档案计算机管理概述PPT课件.ppt

第一章档案计算机管理概述 第一节档案管理现代化第二节档案计算机管理系统第三节档案计算机管理的发展 第一节档案管理现代化 一 什么是档案管理现代化1 概念2 内容3 应用 第一节档案管理现代化 一 什么是档案管理现代化1 概念档案管理现代化是指用科学的思想 组织 方法和手段 对档案工作进行有效的管理 使之获得最佳的工作效率 经济效益和社会效益 三要素 档案管理中使用了现代化的技术档案管理者掌握了现代科学知识建立起科学的档案管理机制档案管理从以手工为主的传统手段向采用现代化先进技术手段过渡 第一节档案管理现代化 一 什么是档案管理现代化2 内容主要是计算机技术的应用 即档案计算机管理 此外 还包括现代声像技术 缩微技术 现代档案保护技术 新型载体档案管理等 新内容会不断增加 第一节档案管理现代化 一 什么是档案管理现代化3 应用可以解决档案管理中迫切需要解决而用传统手段又难以解决的问题 如 自动控制档案库房温湿度 改善档案保管条件 防治档案虫 霉等生物性危害 减缓档案载体老化 字迹褪变等由化学侵蚀和物理因素造成的影响 以利于档案长期保管 实现高密度存储 节省库房造价 实现自动检索和远距离信息传输 做到快速准确地利用档案 对档案借阅管理等工作进行自动化管理 提高工作效率 等等 第一节档案管理现代化 二 档案计算机管理1 概念2 条件3 应用 第一节档案管理现代化 二 档案计算机管理1 概念指在档案管理的过程中 以计算机及其网络作为工具或基本工作环境自动或半自动地代替人从事工作 用计算机进行的档案信息 数据处理信息 数据 可以是反映档案内容和原始形态的一次信息 反映档案著录标引数据的二次信息 经过整理编辑的三次信息 第一节档案管理现代化 二 档案计算机管理2 条件 1 科学管理思想和组织保证 制度保证等 2 档案信息处理标准化如档案著录规则 目录组织规则 检索语言和标引工具标准 机读目录载体记录格式等 3 档案数据准备数据正确 完整和规范 4 设备 技术和人员准备 第一节档案管理现代化 二 档案计算机管理3 应用 1 档案自动编目和自动检索 2 档案自动全文 原文 存储与检索 3 档案业务工作辅助管理档案收集 整理 保管 利用 鉴定 销毁 统计等环节 4 计算机辅助立卷 5 档案自动标引 6 档案资料的自动编辑 7 文档一体化自动管理 8 档案保管环境的自动控制 9 字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理 第二节档案计算机管理系统 档案计算机管理系统 是指各级各类档案部门及各种组织机构用于对档案信息 数据和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统 又称档案管理软件 档案管理系统等 第二节档案计算机管理系统 一 档案管理系统功能规定档案管理软件功能要求暂行规定 国家档案局中央档案馆2001年6月5日 基本要求第四条档案管理软件应具备数据库管理 整理编目 检索查询 安全保密 系统维护等基本功能 并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能 第五条档案管理软件的开发研制与功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准 第六条档案管理软件的研制 安装和使用 必须具有严格的安全保密机制 第七条档案管理软件应具有良好的实用性 兼容性及可扩展性 并做到界面友好 用语规范 操作简单 使用方便 第二节档案计算机管理系统 档案管理软件功能要求暂行规定 国家档案局中央档案馆2001年6月5日 第三章数据管理功能第十条数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能 主要包括 数据库的建立 修改 删除 档案数据的输入 存储 修改 删除等内容 第十二条数据项的设置应符合 档案著录规则 DA T18 1999 规定 第二节档案计算机管理系统 档案管理软件功能要求暂行规定 国家档案局中央档案馆2001年6月5日 第四章整理编目功能第十五条整理编目模块应具备数据采集 类目设置 分类排序 数据校验 目录生成 数据统计 打印输出等到基本功能 并能根据用户需要增设主题词 或关键词 及分类号的自动标引功能 第二节档案计算机管理系统 档案管理软件功能要求暂行规定 国家档案局中央档案馆2001年6月5日 第五章检索查询功能第十七条检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能 并具备借阅管理等辅助功能 第十八条检索查询模块中必须设置题名 责任者 形成时间 主题词 分类号等检索项 根据用户需求 还可设置文件编号 档号等辅检索项 第二节档案计算机管理系统 档案管理软件功能要求暂行规定 国家档案局中央档案馆2001年6月5日 第六章辅助实体管理功能第二十一条辅助实体管理模块应具备对档案征集 接收 移交以及档案鉴定 密级变更等进行相应管理的功能 第二十二条辅助实体管理模块应能满足下列主要要求 一 对征集 接收 移交档案的时间 来源 交接人 数量 种类 载体等进行管理 二 对档案划控 保管期限变更 密级变更 鉴定销毁等进行处理 第二节档案计算机管理系统 档案管理软件功能要求暂行规定 国家档案局中央档案馆2001年6月5日 第七章安全保密功能第二十三条档案管理软件的研制 安装和使用 必须符合 计算机信息系统保密管理暂行规定 国保发 1998 1号 的各项目要求 具备系统访问控制 数据保护和系统安全保密监控等基本功能 确保档案数据安全 第二十四条系统访问控制 必须能实现严格的权限控制 并具有防止越权操作的技术措施 第二节档案计算机管理系统 二 开发方式 1 自主开发 即完全由档案馆的技术人员进行研究开发 2 联合开发 即档案馆和软件开发公司联合起来进行档案管理软件的开发 3 第三方开发 即档案管理软件的开发者既不是档案馆 也不是主管部门 而是商业性的软件开发公司 4 全国统一开发 这种方式存在于部分系统 如我国的气象系统和工商银行系统就实现了整个系统使用一套档案管理软件 第二节档案计算机管理系统 三 相关标准1999年 我国第一个电子文件管理国家标准 CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求第一部分 电子文件归档与档案管理 GB T17678 1 1999 发布 此后 相继发布了 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2002 纸质档案数字化技术规范 DA T31 2005 公务电子邮件归档与管理规则 DA T32 2005 缩微胶片数字化技术规范 DA T43 2009 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA T38 2008 制订和发布的电子档案目录交换标准有 全国革命历史档案数据采集标准革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式 DA T17 5 1995 民国档案目录中心数据采集标准民国档案机读目录软磁盘数据交换格式 DA T20 4 1999 明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式 DA T33 2005 第二节档案计算机管理系统 三 相关标准正在制订的电子档案管理标准有 电子文件名词术语 电子档案著录规则 电子文件归档细则 电子文件管理细则 电子公文文档一体化管理规范 电子文件元数据标准 电子文件管理系统通用功能需求 归档电子文件信息载体保护技术规范 归档电子文件真实性鉴定规程 网站资源归档与管理规范 档案管理网络安全测试规程 数字档案馆设计与建设规范 计算机管理档案软件测评方法 数码照片档案管理规范 缩微影像数字化转换技术规范 照片档案数字化技术规范 录音档案数字化技术规范 录像档案数字化技术规范 电子文件光盘存档技术规范 数字档案信息输出到缩微胶片上的规定 档案著录标记语言 文书档案目录数据元规范 等 第三节档案计算机管理的发展 一 实现档案管理系统软件业的标准化从统一规范的档案术语到对档案立卷 标引 分类等各个工作环节的标准进行统一 唯有在行业内部首先实现了不同软件之间标准的统一 才可能在此基础上通过技术的升级来开发出可以适应不同机构和利用要求的通用性软件 而且只有达成全行业档案管理软件的统一标准后 才可以实现不同的软件之间更好的进行数据的交换和信息的交流 第三节档案计算机管理的发展 二 功能更完善1 仍有很多的软件在处理文本档案时都仅能进行目录和标题以及档号