物业档案管理制度.doc

精品文档 物业档案管理制度总则根据物业实际情况制定本办法。二、档案归档原则按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。(件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。三、档案编号细则1、 档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。2、 一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。3、 二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。4、 三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。4、全宗号：七星海棠项目（LS）；5、 年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2010年的档案的年度编号为“（2010）”。6、 流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。7、 将各类编号如下依次排列：全宗号（2010）ZX111-12，则某一档案资料的编号就完成了。其中，“（2010”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（七星海棠项目LS；）.附图：四、行政类档案内容1公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。2上级单位发来的与公司有关的文件材料。3公司对外的发文与有关单位来往的文书。4公司的请示与上级单位的批复。5各部门的报告、总结。6公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复。7公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。8、其它行政类文件材料。五、人事类档案内容1公司人事档案、任免文件及职工奖励、处罚等文件。2公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。3公司职工培训学习、考核等文件材料。六、项目档案内容1、各个项目工程前期介入、工程图纸等文件材料。2、各个项目创优档案文件。七、档案收集、归档流程1、外部来文的收集办公室接收后，由专人填写收文登记簿，需要办理分文、传递、报送等工作的，由专人负责办理完毕后，每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子档案清单表格后将文件原稿收集至文件盒内备查。2、 内部文件的收集1） 各部门需要上报公司存档的文件（主要包括报表、计划、总结、考核表等）资料由办公室专人收集后，每周星期天之前把文件按类别、顺序编号输入电子档案清单表格后将文件原稿收集至文件盒内归卷管理。2） 2）以公司缮印发出的公文（含定稿、打印的正件、附件、批复、请示、转发文件）一律由办公室专人填写发文登记簿，办理完毕分文、传送、报送等工作后每天下班前，把文件按类别、顺序编号输入电子档案清单表格后将文件原稿、正件收集至文件盒内归卷管理。3） 业主档案（业主信息、装修、投拆记录、登记来访等）由客户服务部负责收集、整理、归卷管理。4） 财会类档案（会计凭证、会计账簿、会计报表等）由财务部负责收集、整理、归卷管理。5） 工程类、技术类档案（包括前期介入资料、竣工图纸、竣工资料等）由工程部负责日常收集、整理、归卷，如属于项目迎优资料的，应移送办公室进行归卷管理。七、办公室负责定期检查各部门档案形成情况，指导各部门档案管理人员资料整理、归卷工作。八、档案归档保存期限1、永久保存：包括公司章程、股东名册、组织规程及管理制度、实施细则、董事会及股东会纪录、财务报表、不动产所有权证及其他债权凭证资料；工程设计图、其他经核定须永久保存的文书。2、10年：包括预算、决算书类、会计凭证、项目销售、项目建设管理类档案资料、其他经核定须保存10年的文书。3、5年：期满或已解除的合同、协议等、其他经核定保存5年的文书。4、1年：当年使用后无长期保存必要的。5、财务档案管理期限应符合财政部下发的企业财务档案管理制度的规定。6、需要长期保存的，由办公室专人负责扫描制作光盘并按类别标明档案编号后留存。九、档案归档时限要求：1、归档时间：分上半年和下半年两次归档。一般为每年12月份和次年的6月份为公司档案归档时间，办公室应在6月份完成公司上年档案的归卷、清理和登记造册工作。2、工程类、财会类、业主信息等档案资料，由相关职能部门负责进行日常归卷，如需移交办公室管理的，应在每年6月前整理完毕统一交办公室归档。4、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。十、密级划分(密级查阅权限参考)公司文件资料按保密程度分为A(绝密)、B(机密)、C(秘密)、D(普通)。1A级文件(绝密)：指最重要的公司秘密，包括：财务分析报告；对高层管理人员的考核报告、评议等；对薪酬分配方案及所属文件； 2B级文件(机密)：指重要的公司文件，包括：公司注册及相关文件；各种末正式批复或采取的计划、方案；公司尚未公开或不宜公开的来往文书，以及合同、协议文本等； 3C级文件(秘密)，包括：各种证明材料；如给领导的函件、竣工图、竣工资料等。4D级文件(普通)：指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料，包括：规章制度；一般