Excel XP的基础知识.doc

171Excel XP的基础知识第11章 Excel XP的基础知识使读者能够正确地启动Excel XP，认识Excel XP的界面风格，掌握Excel XP工作窗口中各种项目栏的使用方法，并学会如何使用助手来寻求使用Excel XP的帮助。11.1 中文Excel XP的启动当安装完中文Excel XP后，就可以在Windows中启动Excel XP了，启动Excel XP有以下几种方法：11.1.1 使用“开始”中的“程序”菜单启动Excel XP1 单击“开始”按钮；2 在“程序”菜单中单击“Microsoft Excel”选项。11.1.2 使用Excel文件启动Excel XP1 在“资源管理器”或“我的电脑”中找到要打开的Excel文件（Excel生成的文件的扩展名为XLS）；2 双击该文件名，则启动Excel XP并把该文件自动读入。11.1.3 使用快捷图标启动Excel XP1 在Windows的桌面上的任一空白处单击鼠标的右键；2 单击“新建”在级联菜单中选择“快捷方式”选项；3 在“创建快捷方式”对话框中选择“浏览”，在对话框中找到文件Excel.exe，双击该文件；4 单击“下一步”按钮；5 在“为程序选定标题”对话框中单击“确定”按钮。11.2 Excel XP工作窗口当第一次启动Excel XP时，就会打开一个空工作薄如图1所示。窗口的中央为工作表，其中黑框为等待输入数据的单元格，工作表的底部为工作选项卡。在缺省情况下，每个工作薄中包含四个工作表。打开Excel XP时显示的空白表格注意:工作表是一个二维表格，每一格称为一个单元格，其中可以填写数据，是存储数据的基本单位，每一个单元格的名字由该单元格所处的工作表的行和列决定，例如：B列的第5行的单元格为B5。工作薄是Excel文件，它可以包括任意多的工作表和图表工作（Chartsheet，用来保存图表），在工作薄的底部是工作表标签，用来显示工作表的名字，（如Sheet1）。11.2.1 标题栏在窗口的最顶端为标题栏，显示了应用程序名Microsoft Excel，以及当前打开工作簿名字为Book1，如图2所示。标题栏1使用控制菜单定制窗口标题栏的最左端是一个控制菜单图标，用鼠标单击该图标会出现一个下拉菜单（也可以用快捷键Alt+空格）如图3所示。其中内容包括：对窗口的恢复、最大化、最小化以及关闭等命令。2使用图标定制窗口标题栏的最右端有三个按钮：最小化按钮，还原按钮（或最大化按钮）和关闭按钮。单击最小化按钮，可以将应用程序窗口缩小成一个图标显示在任务栏中，用鼠标单击图标，又可以恢复为原来的大小。窗口控制菜单窗口被最大之后，还原按钮将取代标题栏中的最大化按钮，单击还原按钮可以将窗口还原成最大化以前的窗口。单击关闭按钮，关闭当前窗口。当最大化窗口消失后，可以双击工作表的标题栏。11.2.2 菜单栏在标题栏的下方是菜单栏。使用菜单栏中的菜单项可以执行Excel的所有命令，如图4所示。这些菜单命令完成Excel的所有操作。图4 菜单栏1鼠标方式使用菜单栏如果想使用鼠标选择命令，把鼠标指针指向菜单栏中的菜单名，单击鼠标左键。当出现下拉菜单时，可以用鼠标单击需要的命令。2键盘方式使用菜单栏如果想使用键盘选命令，可以按下Alt键激活菜单栏，然后键入菜单名后带下划线的字母激活某个下拉菜单，再键入命令名中带下划线的字母；或者按下Alt键激活菜单栏后，使用左、右箭头移至所需的菜单名上，按回车键或用下箭头打开下拉菜单，再用上、下箭头将亮条移至所需的命令名后按回车键。3使用快捷键在下拉菜单中一些常用命令之后都列出了一些组合键名，这是为这些命令定义的快捷键。例如，Ctrl+N为“新建命令”， Ctrl +O为“打开命令”，这些具有快捷键的命令都可以在进入Excel XP程序后随时按下快捷键来执行。注意：如果下拉菜单中的某个命令之后带有省略号，选择该命令执行后可以弹出下个对话框来定义你的操作过程，选择不带省略号的命令名，可以直接产生操作效果。在菜单栏一行的左端，有一个文档控制图标，在菜单栏一行的右端有文档的控制按钮，其具体用法同前面的11.11.1。4Excel XP菜单模式Excel XP菜单为一种新的菜单模式（称之为人性化交互式），当你工作时软件会进行监督，并确定哪些命令是常用命令，然后它自动调整菜单项的显示顺序，使最常用的命令最容易被访问到。例如你初一次使用文件菜单，其下拉菜单如图5所示，这时的菜单栏最短；最初打开的“文件”菜单命令项当你按下该菜单下面的“肩章”按钮时，其菜单显示如图6所示，这时的菜单栏最长；当你使用了命令“属性”后，再次打开“命令”菜单项，则菜单变成了如图7所示，这时的菜单栏为调整后的菜单：5改变菜单模式如果你非常习惯以前的菜单方式，要使用菜单系统老式的交互方式，即每次打开菜单时都列出所有的菜单项，则可使用下列方法：1从菜单栏“工具”选项中选择“自定义”；2在“自定义”对话框中单击“选项”，如图8所示；3单击名为“菜单中首先显示最近使用过的命令”选项的复选框，删除复选标记；4单击“关闭”11.2.3 工具栏Excel将一些常用的命令用图标表示，并且将功能相近的图标集中到一起，形成工具栏。利用工具栏来进行操作非常便捷，可以节省许多工作时间。 单击“肩章”看到隐藏的菜单项 使用了隐藏菜单项后再次打开该菜单选项窗口1“常用”工具栏及“格式”工具栏缺省时Excel会显示“常用”工具栏如图9所示，“格式”工具栏如图10所示，把鼠标放指针放在任意一个工具上就会看到介绍这个工具功能的屏幕提示。如果要执行某个命令，只要单击相应的按钮即可。例如，要打开一个工作簿，可以用鼠标单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，这样就避免了要先选择“文件”菜单，再从下拉菜单中选择“打开”命令这一繁琐过程。“常用”工具栏“格式”工具栏2分隔“常用”及“格式”工具栏“常用”及“格式”工具栏被并排放置，这样可能会使某些工具被隐藏，使用起来会很麻烦，有一个简单方法可以改变这一点：11.单击工具栏的任意一个位置，并从菜单中选择“自定义”，打开如图8所示的对话框；2.单击“选项”按钮；3.单击标签为“常用工具栏和格式工具栏并排显示”的复选框，删除复选标记；4.单击“关闭”。3在窗口中增加与删除工具栏除了“常用”工具栏和“格式”工具栏之外，Excel还提供了其他许多工具栏。如果想显示或隐藏工具栏，选择“视图”菜单中的“工具栏”命令或右击已显示工具栏的任一位置，出现“工具栏”下拉菜单如图11所示。要显示其他的工具栏，只要单击相应的工具栏名称即可。要隐藏某个工具栏，只要单击该工具栏名称，以清除该名称左侧出现的“”。4定位工具栏通过拖动的方法可以把某些工具栏放在工作表的上方、下方或工作表的两侧甚至其他任意位置。 把鼠标移动到工具栏最左侧的拖动手柄上，这时鼠标的形状变成形的双十字箭头，按住鼠标左键，可将工具栏拖放到任意位置。定义要显示的工具栏 当把工具栏移动到窗口两侧后，则变为垂直主放置。 当把工具栏停靠地单元格上以后，则显示出标题栏，再进行移动时按住标题栏即可，这时如果要关闭工具栏，只需点击一下标题栏右侧的关闭窗口即可。11.2.4 编辑栏缺省情况下，在“格式”工具栏下面显示编辑栏，用来显示活动单元格的数据或使用的公式，如图12所示。编辑栏编辑栏的左侧是名称框，用来定义单元格或区域的名字，或者根据名字查找单元格或区域。如果没有定义名字，在名称框中显示活动单元格的地址名称。当在单元格中键入内容时，除了在单元格中显示内容外，还在编辑栏右侧的编辑区中显示。有时单元格的宽度不能显示单元格的全部内容，则通常在编辑区中编辑内容。当把鼠标指针移到编辑区中时，在需要编辑的地方单击鼠标选择此处作为插入点，可以插入新的内容或者删除插入点左右的字符。11.2.5 水平滚动栏和状态栏在应用程序窗口的底部第二行是水平滚动栏，用来查找同一工作簿中的工作表，或工作表的某一部分数据（有时需要和工作表两侧的垂直滚动栏结合一同使用）。最底部一行为状态栏，状态栏用来显示当前有关的状态信息。例如，当用户正在输入单元格内容时，在状态栏中会显示“输入”字样。水平滚动栏和状态栏如图13所示。水平滚动栏和状态栏在状态栏中有时还会显示一栏求和信息：“求和=？”这是Excel自动计算功能。当检查数据汇总时，可以不必输入公式或函数，只要选择这些单元格，就会在状态栏的“自动计数”区中显示求和结果。当要计算的是选择数据的平均值、个数、最大值或最小值等时，只要在状态栏的“自动计算”区中单击鼠标右键，会出现一个快捷菜单如图14所示，单击你要选择的项目即可。更改自动计算方式菜单11.2.6 拆分框1标签拆分框标签拆分框是位于工作表标签和水平滚动条之间的小方框。将标签拆分框往左右两个方向拖动，能够显示更多的工作表标签或增加水平滚动条的长度。如果要返回默认的设置，双击该拆分框。2工作表拆分框工作表拆分框位于垂直滚动条顶端和水平滚动条右端的两个小方块。如果要同时查看工作表的两个部分，按照所需的方向拖动拆分框。拆分后的工作表如图15所示。如果要删除拆分，双击鼠标拆分框。11.3 帮助系统在Excel XP中帮助系统的工作方式和以前的版本有所不同，“帮助”菜单中不再含有“目录和索引”命令了。该帮助系统是以查询为驱动的。拆分后的工作表11.3.1 寻找某个主题的帮助缺省情况下，帮助系统是基于助手的，要显示助手可以使用下列方法：1单击“常用”工具栏中的按钮或按F1键。2从菜单栏中选择“帮助”下的Microsoft Excel帮助。助手会显示一个文本框，你可以在其中输入要查询的内容如图16所示。使用助手你要输入的内容可以是一个词、几个词或者是一个词组。例如：你需要关于打印的帮助，你可以输入print或者how I print或者其他任何可以描述主题的词组。然后单击“搜索”。助手会弹出一系列关于打印的帮助主题，单击“请看下一页”，则可获得更多的帮