第-4-章-会计信息系统开发PPT课件.ppt

6 1会计信息系统的开发方法 会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程 需要包括会计人员 计算机技术人员和用户在内的各方面人员的齐心协力 共同进行 需要借助于MIS系统的开发技术和方法 目前较为流行的开发方法有生命周期法和原型法 一 生命周期法将信息系统的生命周期划分为 个阶段 分别是系统规划 系统分析 系统设计 系统实施 系统评审和维护运行生命周期阶段划分 1 二 原型法在获得用户基本需求的基础上 利用快速软件工具和开发环境 投入少量的人力 物力 快速建起一个模型 使用户尽早看到新系统的使用效果 便于用户发现新系统的问题 提出改进意见 然后 再由开发人员补充 修改 如此反复 知道用户满意为止 确定用户需求 建立系统原型 运行系统原型 系统投入使用 评价 修改系统原型 2 6 2账务处理系统的部分数据流图 一 账务系统基本功能现在各种财务软件的功能趋于一致 财政部对会计核算软件应具备的基本功能也作了统一的要求 会计核算功能由账务处理系统完成 一般包括初始建账 日常账务 查询输出和管理维护四部分功能组成 各部分基本内容如下 建账操作 设置账套参数 设置科目 录入期初额 设置结算方式 选择凭证类型等日常账务 制单 审核 记账 结账等查询输出 凭证 明细账 日记账 总账等的查询打印输出管理维护 用户权限 系统操作日志 数据备份 恢复等二 主要数据文件凭证库 日记账 明细账 总账 科目表 凭证类别 结算方式库 外币汇率库 操作员管理库 常用摘要库 常用凭证库 操作日志 结账信息库等 3 1初始建账 2凭证处理 3账薄管理 4期末处理 5系统管理 6帮助系统 DFD 1 建账要求 凭证处理要求 查账要求 期末处理要求 系统管理要求 帮助要求 建账信息 凭证信息 账薄信息 处理信息 系统管理信息 帮助信息 三 部分DFD 顶层忽略 4 1 1科目管理 1 2期初额录入 1 3凭证类别 1 4结算方式 凭证库 科目数据 科目余额 类别数据 凭证类别库 结算方式库 DFD 2 初始建账 余额库 结算方式数据 科目库 5 2 1填制凭证 2 2审核凭证 2 3汇总凭证 2 4凭证记账 2 5凭证查询 科目库 类别库 方式库 摘要库 常用凭证库 凭证库 凭证数据 打印凭证 审核要求 凭证库 汇总要求 科目汇总表 总账 日记账 明细账 凭证信息 DFD 2 凭证处理 6 3 1总账查询 3 2日记账查询 3 3明细账查询 查询要求 查询要求 查账要求 总账信息 日记账信息 明细账信息 DFD 2 账薄管理 总账 科目库 日记账 明细账 7 4 1定义转账凭证 4 2生成转账凭证 4 3月底结账 定义要求 生成要求 结账要求 DFD 2 期末处理 科目库 明细帐 模板库 凭证库 结账信息库 8 PDFD 9 建立应用系统的基本步骤1分析系统要求 确定系统基本框架2建立自己的工作目录 并将其设为默认工作目录3创建项目文件 并用项目管理器管理4在项目管理器中创建数据库 数据表和索引文件等并设置相应的有效性规则 完整性规则以及表间关联关系5在项目管理器中创建查询与视图6在项目管理器中创建表单和菜单文件等7在项目管理器中创建报表文件8指定主控文件并联编程可执行文件9发布应用程序 10 初始建账模块介绍 账套管理 一般商品化软件允许建立多套账 各套账根据本单位所属行业 独立选择科目编码方案等 数据相互独立 单独一个目录 系统一般建立一个账套参数表 统一管理各账套的参数信息 该表不属于任何账套 独立于账套之上 为系统服务 账套参数表格式 该表可以在系统安装时产生 也可以在首次建立账套时产生 11 2 设置科目 我国各行业所采用的会计制度不同 集中体现在所采用的总账科目不同 每个账套有一个科目表 其中将存储该账套所用到的所有会计科目 新建一个账套时 系统要求我们选择行业性质 然后将内置的该行业的总账科目存入改科目表中 在软件的行多功能模块中都用到该科目表科目表结构 科目表的维护模块包括科目的增 删 改 查 印注意科目增 删 改的限制科目维护的界面设置 12 3 科目余额录入 如果是年初建账 只输入期初余额 如果是年中建账则输入期初余额和自年初到此时的本年累借和本年累贷 系统自动计算年初余额 若科目有辅助核算 还应整理出各辅助项目的期初余额予以录入 余额的保存一般有三个位置 科目库 增加字段 LJ LD QM 单独的余额库 KMDM LJ LD QM 总账库总账表结构 期初额录入 平衡检验 逐级汇总 查询 打印 数据环境 科目库余额库 13 4 凭证类型设置 根据企业业务量的多少设置使用凭证种类 凭证类型信息保存在凭证类别表中 凭证类别库中除了存储所使用的凭证号 简称 全称外 还存储一些凭证的属性信息 如借方科目 贷方科目等 凭证类型表结构 5 银行结算方式置 将当地银行的结算方式输入结算方式库 银行结算方式表可以只有两个字段 分别是结算方式号和结算方式名 JSFSHC 1 JSFSMC 6 14 6 4日常账务模块介绍 1 制单与审核 1 凭证信息的保存凭证信息分成两部分 凭证头部分 凭证类 号 日期 附件 财务主管 制单人 审核人 标志等凭证分录 包括行号 摘要 科目 借方金额 贷方金额银行结算方式信息 外币信息 数量信息 期他辅助账信息等一表存放和两表存放的比较 2 两表的关联方式凭证库表结构 15 3 是否使用临时表 4 凭证模块的界面设计根据对会计分录的不同处理方式 常见的有三种界面 每页显示五笔分录 不使用滚动条 用分数解决多页问题 使用网格控件显示分录 使用文本框等编辑分录 使用网格显示并编辑分录 5 制单模块使用的参照数据较多 6 凭证审核功能设计较简单 审核岗位与凭证输入岗位为不相容岗位 需要职责分离 凭证审核即在 审核 字段中存入审核人姓名 7 凭证审核界面一般由两个界面完成 16 2 记账记账即根据审核的凭证登记总账和明细账 具体算法如下 提示用户输入记账会计期间 检查是否满足条件 若不满足条件提示用户并退出记账程序 合法性检查检查 时间 数据 权限等合法性 自动进行硬盘备份 以防止意外情况发生时进行数据恢复 取记账凭证库中已审核 未记账 的凭证记录 对已审核凭证记录按照凭证记录的科目代码进行分类 汇总出各明细科目的借贷方发生额并更新科目余额库中相应科目的发生额 将明细科目的借贷方发生额汇总到上级科目 将这些记账凭证记录转移到明细账库 如果记账中断 关机 停电 则下次进入账务系统时 计算机会自动将备份的数据恢复记账界面设计 17 3 结账在手工会计结帐 电算化结帐 结账信息库中的当前会计期间标记为已结账 并将当前会计期间设为下一会计期间 具体算法 1 合法性检查 权限 时间 包括是否为活动月 有无未记账凭证 2 自动结转问题 如果设置了自动转账分录 自动生成记账凭证 并记账 3 硬盘备份 4 判断是否为年末月 如果不是年末 将所有科目的期末余额转为下期的期初余额 18 5 如果是年末结账 自动生成下年度空白数据库 还要将年末余额结转为下年度的年初余额 6 修改结账信息库 当前月为 已结 下月为 活动 7 提示结账完毕结账信息库表结构 19 4 自动凭证的设置与使用 也称为凭证模版 按照发生的时间 方式的不同 凭证模板分为两类 日常常用凭证模板和期末结转凭证模板 日常常用凭证是在发生某笔业务时 由制单人执行自动生成该类凭证功能 结转凭证则在会计期末 会计人员结账时 由软件自动生成该类凭证 两类凭证的定义方式是相同的 自动凭证的设置内容包括 序号 所生成凭证的类型 自动凭证的类型 凭证摘要 分录的借贷方向 分录借贷金额的来源等 分录借贷金额可以是常数数值 也可以是取账公式 以上设置保存在自动凭证库中 使用自动凭证生成凭证时 系统从自动凭证库中取出定义 生成凭证 自动凭证库表结构 20 6 5查询输出模块介绍 按财政部有关文件要求 会计核算软件应提供对记账凭证 明细账 总账的查询及打印输出功能 查询获得的数据可能分布在数据库中的一张或多张表中 也可能实际上并不存在 是通过其他数据计算获得的 1 总账查询输出 用户输入查询条件 如时间和科目范围 从总账表中搜索数据 显示结果总账查询输出界面 21 2 明细账查询输出明细账查询输出用到总账和明细账 从总账中读取科目状态信息 包括期初余额 借合计 贷合计 期末余额 累借发生 累贷发生等 从明细账中读取具体的每一笔分录数据明细账查询输出界面 22 6 6管理维护模块介绍 1 人员管理 权限设置 1 会计数据的安全从三个层次进行控制 物理层 让未经授权的人员接触不到计算及数据载体操作系统层 无关人员不能进入操作系统应用层 会计软件可以在应用层通过用户权限设置控制操作 2 授权方式 可以按功能授权 也可以按科目授权 3 只有超级用户和会计主管可以进入人员管理模块 4 人员权限信息保存在操作员表中 口令应加密保存操作员表的结构 口令加密方法举例 23 口令加密方法举例 KL1 ALLTRIM THISFORM KL VALUE KL1 LEFT KL1 SPACE 5 5 FORI 1TOLEN KL1 J SUBSTR KL1 I 1 KL1 STUFF KL1 I 1 CHR ASC J I I ENDFORREPLKLWITHKL1 24 2 操作日志作为一项重要的安全控制措施 会计软件自动记录用户上机日志 包括姓名 上机日期 开始时间 结束时间 所执行的功能 存储在操作日志表中操作日志表结构3 数据的的备份与恢复单机板的财务软件提供的备份与恢复功能有两种方式 1 直接将数据文件拷贝到指定盘的指定目录 2 经过加密后拷贝网络版会计软件由于采用网络数据库平台 其备份与恢复功能一般通过数据库管理系统完成 25 6 7账务处理系统的数据需求与设计 对帐务处理系统来说 输入记账凭证 输出总账 明细账 因此 数据设计的核心是记账凭证 总账 明细账的存储设计1 记账凭证企业可选择使用多种记账凭证 但凭证上所记载的内容是相同的 包括两类 1 凭证属性信息 凭证类 号 日期 附件 制单人 审核人 记账人等 2 分录信息 摘要 科目代码与名称 借方金额 贷方金额等两类信息分别存储在两个表中 如果存储在一个表中 势必引起大量数据冗余 结构见 凭证库表结构 26 2明细账和总账手工会计时 总账和明细账结构相似 1999年 凭证 月 日 类 号 摘要 借金额 贷金额 余额 借贷 会计科目 只是登录的详细程度不同 明细账直接根据记账凭证登录 总账一般根据凭证汇总表登录 明细账多一个 对方科目 总账界面和明细账界面 27 总账和明细账页中所记录的数据实际分为两类 1 依据记账凭证直接填写的交易信息 包括 会计科目 记账日期 凭证字 凭证号 摘要 借方金额 贷方金额 经计算获得的账户状态信息 包括期初余额 本月借方合计 本月贷方合计 月末余额 累计借方发生额 累计贷方发生额 在关系数据库中 由于行列顺序无关紧要 所以账户状态数据和交易数据不能放在一个表中在当前流行的会计软件的数据库设计方案中 明细账 总账中的交易信息仍然保存在凭证库中 称为交易文件 状态信息保存在另一张表中 称为账户主文件 28 3会计信息系统中的文件 8类 1 主文件账户主文件反映数据项经过交易后当前状态的文件 会计信息系统中有客户主文件 供应商主文件 雇员主文件 账户主文件等 账户主文件 也称总账文件ZZ 记录各科目的期初余额 各期借贷方发生额 期末余额等数据 当发生会计事项时 借贷方发生额随之改变 不同的信息系统的主文件项目多少不同 会计系统要求内容较多 银行等发生内容较少的系统可能只有年初余额和现在余额 甚至也可能不单独成文件 2 交易文件为主文件服务的存放具体交易内容的文件 交易文件记载引起主文件改变的交易细节 记录下主文件数据变化的整个过程 如凭证文件PZT PZFL 29 3 参照表文件 系统中大量使用代码 对代码进行解释的文件 也成为代码文件 如科目表文件 KM 客户档案表 职工档案表 凭证类型表等 4 控制文件 用于存储系统的的各种参数设置的文件 如账套参数表 ZT 人员权限表 CZY 结账信息表 JZ 5 备份文件 6 程序文件 源程序 目标程序 可执行程序 7 日志文件 LOG 8 转换文件 30 补充复习思考题 1在科目维护模块中 增加和删除科目的约束规则有那些 记账和结账各做那些工作 为了减少数