自动化药房6S现场管理实践与体会

自动化药房自动化药房 6S6S 现场管理实践与体会现场管理实践与体会 李民 1 沈爱宗2 姜玲1 柳晓1 马旖旎1 1 安徽省立医院药剂科 地址 安徽省立医院南区药剂科 蜀山区天鹅湖路 1 号电话 邮箱 xllimin 2 安徽省立医院物流中心 安徽 合肥 摘要摘要 目的目的 改善自动化药房的工作环境 提高工作效率 强化全体工作人员的责任心和参与药房管理意识 方法方法 运用 6S 管理方法对科室环境 药品 物品定位等方面进行现场管理 结果结果 通过 6S 现场管理 使得 自动化药房的工作环境 药品和物品的分类 定点 定位达到了目视管理规范的要求 全体员工的责任心 和参与药房管理意识得到提高 结论结论 6S 现场管理是自动化药房药房管理行之有效的手段之一 关键词 关键词 自动化药房 6S 现场管理 药学服务 人员素质 Practice and experience of 6S on site management of Automatic pharmacy Li Min1 Shen Ai zong 2 Jiang Ling1 Liu Xiao1 Ma Yi ni 1 1 Department of Pharmacy Anhui provincial hospital 2 Logistics center Anhui provincial hospital Anhui Hefei Abstract Objective Ameliorating the automated pharmacy s working environment improving the work efficiency and strengthening the staff s sens1e of responsibility and participation in the pharmacy management s consciousness Methods Applying the 6S management method to reorganize and improve the environment of the department drugs the placement of goods fixation the management of the work s procedures and quality control the workers personnel qualities and other else Result According the management of 6S method it makes the automated pharmacy s working environment drugs the classification of the goods the placement of goods fixation and position achieve the requirements of the visual management s specification and improving the staffs responsibility and consciousness of pharmacy management Conclusion The 6S management method is one of the effective methods to run the Auto Pharmacy Key words Auto Pharmacy 6S On site Management Pharmaceutical Services Personnel Quality 卫生部三甲医院评审检查要求医院药学部门采用一定的管理模式 按照 PDCA 循环原 理 制订及组织 实现通过质量管理计划的循环过程 实现医疗质量和安全的持续改进 6S 管理源于日本 是现代企业有效的管理理念和方法 也是现代化医院管理的基础和关键 其核心在于人员素质的提升 其作用是 提高效率 保证质量 使工作环境整洁有序 预 防为主 保证安全 1 6S 现场管理主导思想 整理 SEIRI 整顿 SEITON 清扫 SEISO 清洁 SEIKETSU 素养 SHITSUKE 安全 SECURITY 这六个单词前面字母都是 S 所以统 通讯作者 姜玲 主任药师 研究方向 药事管理与临床药学 E mail ahslyyjl 称为 6S 其目的是提高效率 保证质量 使工作环境整洁有序 预防为主 保证安全 6S 现场管理的本质是一种执行力的企业文化 强调纪律性的文化 6S 管理方法 强调从基 础做起 是基于现实的改善 更注重对员工智力的开发 而不是通过大量投资来解决问题 体现现代管理思想 方法与手段 2 本文拟介绍某院自动化药房引入 6S 现场管理 的相 关实践与体会 以期为自动化药房的规范化管理提供参考 1 1 资料资料 运用 6S 现场管理法 以某三甲医院 2010 年 10 月建成的自动化药房为对象 对实施 该管理中获得的图片 统计信息等资料和数据进行介绍 汇总和分析 2 2 方法与结果方法与结果 2 1 整理整理 SEIRI 将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要 常用和非常用 除了 有必要的留下来 其他的都清除掉 为优化管理 腾出空间 防止误用 营造清爽的工作 场所 结合自动化药房具体情况 采取如下措施 2 1 1对软件的整理 1 与信息中心合作 完善自动化药房药品管理系统 HIS 的效期报警 滞销报警 库存 报警等程序 使自动化药房设备生产厂家研发的管理程序更加适合医院管理要求 如对自 动化药房设备与药品架统一编制货位码 HIS 可以读取自动化药房设备中的效期管理数据 等 2 建立库存报警程序 设置药品库存管理下限 在实库存管理的基础上 运用药品库存 管理下限计划领药法 合理的做好药品请领计划 保证药品的合理库存与周转 2 1 2对硬件的整理 1 将不符合医院管理要求的各种记录 表格全部清理出去 腾出空间 防止误用 2 对药品划区分类 将药房分为非口服药区 口服药区 外用药区 并对药品依次按照 管理方式 给药途径 药理作用 常用科别及使用习惯进行分类定置 3 定期对药房各个药 柜 角落进行彻底整理 3 实施效期专人管理 责任人定期调阅 HIS 效期查询结果 辅以人工整理等手段 及时 发现整理近效期药品 滞销药品 保证药品质量 通过退库方式通知药库或和临床沟通 促进销售 减少浪费 以 先领进 先入机器 近期先出机器 为自动发药机加药的原则 4 对自动化药房设备与药品架统一编码 各种药品均按货位码摆放 药品货位码在处方 医嘱 上打印出来 将药架管理区域责任人清楚地标识 做到管理责任到人 5 用黄线划出固定区域 将每天使用的载货车 下送车定位存放 办公用品定位存放 保证目视环境清楚有序 2 2 整顿整顿 SEITON 必需用的物品留下来后 依分类定位摆放的原则存放物品 把常用的 物品放在药师最容易拿到的位置 不常用的物品放在远离工作的区域 对调剂现场留下的 物品进行合理的布置和摆放 改变过去随意放置物品的习惯 使工作场所一目了然 以便 最快速地取得所要之物 2 2 12 2 1 办公桌玻璃板下及调剂台面 不允许放置私人照片 表 1 中列出了实施 6S 管理后调 剂桌上允许及不允许摆放的物品 表表 1 调剂桌上允许及不允许放置的物品调剂桌上允许及不允许放置的物品 允许放置 不允许放置 1 药匙 托盘1 照片 如玻璃板下 2 剪刀 订书机 计算器 直尺2 手机 3 文件架3 文件夹 工作时间除外 4 电话机4 工作服 5 笔筒5 工作帽 做好下班离岗前的清理 办公用品 调剂辅助用品下班后按标示位置摆放 如图 1 使入岗 离岗整理工作有标准可言 图图 1 按标准摆放的桌面按标准摆放的桌面 图图 2 最低库容线最低库容线 2 2 22 2 2 通过整顿 在药品货架上划出最低库容线 图 2 让药师知道 当药品储量低于最 低库容线时 就需要加药 使加药标准一目了然 把过去无标准加药变成有标准加药 2 2 32 2 3 无序的物件如文件 药品车摆放变得有序 且位置固定 通过整顿 使整个药房目 视管理清晰明朗 对相关设施进行有效的标识 文件档案存放于文件夹内 各文件夹按序 分类存放 标示文字 便于查找 目视管理清晰可见 图 3 图图 3 物件定位存放物件定位存放 图图 4 快速发药机效期管理快速发药机效期管理 2 2 42 2 4 针对快速发药机录入效期工作中出现 有人录 有人不录 的不规范的现象 在加 药程序中设置效期强制录入程序 不录入药品效期则无法加入药品 图 4 2 2 52 2 5 根据 6S 管理及相关要求 对高危药品 易混淆药品设置醒目标识 并将高危药品存 放于智能存取机内 便于药师调剂 日盘存 杜绝差错 2 3 清扫清扫 SEISO 将调剂场所内看得见与看不见的地方清扫干净 保持工作场所干净 亮 丽 2 3 12 3 1 清除每天拆零的药品包装 特别是单包装口服药品的包装做好毁形 装箱工作 装 满即清 防止被不法分子利用 生产假药 报损药品登记 销账后装入黄色医用垃圾袋销 毁 2 3 22 3 2 在药房工作中要养成定时打扫卫生的习惯 清除电脑屏幕 工作台面 地面的垃圾 灰尘 使环境整洁 调剂台上物品如托盘 调剂框摆放有序 无灰尘 2 3 32 3 3 严格按照设备要求的保养周期 对设备进行保养 填写保养记录 4 可以降低设备维 修的次数 节约维修成本 5 如每周使用 75 乙醇溶液 清洁附着在单剂量自动分包机药斗 上的药尘 可以降低药品串包几率 每月对快速发药机的储药槽打蜡处理 可以降低快速 发药机调剂数量差错几率 2 4 清洁清洁 SEIKETSU 为维持成果 保持整个工作环境的目视管理成果与形象 应做到 1 维持上面 3 个 S 成果及状态 2 每日做好单剂量口服自动分包机区域的紫外线照射 及洁净柜 UTC 投药药匙 其他分包机亦称 DATA 投药 的保洁 做好相关记录 3 工作 服 工作鞋干净清洁 不在桌面上乱写乱画 工作台 文件柜 药架 门窗等应保持无灰 尘 无污渍 2 5 素养素养 SHITSUKE 素养是每位成员良好的习惯 并遵守规则做事 培养积极主动的 精神 也称习惯性 注重素养 可培养习惯良好 遵守规则的药剂师 营造团队精神 使 药剂科已经制定 保留的制度 习惯变成自然 自觉的行为 6S 管理的倡导者认为 人可 以改变环境 环境也可以培养一个人 这就是所谓的 人造环境 环境育人 人与环境的 关系是一个相互影响的过程 6S 管理的最终目的就是提升人的品质 具体内容主要有三点 1 革除做事马虎的毛病 养成凡事认真的习惯 即认真对待每一件事情 2 遵守规 定 养成按照规定去办事的习惯 3 文明礼貌的习惯 2 5 12 5 1 在日常工作中发现 病区护士对下送到病区的某些药品是否需要冷藏的概念不是很 清楚 容易导致下送到病区的冷藏药品 因搁置在冰箱外时间过长影响疗效 产生不良反 应甚至导致医患纠纷 于是要求大家在调剂药品时 将冷藏药品集中包装于标有冷藏标识 的塑料袋里 刚开始实施时有一定阻力 通过一段时间的习惯养成 现在已成为人人皆知 的潜意识工作 这就是 良好制度 良好的习惯变成自然的高素质 行为 2 5 22 5 2 以前辅助用品如订书机 剪刀 尺子 药匙 应急照明等辅助工具设备在没有固定 位置前 因乱拿乱放导致丢失 每天都处于寻找这些工具的状态 通过 6S 形迹管理 所 有设备 物品在操作台面上用图形的方式标识固定位置 管理这些物品责任到人 大家都 养成了东西用过归位 台面图形上面缺少什么东西一目了然 久而久之 员工就能养成遵 守规定的习惯 认真对待每一件事 进而促使自身的品质得以提升 2 6 安全 安全 Safety 在 6S 管理中 安全管理是非常重要的一环 其要义是安全事故的分 析与预防 其目的是预防事故 消除隐患 根据海恩斯法则 每一起严重事故的背后 必 然有 29 次轻微事故和 300 起未遂先兆以及 1000 起事故隐患 6 法则强调两点 一是事故 的发生是量的积累的结果 二是再好的技术 再完美的规章 在实际操作层面 也无法取 代人自身的素质和责任心 在自动化药房的日常工作中 安全尤为重要 包括药品质量安全 机器设备安全 药 品调剂安全等 通过对日常管理中记录的错误统计 运用定量分析手段找出主要问题的症 结所在 集中时间处理主要问题 杜绝安全隐患 如在工作中根据每天的记录 统计手工 调剂错误相关内容 见表 2 通过运用 Minitab 软件分析 得出柏拉图 图 5 显示手工 调剂中品名称的错误 数量错误是该时段主要问题 提示应集中时间与精力 加强药师对 药品通用名的学习 针对调剂数量问题的差错进行分析 如果是机器的问题 联系厂家调 试设备 如果是医嘱单格式问题 联系信息中心调整医嘱单格式 如果是人的问题 则从 人 的角度解决问题 表表 2 日常调剂错误统计日常调剂错误统计 手工调剂 名称错误 数量错误 药品气道 传输 下送装箱 错误 加药差错 机器调剂 差错 1月 32164100 2月 36202210 3月 26103210 4月 23225310 5月 3992001 6月 34116001 合计 1908822832 图图 5 日常调剂错误统计柏拉图日常调剂错误统计柏拉图 3 3 讨论讨论 通过 6S 管理的实施 使得自动化药房的工作环境得到改善 药品在机器设备 货架上 实现定位 定量存放 办公 调剂辅助物品也实现定位管理 达到了目视管理规范的要求 提高了员工遵守规章制度的水平 可见 6S 管理是自动化药房药房管理行之有效的手段之 一 实行药品 物品的分类 定点放置有以下优点 1 新员工入职及其他员工岗位轮 换时 消除因记忆大量药品货架位置带来的恐惧心理 消除首次销售药品 在请领初期 一人放药 十人找药 的等尴尬问题 2 在自动化设备出现故障时 药师与自动化设 备之际实现无缝切换 不会因设备故障无法调剂药品而停止工作 3 减少了寻找药品 工具的无效劳动时间 促成效率提高 6S 管理能有效解决工作场所凌乱 无序的状况 并能有效提升个人行为能力与素 质 能有效改善药品 物品 设备器械的管理 使操作人性化 标准化和节约时间 提升 工作效率 7 推行 6S 管理的最终目的是改变药师的素质 人的素质提高后 其的言行以及 对待各种环境的社会责任感 制度服从感就会提高 制度的贯彻执行就能较为彻底 通过 6S 现场管理 激发员工参与热情 药房调剂环境改善 为积极探索适合的药品管理办法 实现药品管理科学化 规范化 制度化提供了有益参考 8 通过目视结果 感受干净 有序 整洁 舒服的现代药房形象 这种管理方法不但能 减少发药差错 而且能培养员工良好的工作和生活习惯 减少浪费 提高工作效率 9 自动 化药房设备的使用使药师从繁重的 机械调剂劳动中解放出来 腾出时间 与精力做好药 学咨询与服务 从传统的药品供应型向药学服务型转变 药房管理机制必须由原来的封闭 式经验管理逐步向开放式科学化管理转变 进一步强化质量管理与质量控制 循序渐进 稳步推行 打造一流的 现代化的医院 10 药房管理 应该顺应发展 实现功能转变 将现代管理学积极应用于药房管理实践 通过 PDCA 反馈循环 不断推动质量管理 11 进而提升药学部门及药师形象 通过 6S 管 理在自动化药房应用 实现了 安全管理常态化 现场管理规范化 流程管