会计凭证 3 汇总原始凭证 汇总原始凭证是指在会计核算中 为简化记账凭证的编制工作 将一定时期内若干记录同类经济业务的原始凭证汇总编制一张汇总凭证 用以集中反映某项经济业务总括发生情况的会计凭证 4 记账编制凭证 记账编制凭证是指根据账簿记录把某项经济业务加以归类 整理而编制的原始凭证 三 会计凭证的种类 二 记账凭证记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证填制的 用来确定经济业务应借 应贷会计科目及其金额 会计分录 的 作为登记账簿直接依据的一种会计凭证 1 记账凭证按其用途作用的不同 可分为专用记账凭证和通用记账凭证两种 1 专用记账凭证 专用记账凭证是专门用于记录某一类经济业务的记账凭证 专用记账凭证按其所记录的经济业务是否与库存现金和银行存款的收付有关又可分为收款凭证 付款凭证和转账凭证3种 收款凭证 收款凭证是用来记录库存现金和银行存款的货币资金收款业务的记账凭证 是根据库存现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的 收款凭证又可分为现金收款凭证和银行收款凭证 付款凭证 付款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的记账凭证 是根据库存现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的 付款凭证又可分为现金付款凭证和银行付款凭证 转账凭证 转账凭证是用来记录与库存现金和银行存款等货币资金收付业务无关的转账业务的凭证 它是根据有关转账业务的原始凭证填制的 转账凭证是登记总分类账及有关明细分类账的依据 2 通用记账凭证 通用记账凭证不分收款 付款 转账业务 而是全部业务均采用统一格式的一种记账凭证 三 会计凭证的种类 2 记账凭证按其填制方式不同 可分为复式记账凭证和单式记账凭证 1 复式记账凭证 是指把一项经济业务所涉及的账户 集中填列在一张记账凭证上 2 单式记账凭证 是把某项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制记账凭证 每张记账凭证上只填列一个会计科目 其对方科目只供参考 不凭其记账 三 会计凭证的种类 3 记账凭证按其是否经过汇总 可分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证 1 汇总记账凭证 是根据一定期间的若干张记账凭证按一定的方式汇总编制据以登记总分类账的凭证 2 非汇总记账凭证 是指没有经过汇总的记账凭证 前述的收款凭证 付款凭证 转账凭证 通用凭证 单式凭证 复式凭证等都是非汇总记账凭证 第二节原始凭证的填制与审核 一 原始凭证的基本要素 一 填制单位的名称 如 公司 学院 商场 等 二 原始凭证的名称 如 收料单 领料单 发票 等 三 填制凭证的日期 如在领料单上要写明填制日期 一般也就是领料的日期 以备查考 四 对外凭证要有接受单位的名称 俗称抬头 如发票上要写明购货单位的名称 单位名称要写全称 不得省略 五 经济业务的内容摘要 如在领料单上要有领用材料的用途 名称 规格等 六 经济业务所涉及的财物数量 单价和金额 如领料单上要有计量单位 数量 单价和金额等 这不仅是记账必需的资料 也是检查业务的真实性 合理性和合法性所必需的 七 经办人员的签名或盖章 如领料单上 应有主管人员 记账人员 领料单位负责人 领料人和发料人的签名或盖章 二 原始凭证的填制方法 下面以 收料单 和 领料单 的填制为例 说明原始凭证的填制方法 收料单 是企业购进材料验收入库时 由仓库保管人员根据购人材料的实际验收情况填制的一次性原始凭证 企业外购材料都应履行入库手续 由仓库保管人员根据供应单位开来的发票账单 严格审核 对运达入库的材料认真计量 并按实收数量认真填制 收料单 收料单一式三联 一联留仓库据以登记材料物资明细账和材料卡片 一联随发票账单到会计处报账 一联交采购人员存查 三 原始凭证填制的要求 一 真实可靠凭证所反映的经济业务必须合法 必须符合国家有关政策 法令 规章 制度的要求 不符合以上要求的不得列入原始凭证 填制在凭证上的内容和数字必须真实可靠 要符合有关经济业务的实际情况 二 内容完整各种凭证的内容必须逐项填写齐全 不得遗漏 必须符合手续完备的要求 经办业务的有关部门和人员要认真审查 签名盖章 有的原始凭证需填制一式几联的 联次不能缺少 三 原始凭证填制的要求 三 书写清楚各种凭证的书写要用蓝黑墨水 文字要简要 字迹要清楚 易于辨认 不得使用未经国务院公布的简化字 对阿拉伯数字要逐个写清楚 不得连写 在数字前应填写人民币符号 大小写金额数字要符合规格 正确填写 大写金额数字应一律用如壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿 元 角 分 零 整等 不得乱造简化字 金额数字中间有 0 字时 如小写金额 5003 6 大写金额中可以只写一个 零 字 为 伍仟零叁元陆角整 大写金额数字到元或者角为止的 在 元 或者 角 字之后应当写 整 或 正 字 大写金额数字有分的 分字后面不再写 整 或 正 字 小写金额数字一律填写到角分 无角分的 角位和分位填写 0 不得空格 需要填列大写金额的各种凭证 必须有大写的金额 不得只填小写金额 不填大写金额 大小写金额不一致的原始凭证视为无效凭证 应重新填写 各种凭证不得随意涂改 刮擦 挖补 填写错误需要更正时 应用画线更正法 即将错误的文字和数字用红色墨水画线注销 再将正确的数字和文字用蓝字写在画线部分的上面 并签字盖章 各种凭证必须编号 以便查考 各种凭证如果已预先印定编号 在写坏作废时 应当加盖 作废 戳记 全部保存 不得撕毁 三 原始凭证填制的要求 四 填制及时各种凭证必须及时填制 一切原始凭证都应按照规定程序及时送交财会部门 由财会部门加以审核并据以编制记账凭证 四 原始凭证的审核 一 合法性审核审查发生的经济业务是否符合国家的政策 法令 制度和计划的规定 有无违反财政纪律等违法乱纪行为 如有违反 要向本单位领导汇报 提出拒绝执行的意见 必要时 可向上级领导机关反映有关情况 对于弄虚作假 营私舞弊 伪造涂改凭证等违法乱纪行为 会计人员应扣留原始凭证 及时揭露 并向领导汇报 对于违反制度和法令的一切收支 会计人员应拒绝付款 拒绝报销或拒绝执行 并向本单位领导报告 二 合规性审核审查原始凭证填写的内容是否符合规定的要求 如查明凭证所记录的经济业务是否符合实际情况 应填写的项目是否齐全 数字和文字是否正确 书写是否清楚 有关人员是否已签名盖章等 如有手续不完备或数字错误的凭证 应由经办人员补办手续或更正错误 审核原始凭证的真实性 诸如业务发生的日期 计量单位 经办人员 数量和单价 业务经手人等等 审核原始凭证的完整性 诸如各项内容是否填写齐全 手续是否完备 文字和数字是否填写清楚等等 审核原始凭证的正确性 诸如是否填写清楚 正确 数量 单价 金额的计算有无差错 大写和小写金额是否相符等 第三节记账凭证的填制与审核 一 记账凭证的基本要素 一 填制单位的名称 二 记账凭证的名称 三 凭证的填制日期和编号 四 经济业务的内容摘要 五 应贷账户名称 记账方向和金额 包括一级账户 二级或明细账户 六 记账备注 不一定是必要内容 七 所附原始凭证的张数 八 会计主管 复核 记账 制证人员的签名或盖章 收付款凭证还要有出纳人员的签名或盖章 二 记账凭证的填制方法 下面以收款凭证为例 说明记账凭证的填制方法 收款凭证是用来记录货币资金收款业务的凭证 它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的 在收款凭证左上方所填列的借方科目应是 库存现金 或 银行存款 科目 在凭证内所反映的贷方科目应填列与 库存现金 或 银行存款 相对应的总账科目及其所属的明细科目 摘要栏内登记经济业务的简要说明 金额栏填列经济业务实际发生的数额 在凭证的右侧填写所附原始凭证张数 防止凭证失落 以便日后查阅 同时还要在出纳及制单处签名或盖章 记账符号 栏应填写记人总账与日记账或明细账的页次 也可打 表示已登记入账 这样可避免重记或漏记 也便于查对账目 三 记账凭证的填制要求 一 填制记账凭证必须以审核无误的原始凭证及有关资料为依据 二 正确填写摘要 三 正确编制会计分录 四 记账凭证的日期 五 记账凭证的编号 六 记账凭证必须有签章 以明确经济责任 四 记账凭证的审核 一 审核记账凭证是否附有原始凭证 原始凭证是否齐全 内容是否合法 记账凭证所记录的经济业务与所附原始凭证所反映的经济业务是否相符 二 审核记账凭证的会计分录是否正确 账户对应关系是否清晰 金额计算是否准确 会计处理是否符合会计制度的规定 三 审核记账凭证的摘要是否填写清楚 项目填写是否齐全 如日期 凭证编号 二级和明细会计科目 附件张数以及有关人员签章等是否清楚 齐全 四 记账凭证的审核 案例 李阳2006年从某财经学校毕业后 进入华洋公司财务处担任现金会计 2006年12月5日 该公司某业务部门郑经理持一张金额为500元的发票前来报销 发票上注明系电脑桌 经李阳审核 发票上应填的内容齐全 当即用现金付讫 8日 该公司王主任持一张金额为850元 开票日期为当年1月份的发票前来报销 并称这是当时出差回来后遗失而现在找到的发票 经李阳审核 发票上应填的内容齐全 于是现金付讫 13日 公司财务处处长与总账会计要一同外出开会 公司领导决定由李阳临时兼管总账会计 14日 公司下属某业务部门刘经理前来财务处领取现金24708 36元支票一张 李阳在填写支票时 将支票上的大写金额写成 贰万肆仟柒佰捌元叁角陆分整 15日 李阳将前15天编制的所有记账凭证汇总编制成一张科目汇总表 并据以登记总账 四 记账凭证的审核 请分析 1 上述事项中分别涉及到哪些会计凭证 哪些是原始凭证 哪些是记账凭证 哪些是汇总记账凭证 2 对这些原始凭证应如何审核 3 郑经理与王主任的发票能否报销 为什么 4 根据会计工作规范的要求李阳能否兼管总账会计吗 5 李阳填写的支票金额是否正确 应如何填写 分析提示 分析时重点结合会计凭证的分类以及填制与审核会计凭证的内容要求进行分析 第四节会计凭证的传递与保管 一 会计凭证传递的意义和要求 一 会计凭证的传递的意义1 有利于及时提供对经济业务核算和监督的信息 会计凭证从填制到归档保管整个过程中 需要在单位内部各有关部门和人员之间进行传递 而传递程序和传递时间又直接影响信息的及时披露 科学的传递程序应该使会计凭证沿着最迅速 最合理的流向运行 只有这样 才能够保证会计核算和监督的及时性 才能为信息需求者提供及时可靠的经济信息 2 有利于经济责任制的建立和完善 会计凭证传递程序作为会计制度的一部分 可以通过会计凭证在组织内部的有序流动 有效考核经办业务的有关部门和人员是否按章办事 从而相互牵制 相互制约 及时正确完成各项经济业务 加强经营管理上的责任制 一 会计凭证传递的意义和要求 二 会计凭证传递的要求1 应当根据经济业务的特点 结合企业内部机构的设置和人员分工的情况以及管理上的需要 规定各种会计凭证的联次及其传递程序 使各有关部门和人员能够按照规定程序处理和审核会计凭证 提高凭证传递速度 2 应当根据有关部门和人员办理经济业务的必要时间确定凭证在各个环节的时间 既要保证业务手续的顺利完成 又要尽可能使会计凭证以最快速度传递 3 应当加强会计凭证传递过程中的衔接 建立凭证交接的签收制度 确保手续的完备 严密和简便易行 这样不仅保证会计凭证的安全和完整 而且在各个环节中能够做到责任明确 二 会计凭证的保管 一 各单位的财会部门每月记账完毕后要将本月的各种记账凭证连同所附原始凭证加以整理 按顺序号排列 装订