Manual_de_Usuarios_AutoSoft_Taller_3.00.pdf
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Manual_de_Usuarios_AutoSoft_Taller_3
00
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2 autosoft taller versi n 3 00 edici n est ndar manual de usuario web www autosoftt feedback autosoft autosoftt telf 561 228 8627 fax 561 829 7116 impreso en los estados unidos de am rica copyright 2009 santa rita investments inc 3 t ta ab bl la a d de e c co on nt te en ni id do o introducci n 10 capitulo 1 12 preguntas m s frecuentes12 capitulo 2 15 instalaci n de la aplicaci n15 instalaci n 15 instalaci n en red20 ejecuci n por primera vez20 instalaci n tipo servidor21 instalaci n tipo cliente22 definici n de las carpetas de datos23 localizaci n de datos compartidos23 arranque despu s de la configuraci n de inicio 24 proceso de activaci n24 activar despu s del per odo de prueba27 c a p i t u l o 329 antes de comenzar29 respaldos y recuperaci n de datos29 respaldo de datos29 recuperaci n de datos31 reindexar y reparaci n de datos32 editor de registro de aplicaci n32 navegadores 33 navegador para reparaciones33 navegador para ventas de partes34 usuarios y privilegios35 creaci n de usuarios35 creaci n de grupos de usuarios37 barras de herramientas40 men lateral de acceso r pido40 barra de herramienta de navegaci n y administraci n40 campos maestros42 c a p i t u l o 444 maestros 44 datos del taller y configuraci n general44 pesta a principal45 pesta a impuestos46 4 pesta a de presupuestos y de facturas47 pesta a de propiedades del servidor de e mail47 servidor smtp47 servidor smtp47 autenticaci n de correos salientes48 configuraci n de inventario48 cuentas de usuario49 c a p i t u l o 551 clientes 51 creaci n y actualizaci n de clientes53 c a p i t u l o 656 veh culos 56 inclusi n de veh culos58 c a p i t u l o 761 personal de mano de obra61 c a p i t u l o 863 proveedores 63 c a p i t u l o 9 64 compa as de seguros64 c a p i t u l o 1 0 66 partes de inventario66 inclusi n de partes de inventario66 c digo principal y c digo alterno67 inactivo67 configuraci n68 etiquetas68 ajustes de precios68 1er paso seleccione el ajuste de precio o costo 68 2do paso ajuste a realizarse 69 3er paso selecci n creaci n de la condici n de b squeda 71 4to paso listado de art culos seleccionados 72 listado utilice las teclas de navegaci n del teclado o de la barra de herramientas para moverse entre registros inclusi n de partes de inventario como ya es costumbre deber pulsar sobre el bot n nuevo de la barra de edici n para crear un registro de parte vac o e iniciar la inclusi n de partes de inventario recuerde que una vez creado una parte con el inventario inicial s capitulo 10 p a r t e s d e i n v e n t a r i o 67 en caso de que lo hubiere las entradas y salidas de inventario deben realizarse a trav s de los procedimientos de recepci n de orden de compra y facturaci n de las ventas bien sea como reparaci n o como venta directa de la parte en la parte externa de las pesta as de la ficha podemos distinguir los siguientes campos c digo principal y c digo alterno como ya fue explicado en la configuraci n del inventario estos c digos servir n de identificaci n de las partes dichos c digos pueden ser creados por usted o puede utilizar el c digo que originalmente tenga el tem asignado por el fabricante o proveedor este c digo puede ser ingresado manualmente o utilizando un scanner y puede ser cambiado en cualquier momento sin que por esto se pierda la relaci n entre la parte y los movimientos de ingreso o salida de este ya que la aplicaci n internamente usa un campo de relaci n en otras palabras no importa si cambia cualquiera de los c digos la integridad de los datos se mantendr si usted cambia alg n c digo en las facturas rdenes de compras y presupuestos guardados con el c digo viejo no ocurrir cambio alguno el cambio aparecer reflejado en futuras facturas o presupuestos inactivo usted puede decidir entre eliminar determinado registro del inventario o simplemente marcarlo como inactivo es recomendable llenar totalmente las fichas para as obtener el m ximo beneficio de todas las funciones de la aplicaci n le sugerimos que si decide crear sus propios c digos de barra utilice c digos cortos trate que todos los c digos creados sigan una l gica y tengan la misma longitud as tambi n tendr la posibilidad de seleccionar el tipo de c digo de barra y el tama o de etiquetas que m s le convenga p a r t e s d e i n v e n t a r i o 68 si el usuario tiene signado el privilegio de eliminar al hacerlo desaparecer el registro de la aplicaci n y no ser posible realizar ning n tipo de operaci n con el tem eliminado ni podr recuperarlo pero si lo marca inactivo el registro permanecer visible en la ficha pero no podr ser utilizado para ninguna operaci n usted tendr la ventaja de poder utilizar la informaci n contenida en el registro inactivo y activarlo nuevamente si lo requiere configuraci n este bot n permite el acceso desde esta ficha a la ventana de configuraci n de inventario explicada anteriormente en el capitulo 4 recuerde que dependiendo de la cantidad de caracteres a utilizar y de si son num ricos o alfanum ricos le convendr un tipo de c digo de barra m s que otro etiquetas usted puede imprimir cualquiera de los c digos principal o alterno en gran variedad de formatos de etiquetas definir cuantas etiquetas imprimir y desde donde comenzar la impresi n para evitar el desperdicio de papel recuerde que puede seleccionar el tipo de etiqueta a utilizar de una lista de est ndares predeterminados de esta manera resulta muy sencillo y basta con adquirir en cualquier tienda el tipo de formato de etiquetas que se desee utilizar para marcar las partes de inventario en caso de que dichas partes no posean c digos y usted desee emplear un c digo propio ajustes de precios este bot n le dar acceso al asistente para ajustar costos y precios de venta dado que es muy com n que los precios de las partes var e muchas veces porque estos se ajustan al valor de la moneda que circula en su pa s el programa posee un asistente para ajustar de manera r pida y autom tica los precios de venta y los costos de las partes contenidas en la base de datos el asistente cuenta con cuatro pasos que debe seguir 1er paso seleccione el ajuste de precio o costo 1 modificar los costos ajustando los precios de venta autom ticamente seg n su margen de ganancia 2 modificar los costos ajustando autom ticamente los m rgenes de ganancias sin alterar los precios de venta 3 modificar los m rgenes de ganancia ajustando autom ticamente los precios de venta sin alterar los costos tenga cuidado al ingresar la cantidad de etiquetas a imprimir la aplicaci n autom ticamente ingresa como cantidad de etiquetas a imprimir la misma cantidad que hay en existencia p a r t e s d e i n v e n t a r i o 69 4 modificar los precios de venta sin impuesto ajustando autom ticamente los m rgenes de ganancia sin alterar los costos para explicar un poco y aclarar expresamente en cu les casos usar cada una de estas opciones daremos un ejemplo para cada uno de ellos caso 1 su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que le provee usted quiere ajustar el precio de venta de estas partes respetando el margen de ganancia que usted actualmente les tiene asignado use esta opci n para que el programa a autom ticamente ajuste el precio de venta de las partes que seleccione caso 2 su proveedor ha cambiado el precio de algunas de sus partes que le provee usted no quiere cambiar el precio de venta de esas partes por el contrario usted desea que los m rgenes de ganancia que usted hab a establecido se modifiquen autom ticamente de modo que a n con el nuevo costo el precio de venta siga siendo el mismo caso 3 su proveedor no ha cambiado sus precios pero usted desea ajustar los m rgenes de ganancia de algunos tems modificando as autom ticamente los precios de venta pero manteniendo el costo caso 4 usted sencillamente desea variar el precio de venta de algunos de sus productos manteniendo inalterado el costo y ajustando el margen de ganancia seg n el cambio en el precio de venta 2do paso ajuste a realizarse seg n la opci n elegida en el paso uno se le presentar el paso dos con distintas opciones p a r t e s d e i n v e n t a r i o 70 si selecciona el caso 1 o el caso 2 en el 1er paso observar las siguientes opciones 1 desea aumentar o bajar los costos 2 desea ajustar con un porcentaje o por un monto fijo 3 cu l es el valor del porcentaje monto fijo a ajustar usted deber escoger primero si desea aumentar o bajar los costos luego seleccione si el cambio estar basado en un porcentaje o en un monto fijo por ltimo introduzca seg n sea el caso el porcentaje de ajuste o el monto fijo de ajuste si selecciona el caso 3 en el 1er paso observar n las siguientes opciones 1 desea aumentar o bajar los m rgenes de ganancias 2 seleccione los precios que desea sean ajustados m ximo oferta mayor m nimo cu l es la cantidad a aumentar o bajar sobre el actual porcentaje usted deber escoger primero si desea aumentar o bajar los m rgenes de ganancias luego seleccione el tipo de margen de ganancia que desea ajustar puede seleccionar uno de ellos o todos por ltimo deber colocar la cantidad en puntos porcentuales que desea aumentar o bajar sobre el porcentaje actual de cada margen de ganancia seleccionado si selecciona el caso 4 en el 1er paso observar n las siguientes opciones 1 desea aumentar o bajar los precios de venta 2 seleccione los precios que desea sean ajustados m ximo oferta mayor m nimo 3 desea ajustar por un porcentaje o por un monto fijo 4 cu l es el valor del porcentaje monto fijo a ajustar en este caso al igual que los anteriores deber primero seleccionar si va a aumentar o a bajar los precios de venta luego seleccione el tipo de precio que desea ajustar escoja si desea que el ajuste se haga basado en un porcentaje o en un monto fijo por ltimo coloque en la casilla el monto fijo o el porcentaje que desea ajustar p a r t e s d e i n v e n t a r i o 71 como podr observar el programa se adapta a casi cualquier situaci n de cambio precios o costos de partes que usted quiera hacer sin embargo quiz s el caso que usted utilizar m s com nmente sea el caso 1 en el ejemplo que vemos en la figura debajo se observa un caso t pico donde se aumentar el costo de las partes basados en un porcentaje 5 3er paso selecci n creaci n de la condici n de b squeda ahora debemos decirle al programa cuales son los registros o partes que queremos modificar en el paso n mero tres nos encontramos frente a un sistema para crear condiciones de b squedas campo muestra una lista de todos los campos por los cuales se puede seleccionar las partes por ejemplo si usted desea seleccionar todas las partes que son provistas por un determinado proveedor seleccione de esta lista el campo proveedor criterio seg n el campo que usted seleccione el criterio puede variar por ejemplo si el campo que usted selecciona es un campo que deba contener descripci n nombres o palabras solo se mostrar n dos tipos de criterios igual o distinto pero si el campo que usted selecciona es un campo que deba contener un valor num rico entonces el criterio contendr igual distinto menor que menor o igual que concordancia este espacio puede cambiar seg n el campo que usted seleccione por ejemplo si se selecciona el campo condici n entonces usted podr seleccionar de una lista de opciones nuevo usado etc pero si selecciona el campo sub tem entonces usted deber seleccionar verdadero o falso p a r t e s d e i n v e n t a r i o 72 condici n es cada vez que usted crea una condici n seleccionando un campo con un criterio y su concordancia deber entonces presionar el bot n a adir para que esta condici n sea agregada a la lista de condiciones usted puede unir condiciones con condicionales como y o para esto deber pulsar los botones correspondientes 4to paso listado de art culos seleccionados en este paso usted podr ver una lista de todas las partes que se han seleccionado basados en la condici n de b squeda que usted cre en el paso tres si presiona el bot n imprimir selecci n el programa le mostrar una vista preliminar del listado para que usted decida si desea imprimirlo si presiona el bot n finalizar el programa realizar los ajustes a todos los art culos seleccionados en la lista recuerde que usted puede usar el bot n revertir cambios de la barra de herramientas de navegaci n para deshacer los cambios o ajustes en caso que sea necesario p a r t e s d e i n v e n t a r i o 73 listado o seleccionando uno o m s partes y arrastrar y soltar es decir pulsar sobre los partes seleccionados sin soltar el bot n izquierdo del rat n y arrastrar la selecci n hacia la parte de partes seleccionados o viceversa en la siguiente figura se muestra un ejemplo de partes seleccionados despu s de seleccionar las partes pulse ok y estas aparecer n autom ticamente en la pesta a partes en el presupuesto una vez ah usted puede ajuste las cantidades e ingresar el precio en cualquier momento p r e s u p u e s t o s d e r e p a r a c i o n 118 recuerde que desde esta pesta a tambi n tiene acceso al men de informaci n y ajustes que se despliega colocando el cursor sobre el tem del que se desea m s informaci n y despu s presionando el bot n derecho del rat n entre otras cosas desde este men podr seleccionar el tama o ptimo de las columnas agregar o eliminar elementos ver la ficha de detalles ver el costo descuento e impuesto en la siguiente secuencia de gr ficos podr ver la pesta a partes despu s de ingresados los partes de no inventario y posteriormente con el men de informaci n y ajustes desplegado recuerde que usted puede seleccionar e ingresar partes tanto de inventario como de no inventario en el presupuesto en cualquier momento durante el proceso de creaci n del presupuesto hasta que este sea factura p r e s u p u e s t o s d e r e p a r a c i o n 119 var e el tama o de cualquier columna para que la opci n tama o optimo de columnas est disponible la aplicaci n ajusta el tama o de las columnas seg n los datos presentes en estas de la manera de permitirnos una mejor visualizaci n de los datos aprovechando el ancho de la ventana recuerde que tambi n puede mover de ubicaci n cualquier columna seg n su gusto si por alguna circunstancia alguna de las partes en el presupuesto esta exento de impuesto simplemente m rquelo en la columna respectiva seg n se demuestra en la siguiente figura imprimir solicitud de cotizaci n la funci n de este bot n es imprimir un listado de las partes de inventario de no inventario o ambos para ser enviada a los proveedores y solicitarles que realicen una cotizaci n de los mismos usted puede enviar directamente la solicitud de cotizaci n lista de partes a su proveedor por e mail exportarlo a cualquiera de los formatos electr nicos que ofrece el programa o sencillamente imprimirlo cuando presiona este bot n se abre una peque a caja de dialogo solicit ndole que seleccione si desea imprimir la solicitud de cotizaci n solo para los tems de no inventario solo los tems de inventario o ambos tal como se observa en la siguiente imagen p r e s u p u e s t o s d e r e p a r a c i o n 120 tipo de precio aplicado solo para las partes de inventario seleccione de la lista el precio que aplica a la cotizaci n seg n sea el caso condiciones de ventas con el cliente ofertas existentes etc por ejemplo si selecciona precio predeterminado la aplicaci n asignar a las partes de inventario el precio que est predeterminado en la ficha de cada uno de ellos esta opci n es muy til cuando las partes tienen asignados diferentes niveles de precios si selecciona m ximo oferta mayor o m nimo la aplicaci n ingresar el nivel de precios seleccionado para todas las partes sin tomar en cuenta el precio predeterminado en las fichas y si selecciona precio variable la aplicaci n ingresar el precio m ximo del repuesto pero le permitir ajustarlo a su gusto esta selecci n solamente funciona para las partes de inventario partes suministradas por el seguro o el cliente si se presenta el caso en que algunas de las partes fueran suministrados por la empresa aseguradora o el cliente usted puede indicarle a la aplicaci n esta situaci n activando esta opci n en la ventana de detalles del tem para esto ub quese en el tem presione el bot n derecho del rat n y elija del men de informaci n y ajustes la opci n detalles del tem otra manera de abrir la ventana de detalles del tem es con las teclas calientes ctrl i presionadas simult neamente mientras est ubicado en el tem susceptible del ajuste una vez abierta la ventana de detalles del tem marque la opci n y presione ok p r e s u p u e s t o s d e r e p a r a c i o n 121 en la orden de trabajo que ser impresa para distribuir entre los operarios y o encargados del taller se ver un recuadro negro junto a cada repuesto que tenga esta opci n marcada y que indica que la parte es suministrada por el cliente o compa a de seguros para que todos los involucrados en el proceso tengan conocimiento de cu les son las partes que no ser n suministrados por su empresa al marcar esta opci n autosoft taller marca o identifica con color amarillo estos tems en el presupuesto y no toma en cuenta su valor para los c lculos del presupuesto ya que este es un repuesto que no ser adquirido por su taller esta funci n es sumamente til sobre todo en aquellos pa ses donde las empresas de seguro tienen como pol tica el suministro de las partes al taller tambi n ayuda a mantener un control sobre aquellas partes que fueron o ser n suministrados por el cliente o la empresa aseguradora para realizar y mantener un seguimiento de estos la ltima columna de la pesta a de partes es la referente a los ajustes ingrese en esta columna el monto acordado como resultado de la discusi n de precios que en algunos pa ses sucede entre los propietarios de los talleres y los ajustadores o peritos de las empresas de seguro si alg n precio total es p r e s u p u e s t o s d e r e p a r a c i o n 122 ajustado deber ingresar el mismo monto existente en el campo precio total en el campo ajuste de las partes que no sean ajustados para que el resultado de la funci n aplicar ajustes en la pesta a detalles y el total de ajuste sean correctos en la figura de la siguiente p gina se muestra el ajuste en solo los tres primeras partes y el cuarto repuesto que no es ajustado mantiene el mismo precio pesta a externos puede que en alguna reparaci n existan ciertos trabajos que son realizados fuera del taller o por personas o empresas ajenas al mismo en la pesta a externos usted puede ingresar modificar o eliminar dichos trabajos el t tulo de esta pesta a cambia a color azul para indicar la presencia de trabajos externos todos estos trabajos externos son impresos en el presupuesto y totalizados al final del mismo tambi n son indicados en la orden de trabajo utilice los botones incluir para abrir una nueva l nea de ingreso de datos y el bot n eliminar para eliminar datos o si prefiere utilice el men de informaci n y ajustes al cual hay acceso presionando el bot n derecho del rat n una vez ubicado sobre el registro en esta pesta a tambi n existe la columna de ajuste y la opci n exento de impuestos para ser utilizadas en los casos que sea necesario p r e s u p u e s t o s d e r e p a r a c i o n 123 pesta a aparte la pesta a aparte es utilizada en los casos en que el cliente desea realizar al veh culo trabajos adicionales pero estos no pueden ser incluidos en el presupuesto de reparaci n emitido para la empresa aseguradora quiz s porque dichos trabajos no est n cubiertos por la p liza de seguros o no se desea realizar otro presupuesto adicional esta pesta a esta dividida en una secci n para el ingreso de trabajos de mano de obra y otra para el ingreso de los partes cada una posee su respectivo asistente y funcionan similares a las pesta as de mano de obra y partes vistas anteriormente utilice los botones incluir para abrir una nueva l nea de ingreso de datos y el bot n eliminar para eliminar datos o si prefiere utilice el men de informaci n y ajustes al cual hay acceso presionando el bot n derecho del rat n una vez ubicado sobre cualquier tem la aplicaci n no toma en cuenta los trabajos de mano
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