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汉普管理咨询 中国 有限公司 汉普管理咨询 中国 有限公司SAP事业部2006年05月 三一重工ERP项目 FI概述 伍亚非 汉普SAP事业部高级财务顾问担任三一ERP财务顾问 有八年的SAP系统经验 专注于企业ERP实施 具备SAP系统实施和应用指导的丰富经验 具有国际财务管理理念 熟悉财务领域各项业务流程 获全国会计师资格认证 具有丰富的以财务控制管理为中心的各领域信息系统集成实施的经验 熟悉与财务集成的销售管理 生产管理 采购管理 库存管理等业务流程设计 行业经验 主要包括工程机械 汽车行业 个人信息 项目经历 工作 培训经历 2005 6 现在江汉石油第四机械厂从事ERP SAP财务模块咨询工作2005 11 在奇瑞汽车为顾问方专家顾问 作为专家顾问进行业务重组案设计和上线后业务优化设计 2005 12 华凌重汽为顾问方专家顾问 作为专家顾问进行业务咨询和上线后业务优化设计 2004 1 2004 12在瓦房店轴承轴股份有限公司从事ERP SAP财务模块咨询工作2003 1 2003 12在神龙汽车有限公司财务部从事生产成本自动计算的研究 设计 开发和实施的工作2001 1 2002 12在神龙汽车有限公司财务部从事计算机指导纲要财务领域的研究 设计 开发和实施工作 1997 6 1997 12在神龙汽车有限公司财务部负责 SAPR 3 财务系统3 0版本的财务模块实施 汉普咨询高级财务顾问神龙汽车有限公司财务系统功能主管东风汽车集团高级程序员 信息系统 集团管理 合并 计划 EC CO FI 投资管理 准备 IM 利润中心 预算审批 预算执行 现金管理资金预算管理市场风险管理基金管理 总帐特殊目的扩展总帐法定合并应收帐应付帐资产会计预算会计 成本中心内部定单产品成本控制获利能力分析 全面的企业财务解决方案 财务会计 管理会计 外部会计 内部会计 财务会计也称外部会计 主要依据法律向企业外部人员公布满足法律规定的各种报表信息 例如资产负债表损益表等 管理会计也称内部会计 主要是满足企业内部各级管理人员的需求 从而达到从企业内部队经营状况的管理和监督 财务会计和管理会计 FI CO与后勤管理的整合 会计组织 信贷控制范围 控制范围 业务范围 公司 公司代码 SAPR 3系统财务会计和管理会计中的组织结构有 集团 组织机构 它是SAP系统中的最高等级每一集团建立主数据库一个完整的数据库 包括建立一个完全集成的系统所必须的所有表格 集团的概念 它是能够产生合法财务报表的最小组织单元财务报表是在公司地级别上建立合并的一个公司可以包含一个或多个公司代码所有的公司代码必须使用同样的会计科目和会计年度 如何理解 公司 一个必须的企业结构一个合法独立的实体是一个能够执行会计的最小组织单元进行业务交易的级别会计科目管理的级别产生合法的独立实体和损益报表的级别 公司代码 公司代码是最小的独立会计实体 资产负债表和损益表是建立在公司代码级别上的 货币语言会计科目表会计年度结构 公司代码 公司代码 用于做内部报表 内部资产负债表和内部损益表的一个内部组织结构有用于所有的公司代码 必须在所有的公司代码中有相同的含义根据业务范围 更新总账平衡余额 业务范围 业务范围 它是一个组织单元或是责任范围 用来控制客户信用范围公司代码可以派给一个也只能是一个信用控制范围多个公司代码可以派给一个信用控制范围 信用控制范围 信用控制范围 它是一个用来定义公司的成本 管理会计行为的结构组织单元公司代码只能分配给一个控制范围一个控制范围可以具有多个公司 这允许跨公司成本分摊和报表 成本控制范围 成本控制范围 FI财务会计模块 FI GL总分类账会计FI AR应收账款FI AP应付账款FI LC法定合并FI SL特殊用途分类账FI AA资产会计TR FM基金管理FI TM差旅管理 R 3财务会计子模块概览 FI GL总账总账核算的中心任务是提供外部会计及其所涉及账户的概貌 FI LC合并其任务是合并集团内各公司的财务运作结果 从而得出集团的合并结果 这些合并结果显示了已合并公司作为独立经济单位的财务状况 FI AP应付账款A P用于管理与所有供应商相关的会计数据 它也是采购管理的组成部分 FI AR应收账款A R用于管理与所有客户相关的会计数据 它也是销售管理的组成部分 财务会计子模块功能概述 FI AA资产会计该模块记录资产从最初购置直到报废的整个资产周期 该系统可计算折旧值 利息以及其他数据 FI SL特殊用途分类账根据用户指定的详细程度 从多个应用程序中归纳综合信息TR FM基金管理通过预算技术支持财务核算和控制 FI TM差旅管理差旅管理模块可从登记和批准差旅申请直到将实际的差旅费记账 提供范围全面的差旅数据处理程序 控制 CO 与工资核算 HRPayroll 的结合保证了差旅费记账 纳税以及付款的准确和有效 财务会计子模块功能概述 主数据交易 总账 总账 主数据的概念 是描述那些运用在会计 物料 供应商 客户等业务过程中的行为体在一段期间内 信息往往保持不变每个主数据库具有单一的名字或数字编号 主数据与业务数据的差别 主记录包含的数据可控制如何记账和处理业务数据 主数据在系统中保存相对较长的一段时间 而业务数据保存的时间较短 业务数据是从R 3中的正常业务处理获取的数据 为了提高系统的操作性能 可以周期性地将系统内的业务数据进行归档 会计科目表 会计科目表是R 3中所有科目的汇总 每个公司代码使用同一会计科目表中的科目进行日常业务的记账 具有相同基本账户要求的多个公司可以使用同一个会计科目表 会计科目表公司代码段主记录信息可从一个公司复制到另一个公司 会计科目表的种类 一次凭证过账即可获取所有三个科目表所需的数据 从而使运营 国家和集团会计科目表得到实时的最新报告 主记录 主记录 主记录 主记录 COPY 会计科目表的种类 运营会计科目表 会计科目表公司代码段主记录可在公司之间复制 可以加快项目的实施进度 确保实施的准确度 每一个公司代码需要有且只能有一个运行会计科目表 会计科目表的种类 国家会计科目表 由于很多会计报表是基于运营会计科目表中的科目号码运行得出的 这可能不能满足公司代码所在地国家法律法规对科目表的需求 该问题可通过将公司代码分配给一个国家特定会计科目表 备选会计科目表 来解决 SAP在标准的R 3系统中配置了许多国家特定会计科目表的模版 要使用国家会计科目表 首先必须为每一个会计科目主记录中公司代码段部分的备选科目字段输入所对应的国家会计科目表中的科目号码 运行报表时 可以选择想要的会计科目表 注意 日常过账处理是使用运营会计科目表中的科目号码 会计科目表的种类 集团会计科目表 集团会计科目表主要是用于集团公司下的公司代码由于使用了不同的运营会计科目表时 需要汇总得到集团报表而使用的一套会计科目表 要使用集团会计科目表 首先必须为每一个会计科目主记录中会计科目表段部分的集团科目字段输入所对应的集团会计科目表中的科目号码 运行报表时 可以选择想要的会计科目表 注意 日常过账处理是使用运营会计科目表中的科目号码 公司代码信息会计科目信息 总账科目代码 总账科目名称 会计种类 资产负债表和损益表 科目组 控制公司代码 总账数据记录内容 科目组的概念 它是为建立会计科目时控制进入哪些领域的标识屏它能决定总账的有效间隔期在做总账数据记录 配置数据前必须建立的项目组 PASTBSA100000399999资产负债表科目PASTPLA600000799999损益表科目PASTRAA110000300000调整表科目 会计科目表科目组起始号中止号描述 科目组 账户组 总账会计科目信息 总账科目主记录包含2个数据段 会计科目表段和公司代码段 会计科目表段包含如科目号和科目名称等的数据 它同时定义该科目是否是资产负债类科目或损益类科目 该控制信息用于科目余额结转程序 并确定如何处理科目余额 会计科目表段所包含的数据是使用该科目表的所有公司代码所共有的数据 因为一个会计科目表可以被多个公司代码使用 为了使不同的公司代码可控制它们独立的业务处理 有必要将某些数据包含在公司代码段中 科目编号100000会计科目表PAST短文总账长文资产负债表科目损益表科目名称科目组 会计科目表段信息 会计币种税收范围会计科目的统驭科目未收款项管理分录项排序字段状态组 公司代码段信息 它是记账所需的币种 可以指定 记账本位币 外币 就是以外币记账 交易行为数据和会计科目余额要从记账本位币和指定的外币来更新 就是用来记账的任何币种 它是缺省币种 并将显示和更新交易行为数据 系统也存贮如何记账及币种金额 公司代码段信息 会计币种 销售税 消费税的种类是可以指定的 如果总账与税务无关 就不需要在税务方面予以说明 公司代码段信息 税收种类 为什么显示科目需要结清呢 因为要以结清一个款项为目的来使借贷相抵 例如收货 发票表示收取平衡 转账到未清账项管理科目的项目标识为未清或已清 这些科目类型的余额总等于未清项目的余额 统驭科目在子账级别利用子账未清项特征进行未清项管理 公司代码段信息 未收款项管理 所需科目的借贷方详情可以选择性地展示 当将款项过账到科目并展示分录项时 可根据用户的设定按照即定的顺序进行列示 公司代码段信息 排序码 统驭科目不能直接被过账 确保总账数据与明细账数据的实时集成统驭科目包括 客户 供应商 资产等当你记录明细账时 系统自动更新相应的统驭账户总账被自动更新 公司代码段信息 客户明细账 应收账款1410000 3000 客户1 1000 客户2 2000 统驭科目 供应商明细账 应收账款21210000 供应商1 供应商2 3000 5000 8000 统驭科目 它是用于控制账户中那些字段在总账里出现的标识器 配置数据 公司代码信息 字段状态组 字段状态组文本ZEXP花费ZGBS总负债平衡表ZREV收入 字段状态变式0001组ZGBS总负债平衡表 选择组 总数据 额外账户分配 物料管理 付款行为 资产会计 税 公司代码信息 字段状态组 总数据取消需要输入选择输入分摊编号文本发票参考合并发票 字段状态组 科目主数据 总账过账 科目编号100000公司代码PAST 凭证输入控制字段状态组ZGBS 总账100000银行公司代码PAST项1 借输入 40金额资产购买凭证估价日期分摊文本 字段状态组 一级创建二级创建 会计科目表 公司代码 创建总账科目 菜单路径 创建 主数据 总账 财务会计 会计 创建总账科目 一次创建 创建 科目表 会计科目表级菜单路径 主数据 总账 财务会计 会计 生成 公司代码 主数据 总账 财务会计 会计 公司代码级菜单路径 创建总账科目 二次创建 信息系统 菜单路径 总账 财务会计 会计 总账清单 总账业务 在SAP中 交易行为是以凭证形式储存 每一笔交易触发产生至少一张凭证 每一张凭证被分配一个唯一的凭证编号 凭证将一直作为完整单元保留在系统中 直至它产生结果为止 如果业务交易无财务信息 虽产生其他凭证 但不会产生会计凭证 文档规则 每张会计凭证包括一个凭证头和至少两个行项目 抬头部分包含和管理与整个凭证有关的数据 例如凭证编号 记账日期 公司代码 货币类型和凭证相关的文本 行项目构成了凭证细目 每个行项目会包含账户 金额和其他相关记账信息 只有完整的凭证才可过账 凭证的完整包括凭证抬头的完整以及凭证借贷方余额为零 会计凭证 它是区分不同交易类型的方法并决定能够被过账的会计形式 例如 可将所有的会计凭证按业务类型不同分成 总账凭证 收款凭证 付款凭证 客户发票 供应商发票等 凭证类型的概念 凭证类型决定凭证的编号范围 系统通过不同的凭证类型编号范围存储一种凭证类型的所有凭证 编号范围可以是外部定义也可以是内部定义 凭证类型决定可以过账的账户类型 在R 3中有5种不同的账户类型 D借方 客户 K贷方 供应商 S总账科目A资产M物料SAPR 3预留了若干号码范围用于R 3中的特殊用途 例如 X1和X2这两个范围保留作为样本和重复输入凭证的编号范围 凭证类型 设定是否将该项目汇入借方或贷方并决定可被过账的会计科目类型 借方 贷方 工资费用总账 供应商 客户 过账码 R 3中的每一个凭证行项目与且只与一种记账码相关联 由于记账码控制了每一个凭证行项目是借方还是贷方 因此过账行项目时没有必要使用其他任何标识来指定是贷方或借方 记账码也控制了用于行项目过账的特定科目类型 客户 供应商 G L科目 资产 物料 记账码同时还帮助控制行项目的字段状态 字段状态指行项目的屏幕布局 根据行项目上所使用的记账码的定义 个别字段可以是禁止 可选或必需的 R 3的目标是确保数据输入的精确和有效 使用字段状态功能可控制允许字段的适当组合出现在数据输入过程中以预防包含和排除错误 过账码 在过账前 必须定义一个过账期间一个财务年度被分为若干个过账期间每一个过账期间包括一个起始日期 过账期间的概念 总账过账 菜单路径 总账过账 凭证输入 总账 财务会计 会计 总账过账 总账凭证 日期和过账期间 公司代码 货币类型 凭证类型 记账码 科目 记账金额 科目分配 会计凭证的要素 凭证日期 可看作原始凭证的日期记账日期 更新账务的日期转换日期 外币汇兑日期输入日期 会计凭证录入系统的日期 会计凭证的4个日期 SAP系统中 有四种货币类型 业务交易货币 会计业务发生时所使用的货币记账本位币 更新账值的货币 即公司代码货币首选并行货币 用于其他评估所使用的货币 例如集团货币次选并行货币 用于其他评估所使用的货币 例如欧元在SAP系统中 可以实时记录和查看业务交易货币和记账本位币 用户可以通过进一步配置 选择性地使用首选并行货币和次选并行货币 会计凭证的记账货币 每一个行项目必须包括一个科目 行项目输入的有效科目类型包括客户它可能是一个总分类账 也可能是一个明细分类账 例如一个客户号或资产号 记账代码的科目类型用来标识允许对哪类的科目过账供应商总分类账科目资产原料等 会计凭证的记账科目 只要凭证已记账并分配了凭证号码 凭证就成为了数据库的永久部分 R 3将跟踪记录凭证的任何变化并根据用户需求在合适的时间进行凭证的归档 在对凭证进行更改时 影响会计系统 科目号码 金额等 的数据在任何环境下都无法更改 只有通过调整或冲销凭证才能这些字段错误进行更正以维护有效的审计线索 凭证更改规则决定哪些字段以及在什么环境字段可以更改 例如 在记账客户发票后 支付条件或文本是否可以更改 根据凭证更改规则使用原始凭证号码可以更改凭证 会计凭证的更改 冲消凭证的条件 原始凭证未包含已清算的行项目 如果凭证确实包含了已清算的行项目 那么在冲销时必须重设这些行项目 原始凭证仅包含了客户 供应商或总账行项目 原始凭证被记账到FI系统中 其他模块中产生的凭证应该在该处进行更正 更改会自然反映到FI中 所有其他科目分配值 例如 成本中心 仍然有效 如果不指定凭证冲销的记账日期 系统将使用要冲销凭证的记账日期作为冲销凭证的记账日期 凭证冲销后产生新的凭证号 会计凭证的冲销 它是为审核每一个公司代码在一个财务年度中的每一凭证而设置的 所有被过账的交易必须设置一个凭证号 在一张凭证被过账前 必须为凭证类型设置一个号码范围 这些号码可以由系统内部设定或由用户在外部设定 凭证号的含义 所有主数据的合法化 如公司 会计 货币等其他合法化标准借方总额 贷方总额快速查找帮助工具 根据匹配码 未来和以前期间的日常输入公司内部交易 日常业务记账的特点 过账由总账负责人控制可以将账目过账到未来或以前期间 根据过账日期以前期间的过账被自动地结算到下一期间 更新过的未收款余额及留存收益 未来以及以前期间的过账 参考凭证 会计凭证样本和保存 设置数据功能都有助于在输入新凭证时减少输入数量 提高效率 参考凭证指当记账时 可以复制的以前记账的凭证 使用以前用过 或频繁使用 的科目分配 会计凭证样本指模型凭证 也可以被复制到新的记账凭证中 科目分配模型 包括缺省情况下位于已记账凭证的行项目 可能包含未限定数量的行项目并包含已记账金额 账户分配模型中的记账不必完成 例如 账户可以包含在模型中而成本中心和金额字段为空 以待使用模型时 在最终记账中完成 总账快速输入 在通常的行项目记账中 每个行项目将要求可以为用户显示可用字段的新屏幕 该有限选择长度通常为1或2行 可以使许多行项目出现在同一屏幕 多行项目输入要比标准输入快许多 保存 设置数据功能允许重复记账时某些数据的自动输入 记账技巧 当凭证信息不完整或过账之前需要审批时 可以通过预制凭证的功能在系统中将凭证进行预制 未完成的凭证可以先预制并稍后记账 此操作可由相同或不同用户完成 预制凭证保存后将产生一个凭证号 该凭证号属于正式凭证号范围 预制的优点之一是可以在开始预制时联机评估凭证中的数据以用于报表 而不是必须等到已完成数据并记账 例如 可以将预制凭证中的金额用于销售 采购报表的预先税 预制凭证时不支持替换和验证 但是当预制完成并记账时支持替换和验证 您可以单独地也可以通过清单集中对预制记账 如果通过清单记账多张预制凭证 在凭证成功记账后 系统将给出记账清单 预制凭证 总账查询 菜单路径 查询余额 账目 总账 财务会计 会计 总账查询 科目编号100000银行账号 公司代码PAST 期间借贷金额余额C fbal 50 000 00110 000 001 000 009 000 0059 000 00225 000 0015 000 0010 000 0069 000 00 凭证号码凭证类型凭证日期币种金额 2000000000SA01 15 97USD5 000 002000000001SA01 15 97USD1 000 00 2000000010SA01 28 97USD5 000 00 显示账目余额 思考题 1 凭证类型 过账码的作用 与字段状态组的关系 2 凭证过账有几个日期选择 分别的意义是什么 3 凭证记账的主要要素有哪些 4 一个公司代码下可选货币类型有几个 供应商主数据交易 应付账款 提出要求 采购申请 供应商 采购订单 收货及发票 校验发票 应付账款 达成协议 采购流程图 每一个供应商都必须有主数据 它是物料和财务的中心数据 一般数据地址控制数据付款交易 采购组织采购数据 公司代码数据账户管理付款交易 供应商主数据 应付账款管理体系 统驭科目nnnnnn付款条款ZB01付款方式S U帐户组0005 统驭科目nnnnnn付款条款ZB20付款方式C T帐户组0004 1000 3000 公司代码数据 公司代码数据 姓名1姓名2地址电话号码5005001012345678 一般数据 银行明细 供应商 公司代码 供应商主记录 统驭科目nnnnnn付款条款ZB01帐户组0005 一般数据 银行明细 公司代码数据 购买组织nnnn工厂nnnn发货点0001 购买组织数据 科目 购买 一般 供应商 集中维护供应商主记录 供应商主记录 科目组 科目号码 国内的供应商 1000 按数字顺序 内部的 标题名称 国外的供应商 1010 按数字顺序 2000000 2999999 内部的 标题名称国贸术语 其他供应商 1020 按数字顺序 3000000 3999999 内部的 名称 一次性的 1090 按数字顺序 9000000 9999999 内部的 标题名称地址 1000000 1999999 间隔 设置 屏幕格式 供应商主记录 科目组 它是只发生一次生意行为的供应商 一次性供应商 自动过账的含义 它是系统自动生成的分录 税 税码在凭证内输入 系统会自动生成相应的税额分录依照销项税率 供应商余额 上一年结转的供应商余额 各个期间的借贷交易总金额 清未清项规则 当未清项的余额被冲销后 该未清项成为一个已清项 已清项有一个清理凭证 预付定金 预付定金是特殊总账交易金额过账到预付定金调节账户 而不是到供应商主数据 应付票据 使用应付票据付款支付应付票据 应付票据付款 付款 供应商账户 特殊总账科目 应付票据 应付款 11 400 11 400 11 400 11 400 11 400 11 400 应付票据 应付票据 支付应付票据 供应商账户 11 400 11 400 11 400 11 400 11 400 银行 特殊总账科目应付票据 应付票据 应收账款 供应链 应收账款流程 应收账款 收入 银行科目 应收账款 应收账款管理体系 客户主数据 一般数据 销售数据 公司代码数据 客户主数据 它是销售和财务的中心数据 而且必须为每个客户建立 现金应收款工厂和设备存货 公司代码数据即与财务有关的银行及付款信息 现金应收款工厂和设备存货 一般数据即通讯地址 销售数据即价格 发货 统驭科目nnnnnn支付条款ZB01项目分类0001催款过程0002 统驭科目nnnnnn支付条款ZB01项目分类0005催款过程0001 1000 3000 公司代码数据 公司代码数据 客户主记录格式 姓名1姓名2地址电话号码5005001012345678 一般数据 银行明细 客户 公司代码 统驭科目nnnnnn付款条款ZB01项目分类0005 一般数据 银行明细 公司代码数据 销售组织NORD001分销渠道B001产品组01 销售范围数据 科目 销售 一般 客户 集中维护客户主记录 客户主记录 科目组 科目号 客户主记录数据 科目组 国内的客户 1000 按数字顺序 内部的 标题名称 国外的客户 1010 按数字顺序 2000000 2999999 内部的 标题名称国贸条款 其他客户 1020 按数字顺序 3000000 3999999 内部的 名称 一次性 1099 按数字顺序 9000000 9999999 内部的 标题名称地址 1000000 1999999 间隔 设置 屏幕格式 客户主数据的使用 它是过账到客户的账户的缺省值 例如付款条件 未清项的管理 催款流程 当未清项结清时 每一分录都和一个清项联系 调节科目功能 当金额过账到分类账时 系统立即自动地过账到总账分类账包括应收账款 应付账款 应收账款 百货公司 分类账 总账 发票 财务会计凭证输入原理 凭证输入采用复式记账法 至少包含一个借项分录和一个贷项分录 只有当借贷平衡时 凭证才能被过账 在线数据检查 例如 过账日期 凭证日期 科目代码等 财务凭证的数据 凭证日期过账日期凭证类型货币汇率等等 过账码科目代码金额税文字 凭证结构 表头 分录 1 分录 2 分录 N 自动过账的含义 它是系统自动生成的分录 税 税码在凭证内输入 系统会自动生成相应的税额分录依照销项税率 客户余额 上一年结转的客户余额 各个期间的借贷交易总金额 客户余额 账户分析 公司代码 1000客户 RB01 账户分析 账户余额 销售 特殊总账交易 未清项 支付历史 客户余额 分录显示 公司代码 1000客户 RB01 分录显示 未清项 已清项 特殊总账交易 未清项清账规则 当未清项的余额被冲销后 该未清项成为一个已清项 已清项有一个清账凭证 收款 预收定金 预收定金是特殊总账业务金额过账到预收定金统驭科目 而不是到客户主数据中分配的统驭科目 银行存款 预收定金过账 特殊总账账户预收账款 定金 百货公司 分类账 总账 预收定金凭证 催款原则 催款就是根据账龄向客户催收到期的应收款项 我们可定义一个或多个催款流程 每个流程具不同的催款层次 催款层次同未清项过期天数相关 例如30天 45天 90天客户记录分配有催款流程 催款流程 修改变量 发出日凭证过账日公司代码选取客户范围定义运行日 物料接收 发票接收重新分类 RFWERE00 分析物料接收和发票接收的清账 并生成调整过账 在资产负债表中正确显示下列业务事务 货物已发送但未开发票货物已开发票但未