档案的整理立卷PPT.ppt

内容概览 一 认识社保档案二 社保档案的立卷原则三 业务文件整理立卷的组织形式四 业务文件整理立卷的方法 一 认识社保档案 什么是社会保险业务档案中华人民共和国人力资源和社会保障部第3号令 社会保险业务档案管理规定 试行 本规定所称社会保险业务档案 是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中 直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料 电子文档 图表 声像等不同载体的历史记录 一 认识社保档案 社会保险业务档案的特点社会性强专业性强数庞量大利用率高 一 认识社保档案 充分认识做好社保档案工作的重要意义做好社保档案管理工作 是规范社会保险经办操作的重要抓手做好社保档案管理工作 是经办机构服务参保对象的重要媒介做好社保档案管理工作 是改善民生促进社会和谐的重要保证 二 社保档案的立卷原则 档案整理工作应遵循其形成特点和规律 充分利用原有基础 在保持文件间历史联系的前提下 进行分门别类 使整理出的档案能够如实地反映立档单位的活动面貌 便于保管和利用 遵循文件的形成规律 保持文件的有机联系整理档案要充分考虑到原有基础区分不同的价值便于保管和利用 三 业务文件整理立卷的组织形式 立卷组织形式是指一个单位选择何种方法组织立卷工作 一般来说有三种 集中立卷 部门立卷 复合立卷 河北省社会保险业务档案管理办法 试行 冀人社发 2012 33号 第八条第二款 经办机构各业务部门负责本部门业务材料的收集 整理和立卷工作 并在规定时间内将装订好的案卷向档案管理部门归档 办理归档手续 就社保档案来说 档案数量大 业务专一 可以采用部门立卷的方法 部门立好卷后统一交档案室 由档案室进行编制档号 排列 上架及编制案卷目录 三 业务文件整理立卷的组织形式 部门立卷的优势 档案材料形成部门的同志比较了解和掌握本部门文件的形成过程 由他们承担档案的收集 整理 可以保证档案材料的有机联系 提高档案的归档质量由于案卷是由档案形成部门的同志亲自整理 组卷和移交 便于部门日后借阅使用 无形中也提高了档案的利用率节省人力 提高工作效率 大量的档案材料分散在经办中及时整理 不用耗费过多的人力集中整理有利于经办工作的内控和考核 将档案管理工作列入经办工作流程去 必然会加强经办工作的内控和监督 同时档案材料也是对经办人员工作成绩最直接的反映和记录 四 业务文件整理立卷的方法 一 分类 河北省社会保险业务档案管理办法 试行 冀人社发 2012 33号 第八条第一款 社会保险业务档案分类应按照社会保险业务经办的规律和特点 以方便归档整理和检索利用为原则 采用 年度 业务环节 的方法进行分类 整理 并及时编制归档文件目录 卷内目录 备考表 案卷目录等 所有的社保业务材料分9大类4个共有的基础类 管理类 征缴类 统计类 稽核类5个分险种的待遇类 养老 工伤 失业 医疗 生育待遇类 四 业务文件整理立卷的方法 二 收集按照 社会保险业务材料归档范围与保管期限 收集要求 齐全完整 保持文件的有机联系文件是否真实有效 印章齐全 原件 指主文件 文件是否有破损 破损的要进行修裱文件中是否含有金属物 曲别针 大头针 订书针等 大于A4纸的要进行折叠 小于A4纸的要粘贴在A4纸上文件制成材料 字迹是否符合耐久性要求 四 业务文件整理立卷的方法 三 组卷组卷方法以 卷 为单位进行整理 先区分年度 再区分类别 第三区分保管期限 第四区同一保管期限下的属类 即不同的表单或材料 社保业务文件材料 2013年度 2014年度 社会保险管理类 社会保险征缴类 社会保险统计类 社会保险稽核类 养老保险待遇类 工伤保险待遇类 失业保险待遇类 医疗保险待遇类 生育保险待遇类 永久 100年 50年 30年 10年 四 业务文件整理立卷的方法 三 组卷卷内文件排列 按形成的时间顺序排列 一般主表在前 附件在后 审核结果在前 审核依据在后 重要凭证在前 次要凭证在后 案卷厚度一般控制在三公分左右 不宜太厚或太薄卷内文件编码 卷内文件经过系统排列后 为了固定其顺序 要编排页号 用打号机在文件的右上角 背面在左上角打上页码 每卷从001开始编号 凡有图文的均要编写页号 四 业务文件整理立卷的方法 四 编制卷内文件目录卷内文件目录由顺序号 文号或社保代码 责任者 题名 日期 页号 备注等组成 四 业务文件整理立卷的方法 五 填写卷内备考表备考表项目包括 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 检查时间 置于卷尾 与业务档案合并装订 四 业务文件整理立卷的方法 六 编制档号 填写案卷封面档号 由全宗号 年度 类别号 案卷号组成例如 1153 2013 Ygl 1全宗号 立档单位的代号类别号 保管期限代码 档案分类代码组成 保管期限代码 Y 永久 H 100年 C 50年 Z 30年 D 10年 档案分类代码 gl 管理类 zj 征缴类 tj 统计类 jh 稽核类 yl 养老保险待遇类 gs 工伤保险待遇类 yb 医疗保险待遇类 sb 失业保险待遇类 sy 生育保险待遇类 例如 Ygl表示保管期限为永久的管理类的文件材料 四 业务文件整理立卷的方法 社保业务文件材料 2013年度 2014年度 社会保险管理类 社会保险征缴类 社会保险统计类 社会保险稽核类 养老保险待遇类 工伤保险待遇类 失业保险待遇类 医疗保险待遇类 生育保险待遇类 永久 100年 50年 30年 10年 四 业务文件整理立卷的方法 六 编制档号 填写案卷封面案卷封面填写内容全宗名称 类别名称 案卷题名 起止年月 件数 页数 保管期限类别名称即九大类的名称案卷题名 管理类 征缴类 待遇类时间 县名 街道乡村代码 材料名称如 2013年某乡 XXXX 某村 XXXX 待遇核定表2013年某县服务协议材料统计类时间 制表单位 XX统计报表如 2013年某县农保中心新农保月统计表稽核类时间 本单位名称 文件材料名称 四 业务文件整理立卷的方法 六 编制档号 填写案卷封面案卷封面填写内容 XX社会保险事业管理局 社会保险管理类 2013年某乡某村参保登记表 100年 2080 11532013Hgl2 2013120132 四 业务文件整理立卷的方法 七 编制案卷目录案卷目录即案卷名册 案卷目录要装订成册 四 业务文件整理立卷的方法 八 装盒 填写卷盒盒脊案卷装订完成后应装入卷盒 装入数量视卷盒的厚度和案卷的厚度而定 盒脊内容一般包括 全宗号 年度 保管期限 类别号 起始卷号 根据实际填写 四 业务文件整理立卷的方法 九 案卷排列上架排架原则 先上后下 从左至右 四 业务文件整理立卷的方法 九 案卷排列上架可参照 河北省新型农村和城镇居民社会养老保险业务档案整理方法 冀人社发 2013 33号 按年度 先排年代久的 如先排2012年 再排2013年同一年度下按类别 九大类同一类别下按保管期限降级排列 永久 100年 50年 最后按案卷流水号排列 2012GLY1 2012GLH1 2012ZJY1 2012GL 2012ZJH1 2013GLY1 2013GLH1 2013ZJY1 2013GL 2013ZJH1 2012 1 2013 1 回顾档案整理立卷的流程 1 区分年度 2013年度文件 管理类 征缴类 永久 100年 3 区分保管期限 2 区分类别 4 区分不同的表单组卷 装订 备考表 文件 卷内文件目录 案卷封面 5 编制档号 填写