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华硕电脑中国业务群 沟通技巧 PrepareByLucy2011 4 华硕电脑中国业务群 沟通时会遇到的问题 如何解决 如何避免 如何 清楚 的表达 沟通方式及实用技巧 Agenda 华硕电脑中国业务群 沟通时会遇到的问题 1 无法清楚表达自己的想法 言语或文字表达不够清楚 造成双方误解沟通的目的 2 双方认知不同 对同一件事情轻重缓急看法不同 想解决的方向不同 A觉得很急 但B却觉得晚点处理就好 华硕电脑中国业务群 如何解决 提出需求时即清楚的highlight重点 ex 产品内容 需求日期 数量 料号 客户要求事项 急迫性等等 用 E MAIL 说明想法 再透过 电话 确定对方是否了解自己的想法 或是直接 召开会议 召集相关单位同仁一起面对面讨论问题 确认 可以处理 或是 要负责解决 这件事的keymanor部门contactwindow是谁 可以请教部门内资深同仁或请教对方部门主管指派由谁处理 请你的mentor或是部门内与其熟识的同仁先跟对方打声招呼 请对方关照一下你 callhighandcopytohisboss 最后手段 华硕电脑中国业务群 如何避免 沟通的 心态 上A 在沟通时一定要确认自己的 底线 与 目的 在哪 并以teamwork的态度 共同 处理问题B 站在对方的立场思考 什么是他 最伤脑筋 与 最concern 的问题 进而找到双方都可以接受的solution 利己利人 华硕电脑中国业务群 如何 清楚 的表达 废话少说 长话短说 要话先说 坏话好说 狠话柔说 重话轻说 急话缓说 明话暗说 客话主说 条列式 highlight重点 数据化 留mail当证据 化繁为简 华硕电脑中国业务群 沟通方式以及实用技巧 E mail沟通 电话沟通 面对面沟通 华硕电脑中国业务群 E mail沟通 如何选择收件者 收件者与副本的差异 密件的使用好处 坏处 减少垃圾信 删除不必要的收件者 不要replytoall 尤其是vendors 客户 Title 简明易懂 要有吸引力 容易事后tracking 内文 避免冗长不相关信息 尽量分段分点 high light重点 中 英文mail的使用时间点 对国外业务 工厂 RD 删除mail历史数据 避免不必要数据外漏 附檔大小不可超过3M 重要的mail应进行备份或是归档 华硕电脑中国业务群 电话沟通 使用情境 处理紧急 催促 不易或不能透过信件沟通 复杂事件 Confidential 对老板报告 三方通话之使用 工作时间内接电话是义务 不要让他人找不到你 华硕电脑中国业务群 面对面沟通 见面三分情 某些部门或人需要经由面对面沟通才会响应ex 调度 服务 需跨部门合作的时候 当你发现同个主题mail已经满天飞的时候 开会的原则 专心 开会前先将要讨论的 项目 先逐一列好 只讨论 公众事务 若只与1 2人有关之事请私下讨论 达到信息有效的传达 请在会后逐一列出meetingminutes Actionitems owner duedatethenfollowup 私底下的一对一沟通 华硕电脑中国业务群 协调而完成跨部门的工作 了解各部门的分工 找到对的人做事PM Sales 调度 法务etc Kick offmeeting将schedule target 各部门工作与需提供之资源 应注意事项等 完全厘清细节与责任归属 案例讨论 面对永远不回email 不接电话的人 你该怎么办 面对不按照约定时间完成工作的人 你该怎么办 面对内部bug讨论 如果被forward给客户 你该怎么办 华硕电脑中国业务群 为什么沟通会发生问题 价值判断 以个人的价值判断做为对方的价值判断追根究底 以个人的好奇兴趣做为对方的好奇兴趣好为人师 以个人的经验心得做为对方的经验心得想当然耳 以个人的逻辑认定做为对方的逻辑认定 华硕电脑中国业务群 1 找到对的人 keyman是谁2 化繁为简 训练自己以简洁有力的用语说明3 理直气平 坚持自己的底线 态度很重要 必要时吵一架也是个方法 4 站在对方的角度思考 如何找到平衡点5 Callhigh是最后的武器6 舍我其谁 使命感 积极主动7 随时保持沟通渠道畅通 电话要接 mail要回 8 TOUCH trust openmind un