报销手册(定稿).doc

精品文档 你我共享费用报销手册为了提高相关部门的工作效率，规范报销标准、素材、程序，现汇编整理并修改适用于各部门的费用报销手册，请相关部门遵照执行。本手册内容包含五部分：第一部分：标准、流程、权限 第二部分：固定费用素材 第三部分：销售变动费用素材第四部分：管理费用素材 第五部分：报销管理与处罚第一部分：标准、流程、权限第一条：本手册适用范围侧重于成都昌盛鸿笙食品有限公司销售系统、管理部门，生产系统参照执行。第二条：费用范围的界定除了计入生产成本外的所有开支,包含但不仅限于工资、福利、办公费、通讯费、差旅费、车辆费、储运费、房租费、广告宣传费、促销费、推广费、条码费、DM费、堆头费、装修费、返利、客情费、会议费、培训费、网络维护费、样赠品/品尝品、研发费、检验费、维修费等费用。第三条：报销标准3.1 驻外机构费用报销标准：区域房租水电物管费电话费办公费备注二级城市1000200300200一级/特二级城市1500300300200特一级城市2000400300200备注：3.1.1 二级城市是指普通地/市/州。3.1.2一级城市是指普通省会城市/计划单列市。3.1.3特二级城市是指发达地区、经济发达地区的地/市/州，具体指广东省、江苏省、浙江省、海南省、山东省的二级城市。3.1.4特一级城市是指发达地区、经济发达地区的省会城市等，具体指北京、上海、广州、深圳、厦门、珠海、海口、三亚、杭州、温州、大连。3.1.5个别区域要调整城市级别的以签呈方式报公司批准。3.1.6以上标准是最高限额，凭票实报实销。个别区域申请超过以上标准的以签呈方式报公司批准。3.1.7办公费包括邮寄、复印、办公用品，省外200元/月，省内150元/月。3.1.8省内驻外机构暂不开通办公电话，实行区域经理手机费用包干500元/月（凭专用发票标准内实报实销，充值发票不予报销），不再报销办公电话费及通讯补助。3.2 差旅费报销标准：级别区域区间交通费用住宿标准生活补助市内车费合计费用飞机火车轮船汽车董事会理事县级城市/实报实销1004060200二级城市实报实销软席实报实销实报实销1204060220省会城市实报实销软席实报实销实报实销1806080320沿海城市实报实销软席实报实销实报实销24080100420总经理副总总监县级城市/实报实销804040160二级城市经济舱软席二等舱实报实销1203050200省会城市经济舱软席二等舱实报实销1606060280沿海城市经济舱软席二等舱实报实销20080100380经理/区域经理县级城市/实报实销602020100二级城市副总特批硬卧三等仓实报实销902020130省会城市副总特批硬卧三等仓实报实销1303020180沿海城市副总特批硬卧三等仓实报实销1304030200主任主管县级城市/实报实销60101080二级城市副总特批硬卧三等仓实报实销702010100省会城市副总特批硬卧三等仓实报实销802020120沿海城市副总特批硬卧三等仓实报实销1103020160业务员工县级城市/实报实销50101070二级城市副总特批硬卧四等仓实报实销60201090省会城市副总特批硬卧四等仓实报实销703010110沿海城市副总特批硬卧四等仓实报实销903010130备注：1.沿海城市为北京、上海、广州、深圳、厦门、珠海、海口、三亚、杭州、温州、大连；2.以下城市升格为省会城市标准：天津、重庆、宁波、青岛、厦门、苏州、常州、无锡、大理、丽江、桂林、唐山、包头；3.原则上不产生住宿费可乘坐卧铺，参照标准火车票购买硬卧的标准为8小时。火车乘车时间小于8小时（含8小时）购买硬座软席，乘车时间大于8小时方可购买硬卧；4、以上标准按销售系统级别制定，行政管理、生产人员按对应级别报销，生产班组长对应业务主管,若有争议以人力资源部意见为准。5、公司员工出差必须由直接上级/相关负责人批准后准行，出差申请须详细注明交通工具类别（飞机/火车/轮船/汽车等）、级别（快/慢车、卧铺/硬座、舱位），凭出差申请借支差旅备用金。6、出差是指超出该城市所辖城区，凡在所辖城区内办事，不得视同出差，不得报销差旅费用；驻外机构常驻人员在所住城市，不报销住宿费和生活补贴、市内车补。7、出差人员，凡是出差当天返回驻地的，在地市州县内出差的，每天10元包干补贴，跨地市州出差按每天15元补贴。8、驻外人员回公司（大区、办事处）或统一组织到外地开会、培训等，实行10元/天包干。9、事业部总经理/部门经理按总监标准执行，省区经理按经理标准执行，城市经理按主管标准执行。10、两同性别员工出差同一目标地，只报一人的住宿补助，由级别高的员工按其标准报销。11、出差到有住宿条件的办事处不予报销住宿费；驾车（随车）出差的不予报销交通补贴。12、出差时间的确定为算头不算尾，当天往返的不适用此条，执行第6条。13、公司高管、员工陪同董事长、董事、总经理出差的，餐费、市内车费实行实报实销原则，不再享受误餐、市内车费补助。3.3招待费用、通讯补贴:职位通讯补贴标准招待费用标准招待费用权限招待费用审批人销售总监500元/月1500元/月申请使用总经理总监助理/事业部总经理400元/月1000元/月申请使用总经理大区经理/省内区域经理300元/月800元/月申请使用总经理省区经理/省内渠道主任250元/月500元/月申请使用总经理城市经理/省内城市主任200元/月500元/月申请使用总经理业务代表150元/月省内300元/月申请使用总经理业务助理、理货员100元/月无备注：1、招待费用的标准为最高限额，通讯补贴凭专用发票标准内实报实销。2、招待费用实行先申请后使用原则。第四条：报销凭证粘贴注意事4.1 报销凭证粘贴方式粘贴联发票申请表评估表其他4.2 严禁用大头针、回形针和订书钉处理各项费用报销素材（附促销活动资料特别多的，要装订成册）；第五条：报销程序及分工 为了加强各岗位签字人员责任心，明确工作职责，特制定各岗位费用报销凭证审查分工明细。销售费用的报销程序岗位名称 审查内容办事处/区域负责人区域所发生的费用是否真实合理、是否超预算、是否必要、数据是否真实事业部经理签字程序审查、对大额费用有监督审查义务、并对销售部签字负责。销售服务部内务课对费用初审、活动的签字程序完善、素材是否齐全、数据是否准确、固定费用（补助）是否在报销标准内。销售服务部经理审查销售各项费用项目的初审，交由销售总监签字方可；销售系统其他所有费用审查。销售总监销售系统固定费用审查，主要指招待费用审查；市场部广告费、会展费、广宣制作费、专卖系统所有费用审查；签字即代表本系统的终审。预算会计 受理销售系统审批完备的单据，审核是否超预算财务经理审查签字程序、素材是否齐全、提供素材真实性、票据是否真实、是否符合费用报销制度、金额是否准确。总经理或授权人费用报销的特批终审、对费用真实性抽查审批、采购比价的审查审批。代签审批人应与被代签人承担相同责任。第六条：报销素材的基本要求6.1 真实可靠，实事求是。公司要求所有报销素材均是真实有效的，严禁弄虚作假，特殊情况无法获取公司要求的相关素材必须在活动申请时注明，经公司审批后可予以报销。6.2证实费用发生的依据：发票、收据、照片、商场验收入库单、商场签章的销售出库单、DM单、收银条、条形码、商场的相关证明、市场督导证明资料等。6.3证实费用金额的依据:：发票、收据、合同、协议、商场价差表、商场验收入库单、市场督导证明资料等；尽可能的原件。6.4销售服务部要建立条码海报堆头等费用的行业标准，凡是超出标准的，销售服务部应注明并核实。凡是超出标准理由不充分，不予报销，并处超额部分50%作为责任人罚款。第七条：销售系统审批权限具体权限按销售系统授权管理办法执行第八条：报销支付方式1、 对于规范、透明的商场（主要是家乐福、沃尔玛等收费标准固定的大型卖场）所发生费用由经销商代垫，通过报销挂经销商往来账；2、 对于不规范、透明度差的商场（主要是二、三级城市的收费标准不固定卖场）所发生费用原则上由公司直接汇款到商场对公账户；3、 差旅费、办公费、电话费等费用由出纳打入报销人的银行卡上。第二部分： 固定费用报销素材第一条：费用报销素材规定1.1座机电话费用的报销素材：1、电信公司的业务专用发票/充值发票；当月的电话费次月缴纳并报销，不得随意拖延。2、若区域不及时缴纳电话费产生滞纳金，不给予报销。3、报销金额为本区域的标准范围内，无特殊情况的超标部分不得报销。4、电话费清单，若公司需提供时必须提供。1.2房租、水电、物管费用的报销：1、房租费用的报销：1）租房之前，以签呈的形式说明房租合同的相关内容传回公司，确认备案签订租房合同；区域变更住所需提前申请，经确认后按程序更换。2）报销时附房租合同，房东身份证复印件，房东的房租费收条（附能够联系的电话号码）。3）房租押金不予报销，挂区域负责人借款，不计入备用金额度内，押金收回后交回公司冲区域负责人借款，区域负责人变更凭双方签字清单转挂个人借款。2、报销（房租、水电物管）金额为本区域的标准范围内，无特殊情况的超标部分不得报销。3、月（季）度的水电费报销时，附当月（季）度使用量，使用智能水（电）表的区域须须附自来水（电力）公司的专用发票/预交发票。由小区物管公司代收的水（电）费的，收款票据必须加盖物管公司的发票（财务）专用章；报销单上应注明报销的时间期间。4、物管费每月（季）报销，附物业公司、院委会的收费凭据。5、区域水电费按时（月、季）缴纳，若不及时缴纳造成滞纳金，由个人承担。6、应严格区分区域公用支出、个人支出，个人支出不予报销。7、原则上水电费、物管费由区域直接向自来水（电力、物管）公司或银行交纳，取得合规票据，严禁向个人交纳，但允许向房东交纳房东已预缴费用，必须附收费明细、房东签收字据（附电话）。1.3办公费的报销：1、提供购买办公用品的发票、购物清单。2、购货单位是成都昌盛鸿笙食品有限公司，有明确的办公用品名称，发票必须是一次性复写并为同一人填开，一次性购买多种办公用品的，发票可以统一开办公用品，但要提供办公用品的明细清单，并加盖发票（财务）专用章；3、在超市购买的办公用品（促销用品）须附超市收银条，收银条被超市没收的，应要求发票开具购物明细。4、耐用品（单项300元以上促销用品），要提供办公用品的比价单，两个人参与购买，并同时在发票上签字确认。耐用办公用品实行登记制，人力资源部登记备案。5、各区域的资料复印、打印、应定点进行，每月定时结算报销，报销时提供定点复印的服务专用发票（收据），并加盖发票（财务）专用章，附复印、打印、传真明细（时间、电话）清单，列明单价、数量、金额。 6、购胶卷、冲扩的费用，并注明为什么活动所用及数量。1.4固定资产的购置：1、 区域购固定资产的范围：单价金额在500元以上（含）。2、 凡是区域要购置固定资产的，事先签呈申请，公司同意后方可购买；有两人一起参与购买同时签字确认。3、 提供固定资产商品的比价单（内容：商家名称、品名规格、价格、电话），购买前所进行的不少于三家以上比价表，要求在正规厂家、商场、超市购买。4、 报销时附有税务局监制章的发票，客户名为成都昌盛鸿笙食品有限公司，内容齐全。5、 报销时实行登记制，由人力资源部登记备案，生产用的固定资产必须经过技术部门验收、入库。1.5过路（桥）费、汽油费、养路费、保险费的报销：1、过路（桥）费的报销，凭车辆过路（桥）的专用发票，并加盖收费部门的专用章；报销停车费，凭停车场的统一停车专用发票，并加盖停车场的专用章报销。2、油费的报销，有税务局监制章，购货单位为公司或车牌号，发票必须加盖加油站的发票专用章。3、养路费的报销，凭养路专用发票报销。4、车辆保险费凭保险业专用发票报销，发票上填写的车牌号与公司的用车号一致。5、汽车修理费，必须先签呈申请再定点修理（临时出现故障须电话请示后补手续），凭汽车维修报务业专用发票，维修车单位为公司名称或车牌号，有维修公司的明细费用清单。6、属于驾驶人员的责任造成的维修费用不予报销，并按照相关规定给予处罚、索赔。1.6通讯、交通补贴的报销：1、在报销单上注明应报销的月份，通讯、交通补贴分两栏填报；每月的交通、通讯补贴应在次月上旬前报销，不得拖延报销，不得重复报销，一经发现按虚假报销处罚。2、交通补贴凭区域地的公交公司的车票/充值票报销，实行包干制，不另外报销出租车费。3、已纳入工资总额发放的通讯、交通补贴不实行报销原则。1.7差旅费用的报销：1、 填报差旅费报销时，填写出差事由、起点、终点、交通工具、金额、每地一栏、每一天的补贴标准为误餐、出差地的交通补贴之和，不再报销出差地市内的车费，住宿费在标准内报销。2、 交通票据分火车票、电脑汽车发票、汽车定额发票（长途限用）、轮船票和飞机票。若要用汽车定额发票报销的，须附注日期并由本人签字确认，同时尽可能提供其他证明出差依据，公司通过其他人员出差报销单、其他措施证实可获取电脑发票的，将追溯以虚假报销处罚报销人。3、 出差报销住宿补贴的，必须提供出差目的地的住宿发票，加盖旅店全称字迹清晰的发票（财务）专用章，定额发票注明日期和加盖旅店全称的发票（财务）专用章，相同金额的定额发票必须连号。出差有特殊情况的必须附注说明（坐私人车辆的，提供住宿发票，但必须附注说明）。4、 车票、住宿发票遗失的，车票提供相关金额素材报销,住宿费标准内减半报销。5、 驾（乘）公司车辆出差不予报销交通补贴。6、 附出差申请、出差工作汇报，销售系统审核时应核实线路与申请是否一致，不一致时应注明原因。1.8招待费用：1、招待费用实行先申请后使用原则，严格按照前文第一部分3.3标准执行。确因业务需要发生招待费用，则每一笔费用均须事先以签呈的形式报公司批准后方可发生，否则公司将不予报销，还将对相关责任人给予警告以上处分。2、报销时凭饮食、娱乐、服务业有税务局监制章的发票或定额发票，加盖全称的发票（财务）专用章；原则上相同金额的定额发票必须连号加盖有全称的发票（财务）专用章（附注日期）。3、同一次的业务招待饮食服务发票应盖同一单位的发票（财务）专用章。4、报销凭证需注明时间、参与人员、客人姓名和电话号码，确因保密需要不便注明的，报销时应先请总经理审批。5、以上四点有一点不符的不予报销。1.9邮寄费：1、快递公司（邮电局）服务发票。2、附每次特快业务单，同时每张业务单须有本公司或部门经办人员确认的签章/签字。 第三部分： 销售变动费用素材第一条：销售变动费用1.1促销人员的工资：1、 长期促销员工工资由销售服务部导购经理负责控制，按照销售服务部、人力资源部相关规定执行。销售服务部导购经理每月根据区域考勤考核表、非编制人员工资表（或长期促销工资表）、卖场销售表或经相关人员核实的销售表、相关人事资料等编制工资表报人力资源部审核，人力资源部将正确的姓名、卡号、新进员工表等相关资料报财务部审核，经总经办审计相关资料及事后抽查真实性，财务部按照公司批准的工资表发放工资。提成工资、奖金考核必须符合公司相关政策，计算清楚、过程明了，销量计算应提供商场相关依据或经销商发货量统计，区域负责人对数据的准确性、真实性承担责任。长期促销工资表部门： 区域： 制表人： 填表日期： 年 月 日姓名联系方式薪资标准出勤天数实际薪资目标任务当月实际完成提成奖金应发薪资扣款实发金额备注合 计说明：此表于每月1-3日上交销售服务部导购经理,内容要求真实无误。此表将作为销售部考评项目；若无此表，表示该部门无非编制人员。2、 临时促销员工工资由销售区域负责控制，按照相关申请资料执行。报销时须附促销活动的计划申请表、促销员工身份证复印件、工牌卡片复印件、工资发放表等。附工资发放表样式： 临时促销员工工资表区域： 年 月姓名工作内容及地点、期间联系方式标准应扣款实发工资 领款人签字备注区域负责人审核： 制表人：1.2进场费用报销素材：1、 新品进场申请签呈表（原件或复印件、代垫费有经销商签章签字、费用承担比例）2、 发票（本手册有关发票的要求参照此条）1）商场开具的发票，非商业零售发票。若商场发票开具给经销商，附该发票复印件，要求经销商开具合规发票。2）若不能提供合规发票，应提供具备发票同等效力的其他素材（商场收据等），同时提供正规发票一份作为非关键素材。所提供素材必须真实有效，虚假素材按弄虚作假处理。若不可证实事实、金额，不予报销，并给相关责任人、经销商处罚。合规发票是指发票类型(服务业，非零售)、金额（大小写相符，与申请相符）、收费项目（明示进场/条码/新品管理等，非出售商品）、印章（发票专用章/财务专用章）等与事实相符，符合逻辑。3）客户名称：成都昌盛鸿笙食品有限公司。4）所填开的发票最好是机开发票，手工发票应一次性复写并为同一人填开。3、进场证明（效力依次减弱，取其一）1）商场的货物验收单。2）收银条，若进场单店多、单品多，选择一店全部单品购买（购买商品返经销商，公司补差价）。3）经销商送货单，须商场收货章（验收章）。4）商场的条形码标签。4、金额依据（效力依次减弱，取其一）1）进场协议。2）经销商与商场签定的长期合同、补充合同关于新品的约定。3）商场账扣明细表。4）公司销售系统、总经办相关人员的职业判断。进场费用管理：A、进场费用由销售服务部控制，销售服务部主任应做好区域审批、费用审核、进场评估；B、销售服务部主任应逐步协助销售服务部数据课建立全国商超进场费用数据库，作为核实区域进场费用的参照；C、销售服务部、销售中心相关领导（销售总监、事业部/成都分公司总经理）、总经办、审计部将实地核实报告上报公司管理部门；原则上以实地核实为主；D、总经办、销售服务部、销售中心相关领导（销售总监、事业部/成都分公司总经理）出差应尽量到商场检查进场情况；E、凡是同一商场同一单品第二次进场必须要对第一次进场效果进行评估，必须由总经理亲自审批。1.3商场堆头（陈列）费用报销素材：1、 商场堆头（陈列）活动申请表。2、 经办人与商场代表签订的堆头（陈列）促销协议书（商场及经销商签字盖章或联系电话）。3、 发票（要求参照进场费用）。4、 活动结束后的评估报告表。1）评估报告上注明费用支付形式（现金、经销商代垫），有经销商签字盖章。2）如果本次活动既有现金支付，又有经销商代垫的费用，应分开写报销单，素材共用。5、 非必须提供素材。活动现场相片，在相片上应能获取证实商场名称的相关信息。数码相片传给销管部内勤保存，财务、审计抽查（以下关于照片的要求参照此条）1.4赠品、派送、捆绑促销活动费用素材：1、 活动计划申请表。2、 商场收货或经销商出货证明。3、 免费品尝（派送、捆绑）活动现场相片、海报等。4、 活动结束后的评估报告表，费用支付形式分现金和代垫。5、 外购其他商品的发票。1）有税务局监制章的商业发票。2）客户名：成都昌盛鸿笙食品有限公司。3）内容齐全的，大小写一致，加盖发票（财务）专用章或公章。4）在超市购买的附超市收银条，收银条被没收的须在发票上开详细清单。6、 赠品、派送、捆绑用的产品以现金在经销商处购买或代垫的，在报销时需要附经销商加盖发票（财务）专用章或公章的普通发票/专用发票（一般纳税人的经销商提供增值税专用发票，保持整洁完整，20日内寄回）。1.5海报（DM）费报销素材：1、 活动申请表。2、 发票（要求参照进场费用）。3、活动结束后的评估报告表，注明费用支付形式，现金支付和经销商代垫的分开填写报销单，素材共用。4、海报原件。1.6特价（让利）活动补价差的素材：1、 特价活动计划申请表。1）活动计划必须明确活动现场的库存是否补差，如果涉及补差必须有书面的证明资料（活动协议中注明），商场出具签字的库存数量（区域确认）。2）活动计划要明确是否涉及提前几天送货。3）活动计划要明确每袋（斤）补差金额。4）无法提供签章的验收单、无定单的须提供验收部门的电话、联系人。2、 特价活动协议书（原件）。3、 附特价活动期间的货物验收单（盖章）、无签单的货物验收单须提供定单、冲差单。4、 活动结束后的评估报告表，注明费用支付形式，经销商签章。5、 进行特价活动的证明：照片等。注：公司发货已经实行特价，严禁报销特价费用。1.7渠道的促销陈列、搭赠等活动素材：1、 活动申请表，注明公司发样赠品或经销代垫。2、 公司发样赠品的填样赠品发货单按审批权限执行。活动结束后评估，按实际数量报销。3、 陈列奖品、赠品的发放表。 年 月 日 计量单位：元、件序号客户名称联系电话活动内容奖品赠品（金额）店主签收12合计 区域负责人： 执行人：4、 活动结束后的评估报告表，注明费用支付形式，有经销商签章。5、 活动现场相片根据陈列活动的数量确定，活动数量特别多可以提供有典型陈列现场相片（陈列活动家数的10，照片上有明显可识别商场的店名）。6、 陈列奖品是以现金在经销商处购买的，凭经销商的发票（财务）专用章的普通发票报销/专用发票（一般纳税人的经销商提供增值税专用发票，保持整洁完整，20日内寄回）。7、 如果相关的资料多可以单独装订附报销单后面。8、 公司随机抽查活动赠送情况，若合格率低于80%则不予报销。（此条适用相关赠品、搭赠品、试吃品等）1.8 KT板（店招、灯箱、包柱）制作1、附含有须KT板制作方案申请表，市场部确认制作金额。2、KT板（店招、灯箱、包柱）制作商的发票3、KT板（店招、灯箱、包柱）须现场照片原件。1.9运杂费素材1、承运单位开具的发票（收据） 2、托运单 3、客户签收的回执单1.10装修费用素材1、经总经办比价审定的比价表、预算表、合同或协议等。2、发票（特殊情况经总经理同意可以接受收据）。 3、工程验收清单。第四部分： 管理费用报销素材第一条：管理费用1.1 质检费、检验费的报销： 1.1.1、检验或检查部门出具的检验或检查通知书。1.1.2、检验或检查部门提供的专用收款发票。1.2工商、税务、社保等行政缴款的报销：1.2.1、经总经理批准的如变更、登记等方面申请的签呈。社保应履行报批程序，由总经理签批参保人员、标准等。1.2.2、收款单位出具的统一专用发票或专用收据。1.3外事活动费、公派学习、培训、考查费用的报销：1.3.1、有益于公司形象或挽回公司损失外事事件，附该次外事相关费用的签呈，凭费用发生有发票的，特殊情况无发票，必须加注没有发票的事由，经总经理确认后报销。1.3.2、公派学习（培训）的报销，附由总经理签署相关人员学习（培训）的同意书、培训单位发出的邀请函原件（复印件），由个人承担部分不予报销，差旅费用按出差报销办理。培训费中含有食宿费、补贴的培训人员不得另报销食宿费、补贴。1.3.3、考查费用的报销，附由总经理签署考查项目的签呈，签呈中应预算该次考查的费用，考查完后附考查报告（保密项目只对总经理汇报的附说明），差旅费用按出差报销办理。1.4公司会议费用、培训费用的报销1.4.1、公司会议、培训费用，由人力资源部专人负责收集报销素材。会议相关费用的正式发票（有费用明细），附总经理批准的会议计划及费用预算方案，报销时单列各项会议费用明细。须租车辆的，注明出租车人的联系电话。1.4.2、部门会议由各部门专人负责收集报销素材。报销素材参照1.4.1。1.5、员工福利费用的报销：1.5.1、员工福利费报销标准按照公司报批规定执行。1.6、招聘费的报销：1.6.1、人力资源部汇总各部门人员需求情况，统一进行招聘。1.6.2、在报纸、媒体专栏上发布招聘信息的应与相关单位签订信息发布合同。1.6.3、在人才市场现场招聘的，需附入场招聘的相关手续。1.6.4、报销上述费用应取得相关的发票。1.7、房租、水电费、物管费成都公司办公地的房租、水电费、物管费等费用由人力资源部核实物管部门的收费明细，凭发票、清单等报销。1.8、办公费用成都公司办公地的办公费用由人力资源部统