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要事第一的时间效能管理 学习团队要求及纪律 1 目的 团队竞争2 定组长3 小组职责 时间天才体育纪律气氛协调服务娱乐4 奖惩约定 小丑跳 发牌 选出优胜组 学习约定 我们的承诺 ItisOKto 发牌 发小红贴 放轻松 不同意 提问题 多分享 守时间 要事第一的时间效能管理 培训讲师宋湘生 学习目标 当培训结束后 学员能够 阐明时间管理的核心概念 并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性掌握管理个人时间管理的六个核心步骤 明确时间管理四个象限的处理策略 并能按照事件的重要性和紧急性 进行有效的排序和计划的安排阐明时间效能管理与工作组织的九个要决 活动 列出在你的工作与生活中最重要的事情各3项 1 2 3 4 5 6 培训内容 1认识时间管理2如何高效管理自我的效能3时间管理的百宝箱4时间管理的九大要决5制定个人行动计划 培训内容 认识时间管理如何高效管理自我的效能时间管理的百宝箱时间管理的九大要决制定个人行动计划 培训内容 认识时间管理如何高效管理自我的效能时间效能管理的百宝箱时间效能管理的九大要决制定个人行动计划 本单元学习目标 了解时间管理的本质体会做好要事第一的时间管理的收益了解时间管理的问题和障碍 一 时间管理的本质 时间管理小自测 说明 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择 1 在每个工作日之前 我都能为计划中的工作做些准备 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此2 凡是可委派下属去做的工作我都委派下去 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此3 我用工作进度时间表来书面规定工作任务与目标 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此4 我尽量一次性处理完毕每份文件 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此5 我每天列出一个待办事项清单 按优先排列 先办最重要的事情 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此 时间管理小自测 说明 下列10题中只需尽快凭直觉来回答和选择 6 我尽量回避干扰性电话 不速之客来访以及突然召开的会议 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此7 我召开会议一般都主题和目的明确 并能准时开始 按时结束 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此8 我的日程表有回旋余地 以便我有时间应付突发事件 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此9 我合理安排我的时间 以便我能集中精力首先处理少数至关重要的事情 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此10 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要的事情 我会说 不 A很少如此B有时如此C经常如此D总是如此 26 30分 祝贺你 你知道如何分清事情的缓急 这使你能集中精力 提高效率 你已成为时间管理的高手 你向周围的人分享你的时间管理经验 高效率的时间管理 21 25分 你尝试掌握自己的时间 有些不错的开始 但却不能持之以恒 不能持之以恒 16 20分 你也许过于重视对事情做出迅速处理 而忽略了思考哪些事是重要的 不要把 紧急的 与 重要的 混淆起来 不要被外界的干扰所影响 无论这干扰是传真 电话 还是来自同事 如果你不能完成必须完成的事 你决不会因为迅速处理了不重要的小事而提高工作效率 没有重点和主次的排序 0 15分 你自己对时间并无计划 而是经常让别人牵着鼻子走 你不能再采取被动的态度 要马上对自己的工作采取优先秩序的管理方法 无计划被动 时间管理小自测 你做事是迅速呢 还是有效率呢 计分标准 选择A 0分 B 1分 C 2分 D 3分 一年有365天 其中双休日共 天 法定假日 天 公司带薪休假 天 实际工作 天 共 小时 假定有效工作时间为20 30 全年有效工作时间为 小时 算算我们时间 一年有365天 其中双休日共 104 天 法定假日 10 天 公司带薪休假 10 天 带薪病假 0 天 实际工作约241 天 共 1928 小时 研究表明 有效工作时间为 20 30 全年有效工作时间为 385 578 小时 算算我们时间 我们为什么总是抱怨时间少 时间是如此稀缺 我们的时间管理能力又有限 我们该怎么做呢 时间有什么特点 稀缺 不可再生子在川上曰 逝者如斯乎 时间是流逝的 我们如何去管理呢 认识时间管理 时间管理中最根本的要素 事件时间管理的实质是什么 事件时间长短与排序的管理 或事件的选择排序放弃的管理 时间管理概念的发展便条备忘录 日程表 优先顺序 平衡 二 做好要事第一的时间管理的意义和收益1 2 3 4 5 6 7 我们学习的目的 1 为什么我们在这里 2 为什么我们在这里 上级对管理者的评价矩阵图 离场测试 3 为什么我们在这里 4 为什么我们在这里 5 为什么我们在这里 不知道干什么 效果和效率怎么样 不了解有效的管理 6 为什么我们在这里 认认真真犯错误 辛辛苦苦挨批评 7 为什么我们在这里 三 时间管理不当的后果 问题和障碍 研讨 8分钟讨论 3分钟呈现 2 小组研讨列出自己或团队时间管理的十大问题 时间管理的问题总结 角色类 角色定位 职责不明确 层级定位错位 目标 计划类 绩效目标 岗位目标 无重点 计划性差 突发事件过多沟通类 360度沟通 上下左右沟通 障碍管理类 激励 团队协作管理 流程管理 辅导执行类 执行意愿差 工作技能方法工具不够 录像片段001 被时间毁灭的经理 10分钟 要求 观看录像时请尽量多地找出这个经理做得有问题的地方 将观察到要点及时记录下来研讨 你发现他的问题有哪些 录像片段002 被时间毁灭的经理 3分钟 14分钟 问题 你认为刘易斯会怎么评价自己 录像 他都错在哪里了 全球调查结果 时间管理无效的原因 1 优先顺序不明确2 电话打扰3 缺乏目标计划4 贪多嚼不烂5 不速之客6 无效授权7 桌面杂乱无章 找不到东西8 缺乏自律 拖延9 不会说 不 10 低效的会议 本单元学习目标回顾和总结 了解时间管理的本质体会做好要事第一的时间管理的收益了解时间管理的问题和障碍 本单元学习目标回顾和总结 了解时间管理的本质体会做好要事第一的时间管理的收益了解时间管理的问题和障碍 培训内容 认识时间与时间管理如何高效管理时间时间管理的百宝箱时间管理的九大要决制定个人行动计划 本单元学习目标 掌握要事第一的时间管理的核心六个步骤定角色 职责和目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善 录像研讨003 被时间拯救的经理 要求 观看录像时10分钟 请观察这个经理是如何管理自我的时间 将要点及时记录下来小组讨论 管理自我时间的核心步骤有哪些 用白板纸呈现 时间管理的核心步骤 定角色 职责和目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善 时间管理的核心步骤 第一步 1 确定角色 职责和目的 目标角色定位 职责清晰 分工明确目标为先 目的明确 结果导向公私兼顾 工作 生活 关键内容 角色 定位 目标 方向 结果导向 过程 时间管理的核心六个步骤定角色 职责和目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善 内容1 角色定位 你的角色定位 基层 中层 高层 决定了时间管理的方式是不同的 对上级 辅佐者对同级 协作者对客户 朋友和顾问对下级 教练对家庭 建设和经营者 写下自己的角色 职责 目标 角色1职责目标角色2职责目标角色3职责目标角色4职责目标 管理者的三大任务 1 完成绩效目标2 带出一支队伍3 形成一套方法论 下属的三个任务 正确理解上级要求 当好领导的辅佐者严格执行 结果导向归纳总结 学习提高 内容2 目标为先 目标为先 为什么需要目标 方向明确 有效执行 激励 好目标的特征是什么 与高层一致 SMART原则 挑战性 目标的意义 成功就等于目标 其他的一切都是这句话的注解 美国潜能大师 伯恩 崔西 今天的生活状态不由今天所决定它是我们过去生活目标的结果 xxx2007年目标制定目标日期 2006年11月15日 好目标的特征是什么 1 与领导一致 现场操作 2 具体明确 smart原则 3 要有挑战性和创新性 突破性思维 如何有效地承接上级的任务并转化为目标 对目标负责就是对上级负责 多问一个WHY 6w3h 现场口头复述补充书面沟通确认原则不合理先接受原则操之在我 主动积极让领导做选择题 组织的宗旨和使命 战略目标Goal 多个具体目标Objectives 分公司 部门目标 组织成员个人的目标 目标的层次体系 高层管理人员 中层管理人员 基层管理人员 企业目标网络体系 包装设计规划 销售规划 广告与推销规划 广告实施规划 产品的商品化 已核准的产品设想 产品研究规划 生产工程规划 制造规划 分配和仓库储存规划 市场调查规划 招聘推销员规划 推销员培训规划 开展销售规划 57 例 特征一与高层一致 例 某公司营销组织的目标系列是 在以上目标中 下级的每一项工作目标都来自上一层工作目标的分解 下一层工作目标必须严格与上一层工作目标保持一致 58 目标分解案例 部门A 沟通很重要 实际操作1 如何与上级的目标保持高度一致 4 3符合SMART原则的目标才是好目标 制定目标应该符合SMART原则 SMART是五个英文单词的首写字母构成 S 明确具体的 Specific M 可衡量的 Measurable A 可接受的 Acceptable R 现实可行的 Realistic T 有时间限制的 Timetable 实际操作 2 具体明确 smart原则 USEME体验活动一 小组名 职责 目标 123 根据SMART原则制定的目标形式 63 根据SMART原则对工作目标所做的评价 64 特征三具有挑战性 1 要点 不能太高或者太低 否则 不但不会起到激励员工更加努力工作的作用 还会适得其反 打击员工的积极性 有的部门把业绩定得有些偏高 却使员工感到无论怎么付出心血 也顶多只能刚刚完成基本目标 根本无法在此基础上得到额外的奖励 所以 他们的士气很低 牢骚不断 也不能太低 太低没有成就感 原则 就高不就低 跳起来能够着避免不可能思维 创新能突破 用四条连续的直线穿过九点 一笔划 用三条 用一条 许多事情之所以不行 是因为你先入为主的认为不行 如果你认为一件事做不到 你就不会去真正努力 不可能思维 严重影响我们的成就 在我们真正去努力做一件事清之前 一定不要先入为主的认为这件事不可能 小活动 10分钟 请学员手册上重新写下你工作和生活的2个目标 时间管理的核心步骤 第一步回顾总结 角色 定位 角色 5个角色定位 目标 方向 好目标的特征3个特征1 与上级保持一致2 SMART原则3 挑战性 时间管理的核心步骤 第二步 2 列出事件清单主动性任务 帮你实现工作目标应对性任务 不太重要却不可缺少练习 列出下个工作日一天的工作任务注明主动和应对 会见 13 11 2000 下午安排13 00 16 00 1 5小时休息一次 1 上午内容回顾5分钟 时间管理本质 4个发展阶段 5种问题 6个步骤 2 时间管理6个步骤 续 实操3 0小时1 6步骤讲解和实操3 时间管理工具介绍15分钟4 案例分析及应用30分钟5 总结和回顾 时间管理的核心步骤 第三步 3 排定事件次序根据 工作的重要程度 重要的工作需要安排足够的时间处理 工作的紧急程度 紧急的工作需要马上着手处理 重要性与紧急性 你个人觉得有价值且对你的使命 价值观及首要目标有意义的活动 重要性 你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动 紧急性 我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动 这四象限构成 时间管理矩阵图 时间管理矩阵图 小组研讨都有哪些事件及结果 重要不重要 紧急不紧急 象限 危机 急迫的问题 有限期的任务 会议 准备事项 象限 准备及预防工作 计划 休闲 建立人际关系 培训学习 授权 创新培育下属 带队伍 总结 象限 干扰 一些电话 一些会议 一些紧急 事件 凑热闹的活动 象限 细琐的工作 浪费时间的闲聊 不关紧要的邮件 偏重不同时间象限上的不同结果 压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局 偏重不同时间象限上的不同结果 短视近利应急处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力 抱怨人际关系浮泛 破裂 偏重不同时间象限上的不同结果 全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 偏重不同时间象限上的不同结果 消防队录像 分组讨论 偏重不同时间象限上的不同结果 有远见平衡纪律自制少有危机 偏重不同时间象限上的不同结果 压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局 短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力 抱怨人际关系浮泛 破裂 全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生 有远见平衡纪律自制少有危机 重要 紧急 重要 不紧急 重要 紧急 I III 不重要 紧急 不重要 不紧急 扩大 减少 避免 缩小 时间管理基本策略 时间管理矩阵的启示 效能的人在第一象限中只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事件 他们将焦点放在重要但不紧急的第二象限活动上 来保持产出与产能的平衡 史蒂芬 柯维 有 为第二象限预留时间 花更多时间在第二象限 来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备 以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动 小组作业 给老张安排一天的任务 10分钟 任务评分标准 小组作业 给老张安排一天的任务 10分钟 排列任务次序排序原则 先从上到下 后从左到右 练习 请把下周某天的工作进行安排 时间管理的核心步骤 第四步 4 制定时间计划表计划的要点 计算事件时间长度 总量为1 保证为重要工作预留整块时间适当预留弹性 风险控制 如何制定计划 1 指令系统 2 行动纲领 3 协调工作依据 3 控制与评估 意义 计划的概念及含义 计划 指根据对组织内外部环境 周密安排要达到组织目标的实施方法 路径 资源 时限 沟通方式 质量标准 奖惩办法等 计划 为实现目标的统筹策划与安排 计 战略性的心计 方法 关键点 计策划 战术性的安排 人员 时间 资源 物资等 什么是计划 xxxx行动计划 执行行动计划 要求 画出行动计划的甘特图 计划评估图 计划管理的控制方式 时间管理的核心步骤 第五步 5 言行一致地执行提高执行能力有效沟通 倾听和提问 排除干扰 礼貌拒绝今日事今日毕 日清日结 避免拖延 活动反思 到底什么是执行力 执行力的概念 为了贯彻战略意图 实现既定目标的操作能力 企业或组织的执行力主要由三个方面因素合成 资源平台 能力 意愿 资源平台 能力 知识 经验 技能 意愿 责任心 主动性和热情 管理能力的分级要求 如何理解沟通 103 沟通方为了设定的目标 把信息 想法和情感在个人或群体间传递 并与被沟通方达成一致认识或行动的过程 沟通的概念 104 沟通的因素 Facts 事实 沟通中所需要的事实及相关信息 我们可以通过有效的表达 倾听 询问来获得Feeling 情感 沟通中人们所需要的情绪 我们需要了解对方的情感及心理需求要来获得 情感来源与自身的行为风格 思维及行为的偏好 105 Facts 事实 表达 倾听 反馈 比比谁最快 Feeling 情感 信任 尊重 感情 性格 其他年龄 文化 地位 106 5 3排除干扰如何对付影响工作的打扰者 先打断他的话 站起来 把握好时间 把握好谈话内容 适当地暗示 可另约时间态度要友善 要做到 对待他人 时间上要苛刻 态度上要和气 时间管理的核心步骤 第六步 6 调整和持续改善每日调整与应变阶段自我评估与改善 测试 闭上眼睛 时间管理的核心六步骤 定角色 职责与目标角色 目标为先 结果导向 公私兼顾列出事件清单按照主动性与应对性分类排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定制定时间计划表预留弹性 保证重点言行一致地执行排除干扰 有效授权 有效沟通调整和改善自我评估 持续改善 本单元学习目标回顾总结 掌握要事第一的时间管理的核心六个步骤定角色 职责和目标列出事件清单排定事件次序制定时间计划表言行一致地执行调整和改善 培训内容 认识时间与时间管理如何高效管理自我的时间自我时间管理的百宝箱如何管理他人的时间时间管理的九大要决制定个人行动计划 研讨 你的时间管理的具体办法 请小组集思广益5分钟 整理并贡献出至少5个进行自我时间管理的实用小方法或小技巧 推荐两个时间管理与工作组织的好工具 周工作计划 小结表效率记事本 每日事件安排表 倒记时软件脑图软件 月周工作计划 小结表 月日至月日 工具一 5月第3周工作计划 小结表 5月17日至5月21日 样表 工具二 效率记事本 每日事件安排表 记录 每日时间安排表 工具三 倒记时 使用场景 开会 培训 工具四 脑图软件 用途 1 日常记录2 学习笔记记录3 工作安排4 会议记录5 培训6 快速文档处理 培训内容 认识时间与效能管理如何高效管理自我的效能时间效能管理的百宝箱如何管理他人的时间时间效能管理的九大要决制定个人行动计划 培训内容 认识时间与效能管理如何高效管理自我的效能时间效能管理的百宝箱如何管理他人的时间效能时间效能管理的九大要决制定个人行动计划 时间效能管理的九大要决 效果 效率 做正确的事情目标 计划 书面界定结果计划 行动 缜密思考策划排序 罗列 优先高于一切20 80 保证少数重点集中 分散 专注整块时间团队 个人 提高整体效能人 事 投资情感帐户罗盘 时钟 平衡工作生活 持续成熟模式 互赖 我们 独立 我 依赖 你 公众成功 习惯五知彼解已 习惯六统合综效 习惯四双赢思维 习惯三要事第一 个人成功 习惯二以终为始 习惯七 不断更新 习惯一主动积极 习惯七 不断更新 录像006 要事第一 12分钟 思考 你生活和工作中的三块大石头是什么 平衡发展的生命之轮 Tolive 生理 Tolove 社交 人际 Tolearn 心智 Toleave 心灵 假如时间不是障碍 你会回顾学习目标 当培训结束后 学员能够 阐明时间管理的核心概念 并重新认识到进行时间管理与工作组织的重要性与紧迫性掌握管理个人时间管理的六个核心步骤 明确时间管理四个象限的处理策略 并能按照事件的重要性和紧急性 进行有效的排序和安排阐明时间管理与工作组织的九个要决 培训内容 认识时间管理如何高效管理自我的时间时间管理的百宝箱如何管理他人的时间时间管理的九大要决制定个人行动计划 时间管理推荐书目 高效能人士的七个习惯一生的计划要事第一80 20法则 宋湘生2007年目标制定目标日期 2006年11月15日 做你重要的事 宋老师建议 做你喜欢和擅长的事 从现在起给你的未来留10 的时间 每年给你自己一点时间 行动计划建议 每周日晚制定周行事计划表使用周工作计划 完成表购买并使用效率记事本写一个你近期目标记录三天的时间使用情况设定授权计划读 高效能人士的七个习惯 昨天是一张已被注销的支票明天是一张尚未到期的本票今天则是随时可运用的现金PutFirstThingsFirst 纸上得来终觉浅绝知此事须躬行 资深顾问宋湘生北京百年基业管理顾问有限公司电话 010 58672662手机mail sxs126com songxiangsheng 核心业务 致力于经理人领导力提升 把握今天想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入 86 400 可是每天的帐户余额都不能结转到明天 一到结算时间 银行就会把你当日未用尽的款项全数删除 这种情况下你会怎么做 当然 每天不留分文地全数提领是最佳选择 你可能不晓得 其实我们每个人都有这样的一个银行 她的名字是 时间 TIME 每天早上 时间银行 总会为你在帐户里自动存入86 400秒 一到晚上 她也会自动地把你当日虚掷掉的光阴全数注销 没有分秒可以结转到明天 你也不能提前预支片刻 如果你没能适当使用这些时间存款 失掉的只有你自己会承担 没有回头重来 也不能预提明天 把握今天 续 你必须根据你所拥有的这些时间存款而活在现在 你应该善加投资运用 以换取最大的健康 快乐与成功 时间总是不停地在运转 努力让每个今天都有最佳收获 想要体会 一年 有多少价值 你可以去问一个失败重修的学生 想要体会 一月 有多少价值 你可以去问一个不幸早产的母亲 想要体会 一周 有多少价值 你可以去问一个定期周刊的编辑 想要体会 一小时 有多少价值 你可以去问一对等待相聚的恋人 想要体会 一分钟 有多少价值 你可以去问一个错过火车的旅客 想要体会 一秒钟 有多少价值 你可以去问一个死里逃生的幸运儿 想要体会 一毫秒 有多少价值 你可以去问一个错失金牌的运动员 请珍视你所拥有的美好时光 特别是你可以和一些值得付出的人来分享这些时光 别忘了时间不等人 昨天以成为历史 明天则摇不可知 而今天是一个礼物 所以英文把 现在 称为Present 请珍惜这份礼物 译者按 Present别义为礼物 录像片段 10分钟 要求 观看录像时请尽量找出如何管理他人的时间 将答案及时写在学员手册上小组研讨 你发现如何管理他人的时间 管理者授权的两个障碍 管理者要学会如何授权 必须先要克服两个障碍 要舍得把自己喜欢的工作 分派给别人去做克服恐惧心理 不要害怕工作局面失控 授权前的思考 哪项任务 由谁负责 如果派他 她 他能胜任吗 需要多长时间培训 她 他才能胜任工作 制定培训计划 授权