招标代理机构的发展阶段与信息化路径.doc

招标代理机构的发展阶段与信息化路径发布时间：2013/4/20信息来源：互联网一、招标代理机构的属性：促进交易的中介组织“要降低生产成本就要深化分工。分工越深化，生产成本越低，随之而来的便是交易更频繁，交易要投入的资源就更多，增加交易成本。那么谁来促进交易呢？是服务业。服务业的功能首先是为市场交易提供基础设施。在市场经济中，市场交易要顺利进行，需要一套基础设施，简单的如交通运输，比较复杂的如金融体系、结算体系、投融资体系；此外还有律师、会计师等中介服务。”著名经济学家、中国国务院发展研究中心研究员吴敬琏教授的这段话，对中介服务的性质和功能做了精当的阐述。招投标机制是国际公认的市场经济资源配置的有效手段，目前在市场经济国家的B2B领域中大量应用。规范的招标投标行为有利于交易。中华人民共和国招标投标法第十三条规定：“招标代理机构是依法设立、从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织。”所以，招标代理机构就是为市场交易提供基础设施的中介组织中的一种，它的作用和功能是：受招标人委托，兼顾招标人、投标人双方的需求，在遵守招标投标及相关法律法规规章的基础上，通过自身的专业服务，帮助招标投标交易双方提高交易信息的对称程度，最终促成交易。二、招标代理机构的三个发展阶段根据客户需求的层次以及自身的专业水平，招标代理业务的服务按深度可分为三个层次，也是招标代理机构发展必经的三个阶段：1、程序性服务。招标代理机构遵循国际规则、惯例和中国的法律法规规章，严格按规定为客户提供程序服务，即通常认为的提供流程化操作、程序性服务，如发布招标公告（资格预审公告）、发售招标文件（资格预审文件）、组织现场踏勘、开标、组织评标、发送中标通知书或中标结果通知书等。一些招标代理机构的服务范围虽然也涉及招标文件的编制，但往往是“一本标书范本打天下”，很难编制出适用于特定招标项目特征需求的招标文件或招标方案。这种服务对于招标人的价值，主要在于满足内外部监督等方面的需要。该层次的服务必然导致同质化竞争，故招标代理服务市场陷入价格竞争的泥潭、招标代理机构靠打折收费承揽业务也就不足为奇了。在目前传统的纸质招标方式下，国内绝大部分招标代理机构业务人员的主要精力，便耗费在这些程序性、流程化的操作工作上。2、专业型服务。招标代理机构在完成前述程序性服务的基础上，进入客户的采购执行流程，为客户提供个性化的招标服务，包括前期策划、潜在投标人分析、招标文件（包括技术标书）编制、协助签订合同、合同履行跟踪、中标人后评估等专业服务。能够提供这类服务的招标代理机构，对于招标人的价值相当于一个采购外包服务提供商。提供该层次服务的招标代理机构往往会选择有限几个专业或行业配置相关专业人士深耕细作，积累大量同类项目的招标文件、投标人信息、投标价格数据和专业操作经验，提供比一般代理机构、招标人自行招标更为专业、更深层次的差异化服务。为客户定制专业服务方案、编制适用于特定项目特征需求的招标文件，这本是招标代理机构存在的基石，也是其的看家本领和生命力所在。提供该层次服务的招标代理收费比提供低层次服务的收费要高许多。但现有国内一般的招标代理机构较难达到这一层次，因为主要的时间和精力被传统纸质招标方式下大量的程序性工作所耗费了。3、顾问式服务。招标代理机构进入招标人的采购管理流程，为客户提供采购方式策划、招标管控模式和制度体系梳理等管理咨询顾问服务。该层次是招标服务的最高境界，像麦肯锡、科尔尼、罗兰贝格等那样作为管理顾问，为项目业主提供招投标领域的专业管理咨询。这样的招标代理机构已不再是纯粹的服务中介，而是项目业主的采购管理顾问或成本管理专家，帮助招标人优化招标采购的管理体系。提供该层次服务，不但能增加招标管理咨询收入，还能绑定招标代理业务，即招标人通常会选择提供招标管理咨询的单位开展招标代理业务。提供顾问式服务要求招标代理机构不但要精通招标业务，还要熟悉成本管理、价值链管理、供应链管理等理论和实务。招标代理服务的上述三个层次，难度逐级递增，对招标从业人员的要求也逐级提高。这就要发挥人力资本的作用，也就是发挥知识、技能和经验的作用，即要充分发挥信息化的作用。当前国内绝大部分招标代理机构面临两大难题。一是疲于应付程序性事务。业务人员的主要精力被大量的程序性、流程化操作工作所吞噬，没有时间去深入钻研专业问题。二是缺乏提升服务层次的长效机制。大多数招标代理机构没有建立相应的知识管理体系，业务人员往精深方向发展也缺少必要的条件。因此，引进信息化管理手段，充分利用电子信息技术，把业务人员的时间和精力从琐碎的、增值很少的事务性工作当中解放出来，并给他们提供足够多的学习机会和学习条件，充分发挥从业人员在专业知识、信息技能和实践经验等方面的积淀和效用，招标代理机构才有可能实现人力资本的更快积累、更好发展。目前，国内已有少部分招标代理机构能够提供第二层次甚至第三层次的服务了，它们在发展过程当中就充分发挥了信息化的作用。三、借助现代信息技术提升服务层次、提高竞争能力招标代理活动的本质是获取和处理信息，促进降低交易成本。作为国家信息化专家咨询委员会的副主任，吴敬琏先生曾指出：“现代经济增长的主要源泉是科学技术的广泛应用、服务业的迅速发展，以及现代信息通讯技术对各个部门的改造”；“信息技术的作用主要的也是处理交易成本，就是降低交易成本、提高交易的效率”；“交易成本的基本内容是信息成本，而现代信息通讯技术就是直接处理信息的。它可以改造各个部门，帮助各行各业降低信息成本，从而提高整个国民经济的效益。”招标代理机构作为一个提供专业化服务的中介组织，无论从降低自身运行成本谋求价格竞争优势还是从提升服务层次拓展服务领域的角度出发，掌握和利用现代电子信息技术手段，已成为必修之课。计算机处理结构化、规范化、程序化信息不仅稳定可靠，而且效率很高。招标代理活动当中的许多环节恰恰是高度结构化、规范化和程序化的。因此，要降低招标投标的交易成本、提高招标投标的效率，解决招标代理机构面临的摆脱繁杂的基础性事务和提升专业服务层次两大难题，应当依赖信息技术与招标投标活动紧密结合，实现招标投标活动的信息化，即推进以实施电子招标投标为主的全面信息化管理。笔者原来负责的单位上海宝华国际招标有限公司，在经营效益以及人力资本的积累和运用等方面就曾深深得益于信息化。我们从2003年开始探索招标业务的信息化建设，逐步将招标业务的各环节实现电子化，并同步建设办公系统、人力资源管理系统、财务管理等系统与业务系统对接，到2008年实现全流程网上招标投标，各方干系人的相关活动全部可以通过互联网完成。从连续四年2400多个全流程网上招标投标项目的实践来看：招标代理机构通过实施电子招投标获得如下利益：1、提高工作效率，提升服务层次。原来大量的基础性、程序性工作由计算机系统帮助完成了，如开标环节原来一般至少需要半小时，现在只要几分钟即可。招标文件制作、评标、归档、信息资料查询等环节花费时间也大大缩短。经测算，实施电子招标投标后，与传统纸质招标相比，每个招标项目平均节省近60个工时。省下来的时间干什么呢？可放在市场开发、对业主需求的了解、把握、对供应商市场的研究、招标文件策划等重要工作上，即可以腾出精力来开展前述第二层次的专业服务了。2、促进知识共享，提升服务水平。代理项目的所有信息都记录在系统中，均可实时在线查询。招标投标信息无需再到仓库查找，也不易丢失。电子招标投标利于隐形知识显性化，也便于知识流动，促进招标代理机构业务水平的整体提升。3、规范操作流程，完善管理手段。电子招标投标与传统的纸质招标在本质上没有区别，原来纸质招标方式下如何按规范操作的，现在还是按原规范操作。电子招标投标给招标代理机构的管理者增添了管理手段：对下属的管理要求可通过电子招标投标系统实现；投标文件要根据招标文件的格式要求做；前面的工序没完成，后面的工作就不能跳着做，可有效减少业务员操作的随意性。4、降低运行成本，增加企业利润。由于信息化大大提高了效率，促进了招标代理业务人员的知识水平和业务能力的提升，从而提高客户满意度，促进巩固并提升市场份额。在传统纸质招标方式下，如某业务员只能滚动做34个招标项目，在电子招投标方式下就能做56个招标项目，给招标代理机构增加了创收；电子招标投标又能降低招标代理机构的运作成本：招标投标活动各环节的时间缩短了，可少支付开标、评标场地的租赁费，少支付或不支付招标文件印刷费。据统计，平均可降低招标投标交易成本2.73万元/标段。5、践行社会责任，提升企业形象。由于电子招标投标可实现招投标活动的全程无纸化操作，足不出户即可完成招标投标活动，节约了纸张和能源消耗，减少了树木砍伐、油气开采和碳排放，实现了绿色采购，可为资源节约型、环境友好型社会建设做出贡献；电子招标投标也提高了采购的透明度，增加了各类投标人参与公平竞争的机会，可为实现社会的更加公平正义做出贡献，从而进一步提升招标代理机构的社会形象。招标投标活动具有规范化、程序化的突出特点，国家有关部门正在陆续建立和完善工程、货物和服务招标标准文件或合同范本，电子信息手段在招投标领域的推广和运用已经具备了很好的前提条件。近年来，我国实施电子招投标的法律环境、社会环境和技术条件也已比以往改善了许多。今年颁布实施的招标投标法实施条例明确规定：“国家鼓励利用信息网络进行电子招标投标”；国家发展改革委正在抓紧制定电子招标投标办法和相关技术规范，预计在今年底前后联合国务院有关部门发布实施，将为电子招标投标的健康发展提供良好的制度环境。计算机和互联网已对人们的工作和生活习惯带来了深刻的变化，电子商务已经成为人们司空见惯的事物。市场上已有成熟的电子招标投标软件及丰富多样的服务模式可供选择，招标代理机构不用投入成百上千万的资金，只要花几万块钱甚至免费就可以使用电子招投标软件。近年来，我国广州、江苏、宁波等地已经着手推行电子招投标，并取得了一定的成效；在国外，主要国际组织普遍在其采购实践中实现了电子化；在欧美部分发达国家和地区，电子采购已被普遍认可，发展得已相对成熟；在亚洲，韩国已建立目前世界上综合程度最高的电子采购系统，取得了显著成效，被选定为联合国电子采购世界代表范例。招标代理行业应当充分认识行业的发展趋势，抓住有利时机，主动迎接挑战，积极探索和引进信息手段，实现自身服务层级的提升。招标代理机构的一把手应当突破传统思维、改变传统习惯，加强内部业务流程的固化、细化和优化，对电子招标投标这一核心系统应抱“晚实施不如早实施”的态度，在市场竞争获取领先优势，至少在政府监督方式比较先进的机电产品国际招标、货物国