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规范档案管理服务学校发展 2007 08 23 1 辨别正误时段的标识 2007年9月1日 2008年1月25日 1 2007学年度第一学期 3 2007学年第一学期 5 2007年度下学期 7 2007年第二学期 9 2007年下半年 2 2007年度下半学期 4 2007 2008学年第一学期 6 2007年下学期 8 2007年度下半年 10 2007年度第二学期 2 辨别正误文本序号的标识 一 一 二 1 2 1 2 二 一 二 1 2 1 2 三 1 2 1 2 3 辨别正误高温预警信号的标识 4 规范档案管理 服务学校发展GUIFANDANG ANGUANLIFUWUXUEXIAOFAZHAN 5 规范档案管理服务学校发展 档案和资料 文件 的区别学校档案工作内容和基本原则档案的收集和整理档案的立卷和归档档案的保管和利用完善学校档案工作 6 一 档案和资料DANG ANHEZILIAO 7 一 什么是档案 档案 国家机构 社会组织 企事业单位和个人在政治 经济 科技 文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料 反映社会的科学技术 生产建设和各项工作活动 民俗活动的历史真实面貌 中国古代有甲骨 金文 石刻 竹简 木牍 缣帛等的档案 现代档案 按内容和性质 有文书档案 科技档案 人事档案 艺术档案和其他各类专门性档案 按形式 有文件 电报 书信 手稿 报表 图纸 照片 影片 唱片 录音带 录像带等 辞海 8 一 什么是档案 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 中华人民共和国档案法 9 二 什么是中小学校档案 中小学校档案是指学校在各项活动中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 上海市中小学校档案管理暂行办法 10 二 什么是中小学校档案 中小学校档案 包括文书档案 教育教学档案 教师业务档案 会计档案 科技档案 声像档案 上海市中小学校档案管理暂行办法 各门类档案 包括文书档案 教学档案 教师业务档案 会计档案 基建档案 设备档案 科研档案 产品档案 声像档案 荣誉档案等 上海市教委 上海市中小学档案工作标准 11 三 档案与资料 文件 的区别 1 同本单位实践活动关系不同 凡是直接记叙和反映本单位活动并经归档保存的属档案 资料则多是未经归档保存的 或为了工作参考的目的而收集 购买来的材料 2 对本单位的发挥作用不同 档案是本单位活动的直接记录 因此具有历史的查考作用和凭证作用 而资料则多是收集或利用各种手段搜集来的各种材料 对本单位的活动不具有凭证作用 12 三 档案与资料 文件 的区别 档案由文件转化而来 文件办理完毕 经过鉴定 整理 归档后形成档案 文件是档案的前身 档案是文件的归宿 13 二 学校档案管理的工作内容和基本原则XUEXIAODANG ANGUANLIDEGONGZUONEIRONGHEJIBENGYUANZE 14 一 学校档案管理的工作内容 档案工作包括 档案的收集 整理 立卷 归档 保管和提供利用 上海市中小学校档案管理暂行办法 15 一 学校档案管理的工作内容 档案工作的主要环节 收集 整理 立卷 归档 保管 利用 16 二 档案工作的基本原则 收集齐全分类合理立卷科学归档及时保管安全使用方便 17 三 档案的收集和整理DANG ANDESHOUJIHEZHENGLI 18 一 归档范围是什么 按照国家档案局关于文件材料归档的规定 应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全 并进行整理 立卷 定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理 任何人都不得据为己有或者拒绝归档 中华人民共和国档案法实施办法 19 一 归档范围是什么 凡是在学校各项活动中形成的具有保存 查考 利用价值的各种文字 图表 声像材料 包括党组织 行政 工会 团队 学生会 组织以及教育 教学 科技活动 生产 基建 设备 人事 保卫 会计等工作中形成的各种材料均属于归档范围 上海市中小学校档案管理暂行办法 20 一 归档范围是什么 依据的法规性的规章文件 上海市中 小学档案案卷类目及保管期限表 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 21 一 归档范围是什么 沪档 1992 第51号 沪档 1992 第50号 22 一 归档范围是什么 上海市中 小学档案案卷类目及保管期限表 一 文书档案 二 教学档案 三 会计档案 四 科技档案 五 声像档案 23 一 归档范围是什么 文书档案 的范围涉及学校以下七个部门 党支部校长室 办公室 教导处 教务处 政教处 总务处校办厂工会团队 学生会 教工团支部 24 一 归档范围是什么 教学档案 的范围 涉及学校工作的十个方面 教学管理综合类招生工作类教材类课堂教学类实验实习类学籍管理类体育保健类毕业分配类教师队伍建设类教师业务档案 25 一 归档范围是什么 上海市中 小学档案案卷类目及保管期限表一 文书档案1 党支部1 1上级党委下发的关于学校开展党支部工作情况的通知 规定长期1 2本校党支部年度 或学年度 工作计划 总结和重要工作报告 汇报永久1 3本校支委会会议记录永久1 4本校党支部大会会议记录长期1 5本校党员名册 党员 党组织统计年报表永久1 6本校党支部改选工作意见及改选结果 上级党委批复永久1 7本校党员教育 民主评议材料重要的长期一般的短期 26 一 归档范围是什么 1 8党组织发展党员工作的意见 报告 上级对发展党员的预审 批复 转正通知重要的永久一般的短期1 9本校党组织和党员评先创优活动材料市级以上永久区县级以下长期1 10本校党员违纪处分报告和上级党委或本机关批准的批复永久1 11本校教职工复查 改正结论报告的上级党委批复永久1 12党的纪检工作意见 报告及有关材料长期1 13本校党员组织关系转移介绍信 存根长期1 14本校党费收 缴 支出凭证材料短期 27 一 归档范围是什么 2 校长室 办公室 2 1本校编制年鉴 大事记永久2 2本校校务日记长期2 3本校校史 组织机构沿革永久2 4本校学年度工作计划 总结和重要的工作报告永久2 5本校行政会议或校务会议记录永久2 6本校制定的管理制度 条例 岗位责任制等材料长期2 7本校重大活动材料 校庆 校友会 校运会 校艺术节等 永久2 8本校庆祝教师节活动形成材料 重要的长期 一般的短期2 9市 区 县 教育局有关人事 工资 福利问题的规定 办法 通知 重要的长期 一般的短期2 10本校向上级的报告 请示及批复 重要的永久 一般的短期 28 一 归档范围是什么 2 11本校专项工作的调查 检查 普查材料 重要的永久 一般的长期2 12本校外事接待工作形成的有关材料 重要的长期 一般的短期2 13各类报刊登载有关本校情况的通讯报道和上级领导对本校的重要题词 重要的永久 一般的长期2 14本校关于机构设置 撤并 名称更改 人员编制 干部任免 启用印信等请示 批复和报告永久2 15本校教职工名册 履历表及劳动工资年报表永久2 16本校中层干部 年级组长 教研组长名册长期2 17本校评选各种先进集体 先进个人材料 市级以上永久 区县级以下长期2 18反映本校成绩的荣誉证书 有纪念凭证作用的实物 校刊资料 市级以上永久 区县级以下长期2 19本校教职工犯错误处分材料长期2 20本校发生各种事故报告和有关材料 重要的永久 一般的长期 29 一 归档范围是什么 2 21本校教师工作情况登记表 记录册 考核表长期2 22本校教职工工资调整和评定工资计划 总结 审批表 统计表及新教师转正 定级有关材料长期2 23本校教职工调动介绍信 存根及有关审批表长期2 24本校教职工离退休名册和改变待遇审批表长期2 25本校教职工三十年教龄荣誉证书名册长期2 26本校教职工申请出国 出境材料长期2 27本校教职工申请离职 辞职材料长期2 28本校教师支援外省市及郊县等有关材料短期2 29本校职改领导小组 评审小组建立请示 批复 评审会议记录 计划 总结等长期2 30本校教职工职称申请表长期 30 一 归档范围是什么 2 31各系列专业技术职务评审结果的批复 名册永久2 32发放专业技术职务资格证书名册 聘任名册长期2 33有关职改工作中形成的有查考 利用价值的文件材料长期2 34本校有关安全 保卫工作材料短期2 35本校聘用退休工人 代课教师审批表及有关材料短期2 36本校教职工困难补助材料短期2 37本校教职工考勤记录短期2 38本校教职工住房情况及分房记录短期2 39本校教职工献血名单短期2 40本校教职工独生子女名单长期2 41本校死亡人员抚恤记录短期2 42本校关于处理人民来信来访材料重要的一般的长期短期2 43本校关于人代会代表推荐材料长期2 44本校各民主党派 少数民族名册 统计表及港 澳 台 国外亲属名册长期 31 一 归档范围是什么 二 教学档案1 教学管理综合类1 1市 区 县 教育局颁发的有关教育 教学工作的文件长期1 2本校关于督导工作的自评报告和上级对本校督导评估意见永久1 3本校关于督导工作形成的其它材料长期1 4本校教学管理 教育教学研究 教育教学改革工作 班主任工作形成的方案 调查报告 典型材料等 重要的永久 一般的长期1 5本校教学考核 学期课程总表 教师任课一览表 教职工工作量等材料长期1 6本校制订的教育常规 纪律制度长期 32 一 归档范围是什么 建议 在不违背文件精神的前提下 学校可以拟定一份 学校 幼儿园 档案案卷类目及保管期限表 33 一 归档范围是什么 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第十二条 各机关应根据本规定 结合本机关职能和各部门工作实际 编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表 经同级档案行政管理部门审查同意后执行 34 一 归档范围是什么 学校应建立 健全档案工作各项管理制度 包括归档 借阅 统计 保密 鉴定销毁 库房管理等制度 各类文件材料 包括文书 教学 科研 教师业务 会计 基建 设备 产品 声像 荣誉等 的归档范围和保管期限表 上海市中小学档案工作标准 35 一 归档范围是什么 机关文书档案的保管期限定为永久 定期两种 定期一般分为30年 10年 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 36 一 归档范围是什么 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 本机关机构编制 干部人事 党 团 纪检 工会 保卫 信访工作文件材料9 1机构设置 机构撤并 名称更改 组织简则 人员编制 印信启用和作废等文件材料永久9 2人事工作制度 规定 办法等文件30年9 3人事任免文件永久9 4先进单位 劳动模范 先进工作者的文件材料9 4 1受县级 含 以上表彰 奖励的永久9 4 2受县级以下表彰 奖励的30年9 5对本机关有关人员的处分材料9 5 1受到警告 不含 以上处分的永久9 5 2受到警告处分的30年9 6职工录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留职 辞职 离退休 死亡 抚恤等文件材料永久9 7人事考核 职称评审工作文件材料永久9 8职工调动工作的行政 工资 党团组织关系的介绍信及存根永久9 9职工名册永久 37 一 归档范围是什么 9 10党 团 工会工作活动中形成的文件材料9 10 1工作报告 总结 换届选举结果永久9 10 2重要专项活动的报告 总结等永久9 10 3党团员 工会会员名册 批准加入党团 工会组织的文件材料永久9 10 4情况反映 工作简报10年9 11纪检 监察工作中形成的综合性报告 调查材料9 11 1重要的永久9 11 2一般的30年9 12保卫部门的安全检查 调查记录10年9 13本机关处理人民来信来访的文件材料9 13 1有领导重要批示和处理结果的永久9 13 2其他有处理结果的30年 38 一 归档范围是什么 8 8计划 总结 统计 调研等方面的文件材料8 8 1年度和年度以上的计划 总结 统计材料永久8 8 2年度以下的计划 总结 统计材料10年 39 二 做好预立卷工作 学校各部门应负责本部门形成的各种文件材料的收集 整理 按规定时间向学校档案室移交 并将此工作列入各部门的职责范围和有关人员的岗位职责 定期进行检查 总结 考评 学校工作人员要增强档案意识 树立档案工作人人有责的观念 自觉做好与本岗位工作有关的档案工作 上海市中小学校档案管理暂行办法 40 二 做好预立卷工作 学校应推行预立卷制度 各部门兼职档案干部根据本部门预立卷类目 做好平时归卷工作 上海市中小学档案工作标准 41 二 做好预立卷工作 预立卷工作是各类文件材料随时收集 积累的有效形式 它是指项目责任者或业务部门立卷人员 随时将有关活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款 归入相应的卷盒 预见性做好平时文件材料暂存管理的工作 42 二 做好预立卷工作 要做好预立卷工作 应做到如下几点 1 拟定指导性文件 2 明确部门负责人 3 设置预立卷盒 袋 4 及时归档 43 二 做好预立卷工作 预立卷工作的要点是 分类明确 材料齐全 44 二 做好预立卷工作 档案法 国家规定不得归档的材料 禁止擅自归档 第十条 45 二 做好预立卷工作 机关文件材料不归档范围是 一 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 46 二 做好预立卷工作 机关文件材料不归档范围是 二 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 47 二 做好预立卷工作 机关文件材料不归档范围是 三 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 四 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 48 四 档案的立卷和归档DANG ANDELIJUANHEGUIDANG 49 四 档案的立卷和归档 学校应归档的各种材料 要收集齐全完整 并进行分类立卷 案卷应遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 要求做到分类合理 保管期限划分准确 标题简明确切 装订结实 编制目录清晰 档案装具整齐划一 便于保管和利用 上海市中小学校档案管理暂行办法 50 四 档案的立卷和归档 一 档案整理的基本方法1 以件为单位整理 2 以案卷为单位整理 51 四 档案的立卷和归档 二 档案文本的要求归档的文件材料力求做到字迹清楚 书写工整 签署完备 禁用铅笔 圆珠笔 彩色笔和复写纸等不规范的书写材料 以利于延长档案寿命 上海市中小学档案工作标准 52 二 档案文本的要求 档案要素 题名 标题 文件的责任者 部门或人员 文件制定的日期 页码 签署完备 53 二 档案文本的要求 档案文本行文的规范性标题中标点符号的用法结构层次序数中标点符号的用法 54 四 档案的立卷和归档 三 档案文本的装订 保管期限划分准确 标题简明确切 装订结实 编页码 55 三 档案文本的装订 关于 档案封面 的填写 56 关于 档案封面 的填写 区 幼儿园工会五届六次教代会2006420067永久1648 57 关于 档案封面 的填写 165001 注 目录号 165 1 文书档案 6 工会 5 教代会案卷号 001 流水号 58 三 档案文本的装订 关于 卷内文件目录 的填写 59 关于 卷内文件目录 的填写 卷内文件目录1工会关于召开教代会的2006 041报告和批复2工会教代会代表名单2006 0426园长室发展规划 决议稿 2006 078 60 三 档案文本的装订 关于 卷内备考表 的填写 61 关于 卷内备考表 的填写 卷内备考表 填写卷内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名 标注时间 62 三 档案文本的装订 归档号 序号 年份 流水号 如06 001 X06 001 档案号 档号 目录号 案卷号 如165 01 学校档案总目录 2006年度 63 四 档案的立卷和归档 四 各类材料归档的时间文书档案按年度进行整理立卷 在次年的六月份以前完成 教学档案 教师业务档案按学年度整理立卷 在次学年的寒假前归档 64 五 档案的保管和利用DANG ANDEBAOGUANGHELIYONG 65 五 档案的保管和利用 一 档案的保管机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员 负责保管本单位的档案 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 中华人民共和国档案法 66 一 档案的保管 档案的保管工作主要是指 归档 借阅 统计 保密 鉴定销毁 库房管理等 据上海市教委 上海市中小学档案工作标准 67 一 档案的保管 1 上架档案的上架 要做好 分类 机构 问题 保管期限 年度 学年度 年度 学年度 机构 问题 保管期限保管期限 年度 学年度 机构 问题 年度 学年度 保管期限保管期限 年度 学年度 68 一 档案的保管 2 移交区 县档案局指定向档案馆移交档案的学校 应按规定向档案馆移交 69 一 档案的保管 3 鉴定销毁档案干部应根据 档案法 和档案保管期限表 定期做好档案的鉴定工作 对超过保管期限而失去保管价值的档案提出销毁意见 编制销毁清册 报校长批准后 会计档案还需报主管单位财务部门核准 盖章 送指定的保密厂销毁 未经鉴定和批准 任何人不得擅自销毁档案 70 五 档案的保管和利用 二 档案的利用 档案法 所称档案的利用 是指对档案的阅览 复制和摘录 中华人民共和国公民和组织 持有介绍信或者工作证 身份证等合法证明 可以利用已开放的档案 71 二 档案的利用 利用档案时 任何人不得涂改 伪造 损毁 丢失档案 上海市档案条例 72 六 完善学校档案工作WANSANXUEXIAODANG ANGONGZUO 73 六 做好学校档案工作 机关 团体 企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导 保障档案工作依法开展 中华人民共和国档案法实施办法 各级各类档案馆 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案机构 应当建立科学的管理制度 便于对档案的利用 配置必要的设施 确保档案的安全 采用先进技术 实现档案管理的现代化 中华人民共和国档案法 74 六 做好学校档案工作 一 软件建设1 组织建设 领导重视 档案人员的配备 75 一 软件建设 组织建设 学校要加强对档案工作的领导和管理 应确定一名校级领导分管档案工作 并明确落实档案工作的部门 一般隶属校长室或学校办公室 上海市中小学档案工作标准 中小学校的档案工作由各级教育行政