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第二章时间管理 王明午饭后回到办公室 计划着下午的时间安排 他有两项工作要做 一项是处理一大堆重要又琐碎的事 包括查看日常事务备忘 处理日常事务 查看疑难问题 给某人打电话等 另一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题 这需要王明和他人一起分析 讨论和解决 王明对此问题很有把握 因为这个问题刚好属于他善长的领域 王明有两个助手 他们都能做好第二项工作 原则上王明可以让他们中任意一个去完成 而琐事只能由王明自己处理 并且王明只有完成其中一项工作的时间 管理方法与艺术 王明对于下午时间的安排有三种方式 一是先处理技术问题 希望稍后能挤出时间来处理琐事 二是先处理琐事 让自己的一个助手来解决那个技术问题 三是把那堆琐事按照是否需要自己亲自处理进行划分 集中精力处理需要自己亲自处理的琐事 剩下的事情由其中一个助手处理 另一个助手解决那个技术问题 王明最后选择了第三种时间安排方式 你会选择哪一种时间安排方式呢 通过本章的学习 您将对时间管理有一个系统的了解和深入的把握 管理方法与艺术 本章思维导图 3 第一节时间管理概述 曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查 结果表明 仅有1人认为有足够的时间 10人认为需要10 的额外时间 40人认为需要25 的额外时间 其余的人认为需要多于50 的额外时间 管理方法与艺术 一 认识时间 一 时间的概念 二 时间的特性1 供给固定性2 无法积累3 无可替代4 无法失而复得 管理方法与艺术 一 时间的概念时间是用以描述物质变动过程或事件发生过程的一个参数 不受外界影响 日常的时间概念包括年 月 日 时 分 秒 比如 月球绕地球的周期为一个月 地球绕太阳的周期为一年 时间是人们最宝贵的资源 我们无时无刻不在与时间打交道 朝菌朝生暮死 寒蝉春生夏死 海龟可以活五百年 松柏树可以活数千年 而人的时间有多少呢 管理方法与艺术 目前 我国人均寿命是75岁 在0 14岁 我们玩游戏 看电视 上学 与小伙伴玩耍 在15 24岁 我们在学校学习基础知识和专业知识 在24 44岁 我们开始我们的职业 并发展职业 在45 60岁 我们稳定地工作 并享受工作成果 60岁以后 我们安享晚年 管理方法与艺术 二 时间的特性在真正了解并管理时间之前 我们必须对时间的本质有深刻的认识 时间具有一定的特性 具体如下 1 供给固定性 时间的供给量是固定不变的 任何情况下都不会增加和减少 每天都是24小时 无法通过努力增加或减少时间 管理方法与艺术 2 无法积累 时间不像人力 财力 物力和技术那样可以被储备 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 我们无法储藏时间以备未来之用 3 无可替代 时间是一种资源 任何一件事情的完成都需要相应的时间堆砌 即时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无可替代的 管理方法与艺术 4 无法失而复得 时间无法像丢失的物品那样可能会失而复得 时间一但丧失 就永远无法追回 花掉的金钱 尚可赚回 倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 管理方法与艺术 二 时间管理概述 一 时间管理由于时间具有一定的特性 所以时间管理的对象并不是时间本身 而是如何善用及分配你自己的时间 时间管理探索的是如何减少浪费的时间 以便有效地完成既定目标 时间管理特别注重时机观念 就是要抓住时机 任何一项工作 在一定的时机内完成就会产生非常好的效果 错过时机效果就会不佳 甚至会适得其反 我们只有抓住时机 才能取得良好的时间效益 管理方法与艺术 表2 1时间管理的演进 管理方法与艺术 二 时间管理的意义1 使你又快又对地完成学习和工作 2 合理安排学习 工作 生活的时间 减少压力 3 掌控时间 稳妥处理各种突发情况 塑造积极向上的形象 管理方法与艺术 三 你的时间是怎么花掉的 有人曾粗略地统计过一个活到72岁的中国人的时间是怎么花掉的 睡觉用21年 吃饭用6年 排队用6年 个人卫生用7年 找东西用1年 旅行用2年 学习用6年 工作用15年 打电话用2年 开会用3年 其他用3年 管理方法与艺术 自查小贴士1 找一份记事历 把每一天划分成3个8小时的区域 然后再把每个区域按每半小时划分成若干小格 在一个星期里 随时把自己所做的事情记录在表格中 连续做一个星期 再回头来检查你的记事历 你就会发现 由于不良的时间管理 你浪费了多少宝贵的时间 管理方法与艺术 自查小贴士2 对照以下浪费时间的主要原因 看看你有几项 如果有 争取在今后的学习中改掉 1 做事缺乏明确的目标 2 作风拖拉 爱拖延 懒惰 3 做事缺乏优先顺序 抓不住重点 4 过于注重细节 管理方法与艺术 自查小贴士2 5 做事有头无尾 6 缺乏条理 经常找东西 7 事必亲躬 不懂得授权 8 不会拒绝别人的请求 9 简单的事情复杂化 10 消极思考和抱怨 管理方法与艺术 第二节时间管理的方法与技巧一 时间管理的方法 一 四象限法四象限法是由著名管理学家科维提出的 它是一个时间管理的理论 它把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分 基本上可以分为四个象限 图2 1 重要而且紧急 如客户投诉 即将到期的任务 财务危机等 重要但不紧急 如建立人际关系 人员培训 制定防范措施等 不重要但紧急 如电话铃声 不速之客 部门会议等 既不紧急也不重要 如上网 闲谈 邮件 写博客等 管理方法与艺术 管理方法与艺术 1 第一象限第一象限是重要而且紧急的事务 比如 处理某媒体对公司的负面报道 为孩子填报高考志愿等 这些事情必须马上去做 若拖延 后果将会非常严重 但是在你立即去做的同时 你应该思考这样一个问题 真的有那么多重要而且紧急的事情吗 管理方法与艺术 2 第二象限第二象限是重要但不紧急的事务 比如 编写公司下一季度的工作计划 向上级提出问题处理的建议 制定家庭的投资理财策略 参加培训等 这些事情虽然看起来不紧急 但是我们却不能置之不理 如果现在忽视它 它随时都会发展成重要而且紧急的事情 管理方法与艺术 3 第三象限第三象限是不重要但紧急的事务 比如 办公室里突然来电话 临时会议等 对这个象限里的事务所给予的时间投入是相当可惜而且无奈的 因为忙了半天可能一点效果都没有 很多人都会被假象所迷惑 认为 紧急 的就是 重要 的 其实 紧急 和 重要 一点关系都没有 管理方法与艺术 4 第四象限第四象限是既不紧急也不重要的事务 比如 闲谈 看无聊的电视节目等 这个象限的事情都是用来打发时间的 仅仅当做前三个象限的调剂的话 还说得过去 如果过多地沉迷于这个象限的事务 人生价值就会大打折扣 管理方法与艺术 案例 华为技术有限公司 简称 华为 十分注重时间管理 新员工来华为的一个重要培训就是时间管理培训 新员工来华为的初期 比较关注第一象限的事务 他们天天加班 但工作质量却不尽如人意 经过时间管理培训后 他们转换了关注的方向 发现整个情况都改变了 这主要是因为第一象限与第二象限的事务本来就是互通的 第二象限的事务扩大会使第一象限的事务减少 而且处理时由于时间比较充足 效果都会比较好 因此 新员工的自信心增强了 管理方法与艺术 2020 3 21 25 二 80 20法则19世纪意大利经济学家帕累托发现 80 的财富掌握在20 的人的手中 这种现象称为 帕累托法则 帕累托法则 一般表述为 在一个特定的组群或团体内 这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值 管理方法与艺术 小链接 生活中随处可以看到这样的人 他们总是容易在一些事情的处理上拖拖拉拉 不幸的是 大多数人拖延不做的正是那最重要 最有价值的10 或20 的工作 也就是那些 举足轻重的少数事情 相反 他们终日为80 毫无价值的事情而忙碌 为 无足轻重的多数事情 而奔波 管理方法与艺术 小链接 这些人 他们似乎终日奔波忙碌 实际上却毫无作为 自然也不会为人们所称道 原因就在于 他们总是忙于应付那些微不足道的 琐碎庸常的小事 却耽误了对自己 对公司都可说是真正举足轻重的工作 你属于这样的人吗 如果是 就从现在开始改变 管理方法与艺术 三 GTD法GTD的核心理念可以概括为一句话 就是 你必须记录下来你要做的事 然后整理 安排时间一一去执行 GTD的具体做法可以分成收集 整理 组织 回顾与执行五个步骤 图2 2 管理方法与艺术 管理方法与艺术 1 收集收集就是将你能够想到的所有的未尽事宜 GTD中称为stuff 统统罗列出来 放入收集箱 GTD中称为inbox 中 这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子 也可以是用来记录各种事项的纸张或其他设备 收集的关键在于把任务赶出你的大脑 将任务记录下来 形成待办列表 管理方法与艺术 2 整理将stuff放入inbox之后 就需要定期或不定期地进行整理 清空inbox 将stuff按是否可以付诸行动进行区分和整 不能付诸行动的内容可以进一步分为参考资料 日后可能需要处理以及垃圾几类 而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成 如果可以则立即行动完成它 如果不行则对下一步行动进行组织 管理方法与艺术 3 组织组织是GTD中最核心的步骤 组织主要分为对参考资料的组织与对下一步行动的组织 对参考资料的组织主要使用文档管理系统 人们可以用很多工具去存储这些资料 比如网文快捕 Onenote 管理方法与艺术 4 回顾回顾也是GTD中的一个重要步骤 一般需要每周进行回顾与检查 并更新你的清单 回顾可以是日回顾 周回顾 通过对工作和其他事情的回顾 你可以看看哪里做的不好 哪里需要改进 回顾还可以确保GTD系统的运作 而且在回顾的同时 你还可以重新检视查计划 对计划作出调整 管理方法与艺术 5 执行Doit 现在你可以按照每份清单开始行动了 在具体行动中 你可能需要根据所处的环境 时间的多少 精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项 管理方法与艺术 案例 王先生觉得公务员的工作枯燥无味 于是辞掉公务员的工作 转战外企 准备开启自己职业的另一片天地 但是 由于公务员的工作让他已经闲散惯了 所以初到外企 他总觉得时间不够用 无法按时完成工作 压力很大 王先生找到他在外企工作的好朋友李先生 让李先生给些关于时间管理的建议 李先生是GTD的忠实Fans 他给王先生讲了GTD时间管理的方法及该注意的事项 具体如下 管理方法与艺术 案例 首先 记录下你所有没有完成的事情 请注意 是所有 是100 而不是99 一个能管理好时间的人 他的脑袋不是用来思考哪些事情没有完成 而是用来思考解决方式的 因此 要随时记录你的未尽事项 比如你邮箱里面需要回复的邮件 文件筐里需要签字的文件 电脑上的便利贴 买杂志等 其次 整理这些没有完成的事情 时间是有限的 因此 你需先区分哪些事情是需要你自己采取行动的 哪些事情是不需要你自己采取行动的 把后者直接划掉 并安排事情处理的先后顺序 管理方法与艺术 案例 接着 组织需要采取行动的事情 将需要采取行动的事情分为几个类别 所有可以在5分钟之内处理完毕的就马上动手去做 若5分钟之内不能处理完毕的事情 就把它在事务清单中写下来 需在电脑边上完成的可准备一份 电脑清单 需通过电话完成的可准备一份 电话清单 在 电话清单 上把所需要通话的人的人名 电话号码及一些备注信息都写下来 与老板有关的可准备一份 老板清单 在 老板清单 上记录所有需要向老板请示 汇报 讨论的东西 方便你在见老板时一次性完成所有相关事务 同时 需要将有特别时间限定的事情列入日历中 对于将来可能需要处理的事情 需要将其放入 将来 也许清单 中 并将参考材料规整放在自己随手可得的地方 管理方法与艺术 案例 然后 经常回顾 一个好的时间管理体系 需要你经常回顾 把已完成的事情删除 并加入新的任务和事务 最后 执行 执行是我们收集 整理 组织 回顾的最终目的 在落实前面的4个步骤后 你就能比较轻松地掌控你的时间 做最重要的事 按时完成任务 减轻压力 管理方法与艺术 二 时间管理的技巧 一 做好计划计划就是在设定目标的基础上为了实现目标而做的准备 计划的最大好处就是赢得时间 经验表明 做好计划便可以节省时间 做计划最重要的原则是形成书面文字 管理方法与艺术 案例传菜领班的工作计划 周倩在上海某大酒店上班 主要工作是负责传菜 工作半年后 由于周倩总能又快又好地传菜布菜 并且做事不慌不乱 酒店餐饮部经理将其提升为 传菜领班 事实上 传菜并不是件困难的工作 可以说人人都会 但是 要把它做好并不是件容易的事 因为它是非常繁琐的 在吃饭高峰期如果未能合理安排传菜时间 就可能造成混乱 周倩之所以能有条不紊地工作 是因为她做了 传菜员每日工作计划 升为 传菜领班 后 她将自己的 传菜员每日工作计划 在部门里推广开来 这份计划具体如下 管理方法与艺术 案例传菜领班的工作计划 1 工作前处理好个人私事 检查自己的仪容仪表 调整和保持良好的精神状态 2 查看工作日志 及时处理未完成的工作 向上级汇报相应的工作 事件和通知 管理方法与艺术 案例传菜领班的工作计划 3 工作前 了解了解当天分配的工作任务和上级的通知 4 营业前 做好卫生 5 准备好开餐前各种菜式的配料及传菜用具 保证开餐时使用方便 快捷 管理方法与艺术 案例传菜领班的工作计划