金蝶K3总账、报表用户手册

1 目目 录录 第一章第一章 系统初始化系统初始化 1 1 1 11 1 新建账套新建账套 2 2 1 21 2 用户管理用户管理 7 7 1 31 3 基础资料基础资料 1414 1 41 4 总账初始数据录入总账初始数据录入 2323 1 51 5 启用系统启用系统 2828 第二章第二章 总账总账 2929 2 12 1 凭证录入凭证录入 2929 2 22 2 凭证整理凭证整理 3333 2 32 3 现金流量表现金流量表 3434 2 42 4 调整期间业务处理调整期间业务处理 4242 2 52 5 期末处理期末处理 4545 2 62 6 自动转账自动转账 4646 第三章第三章 报表报表 4848 2 第一章第一章 系统初始化系统初始化 系统初始化包括企业基础资料设置和启用账套时期初数据的录入 本章 主要讲述 K 3V12 0 版本在使用前的初始化工作 主要包括 新建账套 用户 管理 基础资料设置和期初数据的录入等基础工作 为以后期间的业务处理 做好基础 1 1 新建账套新建账套 账套是指企业进行日常业务操作的对象和场所 它是用于储存企业凭证 账簿 报表 固定资产资料 工资资料 往来资料 业务单据等各项业务数 据的一个数据库实体 账套是企业进行日常业务操作的对象与场所 也就是 说我们日常的操作都是在某个账套中进行 本节主要讲述了 K 3 的准备工作 是 K 3 使用的第一步 其设置尤为重要 1 单击电脑屏幕左下角 开始 菜单 逐步选择 程序 金蝶 K 3 金蝶 K 3 服务器配置工具 账套管理 出现账套管理登录界 面 如图所示 3 账套管理登录界面 2 初次登录 用户名 admin 默认是无密码 直接点 确认 进 入账套管理的界面 账套管理界面 选择 数据库 菜单下的 新建账套 或直接点击菜单栏的 新建 按钮 系统弹出 信息 对话框 如图所示 4 信息提示界面 4 点击 关闭 进入新建账套界面 按照案例要求 输入相应的 账套信息 点击 确定 即可 如图所示 新建账套界面 5 金蝶客户服务中心 K 3 物流项目组 7 4 点击 关闭 进入 新建账套界面 按照案例要求 输入相应的账套信息 点击 确定 即可 如图所示 新建账套界面 5 点击 确认 即可以看到新建的账套出 现在账套列表中 如图所示 账套建立成功界面 6 新建账套后 要进行正常使用 还需进行参数设置 单击 设置 按钮 或是双击账套就会出现参数设置界面 按照案例要求 设置机构名称 会计期间等 如图所示 6 7 会计期间属性设置 7 设置完毕 单击 确认 按钮时 会出来 是否启用账套 的提示 信息 单击 启用 当前账套就启用了 提示 1 若要修改默认用户 admin 的密码 进入账套管理界面后点击菜 单中的 系统 修改密码 即可修改 admin 的密码 2 账套必须启 用后才能正常使用 注意 1 新建账套的账套信息的录入过程中 后面带 标记的项目为必录项 但不能录入已经存在的账套号 否则新建不成功 2 账套号和数据库路径可以选择默认路径 也可以修改 但一定要记住存 储路径 3 系统账号建议选择 SQL server 身份验证的方式 4 账套一经 启用 启用会计期间 将不能修改 8 1 2 用户管理用户管理 新增用户 删除用户是对账套使用者的管理 而用户授权是为了系统的 安全性 根据企业的实际需要 对每一个用户进行具体权限的设置 权限的设置 既要达到权力约束的目的 又要追求简化 以实用为宜 太过细致的权限也 会使性能受到影响 1 在 金蝶 K 3 账套管理 窗口 直接点击 用户 按钮 进入 用户管理 操作界面 如图所示 用户管理界面 2 单击 用户管理 菜单中的 新建用户组 如图所示 在 用户 组名 中输入 财务部 在 说明 中输入 负责财务核算 等 单击窗 9 口右边的 确定 按钮 系统将保存刚刚新建的用户组信息 重复操作 依 次建立案例列表中的用户组 其结果如图所示 新建用户组界面 建好的用户组界面 3 在 用户管理 界面 选择 新建用户 或点击右键选择 新建用 户 弹出 用户属性 窗口 填制用户信息 如图所示 10 新建用户界面 11 设置用户密码界面 4 将该用户添加到 采购部 用户组中 如图 1 2 06 所示 添加到用户组界面 5 重复 3 和 4 操作 依次建立案例列表中的用户信息 其结果 如图所示 建好的用户界面 12 6 对 吴伟 进行授权管理 在 用户管理 窗口中 选择 吴伟 单击工具栏中 功能权限管理 在 用户管理 功能权限管理 窗口 根据案例中的资料在权限组中进行选择 选择各项权限后 单击 授权 按 钮 完成权限设置后 关闭该窗口即可 如图所示 授予功能权限界面 7 按照以上的步骤操作 根据用户授权清单对所有用户进行授权管理 提示 上述操作对用户实现的是快速授权 即授予系统的查询权和管理权 详细授权 即根据明细功能进行授权 可以在 高级 里面进行详细权限设 置 单击 高级 系统弹出具体的权限列表 可以对每一具体业务功能的 增加 删除 修改 查询等进行授权 选择其中要授权的功能 单击 授权 13 即可 在 高级 中 对每项 明细权限 必须修改一次就点击 授权 不能在全部修改后再授权 否则前面的修改设置等于没有修改成功 具体界 面如图所示 明细权限设置界面 对用户进行授权时 也可以通过对用户组进行授权 则该用户组中的所 有用户均拥有该权限 这样方便了对用户的重复授权 注意 1 系统将用户组分为两大类 即 Administrator 组和 Users 组 Administrator 组是系统管理员所在的组别 对 K 3 系统拥有最大权限 不需 要对其组员进行授权 Users 组是 K 3 操作人员所在的组别 可按用户需要增 加 如 采购部 财务部 销售部等 这些小组中的成员对 K 3 系统的使用 必须经过授权 2 系统管理员组具有最大限度的操作权限 可以操作系统 的所有功能 查询所有数据和报表 除系统管理员外 其他各种组的权限都 14 同 Users 组一样 可以通过 权限设置 对其进行明细授权 3 系统预 设的用户组和用户是不可以删除的 但是可以修改其名称 在正式的账套中 建议对其禁用 或者添加密码 用户管理是对账套使用者的管理 系统设置了系统管理员组 该组具有 最大限度的操作权限 可以操作系统的所有功能 查询所有的数据和报表 系统管理员除外 其他各组的权限都同 Users 组一样 可以通过权限设置对 其进行明细授权 为了系统的安全性 在用户授权时 虽然给予某个模块操 作的权限 但是应该限制其权限只限于具体的某项操作 或者本人 本组录 入系统的单据 不能是所有单据或凭证 此项设置在 高级 权限设置中完 成 本教程为了方便起见 在授权时 没有使用高级选项 已经赋予的模块 权限则包含本系统的所有具体操作权限和查询所有凭证 单据的权限 1 3 基础资料基础资料 基础资料 就是在系统中使用的各种基础数据的总称 包括用户在录入 凭证或者录入单据时 需要输入一些业务资料信息 如科目 币别 物料 客户 供应商 职员 部门等信息 对于这些经常使用的基础数据 为了便 于进行统一的设置与管理 我们提供了基础资料管理功能 基础资料设置和初始数据录入是应用 K 3 系统进行日常业务处理所必需 进行的 包括账务和业务资料的设置 这里的每一步设置都关系到启用系统 后对应模块的操作 是为后面更好地使用软件打下基础 因此基础资料的设 置是相当重要的 15 完成参数设置后 接下来进行会计科目 币别 凭证字 计量单位等基 础资料的设置 在 K 3 中系统预设了 企业会计制度科目 小企业会计 制度科目 和 新会计准则 等多种标准模板的会计科目 企业可以根据实 际情况选择相应的模板引入会计科目 如图所示 会计科目引入界面 选择科目模板界面 科目引入界面 4 会计科目设置 会计科目引入后 可以对科目属性进行设置 包括 是否选择数量金额辅助核算 增加明细科目 下挂核算项目等 如图所示 16 新增明细科目界面 17 增加核算项目界面 数量金额辅助核算科目的设置 18 5 币别的设置 在 K 3 主控台 依次选择 系统设置 基础资料 公共资料 币别 进入币别维护窗口 单击 新增 输入币别 信息 如图所示 币别的设置界面 19 6 凭证字的设置 根据案例要求 直接在凭证字的设置界面 录入 记 即可 如图所示 凭证字的设置界面 7 计量单位的设置 新增计量单位前要先新增计量单位组 接下来再 新增计量单位组对应的计量单位 需注意的是 每一个计量单位组里有且只 有一个默认计量单位 默认计量单位的换算率必须为 1 如图所示 新增计量单位组界面 20 新增计量单位界面 设置默认计量单位界面 提示 固定换算与浮动换算的区别 若选择固定换算那么该计量单位就是 常用计量单位 换算率一旦确定就不能再进行修改 若选择浮动换算那么该 计量单位则为辅助计量单位 在物料设置和单据录入时可以根据实际情况随 时修改换算率 8 核算项目 以部门为例 在基础资料核算项目中 选 择部门后单击一下右侧空白处 再点击工具栏上的 新增 按钮 进入核算 项目新增界面 录入代码 名称等信息 保存即可 如图所示 21 新增部门界面 9 客户 部门 职员 仓库 供应商等的设置与部门设置相类似 这 里不做详细说明 按照新增操作步骤依次录入案例中基础资料 10 核算 项目中的物料的设置相对比较复杂 要进行 基本资料 和 物流资料 的 设置 如图所示 22 基本资料的设置界面 物流资料的设置界面 提示 新增物料时 物料代码 物料名称 物料属性 计量单位和物流资 料中的计价方法 存货科目代码 销售收入代码 销售成本代码为必录项 在新增物料时必须录入 若未录入系统则不允许保存 企业在启用账套之前 除刚成立的公司外 任何企业都存在初始数据信 息 如果为年中启用 也可能存在累计发生数据 为了保证数据的完整性 准确性 则要进行初始数据录入 23 初始化工作是启用软件的基础 关系着数据的准确性 初始化工作尤为 重要 完成了新建账套 系统设置 基础资料设置等基础设置后 接下来要 进行的就是初始数据录入 确保初始数据准确 完整地录入后可以结束初始 化 进行日常业务的处理 总账系统以凭证处理为主线 提供了 凭证处理 预提摊销处理 自动转账 调汇 结转损益等会计核 算功能 科目预算 科目计息 往来核算 现金流量表等财务管理功能 丰富的账簿和财务报表 帮助企业管理者及时掌握企业财务和业 务运营情况 1 4 总账初始数据录入总账初始数据录入 如图 24 试算平衡后结束初始化 存货初始数据录入存货初始数据录入 1 依次选择 系统设置 初始化 存货核算 初始数据 录入 进入初始数据录入界面 点击 原料仓 系统显示了在 物料属 性 中设置默认仓库为 原料仓 的所有物料 对于加权平均法的物料 直 接录入 期初数量 期初金额 本年累计收入数量 本年累计 收入金额 本年累计发出数量 本年累计发出金额 的字段 根据 案例信息录入原料仓物料的初始数据 同理录入半成品仓和产成品仓物料的 初始数据 如图 1 4 01 所示 图 1 4 01 存货初始数据录入界面 25 注意注意 1 若账套是年初启用 则只需要录入 期初数量 和 期初金额 此账套是年中启用 如果有本年累计数据则应录入 2 加权平均法 移 动平均法 计划成本法 启用序列号管理的物料可以直接录入 而且计划成 本法物料直接录入期初数量后 期初金额根据物料属性中的计划单价相乘得 到 然后还要录入 材料成本差异 的金额 3 进行批次管理 保质期管 理的物料 或者计价方法为先进先出 分批认定法的物料 录入物料后分录 前有 必须点 批次 顺序号 进入后才能录入数据 操作上需注意不 要把 点开 直接点击 批次 顺序号 进入录入 4 启用期所在年度 的年初存货数量和年初存货余额 不必录入 由系统根据平衡公式自动算出 平衡公式是 年初数量 期初数量 本年累计收入数量 本年累计发出数量 年初金额 期初金额 本年累计收入金额 本年累计发出金额计划成本法 计划成本法的年初差异 期初差异 本年累计收入差异 本年累计发出差异 2 对账 初始数据录入完成后 在初始数据录入界面的工具栏中 点击 对账 系统会调出存货的期初数据按所属存货科目汇总的界面 并将存 货期初汇总数据与总账核对 对账是存货初始化和科目初始化的接口 对账 表中的科目初始数据一定要和科目初始数据保持一致 需要注意的是在物料 属性中的存货科目要对应设置 如果设置有误 则将会影响对账表中数据 如图 1 4 02 所示 26 图 1 4 02 存货初始数据与总账对账界面 注意注意 对账界面 传递 的功能 可以把录入的仓存数据传递到总账中 传递时有几点要注意一下 1 传递条件 总账必须处于未结束初始化状态 2 传递原理 按照物料属性中的 存货科目代码 和 成本差异科目代码 的直接将录入或引入的初始业务数据转成会计科目账户余额 3 传递操作 在初始数据录入界面点 传递 可把相应数据传递到总账 启用期前单据录入 初始化数据除了期初数量 金额以外 还包括一些初 始化之前未收到采购发票的暂估入库单 未核销出库单 即未开销售发票的 销售出库单 等 录入这些单据的目的是当系统启用后能和实际业务一致 并在收到采购发票或开出销售发票时进行后续业务的处理 根据案例中资料 录入暂估入库单和未核销出库单 并录入暂估成本和出库成本 审核后才能 正常结束初始化 见图所示 27 暂估入库单界面 未核销出库单界面 提示 录入初始数据时要分不同仓库分别录入 注意 初始化数据录入除了期初数量 金额以外 还包括一些初始化之前 暂估入库单 未核销销售出库单 暂估委外加工入库单和未核销委外加工出 库单也要录入到系统中 此项的目的是当系统启用后能和实际中一致 28 1 5 启用系统启用系统 在初始数据录入完毕 并核对正确之后 就可以启用系统了 即结束初始 化 进入日常的业务操作 结束初始化是进行日常业务操作的前提 虽然在未结束初始化状态下 也 可以录入单据 但是不能进行审核等操作 结束初始化才表示各个系统开始 正式启用 启用系统是初始化的最后一步 1 供应链启用业务系统 一旦启用供应链系统 初始化中部分参数和 数据将不得修改 依次选择 系统设置 初始化 存货核算 启动业务系统 系统弹出提示框 如图所示 单击 是 完成结束初 始化操作 同时系统弹出重新登录界面 启用业务系统提示界面 提示 1 业务系统启动需要用管理员的身份 2 供应链结束初始化的 前提 录入启用期前的单据都必须审核且单据的单价和金额要大于 0 启用序 列号管理的物料必须录入序列号 3 启动业务系统后 初始数据和核算参 数将不允许修改 若要修改数据需要反初始化处理 29 第二章第二章 总账总账 总账系统是财务会计系统中最核心的系统 以凭证处理为中心 进行 账簿报表的管理 可与各个业务系统无缝链接 实现数据共享 企业所有 的核算最终在总账中体现 2 1 凭证录入凭证录入 支持外币 数量 核算项目以及往来信息的录入 凭证录入支持核算项目及科目的多选录入 增加 F10F10 功能快捷键 可以让用户一次选择多个核算项目或者多个科目 由系统自动生成凭证分录 后 用户只需再填入分录金额即可 凭证录入时指定现金流量 录入凭证时 点击查看的选项 按要求选择凭证录入的选项 如 下图 30 录入带数量金额的凭证时 设置了数量金额辅助核算的科目 在录入时 自动弹出数量金额界面以供录入 如下图 数量金额式凭证的录入 31 录入带核算项目的凭证时 在客户处 可以按下 F10 键 同时选择若干 个客户 录入带核算项目的凭证 审核与反审核 过账与反过账 32 模式凭证 对于经常重复发生的业务 可以编制或保存为模式凭证 在录 入凭证时直接调入 提高工作效率 在 凭证录入 界面 选择菜单 文件 调入模式凭证 在弹出 模式凭证 窗口中选择一个模式凭证 单击 确定 后 调入 所选的模式凭证 在可根据实际情况对该凭证的个别数据项稍作修改后 即可保存为一张新凭证 这大大地减轻了用户重复工作量 如下图 33 2 2 凭证整理凭证整理 操作前提 只有在 用户设置 中设置了相关的权限 用户才可以进行凭 证整理 凭证查询界面 编辑 菜单下以及会计分录序时簿右健菜单增加 凭证 整理 功能 将凭证号码重新排列 如选择 按凭证日期重排凭证号 的选项 可按凭证日期重排凭证号 否则按原来的凭证顺序 凭证整理只对可修改状态凭证 已复核的凭证 已作废凭证起作用 对 已审核 已核准 已过账凭证 已结账期间的凭证不起作用 该功能需与系统参数 凭证页签设置中的两个选项 凭证号按期间统 一排序 凭证号按年度排列 结合处理 34 提示 提示 该操作是不可撤消的 用户将凭证号码重新整理后 您原来已经打印的 凭证需要重新打印 所以进行此操作时要特别小心 2 3 现金流量表现金流量表 现金流量表是以现金为基础编制的财务状况变动表 企业对外提供的会 计报表一般包括资产负债表 利润表和现金流量表 这三张表从不同角度反 映企业的财务状况 经营成果和现金流量 资产负债表反映企业一定日期所 拥有的资产 需偿还的债务 以及投资者所拥有的净资产的情况 利润表反 映企业一定时期内经营成果 即利润或亏损的情况 表明企业运用所拥有的 资产获利的能力 现金流量表反映企业一定期间内现金的流入和流出 表明 35 企业获得现金和现金等价物的能力 两种处理途径 通过凭证指定现金流量 由用户根据自身实际的业务情况将凭证拆分成一借一贷 处理灵活 可以更加如实地反映现金流量情况 通过T型账 附表项目来批量指定 先由系统按照自己的规则将所有凭证拆分成一借一贷 用户 在拆分好的数据上进行现金流量指定 操作过程简单 工作量极大减轻 但是流量的反映上可能会 出现偏差 凭证录入时 指定现金流量项目 是否有现是否有现 金金 科科 目目 是否有损是否有损 益益 科科 目目 是否有损是否有损 益益 科科 目目 是否其他是否其他 科科 目目 是否其他是否其他 科科 目目 不指定不指定 凭证凭证 需指定现金流量需指定现金流量 否否 否否 否否是是 否否 是是 是是 不指定不指定 否否 是是 是是 36 指定现金流量 37 T T型账户指定型账户指定 附表二指定附表二指定 附表项目调整附表项目调整 现金流量表现金流量表 对原附表二的指定做补充和调整对原附表二的指定做补充和调整 38 拆分后的凭证拆分后的凭证 是否有现金科目是否有现金科目 是否有损益科目是否有损益科目 是否是经营活动是否是经营活动 指定附表项目指定附表项目 是否有损益科目是否有损益科目 指定附表项目指定附表项目 是否是经营活动是否是经营活动 指定附表项目指定附表项目 不处理附表不处理附表 不处理附表不处理附表 是是 否否 是是 否否 是是 是是 否否 否否 是是 否否 将既不涉及现金科目又不涉及损益科目 既不影响净利润的数 据重新整理出来做分析 需要指定附表项目的 可以进行附表项目调整 39 只需选择好附表项只需选择好附表项 目即可目即可 T型账户 40 41 42 2 4 调整期间业务处理调整期间业务处理 帮助企业解决因年度报表审计等原因对上年财务数据进行调整 由此 产生的调整分录可以在下年的任何日期进行方便的录入并且直接影响本年期 初数 而不至于在得到调整分录后将帐务反结帐至上年 调整期间管理功能是用户录入调整期间凭证的前提 只有状态为打开的 调整期间才允许录入凭证 在调整期间存在未过账凭证的情况下不允许关闭 期间 调整期间管理页面中使用树形结构的方式 右边表格提供三个字段 状 态 调整期间 说明 树形结构节点显示年度 从启用年度始显示 直到当 前年度 随年度的变化而自动变化 树形结构由系统自动生成 不允许用户 操作 右边表格自动显示系统参数中设置的调整期间 初始状态全部为关 43 闭 状态 字段为下拉框选项 调整期间和说明由系统自动填充 不允许 用户进行输入和修改 如下图 系统参数中增加 启用多调整期 的选项 44 系统参数调整期间 业务 处理 调整期间管理调整期间 凭证录入 调整期间 凭证查询 调整期间 凭证过账 账表 查询 账簿查询报表查询 45 2 5 期末处理期末处理 企业在期末时 应将各损益类科目的余额转入 本年利润 科目 以 反映企业界在一个会计期间内实现的利润或亏损总额 结转损益提供按损益科目类别来结转 结转损益提供按核算项目类别结转 所有报表支持查询调整 期间数据 46 2 6