质量管理体系推行要点.ppt

建立及推行要点 质量管理体系 目录 订立质量管理体系要求依据 建立质量方针 质量目标 订立与项目有关的ISO条款及各部门的职能分配 管理者代表任命文件体系构成及控制程序管理评审控制程序资源管理基础设施 工作环境控制程序产品实现测量 分析和改进 2 订立质量管理体系要求依据 质量管理体系依据什么建立起来 依据GB T19001 2008 IS09001 2008 质量管理体系要求 标准根据中华人民共和国有关法律 法规依据管理处的实际情况 3 建立质量方针 质量目标 什麼是质量方针 质量目标 质量方针 以客为尊 提供优质服务 为客户争取最高回报 质量目标 客户满意率 95 以上报修处理及时率 100 不合格服务处理率 100 供方服务质量控制率 100 治安 火灾及安全责任重大事故为零 4 任命理者代表 管理者代表的工作 a 按IS09001 2008标准的要求建立 实施 保持质量管理体系所需的过程 并持续改进其有效性 b 负责向总物业经理报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求 c 组织本管理处内质量教育活动 提高全体员工的质量 满足客户要求的意识 d 代表本管理处就质量管理体系有关事项与外部各方进行联络 e 协助总物业经理按规定的时间间隔开展管理评审 定期组织内部质量管理体系审核 f 行使和履行本管理处总物业经理规定的其他质量职责和权限 5 订立与项目有关的ISO条款及各部门的职能分配质量体系过程职能分配表 包含8大条款 6 文件体系构成 三级文件 1 质量手册 质量体系进行管理的纲领性文件2 程序文件 部门手册3 作业文件 作业指导书 管理规定质量记录 日常运行时使用的清单 表格和记录文件 7 文件控制程序 1 0目的对质量管理体系有关文件进行控制 确保与质量管理体系运行有关的各部门 各环节都得到文件的有效版本 2 0范围本程序适用物业管理处质量体系文件和策划和运行质量管理体系所需的外来文件的管理与控制 3 0职责3 1总物业经理负责批准发布 质量手册 3 2管理者代表负责组织编写 修改 质量手册 并审核 质量手册 和批准各部门作业文件 作业指导书等 3 3总办是管理处文件的归口管理部门 负责质量手册和作业指导书的发放 正本保存 并负责与质量管理体系有关的外来文件的管理和控制 3 4各部门负责相关作业文件指导书的编制 使用和保管 部门经理负责作业文件指导书的审核 管理者代表负责作业文件指导书的批准 3 5各部门收集本部门履行质量职能所必须遵循的法律法规和标准 8 9 文件控制流程图 控制要求 文件编码规定各部门编写的质量体系文件 由总办按照本规定的要求进行登记编码 每一份文件只允许有唯一的一个编号 各部门可根据专业分类编号 代码识别及分发号 例如 CPM 总物业经理01ACPM 管理者代表02ADM 总办03PRO 客服部04ENG 工程部05SEC 保安部06FIN 财务部07文件代码识别 SC 质量手册CX 程序文件ZY 作业文件JL 质量记录表格 10 文件编码 11 质量体系文件和资料的制定 审核 批准制要求 12 质量体系文件和资料的标识与发放 质量体系文件和资料分为受控 非受控 受控仅限于在本管理处内部使用 非受控一般是为某种需要提供给管理处以外的人员使用 总办负责确定 受控 与 非受控 文件目录 及 受控文件清单 管理者代表根据本管理处的具体情况制定 受控文件清单 经审批后复印体系文件 于首页的右上方加盖红色 受控 或蓝色 非受控 印章 并列出分发号 按 受控文件清单 统一发放 让持有者在 文件发放回收登记表 上签字 并列入部门 受控文件清单 中 13 质量体系文件的保管 质量体系文件的受控原版由总办管理人员按管理處訂立的档案管理制度负责 存档保存 质量体系文件的受控副本由文件持有部门文员负责保管 14 质量体系文件的有效控制 为确保管理处质量体系文件的有效性能够得到控制 对其采用版本号 修改状态号来控制最新版本 版本号采用英文字母A B C 表示第一版 第二版 第三版 用阿拉伯数字0 1 2 表示未经修改 第一次修改 第二次修改 版本号与修改状态号之间的关系为 每一版质量体系文件可以允许修改5次 即修改状态号最高是5 当超过5次时 全部文件换版 即由A版升为B版 特殊情况下 换版可不受此限制 总办管理员应按质量体系文件的类别编制 文件受控清单 确保管理处各部门使用最新有效版本之文件 当质量体系文件更新后 相应的 受控文件清单 应于以更新 管理处内所使用的质量体系文件均为加盖红色 受控 印章的受控文件 各部门不得使用私自复印的文件 管理处内部不允许使用加盖蓝色 非受控 印章文件 15 外来文件的控制 各部门收集本部门履行质量职能所必须遵循的法律法规和标准 外来文件由接收部门根据其内容予以保存并将正本转交总办存档 外来文件资料由总办统一收集登记 编制 外来文件清单 妥善保存 重要文件应及时呈送总物业经理审阅 如需分发应经总物业经理批准控制其分发量 直接引用的国家或行业技术标准 管理标准 使用前应由总办确认适宜性 填写 法律法规条款摘录清单 加盖受控印章 经总物业经理批准后使用 16 质量体系文件的更改 管理处质量体系运作过程中的各种因素均可导致质量体系文件更改或增减 其更改或增减的原因由各相关部门提出 并填写 文件更改审批表 审批后 交与总办档案人员 总办接到更改或增减的质量体系文件后 应将更改的原件存档 复印更改页加盖红色 受控 印章后 按 受控文件清单 交给所有的部门文员或持有人并换回原页销毁 并在 受控文件清单 上作摘要 17 质量体系文件废弃 作废的质量体系文件经原文件审批人审批后 由总办人员统一销毁 已作废的质量体系文件 如有保存价值 留存待查 应由总办人员统一集中保管 其上加盖 作废 印章并予以登记 18 记录控制程序 1 0目的确保质量记录的完整 准确 清晰 为质量体系有效运行和产品质量满足规定的要求并为实现可追溯性 证实作用以及采取纠正措施提供客观证据 2 0范围适用于本管理处所有与质量活动有关的质量记录控制 3 0职责a 总办负责本程序的归口管理 b 各部门负责与该部门相关的质量记录的收集 归档 贮存及保管 19 20 工作程序流程图 建立各部门的职责 权限与沟通 21 建立各部门的职责 总物业经理职责管理者代表职责总办职责财务部职责客服部职责工程部职责保安部职责其他部门 如有 22 管理评审控制程序 1 0目的本程序规定了管理处管理评审的控制要求 以确保质量体系的充分性 适宜性和有效性 实现管理处质量方针和质量目标 2 0主要工作2 1总物业经理负责组织管理评审活动 批准 管理评审计划 和 管理评审报告 并主持管理评审会议 2 2管理者代表负责安排管理评审前的各项准备工作 包括评审所需文件和资料的收集 管理评审计划 的编制和审核及管理评审会议的组织工作 2 3总办负责管理评审记录的收集 保存 对评审后的纠正 预防和改进措施进行跟踪和验证 2 4各部门负责人负责准备 提供与本部门工作有关的评审所需质量管理体系状况报告并负责实施管理评审中提出的相关的纠正 预防和改进措施落实及时向管理者代表汇报执行情况 23 资源管理 目的为了加强管理处人员管理和促进企业发展 确保从事产品要求符合性工作的人员能胜任本岗位能力要求 人力资源控制程序 岗位任职要求 上岗前的基础教育年度培训计划培训效果进行评估 如考试 ISO要求上述事项需有计划 实施 评估和跟踪 24 基础设施 工作环境控制程序 目的确定并提供和维护为实现服务的符合性所需要的设施 确定并管理为达到物业服务符合性所需的工作环境 程序基础设施的确定设施的管理采购设施的验收设施的登记建帐设施的使用 保养和维修设施的报废ISO要求上述事项需有计划 实施 评估和跟踪 25 产品实现 目的针对产品 项目或合同规定专门的质量措施 资源和活动顺序 以确保满足规定要求 适用于特定的服务 物业管理项目和合同的质量策划及相应的质量计划 策划方案的编制 实施和控制 工作範圍采购控制程序 对供方进行选择 评价 控制接管验收控制程序 工程部负责物业服务项目的前期管理阶段的统筹 组织 考察及接管验收等全面工作 保安服务控制程序值班控制程序应急准备和响应控制程序设备 设施运行维护控制程序客户入住装修控制程序清洁绿化服务控制程序 26 测量 分析和改进 目的为监视和证实产品 服务 的符合性