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电子文件管理工作 2 2020 3 27 主要内容 一 电子文件概述 二 电子文件管理的通用要点 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 3 2020 3 27 一 电子文件概述 一 电子文件的概念 二 电子文件的特点 三 电子文件的种类 一 电子文件概念 一 电子文件的概念和管理核心1 电子文件的定义指机关 团体 企事业单位和其他组织在处理公务过程中 通过计算机等电子设备形成 办理 传输和存储的文字 图表 图像 音频 视频等不同形式的信息记录 电子文件管理暂行办法 Page 4 档案界目前所称的电子文件 可以归档并成为电子档案的文件 电子档案 归档后的电子文件 档案数字资源 电子档案 档案数字副本 档案电子目录 其他 5 2020 3 27 电子文件的属性 电子文件是一种数字信息 由电子计算机等数字设备生成和处理的 其信息用二进制数字代码记录和表示 电子文件是文件的一种类型 具有文件的各种属性 特别是具有特定的要素 作用和效力 6 2020 3 27 电子文件的构成要素 电子文件 内容 背景信息 文本 结构 内容 三 电子文件的构成要素电子文件由内容 背景与结构所组成 背景信息与结构信息统称为元数据 Page 8 1 内容内容是表达行为主体的思想 意图及措棕对象 客体 的过程 结果的信息 通俗的说就是文件内容信息 2 背景背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息 一般包含以下内容 1 文件的形成机构及其他相关责任人 2 与文件有关或曾经有关的其他机构 3 文件履行机构职责与目的 4 文件的形成时间 5 与文件有关的其他时间 6 机构职能所体现的文件价值与重要性 7 曾与文件有过关系的文件产生与保存系统 8 该文件与其它文件和资料间的关系 9 对该文件有影响的法律 协议 实践 程序 计划 条件与默契等 背景信息直接与电子文件的真实相关 比如收发文批办单上的内容就是背景信息 Page 9 3 结构结构是指电子文件内容信息的组织表达方式 如文字的段落安排 电子文件使用的代码 数据结构 格式 以及载体 附件等方面的信息 结构直接与电子文件的可用相关 是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容 Page 10 电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程 实质上是对电子文件内容信息 背景信息及结构信息综合管理的过程 需要强调的是 电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节 元数据直接关系到电子文件的真实 完整 可用和安全 不可小视 9 2020 3 27 二 电子文件的特点 1 系统依赖性2 信息的非人工识读性3 信息存储的高密度性4 信息与特定载体之间的可分离性5 信息的易变性和可操作性 10 2020 3 27 1 系统依赖性 电子文件从生成 传输到存储都是通过计算机实现的 设备发生故障或系统瘫痪 电子文件将被损坏以至丧失 电子文件对其他设备环境的不兼容性 不同软件环境形成的电子文件难以实现格式转换 出于安全保密需要 人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理 更加大了电子文件的系统依赖性 11 2020 3 27 2 信息的非人工识读性 电子文件是以数字化信息形态存在的 它把可识别的文字 图形等传输到计算机中转换成二进制数字编码 人工不能直接识读 电子文件载体上记录的数字信息往往进行过压缩编码 加密等处理 必须由相应的计算机软硬 将载体上的数字编码序列读取出来 转换成人能识别的形式 显示在屏幕上或打印到纸上 人们才能知晓其内容 12 2020 3 27 3 信息存储的高密度性 电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质 而且随着技术的进步 电子文件介质的存储密度还将继续加大 应用信息压缩技术 光盘存储文字 图像文件的能力可增加数倍甚至更多 3 5英寸软盘 1 44MB 70万汉字CD R光盘 650MB 1GB 3亿至5亿汉字DVD光盘 4 7G 20多亿汉字 存储介质综合比较参考表 蓝光光盘 25G 5 3元低0 21元32MB s37MB s高高复杂简单简单 介质名称单体容量单价附属设备成本成本 GB理论传输速度实际读取速度实际写入速度数据存储难度存放条件要求检测方式迁移难度恢复难度可靠性 SATA3企业级硬盘3T700元低0 23元750MB s130MB s100MB s低中简单简单简单约114年 LTO5磁带1 5T925元高0 62元140MB s低中复杂无简单30年 SATA3固态硬盘128G450元低3 8元750MB s300MB s100MB s低低简单简单简单约171年 档案级DVD R 16倍速 4 7G25元低5 3元21MB s高高复杂简单复杂20年 2016 7 21 20 2020 3 27 13 2020 3 27 4 信息与特定载体之间的可分离性 可以在不同的载体上同时存在或相互转换 电子文件没有固定不变的字迹和载体 其内容存储的位置不是固定的 可以通过网络传给远方的一个或多个接收者 14 2020 3 27 5 信息的易变性和可操作性 电子文件与载体的可分离性 也造成了电子文件在被传递或更换至其它载体时 存在着被改动而不被察觉的可能 存储载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变 新的信息编码 存储格式 系统软件的不断出现更是对其稳定性的巨大冲击 可以利用已存在的文件信息做其它事情 15 2020 3 27 三 电子文件的种类 按电子文件的载体分 常见的就是磁记录文件 光学记录文件 磁记录文件主要就是以磁带 磁盘 磁卡等为载体的文件 光学记录文件主要就是光盘等 16 2020 3 27 电子文件的种类 按电子文件的信息存在形式 其实也就是平时所说的按格式来分 主要有 文本文件数据文件图形文件图像文件声音文件影像文件多媒体文件 17 2020 3 27 文本文件 亦称为字 表 处理文件 它是指使用文字处理软件生成的 由字 词 数字或符号表达的文件 用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用 纯文本文件 TXT 不包括格式代码 在使用中不受计算机硬件和软件类型的限制 18 2020 3 27 文本电子文件以公文处理单应以OFD PDF PDF A版式文档格式归档保存和留痕稿用WPS RTF DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存 文本文件的类别代码T 19 2020 3 27 数据文件 亦可称为数据库电子文件 它主要包括两类 一是含有数据的电子表格文件 二是数据库电子文件 一个数据库由若干记录组成 一个记录由若干字段 数据项 组成 不同的数据库之间通常需要通过转换程序才能进行信息交换 一般来说 数据文件应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换 数据文件的类别代码D 20 2020 3 27 图像文件 图像文件是指使用数字设备采集或制作的画面 如用扫描仪扫描的各种原件画面 用数码相机拍摄的照片等 不同格式的图像文件不能任意进行交换使用 图像电子文件以JPEG TIFF RAW PDF为通用文件格式 图像文件的类别代码I 21 2020 3 27 图形文件 图形文件是指根据一定算法绘制的图表 曲线图 包括几何图形和把物理量如压力 强度等用图标表示的图形等等 它是以图画的形式表示数据内在联系的图表 曲线图等 通常计算机辅助设计 CAD 和一些技术图纸用数字图形表示 图形文件类别代码G 22 2020 3 27 影像文件 影像文件是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维 三维动画等各种动态画面 如数字影视片 动画片等 影像文件有不同的格式或标准 播放时需要使用相关的设备和程序 影像电子文件以MPEG AVI为通用文件格式 影像文件类别代码V 23 2020 3 27 音频文件 音频文件是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件 音频文件的音质越好 文件所占存储空间也就越大 音频电子文件以WAV MP3为通用文件格式 音频文件类别代码A 24 2020 3 27 多媒体文件 多媒体文件是指包含两种以上信息形式的文件 这种文件使用多媒体技术制作 具有较复杂的结构 必须使用多媒体计算机复现 多媒体数据同样以MPEG AVI为通用文件格式 多媒体文件类别代码O Page 5 2电子文件的管理核心必须确保 真实 完整 可用和安全 电子文件管理暂行办法 厅字 2009 39号 Page 6 真实 电子文件的内容经过传输 压缩 格式转换等处理后依然保持不变 即始终与原始生成状态保持一致 电子文件的内容包括全文信息和元数据 完整 包括两层含义 即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性 电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文信息和元数据无缺失 电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损 可用 指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示 包括数据的可识别性 存储环境的可靠性 载体的完好性和兼容性等 安全 指电子文件生成 传输 存储和备份的可信赖环境 确保电子文件在传输 存储和迁移的过程中不会遭受删除 篡改和破坏 且不会被非授权获取 电子 文件 档案管理原则 真实性 Authenticity 文件的真实性主要是指文件形成符合单位的工作职责 文件和档案管理形成 接收 传输 保管和处置的全过程都在受控的环境中进行 其每一步都遵循相关的管理办法和流程 并对其进行记录 同时能证明没有可以绕过受控环境对文件进行操作的可能 符合单位职责 全过程受控 全过程记录 没有不受控操作可能 2016 7 21 37 电子 文件 档案管理原则 可靠性 Reliability 文件的可靠性是指文件的内容可信 可以充分 准确地反映其所证明的事务 活动或事实 在后续的事务或活动过程中以其为依据 文件应在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久形成 且由经办人或由业务活动设备形成 内容 内容可信 反映事件原貌 依据 文件被引用 文件被执行 背景 经办机构人员 办理时间 地点 2016 7 21 38 电子 文件 档案管理原则 完整性 Integrity 一份文件的完整是指文件是齐全的 并且未加改动 应防止文件未经授权而改动 应用系统应做好以下控制 文件形成之后可对文件进行哪些添加或注释 在何种条件下可授权添加或注释 及授权由谁来负责添加或注释 任何授权的对文件的注释 增或删都应明确标明并可跟踪 文件齐全 无非法改动 完整性 2016 7 21 39 电子 文件 档案管理原则 可用性 Useability 可用性是指文件能够被定位查找 检索 呈现或理解 文件的可用性还体现在 显示文件的背景信息 以便于理解创建和使用这些文件的业务活动的全貌 建立同一 或者类似 事由文件之间的有机联系 以便于快速定位浏览这些相关文件 显示文件内容 显示背景信息 显示关联文件 2016 7 21 40 二 电子文件的产生系统 1 OA 办公自动化系统 2 ERP 企业资源计划系统 3 CAD 计算机辅助设计系统 4 CAM 计算机辅助制造系统 5 CAT 计算机辅助测试系统 6 CAPP 计算机辅助工艺设计系统 7 CAI 计算机辅助教学系统 8 GPS 全球定位系统 9 GIS 地理信息系统 10 E MAIL 电子邮件系统 11 EDI 电子数据交换 12 EC 电子商务系统 13 EG 电子政务系统 14 数码照相与摄像及多媒体系统 15 A D 模 数转换系统 如扫描设备和光学字符识别软件OCR Page 7 电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据 影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计 电子文件的归档方式2种方式 在线归档和离线归档 Page 17 在线归档 指在计算机网络上进行 不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程 离线归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上 向档案部门移交的过程 Page 18 二 电子文件管理的通用要点 Page 19 电子文件管理暂行办法 厅字 2009 39号 电子文件归档与管理规范 GB T18894 福建省电子文件管理暂行办法 闽委办发 2014 29号 二 电子文件管理的通用要点 Page 19 电子文件管理暂行办法 厅字 2009 39号 电子文件归档与管理规范 GB T18894 福建省电子文件管理暂行办法 闽委办发 2014 29号 二 电子文件管理的通用要点 Page 19 GB T29194 2012电子文件管理系统通用功能要求 一 电子文件管理原则电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律 坚持统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密等五项基本原则 电子文件管理暂行办法 厅字 2009 39号 Page 20 统一管理 对电子文件管理工作实行统筹规划 统一管理制度 对具有保存价值的电子文件实行集中管理 全程管理 对电子文件形成 办理 传输 保存 利用 销毁等实行全过程管理 确保电子文件始终处于受控状态 规范标准 制定统一标准和规范 对电子文件实行规范化管理 便于利用 发挥电子文件高效 便捷的优势 对有价值的电子文件提供分层次 分类别共享应用 安全保密 按照国家有关法律法规和规范标准的要求 采取有效技术手段和管理措施 确保电子文件信息安全 二 电子文件管理的通用要点 二 电子文件的管理职责电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划 建立管理制度 明确管理职责 规范工作流程 落实保障措施 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理 档案部门负责归档电子文件管理 信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持 保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理 这里存在几个要点需要注意 Page 21 二 电子文件管理的通用要点 2 电子文件产生部门的职责电子文件的产生部门必须严格按照各单位电子文件和电子档案的相关管理规定 完成电子文件的日常处理工作 在本单位档案部门的指导下认真积累本部门形成的电子文件 完成电子文件的归档工作 Page 22 1 制度的建立电子文件管理要纳入单位文档管理和信息化建设体系 明确主管领导和各职能部门的权责划分 制订完善的电子文件从产生到归档保存的各项管理制度 明确电子文件的归档范围和保管期限 二 电子文件管理的通用要点 3 电子文件管理部门的职责电子文件的管理部门主要包括各单位的档案部门 信息化部门和保密部门 三个部门间需要加强协调与配合 形成良好的协同工作状态 1 档案部门要在信息系统建设过程中充分介入 协助信息化部门提出满足档案工作的电子文件和电子档案管理的功能需求 电子文件管理暂行办法 明确规定 电子文件形成单位在建立和完善信息系统时 应当组织文秘 业务 档案 信息化 保密等部门提出电子文件管理的功能需求 2 档案部门也要与保密部门充分商讨涉密电子文件的管理方法 确保涉密电子文件的管理满足保密需要 并接受保密部门的监督 3 各单位的信息化部门和保密部门也要充分听取档案部门的意见和建议 信息化部门尽可能的为电子文件管理提供科学的信息技术支撑 确保电子文件和电子档案的真实 完整 可用和安全 保密部门则需要结合保密规定 档案管理规定和信息技术的特性 为涉密电子文件的管理提出合理的操作方案 4 根据电子文件的全程管理要求 各单位档案部门应对电子文件的形成 积累 鉴定 归档等实行全过程监控 负责对本单位的电子档案进行管理和提供利用 保证管理工作的连续性 Page 23 二 电子文件管理的通用要点 三 电子文件的形成与收集电子文件在形成 办理与收集过程中 应当具备国家法律法规规定的原件形式 并符合下列要求 1 能够有效表现所载内容并可供调取查用 2 能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺 来源可靠 未被非法更改 3 在信息交换 存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实 完整 涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定 这里存在以下几个问题需要重点注意 Page 24 二 电子文件管理的通用要点 1 电子文件形成部门的收集范围反映本系统 本单位 本部门工作活动 具有查考利用价值的电子文件均应被保留 包括文件内容的定稿和元数据 同时 应保留文件的历次修改痕迹 对于重要的法规性文件应保留其历次修改稿 Page 25 2 电子文件的安全管理措施电子文件的安全管理包含三个层面的含义 一是电子文件形成单位应当对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确规定 二是保证电子文件不会遭受非授权的篡改 损坏和灭失 三是应随时对电子文件进行备份 定期存储于能够脱机保存的载体上 二 电子文件管理的通用要点 3 电子文件的格式要求各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适宜归档的文件格式 确保其长期可读 对于使用专业软件产生的专业格式的电子文件 应当注意连同专业软件一并收集 Page 26 4 元数据的记录对于各类电子文件 均应在形成之初记录其产生时的硬件环境 操作系统和数据库系统 以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文件格式等 这些记录的信息不仅需要包括硬件 软件的生产商名称 软件名称 文件格式名称 还应标注它们的版本号 上面列出的元数据项仅为电子文件比较基本的结构类元数据 我国目前正在逐渐出台不同类型电子文件元数据的采集标准 已经发布的有DA T46 2009 文书类电子文件元数据方案 等 各单位在研发信息系统的过程中 应在元数据采集和记录方面注意参考这些标准 二 电子文件管理的通用要点 四 电子文件的归档1 电子文件的归档范围和电子档案的保管期限 1 归档范围依据 电子文件归档与管理规范 GB T18894 2016 公务电子邮件归档与管理规则 DA T32 2005 并参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定 将反映本系统 本单位主要职能 包括行政许可 行政执法 公共服务 城市管理以及 三定 规定中的其他职能所涉及的 具有保存和利用价值的文本文件 图像文件 图形文件 影像文件 音频文件 数据文件等各种类型的电子文件纳入归档范围 Page 27 二 电子文件管理的通用要点 在确定电子文件归档范围时 特别应注意以下类型电子文件的归档工作 记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片 影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件 本单位内部管理 政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据文件 本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件 本单位办公系统 业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件 与电子文件相对应的元数据和背景信息 Page 28 二 电子文件管理的通用要点 2 保管期限依据国家档案局有关档案保管期限的规定 按照电子档案的保存和利用价值划分电子档案的保管期限 Page 29 二 电子文件管理的通用要点 2 电子文件的归档时间电子文件应在办理完毕后实时或定期归档 定期归档应在第二年6月底前完成 已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档 Page 30 3 电子文件的鉴定和检测电子文件归档时的鉴定和检测工作由文件形成部门 信息化部门 保密部门和档案部门共同承担 依照本单位的相关规定 确定电子文件的归档范围 密级及划定保管期限 对电子文件进行真实 完整 可用和安全的鉴定 检测 并由相关责任人确认 二 电子文件管理的通用要点 4 电子文件的归档格式和存储介质电子文件应采用符合国家规定的 适合长期保存的文件存储格式归档 使用前面介绍过的适宜归档的电子文件格式 对于其他文件格式应在确保电子文件真实 完整 可用 安全的前提下进行格式转换后归档 对于无法转换的或采用专业软件生成的电子文件 应将其处理和解读所依赖的计算机软件一并归档 采取物理归档方式的单位 存储电子文件的介质推荐使用移动硬盘或一次写光盘 若使用移动硬盘进行归档 需要注意的是必须由档案部门提供专用的移动硬盘 该移动硬盘不得用于除归档外的任何用途 属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储 并按保密规定办理归档手续 此外 通过软件加密的电子文件应解密后归档 通过软件压缩的电子文件应解压缩后归档 Page 31 二 电子文件管理的通用要点 5 电子文件的异质归档具有永久或定期30年以上保存价值的电子文件 应异质为纸质文件或缩微胶片同时归档 Page 32 二 电子文件管理的通用要点 Page 33 一 登记电子文件为便于电子文件的归档操作 每份待归档的电子文件均应由文件形成部门在 电子文件目录 中登记 Page 35 电子文件目录 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 同时 每种格式的待归档电子文件均应由文件形成部门在 电子文件登记表 中登记 Page 36 电子文件登记表 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 电子文件的登记需要注意以下几个问题 1 电子文件目录 和 电子文件登记表 必须随电子文件一并向档案部门移交 2 电子文件登记表 和 电子文件目录 应作为重要的元数据项目与电子文件同时保存 3 电子文件异质为其他载体形式的 其 电子文件登记表 和 电子文件目录 应制作相应载体形式的版本一并保存 Page 37 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 二 电子文件归档流程电子文件归档的一般程序是 鉴定 填写归档处理单 给予归档标识 预归档 调整归档电子文件 检测归档电子文件 归档 Page 38 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 电子文件的其他整理要求包括 格式转换 元数 据收集 归档数据包组织 存储 61 格式转换 电子公文的正本 定稿 公文处理单应以OFD PDF PDF A等版式文档格式归档保存 版式文档格式应符合 版式电子文件长期保存格式需求 DA T47 2009 并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换 集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS RTF DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存 国家档案局 数字档案室建设指南 2014 62 元数据收集 63 归档数据包组织 64 存储 65 1 鉴定电子文件形成或办理部门对本部门办结库中的电子文件进行鉴定 鉴定的内容包括 审核电子文件的真实 完整 可用和安全 核对其内容和签章 鉴别电子文件的价值 确定其存舍 根据电子文件的价值划分其保管期限 确定限制利用的电子文件 办结库 是信息系统应在各业务部门设置的逻辑存储位置 用于积累该部门办理完毕的电子文件 业务部门应将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累 集中存贮 统一处理 档案部门具有浏览办结库的权限 Page 39 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 2 填写归档处理单经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填写 归档处理单 内容包括 文件标题 发文字号 责任者 主题词 形成时间 承办部门 密级 归档责任人 保管期限 是否限制利用等10项 归档处理单 中的归档号和归档时间在后续流程中填写 Page 40 归档处理单 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 3 给予归档标识赋予电子文件归档号 并填写在归档处理单中 归档号由系统自动排序 部门兼职档案员可自主修改和重排序 Page 41 4 预归档文件形成或办理部门对电子文件进行预归档 预归档后的电子文件从各部门办结库进入到预归档库 其管理权限同时向档案部门移交 系统能够自动记录归档处理单中的归档时间项 预归档库 是信息系统在档案部门设置的逻辑存储位置 业务部门可以随时对本部门办结库中的电子文件鉴定并进行预归档操作后 按类别 机构或问题保存在此库中 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 5 调整归档的电子文件档案部门对预归档库中的电子文件进行调整 包括是否属于归档范围 保管期限是否划分准确 归档号是否正确等内容 档案部门如对某部门预归档的文件有修改意见 可以自行修改 或将文件退回 由该部门兼职档案人员进行修改后再重新预归档 Page 42 6 检测归档的电子文件档案部门负责对电子文件的元数据进行检测 7 归档档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库 三 基于信息系统环境下的电子文件归档流程 Page 43 一 基础设施建设电子文件形成单位应当配备电子文件管理 利用的设施设备 电子文件管理暂行办法 厅字 2009 39号 应当包括 管理电子档案所需的办公空间 计算机设备和载体存放设施等 以及电子档案利用所需的空间和设施设备等 Page 45 二 电子档案的著录电子档案的著录可以参照相应类型的传统载体档案的著录项目进行 四 电子档案的管理 三 电子档案的命名规则与存储结构电子档案的文件名命名 使用档号命名 电子档案的存储结构 Page 46 四 电子档案的管理 档号 档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档案的一组代码 档号是存取档案的标记 并具有统计监督作用 DA T13 1994 数字档案资源的首要标识只能是存储路径及其计算机文件名 2020 3 27 电子档案命名和存储 2016 7 21 75 2020 3 27 档号命名的优势档号是一个结构化 可扩展 规范化的编制体系附有丰富的语义信息 有利于维护电子档案元数据与内容的有机联系便于共享 迁移与转换有利于数字档案资源的全程管理 ERMS TDR 2016 7 21 109 2020 3 27 档号编制要求 档号编制规则 DA T13 1994 归档文件整理规则 DA T22 2015 数字档案室建设指南 档发 2014 4号 2016 7 21 110 2020 3 27 档号编制要求 档号编制规则 u全宗号 目录号 案卷号 件 页 张 号 u全宗号 类别号 案卷号 件 页 张 号u类别号 项目号 案卷号 件 页 张 号 C109 001 0191 0001 C109 DQ01 0016 0001 2016 7 21 111 2020 3 27 档号编制要求 归档文件整理规则 全宗号 档案门类代码 年度 保管期限 机构 问题 代码 件号 数字档案室建设指南 全宗号 档案门类代码 年度 保管期限 机构 问题 代码 件号 子件号 档案门类代码 WS ZP LY LX KJ ZY 文书档案 X032 WS 2010 D30 BGS 0306 照片档案 X032 ZP 2010 Y 0030 0032 2016 7 21 112 电子档案命名 文书类电子档案命名规则 全宗号 档案门类代码 年度 机构或问题代码 保管期限代码 件号 子件号D 文书档案数字副本命名规则 全宗号 档案门类代码 年度 机构或问题代码 保管期限代码 件号 子件号N 全宗号 目录号 案卷号 件 起始页号N 2016 7 21 113 2020 3 27 复合文件和组合文件 复合文件 电子文件 电子档案 由多个组件组成 如电子公文的正本 发文稿纸 定稿 网页文件中的HTML CSS JPEG图片 组合文件 电子文件 电子档案 由多个文档组成 组成组合文件的文档之间具有管理意义上的紧密关联 如请示和批复 复合文件组件间联系紧密的 归档时尽量转换成独立文档的版式文档 文档的每个组件都应是 独立的比特流 2016 7 21 114 2020 3 27 电子档案命名X032 WS 2010 Y BGS 0006D01 pdf 正文 X032 WS 2010 Y BGS 0006D02 wps 附件 X032 WS 2010 Y BGS 0006D03 html 文件处理单 X032 WS 2010 Y BGS 0006D04 wps 修改稿 X032 WS 2010 Y BGS 0006 001D01 ofd 批复正文 X032 WS 2010 Y BGS 0006 001D02 ofd 文件处理单 X032 WS 2010 Y BGS 0006 001D03 wps 定稿 X032 WS 2010 Y BGS 0006 002D01 ofd 文件处理单 X032 WS 2010 Y BGS 0006 002D02 ofd 请示正文 2016 7 21 115 2020 3 27 2 电子档案的保管环境需求电子档案的保管环境应符合GB50174 2008 电子信息系统机房设计规范 GB T2887 2011 计算机场地通用规范 GB T9361 2011 计算机场地安全要求 等国家标准的要求 以上标准始终以最新修订版本为准 Page 48 四 电子档案的管理 3 电子档案的备份机制 1 多套备份电子档案的备份应至少采取三套制 即一套提供利用 一套脱机本地备份 一套脱机异地备份 对于有需求的单位 应当增加一套在线热备份 2 异地备份电子文件形成单位的电子档案 已经移交至同级国家综合档案馆的 由档案馆备份中心备份 未向同级国家综合档案馆移交的 由电子文件形成单位容灾备份中心备份 Page 49 四 电子档案的管理 4 电子档案的定期抽检方案检查方法包括人工抽检和技术检测 其中 人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案 每满2年抽检一次 抽检工作应在3个月内完成 抽样率不低于电子档案总量的10 技术检测主要检验系统中运转的在线数据 通过电子档案真实和完整性检测 存储器I O性能检测等技术 遍历检测系统中运行的全部电子档案数据和存储器 每满1年检测一次 检测工作应在5个工作日内完成 在定期检查过程中发现问题应及时采取补救措施 Page 50 四 电子档案的管理 5 迁移规范电子档案的迁移一般包含介质间的迁移和系统间的迁移 介质间的迁移一般发生在电子档案存储介质临近使用寿命时 系统间的迁移一般发生在电子档案数据格式改变或其所依托的信息系统升级时 1 介质间迁移保存在脱机载体中的电子档案应每满4年迁移一次 数据迁移至新载体后即刻进行一次检查 原备份载体至少再保存4年 保存期满后按相关保密规定处理 用作电子档案备份的载体不得用于其他任何用途 此外 档案部门每年均应对电子文件的读取 处理设备的更新情况进行一次检查登记 设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性 如不兼容 应及时进行归档电子文件的载体转换工作 原载体保留时间不少于4年 保留期满后 载体按保密要求进行处置 2 系统间迁移各单位进行信息系统升级改造时 档案部门要密切配合信息化部门 及时将电子档案真实 完整 可用和安全的迁移至新的系统中 原系统中的数据保留时间不少于4年 保留期满后 载体按保密要求进行处置 Page 51 四 电子档案的管理 6 应急响应体系各单位应将电子档案的管理纳入信息安全应急响应体系当中 确保任何突发事件不会对电子档案的保管产生安全隐患 对于未制订信息安全应急响应体系的单位 档案部门应向信息化部门提出建议 Page 52 四 电子档案的管理 五 电子档案的利用要求1 反映电子档案利用过程的相关信息应当记录和保存 2 加强电子档案利用基础设施建设 建立健全相关制度 采取有效措施促进信息资源共享 保证电子文件在规定时间 地域 机构 人员范围内得到方便快捷的利用 3 属于信息公开范围的电子档案的利用 应当按照国家有关规定执行 不属于信息公开范围的电子档案 按照国家有关档案 保密 信息安全 知识产权保护等方面法律法规的要求 可在规定范围内提供利用 4 凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子档案不得在因特网 或与因特网采取逻辑隔离