常用办公软件技能

常用办公软件技能培训 目录 CONTENT Excel技能篇PPT技能篇 数据录入数据有效性条件格式认识Excel函数Excel函数的结构常见的几类函数应用实例认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例 Excel技能篇 序列选中区域 数据 数据有效性 序列 在 来源 输入 A B C D 注意逗号要半角格式禁止输入重复数据 countif 区域 起始单元格 1选中区域 数据 数据有效性 允许 自定义 公式填写 COUNTIF A A A1 1 1 2数据的有效性 1 3条件格式 利用突出的格式 经常能起到提醒的功能如 突出不满勤的人GO突出年龄大于30的人等 如何取消条件格式 认识Excel函数 2 1 EXCEL函数的结构 Excel函数即是预先定义 执行计算 分析等处理数据任务的特殊公式 Excel函数结构 也有一些函数是没有参数的 如NOW 左右括号成对出现 单一结构 嵌套结构 参数与参数之间使用半角逗号进行分隔 常用函数之截取 合并类函数 应用实例从身份证号码提取出生日期在C2单元格中输入 MID B2 7 4 MID B2 11 2 MID B2 13 2 公式解析 MID B2 7 4 表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符 即出生年 MID B2 11 2 表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符 即出生月 MID B2 11 2 表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符 即出生日 在公式中加入 可以用来连接两个文本字符串 常用函数之查找类函数 常用函数之查找类函数 函数VOOKUP VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例 GO 常用函数之查找类函数 函数VOOKUP选择区域里最好不要有合并的单元格 先 取消单元格合并 如果单元格里有空格 有可能导不出来 提示 函数TRIM A1 可以去除字符串首部和尾部的空格 注意重复的名字查找区域首列必须含有查找的内容 第一个参数 介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用 以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例 GO IFERROR VLOOKUP A4 8月工资 B F 5 0 0 如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据 就会显示为 N A IFERROR的作用就是把这些 N A都变为第2个参数 常用函数之文本类函数 常用函数之文本类函数 应用实例在C1输入 A1 B1如何根据A1得出B1和C1 在B1输入 LEFT A1 FIND A1 1 分析 思路是从左边开始 截取 号前的位数 在C1输入 RIGHT A1 LEN A1 FIND A1 分析 思路是截取 号后的位数 如何根据A1 B1得出C1 常用函数之判断类函数 IF函数的应用实例 区域段自动算出对应等级 IF K4 90 A IF K4 80 B IF K4 70 C D 嵌套了两个IF函数 常用函数之日期类函数 常用函数之日期类函数 常用函数之日期类函数 DATEDIF函数常用于计算两日期的时间差 DATEDIF 较早的日期 较晚的日期 第三个参数 第三个参数 Y 两日期间共多少年 M 两日期间共多少个月 D 两日期间共多少天 MD 是两日期中天数的差 忽略日期中的月和年 YM 是两日期中月数的差 忽略日期中的年 YD 是两日期中天数的差 忽略日期中的年 常用函数之日期类函数 举例 算两个日期间差几年 几月 几日开始时间是2012 2 21结束时间是2014 2 19C2 DATEDIF A2 B2 Y D2 DATEDIF A2 B2 YM E2 DATEDIF A2 B2 MD F2 DATEDIF A2 B2 D G2 DATEDIF A2 B2 M H2 DATEDIF A2 B2 YD I2 C2 年 D2 个月 I2 DATEDIF A2 B2 y 年 DATEDIF A2 B2 ym 个月 常用函数之日期类函数 应用实例3从出生日得出年龄在D2单元格中输入 DATEDIF C2 NOW y 因为从身份证提取出生日的C2 MID B2 7 4 MID B2 11 2 MID B2 13 2 所以若直接从身份证得出年龄D2 DATEDIF MID B2 7 4 MID B2 11 2 MID B2 13 2 NOW y 常用函数之计数类函数 常用函数之计数类函数 COUNTIF函数COUNTIF range criteria 区域条件标准是一个数数的函数 可以用于数出参数1区域内 符合参数2的条件的单元格个数 如 countif F3 F10 女 统计F3 F10中女的个数 COUNTIF函数的应用实例 统计一定区间的个数如 统计9月流动表 9月在职 工作表中 50岁以上的人数 COUNTIF F F 50 20岁 年龄 40岁的人数 COUNTIF F F 20 COUNTIF F F 40 注意 如果要统计的数据是有一个绿色的左角的 要先选择要统计的数据 点击符号 选择 转换为数字 不然是统计不了个数的 GO 认识数据透视表 认识数据透视表 数据透视表是一种交互 交叉制作的报表 一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总 用于对多种来源的数据进行汇总和分析 从而可以快速合并和比较大量数据 当数据规模比较大时 这种分析的意义就显得尤为突出 说人话 一种快速分析数据的工具 前提这些数据使用数段表进行管理 统计9月入职的招聘来源分布 统计离职原因分布个数 统计各部门平均工资 数据透视表可以快速解决这些事情 统计各部门学历分布情况 认识数据透视表 统计9月入职的招聘来源分布步骤1 打开工作表 选择数据来源区域 A1 i79 插入 数据透视表 确定统计9月入职的招聘来源分布 步骤2 把招聘来源拖到下面的 行标签 框 把序号拖到下面的 数值 框 就能快速生成下图 同理 可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离职原因分布的表格GO拖 离职原因 到 行标签 框 拖 序号 到 数值 框注意 要留意 数值 框 是求和 还是计数 还是其他 左图的默认是 求和 而我们是想 计数 通过双击B3 出来 值字段对话框 选择 计数 离职统计原因分布个数 统计出不同部门工资总和 平均工资行标签 部门数值 求和项 工资 平均值项 值字段设置可找到 工资 这是原数据 这是生成的数据透视表 行标签 部门 列标签 最高学历数值 计数项 最高学历 想想 如果在列标签先拖入性别 再拖入最高学历 数据透视表会怎样 统计各部门学历分布情况 目录 CONTENT Excel技能篇PPT技能篇 PPT技能篇 好的事物总有规律可循 虽然表现不同 做好PPT其实不难 PPT 没有最优秀的只有最合适的 不能解决实际问题的PPT不是好的PPT 那么问题来了 工作做得很好 但总结不好 我的PPT就是把WORD粘过来 我的PPT好丑 能不能给我个模板啊 什么是PPT PowerPoint 强力的 重要的观点 最早是为苹果设计的 后被微软收购 PPT就是PPT 文学家 数学家 艺术家 WordExcel 全面详尽讲究遣词造句由文字表格组成 PPT 概括精炼表现力强 PPT PPT 不止是 PPT不只是PPT徒有其表的PPT也不算PPT 逻辑思维 演讲展示 总结分析 你平常是怎么做PPT的 PPT制作的 独孤九剑 不讲求剑法招式 而是一套理论 无招胜有招 而在于能否想到施展和破解 不在于会不会招式 总决式 破剑式 破刀式 破枪式 破鞭式 破索式 破掌式 破箭式 破气式 总决式料敌机先 面对什么场合 我有多少时间 听众有什么特点 1 3 2 破剑式逻辑 用逻辑整理零散的资料 逻辑树分析法 把相关内容作为分枝 一直列到要讲的最小粒度 帮助理清思路 找到关键路线和问题 致提纲 不要把你的逻辑 困在大脑中 让它自由地 在你的指尖 在你的笔尖 流淌 破刀式模板 生搬硬套 照猫画虎 一个模板用三年 站在巨人的肩膀上 博采众长 省时省力 拟物化 扁平化 立体 模拟现实 二维 平面设计 低调奢华有内涵 狂炫酷拽叼炸天 破枪式文字 现在你有10秒钟的时间 6 争议问题处理意见 土建 安装 1关键词提取法 6 争议问题处理意见 土建 安装 请问鲁迅先生的这段话 所表达的中心思想是什么 2改换表达方式法 普通说法 通俗说法 文艺说法 不要把你的逻辑困在大脑中 让它自由地从你的指尖 笔尖流淌出来 好记性不如烂笔头 不要光想 要把逻辑思路写在纸上或记录在电脑上 七字原则 替换原则 3文字图形化 4字体与字号 字体 字号 个人喜欢雅黑 黑体等 主次清晰 三个级别最佳 不要太小 重点可突出 投影清晰 阅读无障碍 微软雅黑 宋体 华文行楷 方正兰亭 我是一级 我是二级 我是三级 我是重点 我是四级 你能看清我吗 破鞭式图表 小测验 请在1秒内说出下列哪个城市的销售额最高 你TM是在逗我们吗 假如题目换成这样 当然 萝卜青菜各有所爱 1选对图表类型 哪个图更直观 2给图表化个妆 你还在用微软默认的图表吗 你这么做对得起图妹纸吗 配色 字体 字号 元素 间距 破索式素材 图片 图标 PPT素材使用的三个原则 信达雅