论沟通在行政管理中的作用

论沟通在行政管理中的作用论沟通在行政管理中的作用 2010 行政管理 2 董东兰 内容摘要 针对当前行政管理中存在及面临的如绩效低下 政策执行效率低等现象 提出有效的沟通可以为组织工作的有效开展提供需要的信息 以提高行政效率 处理工作 中的矛盾 本文主要从进行良好地沟通的途径 沟通中应注意的问题及沟通在行政管理工 作中对提高行政效率和提高行政人员素质的重要作用三个方面描述沟通如何将行政管理工 作向前推进 关键词 沟通 行政管理 作用 沟通是指行政管理者与管理对象之间的理解 尊重 配合 以达到行政管理效率的提 高 对管理者来说 有效沟通不容忽视 这是因为管理者所做的每件事都包含着沟通 管 理者没有信息就不能做出决策 而信息只有通过沟通才能得到 一旦作出了决策 还需要 进行沟通 否则 将不会有人知道一项决策已经作出 任何绝妙的想法 富有创建的决策 最优秀的计划或有效的方案 不经由沟通都无法得到解决 一 一 进行良好沟通的条件进行良好沟通的条件 众所周知 不管在企业还是在事业单位中 都会有障碍影响沟通的顺利进行 如组织 因素 心理障碍 感知障碍 语言障碍 文化障碍 那么如何尽量避免这些障碍而保证有 效的沟通 1 运用反馈 很多沟通问题是直接由于误解或理解不准确造成的 如果管理者在沟通过程中用反馈 回路 则会减少这些问题的发生 如 在日常行政管理工作中 管理者为了核实其发送的 信息是否得到了准确的接收和理解 可以询问有关该信息的一系列问题 或让接收者用自 己的话复述这一信息 如果管理者听到复述的话与自己的本意一样 那么对心理的理解与 准确性就有了保证 2 简化用语 由于语言能成为沟通的障碍 所以管理者在发送信息前应选择好措辞 并注意表达的 逻辑 使发送的信息清楚明确 易于接收者理解 通过简化用语 尽量使用与接收者一致 的语言方式来发送信息 这可以增进理解 减少误解 3 积极倾听 在别人说话时 我们是听众 在行政管理中 积极倾听也是一门艺术 他要求听者要 认真地听讲 不要急于作出自己的判断 这可以使接收者不因过早的而不成熟的判断或理 解而使听到的信息失真 从而提高自己获得所沟通信息完整意义的能力 也让接收者更易 于准确理解某一信息的真正内涵 同时 这也是对说话的人的一种尊重 4 控制情绪 情绪会使信息的传递受阻或失真 所以在进行沟通时 双方都不要带着自己个人的情 绪 如果行政管理者及其管理对象带着情绪进行沟通 则会对信息的理解产生误解并且信 息不够清晰和准确 这时应暂停进一步的沟通 直至恢复冷静再继续进行沟通 5 注意非语言提示 俗话说 行动胜于言语 因此 很重要的一点是注意自己的行动 确保他们和你所说 的语言相匹配 并起到强化语言的作用 有效的沟通者要十分注意自己的非语言形式的沟 通 保证它们真的在传达你所期望的信息 2 沟通中应注意的问题沟通中应注意的问题 沟通的目的在于追求无误率 速度和满意率的最佳效果 但是 在日常行政管理工作 的沟通中 也会出现沟通效果不佳的情况 主要的障碍是沟通的中断或者信息的失真 中 断是信息的停滞或残缺 失真是信息的扭曲或虚假 为增强行政沟通的效果 改进人们之 间的信息沟通 必须要从信息发送者和接收者来解决问题 美国管理协会曾经提出的 良 好沟通的十诫 很值得我们借鉴 具体内容如下 1 沟通前应把所要传递的信息搞清楚 2 要认真考虑沟通的真正目的 3 当进行沟通时 要全面考虑自然和人的环境 这对沟通的成败有很大的影响 4 在筹划沟通的内容时 要尽可能地用别人商量 5 信息沟通过程中 既要注意信息的基本内容 同时也要注意语气 语调等方面 6 要善于利用机会来传递所有有益或有价值的东西 7 跟踪检查你的沟通 8 沟通时不仅应着眼于现在 也应该着眼于未来 9 一定要使你的实际行动维护你所沟通的信息 10 在沟通中 每个人应使被人听懂你的意思 而且还要弄清别人的意思 3 沟通在行政管理中的作用沟通在行政管理中的作用 沟通是行政管理中的一项重要内容 行政管理的根本目的就是通过科学的决策 严密 严密有序的执行 高效完成任务 沟通可以看作是行政组织的血液 正是沟通赋予行政组 织生命力 它在管理中起着不可低估的作用 1 沟通是行政活动顺利进行的前提 通过沟通 可以对下级明确的目标 下达有关工作的方面给予指示 提供关于组织程 序和行动的情况 提醒有关部门或工作人员对任务及其他关系的了解等等 其实 最重要 的就是上情下达 管理者可以对管理对象进行指导或修改其原有的决策 管理对象可以将 意见和情况反馈给管理者 而且同级之间可以避免互相 扯皮 现象 以便顺利和谐同步 地完成行政组织的任务 2 沟通有利于促进行政效率的提高 现代行政管理主张在一定程度上的分权 即让行政人员参与管理 以调动人员的积极 性和创造性 但这会产生意见的分歧 每个行政人员都坚持自己的是正确的 如果没有沟 通 往往导致行政的拖拉 低效和无能 另外 现代的高效行政只有在统一意志 统一领 导和统一步调的前提下才有可能实现 这种团结和统一只有在良好的沟通前提下才能实现 3 提高行政决策水平 现代社会问题的日益复杂化 导致信息量剧增 造成了信息沟通渠道的多元化和网络 化 行政组织决策量随之剧增 而对如此大的信息量 管理这不可能全部掌握 也不可能 全部了解 这时候可以通过与其他管理者或管理对象的沟通获取自己所需的信息 并对信 息进行去粗取精 去伪存真的筛选 将筛选后的信息应用到决策上来 提高决策的可信度 和水平 所以 要达到决策的科学化和民主化 做好沟通工作是关键 4 改善组织的行政作风 官僚主义历来是行政机构和行政活动中存在的一大弊端 如互相推诿 不负责任 好 讲空话等 与缺乏有效的沟通有关 通过沟通 各部门之间 各人员之间相互协商 相互 协调 明确自己的职责与承担的义务 踏踏实实做实事 严格遵守相关法律法规 部门规 章规则 发展良好的行政作风 5 协调各部门之间的关系 信息不可能仅仅在一个部门中流通 如果是这样的话 决策将很难作出 更不要说执 行了 所以 通过沟通 可以使信息在各部门中流通 使决策的作出有强有力的信息基础 同时沟通可以各部门之间的冲突与问题 使彼此相互协调存在的问题 理解相互间的问题 进而解决所存在的问题 减少沟通障碍 使决策执行起来畅通无阻 快速圆满完成组织目 标 提高行政效率 6 沟通有利于组织的运作 生存和发展 沟通可以保证在行政管理过程中协调一致 互通有无 机构部门人员时刻保持密切的 联系和互动 切实增强行政组织对外部环境突出状况的应变能力 也利于组织的生存和发 展 使紧急情况或危及能够及时获得妥善的处理以避免重大损失或遭受重大冲击 可以使 组织的成员易于了解整个机关组织的实际情况 从而制定出切合需要的决策 有利于机关 组织的运作 总之 通过有效地沟通在行政管理过程中统一指挥 统一行动 并能增强行政组织对 外部组织的应变能力 从而实现高效率的管理 如果一个组织的沟通渠道不通畅 特别是 如果管理者不注意把信息传递工作做好 往往会使人们缺乏相互了解 而相互埋怨猜疑 小道消息满天飞 思想混乱 真个组织就跟一盘散沙一样 这样 行政管理工作就很难顺 利进行 所以 必须强调沟通的重大作用 4 总结总结 在任何组织中 沟通都是一个不可或缺的一个重要组成部分 世界本就是联系着的世 界 组织也是有联系来维系 谁也不可能脱离联系而存在 所以 在组织中 要不断完善 沟通机制 创建良好的沟通氛围 在处理组织矛盾是要秉承一定的原则 妥善地 完美地 解决矛盾