成浩公司贸易SOP.doc

SH/ZY-04-02-03 版次： A 修改号：O 第 6 页 共 6 页贸易科SOP1.基本要求要严格遵成浩公司的各项规章制度及员工手册所规定的行为准则。熟悉公司的管理方针质量目标和本部门的质量目标积蓄人才，稳定生产。满足供应，提高质量。预防污染，遵纪守法。顾客满意， 持续改进公司的质量目标：顾客满意度80 、销售额500万美金 ，人员离职率4%/月2.主要工作职责贸易科主要负责将入库合格的完成品按照客户的要求（发货时间、发货方式、货代信息、目的地）出口并进行追踪以保证货物完好无损地抵达；货物出口后，要配合财务科顺利地进行每月货款的收付及出口退税的办理。职责如下：1. 从总经理或副总经理处和成真公司企划部得到订单，然后仔细确认订单的内容， 参照公司的产品目录，查看是否是已经做过的产品， 若在公司产品目录中可以找到即为常规产品， 则立即参照资材科的材料购买计划 整理订单接收生产安排计划表。其内容包括产品的名称、口管、原料毛、木柄、的颜色、材质、规格和供应商。随后交公司各部署（贸易、资材、开发、生产、QC、副总经理、总经理）签字确认后订单由贸易科保存， 订单接收生产安排计划表原件交资材科保管，复印件交生产部统计保管。2. 经确认不是公司产品目录中产品的订单， 要进行订单评审， 并填写合同评审记录由各部署（贸易、资材、生产、QC、开发、）确认签字。随附客户变更订单内容的邮件或标注变更的项目的新订单由本部门留存。3. 联系成真公司企划部请求SUNG HO ORDER LIST 和PO SHEET 随时添加到中并对订单中有特殊要求项目如是否要消毒等予以注明，并通知各部署及时确认。4. 根据中的发货时间要求和副总经理、总经理对出口时间的修改安排发货计划，通知资材科准备出库，并及时把出库产品名称数量在中及时注明。5. 根据副总经理， 总经理， 开发部所提供样品信息和客户地址整理sample invoice， 咨询相关快递公司， 和海关等相关部门发送样品的注意事项并且随时登陆快递公司的相关官网查询Tracking No. 如发现有问题的话及时询问快递公司咨询热线， 并寻求帮助， 以确保该快递能及时送到客户。6. 在货物出口后，像货物的承运公司，货运代理公司或者承运正式报关出口的快递公司如UPS， FedEx 等催要核销单等单据， 用电子口岸卡登陆电子口岸查询客户的货款是否已经顺利到账， 并协助财务到银行结汇提取货款。 7. 按照外汇局规定的日期在拿到海关退单后持电子口岸卡登陆电子口岸企业端办理本次出口的网上核销， 联系会计协助办理本次出口的退税申报保留本次核销的单据。8. 根据本次出口的箱单， 合同和海关退单中的码头堆场的单据整理国税局要求的企业出口单据备案。3.一般工作职责 1. 根据公司情况和总经理的指示咨询相关的部门办理公司开展进出口业务所需要的各种证件， 即根据公司的实际情况做好公司相关证件的变更4.快递出口操作除了空运和海运，我们经常有货物是经FedEx或UPS出口，具体操作较一般流程稍有不同。4.1 根据定单选择：首先要确认生产情况，结合客户的不同要求，选择不同的快递公司和发货日期。4.2 制单与一般的订单出口一样，也需要制作箱单、发票。主要有以下几点不同：1）箱单和运单上一定要体现收件人的具体信息：详细地址、联系人姓名及电话等。2）发票的区别在于正式报关和不报关两种情况（相关规定：为简化手续加快通关速度，出口金额在$600以下的货物可不用正式报关，以样品的形式发送即可）。正式报关时，主要是报关金额与清关金额的不同：UPS报关时按照客户与我们的订单金额来制作发票，即UPS需要的报关文件和清关文件要具有相同的金额（都是清关金额）。 FedEx报关用的发票则要体现我们货物的实际金额，并按规定在运单上相应的位置填写清关金额。除报关文件外，还要随货物附一套清关文件。不报关时，发票号后面要加上S代表以样品的形式发送的货物：随附单据只要清关的发票即可，一式三份。为安全起见在发送货物的主箱上一般也随附一份发票和箱单。在运单上的货物描述栏写明SAMPLE字样，并如实填写所用毛名称。特别值得注意的几点：不管是否报关，都要在发票上标出产品实际所用的毛名称，要写全毛的通用名和拉丁学名，以便在美国海关顺利通关。无论选择哪种快递，都需要美国提供发票，箱单，用作随附单据用以目的地的清关。我们属于三方贸易，工厂的价格是不可以被顾客知道的。而且FedEx还要求在随附的清关文件上添加Shipper的名称和地址，也就是我们公司的英文名称和地址。运单上必须写明付款方账号，否则将默认为寄件方付款。4.3 安排取件1）FedEx免费服务热线800-988-1888。 UPS免费服务热线800-820-8388。 TNT 免费咨询热线 800-820 -9868 DHL免费咨询热线 800-810-80004.4货件状态跟踪无论是FedEx、DHL、TNT 还是UPS，货物由公司发出后要及时跟踪货物的状态（即登陆FedEx、DHL、TNT和UPS网址），第一时间查询到货物在运输过程中出现的问题，及时与有关方面联系，确保货物及时、安全的到达客户手里。5. 文件保存贸易科主要的文件，都以不同的格式保存在Server里，请参照Server了解以下具体文件。5.1 出口计划根据PO要求及生产进度，我们会及时地更新每周出库计划，供各个生产部署参考来安排生产。5.2 出库确认每个PO出库后，我们都会按照实际出库日期记录下来具体的信息，供大家参考实际出库情况， 及时地进行PO Log的更新。5.3 进出口情况明细表主要是为了财务科每月月底汇总当月实际出口额、打印出口退税发票所做的，以月为单位，将本月出口PO的数量、金额、发票号、相对应的核销单号清晰的记录下来，并标明该货物是否在本月已实际离境，总之以便于财务科的工作进行为前提记录。5.4 报关文件、发货文件已出口的订单，其报关文件和发货文件，我们都在Server里保存了PDF格式的文件及超链接，查找起来很方便。5.5 代理费用明细不管是月结还是单