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2006年3月19日 高效的时间管理 关于时间管理的思考时间管理是什么时间管理三步曲明确人生追求设定目标制定计划并实施时间矩阵图时间管理四象限高效利用时间的方法 目录 Content 时间是什么 有什么特点 时间是一种特殊的稀缺资源它是不能再生的它不能被节省或储存下来它对每一个人都是均等的 但又是有限的 时间管理就是个人管理 把握自己才能把握时间 如果你不能管理时间 那么你什么也不能管理 彼得 杜拉克 时间管理三步曲 明确人生追求设定目标拟定计划并实施 一 明确人生追求 假如没有明天 你今天想做什么 一 明确人生追求 人生的意义是什么 一 明确人生追求 进取型 使其达到集团和系统的最高地位 安全型 追求认可 工作安全 尊敬和成为 圈内人 自由型 在工作过程中得到最大的控制而不是被控制 攀登型 得到刺激 挑战 冒险和 擦边 的机会 平衡型 视成功为家庭 工作 自我事务等均衡协调发展 不同类型的人对成功的需求不同 德尔 C BrooklynDerr 1988 总结出公司员工有五种不同的成功方向 一 明确人生追求 鼓励更深入地思考你的人生澄清什么对你是真正重要的将自我抉择的价值观及目的牢记心中提供方向及价值协助你向长期目标进展 为什么要明确人生追求 一 明确人生追求 我究竟是什么样的人 我最强的才能及天赋是什么 当 我感到真正的快乐 我想成为什么样的人 有哪些品格是我想拥有的 有哪些东西是我觉得重要并想拥有的 个人使命宣言 起草个人使命宣言 假如船不知道该驶向哪个港口 那么吹什么风都没有用处 起草自己的使命宣言 我们要将一个人成功地送上月球 并能使他安全地返回地球 让每一个办公桌和每一个家庭都有一台计算机 为人民服务 VS 为人民币服务 提供优质培训课程VS成为 五星讲师 一 明确人生追求 要事第一 个人的使命宣言是衡量事情是否重要的标准 我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗 一 明确人生追求 二 设定目标 更有效地实现目标改善绩效提高你实现目标的动机提高对你成就的自豪和满足提高你的自信心有计划地消除你止步不前和不高兴的想法 设定目标的好处 增加销量发展员工提高员工的生产力开发新客户 拓展全系列改进管理层和员工的沟通实现业务成果 利润 市场占有率 股票价值 你的目标是什么 二 设定目标 目标的SMART原则 S specific 明确的 M measurable 可衡量的 A attainable 可达成的 R relevant 合乎实际的 T time based 时效性的 我觉得 我感觉 我认为 这是管理的艺术 而不是管理的科学 管理的 艺术 船到桥头自然直 车到山前必有路 二 设定目标 充分利用企业的有限资源 发挥最大的效能 预测问题 防范于未然 事情推展前 做有效沟通 让其他部门了解我们需要的协助 也同时了解我们能为他们做些什么 协助评估目标的可行性 避免不必要的重复 减少无谓的浪费 建立优先顺序 按部就班 不赶工 不加班 良好计划的好处 三 设定计划并实施 通过计划帮您有效地利用时间 把每天要做的事情列一份清单确定优先次序 从最重要的事情开始做起每天都这么做 三 设定计划并实施 关于时间管理的思考时间管理是什么时间管理三步曲明确人生追求设定目标制定计划并实施时间矩阵图时间管理四象限高效利用时间的方法 目录 Content 重要性 紧急性 我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动 这四象限构成 时间管理矩阵图 影响我们选择花费时间的要素 重要 不重要 不紧急 紧急 第一象限 第三象限 第二象限 第四象限 重要性和紧急性释意 重要性 与目标有关的活动 凡是有价值的有利于组织和个人目标实现的就是重要的事紧急性 是指必须立即处理的事 急迫之事通常都显而易见 拖延不得 也可能较讨好 有趣却不一定很重要 活动的重要性和紧急性分析 重要性A非常重要 必须做B重要 应当做C不太重要 可能有用 但不是非做不可D不重要 没有任何效果紧急性A非常紧急 必须马上做B紧急 应当赶紧做C不太紧急 推迟一段时间再做也行D时间不作为考虑的因素 时间矩阵图 讨论 可以举例说明哪些事情各属于哪个象限吗 时间管理的策略 第一象限的事情应该首先做应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上 这样就可以从容地处理各种问题了第三象限的事尽量少做第四象限的事最好别做 时间矩阵图 虚假的 必要的 危机 有限期的任务 项目 计划 准备 建立关系 真正的创新 领导的 干扰 一些会议 一些报告 浪费的 逃避的活动 4D原则 DOITNOW DOITLATER DELEGATE DON TDOIT 稍后做 授权 不做 立即做 4D原则 Doitnow 要自己做的 不能丢掉不管 不能拖一拖再办 不能授权的事 按照优先顺序自己亲自去完成 Doitlater 稍后再办 把重要但不紧急的工作 暂时挂在一边 待有空时再去处理 Delegateit 可授权的 学会授权 将能派出去的事尽量派给他人干 这样可以节约时间干最重要的工作 Don tdoit 丢掉不管 把一些与目标无关的事 无效益的事 应差的事丢掉不管 时间管理要务 焦点放在真正重要的事上 对不重要的事说 不 参照你的使命宣言 目标规划时间 重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊 歌德人在各种领域中努力经营 百分之八十的结果是来自百分之二十的活动 20 80法则 普通人的时间安排 25 30 15 50 60 2 3 2 3 25 30 成功人士的时间安排 20 25 65 80 15 1 20 25 65 80 15 1 80 20原则 来自 花去 80 最佳效果的工作 20 较为次要的工作 20 的时间 80 的时间 80 20原则 去寻找用20 的努力就可得到80 的效果的领域集中精力解决少数重要问题 而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作 更有效地利用时间 创造 更多的时间减少会议对时间的浪费有效地利用等待时间很好地利用旅行时间与上司沟通时如何更有效利用时间对付电话所引起的时间的浪费避免不速之客带来的时间的浪费 创造更多的时间 有两种方法可以创造工作时间 早起晚睡通过授权的技能 减少会议对时间的浪费 会议前 发问有必要以会议形式进行商讨吗 尽量减少与会人数 当关键人物无法与会时 原则上不应开会 为避免会议冗长 可将会议安排在午餐前或下班前 要有明确的会议议程 计算会议成本 会议中 会议中等候迟到者 则等于惩罚准时者不要令与会者太舒服 避免受电话或访客之干扰视实际需要 可让部分与会者参加会议的一部分会议后 整理会议记录发给有关人士跟进会议中决定的事项 与上司沟通时如何更有效利用时间 听而不闻 的上司应开门见山 单刀直入 技巧性地指明你与他谈论的事端对他所可能产生的利害关系 见异思迁的上司当他指派工作时 多作询问的工夫如你的工作繁多 请他为你决定完成工作的优先次序 询问他完成工作的限时 以你为听众的上司尽量避免发问或对他的话语作出评论 如何避免电话引起的时间的浪费 事后回复电话的办法值得采用 尽量将须打出去的电话集中在一起 避免电话捉迷藏的两个原则 如果是对方的助理 秘书接的电话 务必打听何时可以联络到此人留话时别忘了请对方在某个时刻或期间回话 如何避免不速之客的时间的浪费 你并不一定总是热情好客让别人知道别打搅你在办公室外接见不速之客定期安排和下属或同一阶层的同事见面 时间管理理论的发展 第一代 利用便条和备忘录第二代 强调日