秘书事务管理之办公用品管理.ppt

事务管理办公用品管理 事务管理 复习指导要点 四 办公用品与设备的使用与管理1 知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能 理解各类办公设备的基本工作原理 掌握各类设备使用的注意事项 2 技能要点学习者应能够采购 接收 发放 管理办公用品与设备 能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除 事务管理 命题思路 四级技能复习指导重点1 制定接待工作计划 2 安排迎送来访团体 3 安排来访者食宿 交通 行程 4 安排来访者的参观 娱乐活动 5 布置办公室 6 检查办公室环境的安全状态 7 提出办公室安全隐患的处理意见 8 管理印信 9 安排值班工作 10 管理零用现金及报销工作 11 办理上司临时交办事项 12 做好文字记录工作 13 编制工作时间表 管理工作日志 14 订购 接收 管理办公用品 15 使用扫描仪 数码相机 刻录机 摄像机等 16 对信息进行收集 筛选 分类 传递和保管 1 秘书记录库存卡的目的 A 可以准确地估价库存办公用品金额B 可以监督员工使用办公用品的情况C 可以减少资金被不必要的库存占用D 可以保证库存物品充足 保证供应2 秘书常用的装订类办公用品有A 收件日期戳B 打孔机C 标签纸D 磁盘盒3 为安全起见 较重的裁纸刀最适宜摆放在办公用品存储柜 A 柜顶上面B上层隔板上C下层隔板上D前面地上4 秘书购货时收到供应商的发票后 应注意将发票上的信息与 相对照 A 入库单B 订货单C交货单D估价单 ABCDBCABC 事务管理 试题解析 事务管理 试题解析 办公用品与设备的使用与管理单项选择题示例2 工作程序 或 操作步骤 模块制定采购预算方案首先要 A 确定采购产品的种类及型号价格 B 编写预算方案 C 确定预算的核算基数 D 征求意见 完善方案 c 实务操作题公司拟任命小张兼管办公用品的发放和管理工作 请您告诉小张下面两个问题 1 办公设备和办公用品的进货手续2 办公设备的办公用品的库存管理方法 ABCDBC 1 进货手续1 核对订货单 无误后付款2 将进货数输入库存卡 更新库存余额3 按规定存放设备及用品4 订立发放制度 确定发放人2 库存管理办法1 柜子上锁2 分类摆放 贴上标签3 先进先出 按序摆放 避免过期4 大而重的放下层 小而轻的放上层5 通风 干燥 明亮6 进货卡 出货卡 库存卡一致 认识办公用品 如果你是一家新公司的办公室主任 请你列出本公司需采购的办公用品清单 并进行分类 思考 1 纸簿类2 笔尺类3 装订类4 归档用品5 办公设备耗材6 设备类 思考为什么要设置办公用品库存 办公用品库存控制作用 1 保证大量的资金不被不必要的库存占用2 保证空间不被用来存储不必要的货物3 监督个人和部门对物品的使用4 保持充足库存 以保证组织的顺利运作5 监督任何偷窃和破坏造成的损失6 可利用准确的库存进行估价 核算基数就是要确定采购费用总额传统预算法零基预算法 如何确定预算的核算基数 获得办公用品使用权的方式 购买租用 直接购买电话订购传真订购网上订购 办公用品采购流程 申请 审批 招标 签合同 入库 付款 选择供应商 订货单交货单入库单 申购表 订货单 交货单 1 价格 费用2 质量 交货3 服务 位置 办公用品的申请和订货 1 由需要购买货物的人填写公司内部的 采购申请单 说明需要货物的理由和细节 经过部门领导批准后交给采购人员2 由采购人员通过 办公用品订购单 向供应商发出购买需求 各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较 筛选 填写正式订购单并签字 说明订购货物的详细情况 发送给选定的供应商 该订购单需要公司高级主管签字批准 并复制一份给财务部 做为付款的通知 3 当收到供应商的货物后 要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物 查明货物的数量 质量应当符合要求 将签收后的交货单送财务部4 采购人员根据收到的货物填写入库单 货物入库 库房人员要签字表示货物进库 5 财务部收到发票后 对照 交货单 入库单 和 订单 三单货名 数量应当相符 经财务主管签字核准 总经理批准后付款 6 接收的每一类货物的详情 应输入到 办公用品库存卡 的接收项目中 7 接收后 要及时更新库存余额 8 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好9 订立物品发放制度 确定物品发放人 办公用品的入库 第三节办公用品管理与发放 1 保证资金不被不必要的库存占用2 尽可能节省库存空间3 监督个人和部门的使用情况4 维持一定的库存以保证组织的顺利运作5 如有办公用品方面的资产损失 可利用准确的库存估价6 监督任务偷窃和破坏造成的损失 进行库存管理有什么作用 思考 如何更好对办公用品进行管理 1 储藏间或物品柜要上锁 保证安全2 新物品置于旧物品下面或后 领用时遵守先进先出的原则 3 各类物品要清楚地贴上标签 标明类别4 体积大 分量重的放置在最下面 减少从架上取物时发生事故的危险5 小物品 常用的物品应放在较大物品前 方便领用 6 储藏间要通风良好 保持干燥7 照明良好 便于查找 办公用品的库存管理 办公用品入库清单 制表人 制表时间 入库时间 要学会填写库存记录卡 一 再定货量 日用量 运送时间 最小库存量 最大库存量 费用 存储空间 保存期限最小库存量 再订货量 提醒购买者库存需要重新订购的标准 由物品的平均使用量 物品交货时间的长短决定进货卡 出货卡和库存卡数字一致 再订购量 日用量 运送时间 最小库存量 实战演练 1 自2月18日发放物品后 库存控制卡上的剩余库存是多少包 A 12B 56C 30D 402 当2月18日需要重新订购C6信封时 订购员应该订购多少包 A 30B 12C 40D 28 实战演练 接上页 库存监督工作说明1 根据不同目的选择不同的监督类型 时间间隔 并采用各种不同的库存监督行动2 监督中发现的库存问题 需缩短监督时间间隔 保证库存符合企业要求 3 每月核查一次入库 出库和库存情况 了解物品使用情况 防止物品过度使用 4 定期检查库存记录卡 并随时调整库存情况 减少浪费 领用流程填写领用申请表发放用品更新库存记录 办公用品的领用 1 领用办公用品时 要填写 办公用品领用登记表 由领用人详细填写领用物品的名称 数量 用途 领用时间等项目