13 记录管理规定.doc

13 记录管理规定 记录管理规定1范围本管理规定规定了公司对质量、环境及职业健康安全管理体系有关记录的控制与管理，旨在为体系运行和产品满足规定的要求提供证据。 适用于公司质量、环境及职业健康安全管理活动中产生的记录（以下简称管理体系记录）的收集、标识、编目、保存、处理和查阅的要求和方法。 2职责2.1总经办负责公司管理体系记录的归口管理工作。 2.2各职能管理部门负责本职能范围管理体系记录的控制与管理。 2.3各部门负责本部门管理体系记录的控制与管理。 3管理要求3.1记录总清单管理3.1.1总经办应汇总各管理制度所需产生的管理体系记录，编制公司记录总清单（GL/CH02-200-R-01），并挂网发布。 3.1.2总经办应在管理过程中，组织各部门随时收集、积累、核实需要保存的管理体系记录，并纳入记录总清单（GL/CH02-200-R-01）予以有效控制。 3.2记录的收集、标识、编目管理3.2.1各管理体系记录产生人员应及时将管理体系记录归集到部门规定的记录存放场所，并确保管理体系记录不得有不易保存的字迹或状态，管理体系记录应保持清晰。 3.2.2各部门管理体系记录管理人员应及时收集相关管理体系运行记录，并将具有保存价值（或规定保存）的管理体系记录，进行标识、编目、装订。 3.2.3对于存放在部门内部的，应编制卷内目录（GL/CH02-200-R-02）。 3.2.4管理体系的标识、编目可以；a)按照单船、产品或项目分类成卷；b)按照管理活动或业务活动分类成卷；c)按照规定的时间间隔（如一年）分类成卷；d)根据管理体系记录产生的先后顺序分类成卷。 3.2.5各部门负责人应监督检查本部门管理体系记录控制效果。 3.2.6对于无参考和保存价值的记录，经部门领导同意按规定销毁。 3.3记录的保存和处理3.3.1各部门应选择适当的场所保存管理体系记录，贮存应考虑防火、防盗、防霉变和防丢失等措施。 3.3.2对需长期保存的管理体系记录，各部门应妥善保管，确保有效贮存。 删除的内容:舟山长宏国际船舶修造有限公司文件GL/CH02-200-xx带格式的带格式的:项目符号和编号带格式的带格式的:项目符号和编号带格式的:项目符号和编号删除的内容:确保管理体系记录完整，删除的内容:收集、查阅、归档、贮存、管和删除的内容:质量、环境及职业健康安全删除的内容:条线条线质量、环境及职业健康安全删除的内容:质量、环境及职业健康安全管理删除的内容:2.4总经办负责公司质量、环境及职业健康安全管理体系中重要记录的归档与管理。 删除的内容:记录的收集、标识与编目删除的内容:规定公司。 删除的内容:并应，删除的内容:记录表式编删除的内容:各部门经办删除的内容:各部门经办人删除的内容:，按照管理活动删除的内容:删除的内容:在案卷封存前删除的内容:案卷内记录删除的内容:管删除的内容:，对已经立卷归删除的内容:归档卷宗每删除的内容:实施日期.8.2.9.6.3.7.4.12.11.10.13.5.14.1.15舟山长宏国际船舶修造有限公司记录管理规定GL/CH02-200-xx第2页共4页实施日期xx-06-013.4查阅3.4.1管理体系记录是公司的业务机密，无关人员不得随意查阅。 3.4.2对已归档的管理体系记录必须按规定经部门负责人批准后方能借用查阅。 3.4.3合同要求时，在商定期内管理体系记录可提供给顾客或其代表查阅。 3.5电子记录管理以计算机或其他电子媒体运行或存储的管理体系记录，应参照本规定要求执行，并留有备份、妥善保管。 4附录附录1记录总清单GL/CH02-200-R-01附录2卷内目录GL/CH02-200-R-02本文件由总经办负责归口管理。 编制审核批准带格式的:项目符号和编号删除的内容:所有管理体系记录可按案卷标题、项目名称、卷内目录或其它方式查阅。 删除的内容:（包括文件资料）删除的内容:将删除的内容:程序删除的内容:并删除的内容:公司删除的内容:删除的内容:附录2_部门记录总清单GL/CH02-200-R-02删除的内容:3删除的内容:删除的内容:3舟山长宏国际船舶修造有限公司记录管理规定GL/CH02-200-xx实施日期xx-06-01第3页共4页附录1GL/CH02-200-R-01记录总清单编号序号记录名称格式号产生部门保存部门保存期限备注编制/日期批准/日期带格式表格删除的内容:公司删除的内容:附录2GL/CH02-200-R-02_部门记录总清单编号序号删除的内容:.17.16舟山长宏国际船舶修造有限公司记录管理规定GL/CH02-200-xx实施日期xx-06-01第4页共4页附录2GL/CH02-200-R-02卷内目录编号序号标题标识号日期页数备考登记人日期删除的内容:删除的内容:带格式的:宽度:595.3磅,高度:841.9磅,指定行网格带格式表格带格式表格删除的内容:编制/日期批准/日期删除的内容:3删除的内容:删除的内容:3删除的内容:删除的内容:页1:1删除的内容微软用户xx-5-2315:08:00收集、页1:1删除的内容微软用户xx-5-2315:17:00查阅、归档、贮存、页1:1删除的内容微软用户xx-5-2316:10:00管页1:1删除的内容微软用户xx-5-2315:17:00和页1:2删除的内容微软用户xx-5-2315:04:00条线页1:2删除的内容微软用户xx-5-2315:04:00条线质量、环境及职业健康安全页1:3带格式的微软用户xx-5-2315:12:00缩进:左侧:0磅,首行缩进:0磅,编号+级别:1+编号样式:1,2,3,+起始编号:1+对齐方式:左侧+对齐位置:0磅+制表符后于:0磅+缩进位置:21磅,制表位:3.5字符,左对齐+不在3.38字符页1:4删除的内容微软用户xx-5-2315:07:00规定页1:4删除的内容微软用户xx-5-2315:07:00公司页1:4删除的内容微软用户xx-5-2315:10:00。 各部门经办人员，汇总本部门所有管理办法所产生的管理体系记录，编制_部门记录总清单（GL/CH02-200-R-02）页1:5删除的内容微软用户xx-5-2315:12:00并页1:5删除的内容微软用户xx-5-2315:13:00应页1:5删除的内容微软用户xx-5-2315:10:00，页1:6删除的内容setcyxx-5-1616:14:00记录表式编号格式如下R记录表式流水号（01，02，03）记录表式代号（R）引出记录的文件编号页1:7删除的内容微软用户xx-5-2315:18:00各部门经办人员应将归档的管理体系记录按有关规定要求，编制卷内目录（GL/CH02-200-R-03），按照单船、产品或项目分类形成案卷。 页1:7删除的内容微软用户xx-5-2315:17:00立卷与页1:7删除的内容微软用户xx-5-2316:10:00归档页1:8删除的内容微软用户xx-5-2315:20:00各部门经办人员页1:9带格式的微软用户xx-5-2315:20:00缩进:左侧:0磅,首行缩进:0磅,编号+级别:1+编号样式:1,2,3,+起始编号:1+对齐方式:左侧+对齐位置:0磅+制表符后于:0磅+缩进位置:21磅,制表位:3.38字符,左对齐+不在0字符页1:10删除的内容微软用户xx-5-2315:19:00，按照管理活动或业务活动类别以及规定的时间间隔（如一年）分类立卷，如人力资源管理、生产管理、设备管理、船舶检验、行政管理、后勤管理、船舶图纸、技术文件等。 根据文件或记录产生的先后顺序排列页1:10删除的内容微软用户xx-5-2315:28:00成符合归档的案卷，编制卷内目录（GL/CH02-200-R-03）。 页1:11删除的内容微软用户xx-5-2316:17:00在案卷封存前进行审查并签名。 审查内容包括页1:12删除的内容微软用户xx-5-2316:17:00案卷内记录与卷内目录所载相符，并按国家有关档案管理办法要求对案卷进行标识；归档的记录与服务项目规定的要求或与有关程序文件规定的归档文件和记录相符；所有管理体系记录（包括文件）应清晰，不得有不易保存的铅笔字迹或传真原件等；归档记录应按卷内目录顺序排列。 经审查合格的案卷，方可封存备查。 页1:12删除的内容微软用户xx-5-2316:17:00（包括文件）页1:13删除的内容微软用户xx-5-2316:18:00，对已经立卷归档但经常使用的页1:13删除的内容微软用户xx-5-2316:18:00卷宗进行保存页1:14删除的内容微软用户xx-5-2316:18:00归档卷宗页1:14删除的内容微软用户xx-5-2316:19:00每年年底或必要时页1:14删除的内容微软用户xx-5-2316:1