档案的分类与整理ppt课件.ppt

档案分类与整理 1 档案整理工作 档案整理按照一定的原则与方法 对处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类 排列和科学编目的一项业务工作 档案整理方法 以卷为管理单位以件为管理单位 2 档案整理一般程序从档案整理工作的全过程来看 主要包括区分全宗 全宗内档案分类 立卷 或按件装订 案卷 或件 的排列与编号 编目 排架等步骤 1 区分全宗 将文件按不同的形成机关 组织或个人分开 以避免不同机关形成的文件混合在一起 反映了各单位历史发展的面貌 2 全宗内档案分类 把一个单位内的全部档案按其在来源 时间 内容和形式上的异同 分门别类 并按照一定办法排列 制定档案分类方案 3 综合档案室 按门类分类 综合档案室 科技档案 特种载体 文书档案 会计档案 业务档案 党务类 行政类 人事类 计划信贷类 监察稽核类 群团类 信贷档案 专业会计 会计档案 银行卡档案 储蓄会计 房信会计 国际会计 凭证 帐册 报表 其他 业务管理类 4 综合档案室 按职能分类1 综合档案室 行政管理类 基本建设类 党群管理类 人事教育类 业务类 设备类 科研类 会计类 人事档案类 特种载体类 5 综合档案室 按职能分类2 综合档案室 高校综合档案室 行政管理类 党群管理类 学籍类 教学类 科研类 基本建设类 仪器设备类 产品生产类 出版物类 外事类 财会类 特种载体类 高等学校档案管理办法 教育部27号令 6 综合档案室 按职能分类3 企业综合档案室 行政管理类 产品类 党群工作类 经营管理类 生产技术管理类 设备仪器类 科学技术研究类 会计类 基本建设类 干部职工类 工业企业档案分类试行规则 国档发 1991 20号 7 3 立卷 件 将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位 案卷 包括文件材料的组合 卷内文件的排列 拟定案卷标题和装订等 4 案卷 件 的排列 将案卷按年度 组织机构或问题等标准系统排列 以固定案卷序列 5 编目 以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作 包括填写卷内文件目录 备考表 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录 档号等 8 档案整理工作的要求 已办理完毕的 有保存价值的遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用 9 按 归档文件整理规则 进行整理 归档文件的整理单位 件的界定一般以每份文件为一件文件正本与定稿 文件处理单为一件正文与附件为一件原件与复制件为一件转发文与被转发文为一件报表 名册 图册等一册 本 为一件来文与复文可为一件 10 文件修整 为保证档案能够长期保存和有效提供利用 装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整 一般包括 修裱规格较小或破损的文件 复制字迹模糊或易褪变的文件 折叠超大的文件 去除文件上易锈蚀的金属物 11 文件装订 装订规则归档文件应按 件 装订 装订时 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发件在前 被转发件在后 复文在前 来文在后 不同文字的文本 中文本在前 外文本在后 装订方法线装包角 12 分类 分类方法 年度分类法机构 问题分类法保管期限分类法分类方案 1 年度 机构 问题 保管期限 例1 2 2 年度 保管期限 例3 13 例1 2004年 办公室 永久 30年 10年人事处 永久 30年 10年管理处 永久 30年 10年 2005年 办公室 永久 30年 10年人事处 永久 30年 10年管理处 永久 30年 10年 2006年 14 例2 2004年 党群类 永久 30年 10年业务类 永久 30年 10年行政类 永久 30年 10年 2005年 党群类 永久 30年 10年业务类 永久 30年 10年行政类 永久 30年 10年 2006年 15 例3 2004年 永久 30年 10年2005年 永久 30年 10年2006年 永久 30年 10年 16 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 1 同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序 按文件的重要程度排列 2 不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列 按事由的重要程度排列 按事由具有的共同属性分别集中排列 17 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章必备项目为 全宗号 年度 保管期限和件号 选择项目为 机构 问题 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 年度指归档文件的形成年度 保管期限是按照 文书档案保管期限表 给归档文件划定的 件号指归档文件的排列顺序号 18 归档章样式 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料 19 归档文件的编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 归档文件目录 包括 归档文件目录和归档文件目录封面归档文件应逐件编目 目录中一件只体现一条条目 来文与复文件作为一件时 只对复文进行编目 归档文件目录设置件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等项目 20 归档文件的装盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 档案盒封面应标明全宗名称 装盒的要求 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 21 立卷整理 以卷为管理单位 案卷是由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位立卷就是业务承办部门或人员将办理完毕的 具有保存价值的文件材料 根据文件之间固有的联系及形成的规律 组成案卷的过程 文书档案案卷格式 GB T9705 2008 22 档案分类 一 常用方法1 年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分门别类 一般文件归入文件形成年度 对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度 2 问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类 23 二 常用的复式分类方法 年度与问题分类法如 2000年党群类2001年党群类行政类行政类教学类教学类外事类外事类 综合类2000年业务类2000年2001年2001年2002年2002年 24 立卷方法 按照立卷的 六个特征 即问题 作者 名称 文种 时间 通讯者 地区等特征进行组卷1 按问题特征立卷将同一事件 问题或项目的文件组成案卷2 按作者特征立卷将同一作者的一些文件组成案卷3 按文种 名称 特征立卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷4 按时间特征立卷按文件形成的时间或文件内容针对时间 将属于同一时期的文件组成案卷 25 5 按通讯者特征立卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷6 按地区特征立卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷实际工作中 一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷如 市委党委会2008年会议记录 就运用了作者 时间和名称三个立卷特征 26 卷内文件整理 一 检查调整组卷 二 卷内文件的排列和编号1 卷内文件排列按文件的重要程度或按文件的时间先后顺序排列 注意文件间的联系 一般情况下是 正件在前 附件在后 正本在前 定稿及重要文件的历次修改稿在后 复文在前 去文在后 批复在前 请示在后 结论性文件在前 依据性材料在后 27 2 卷内文件编号文件页码用页码机打印在正面右上角 反面左上角 从001开始编起 一般每卷不超过2公分 200张 单份装订的案卷应在每件文件的首页上端空白处加盖档号章 并逐件编写件号 28 三 编制卷内文件目录 29 四 填写备考表备考表放在卷内文件之后 用来注明卷内文件的基本情况 便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况 包括 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 五 案卷的装订采用三孔一线 30 六 填写档案案卷封面 31 类内案卷排列 案卷的排列 就是指根据一定的规则 将案卷系统化地排列成有机联系的整体 基本方法有 按保管期限排列 即将案卷分别按永久 长期 短期排列 按问题排列 32 编制案卷目录包括封面 目录名称 年度或组织机构 全宗号 目录号 保管期限 和案卷目录 案卷号 案卷题名 年度 页数 期限 备注等项目 档案上架档案按分类方案和档号顺序从上到下 从左到右排列上架 33 二 业务档案的整理 整理的总体要求 通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类 组卷 排列 编目等程序 同时 需要结合具体情况以及行业要求 突出业务特色 为便于查找和利用 对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外 还可以体现一些业务特征 34 业务档案的整理 业务档案的整理按照专业主管部门的有关规定执行人事档案以人为单位进行整理行政处罚案件档案以案件为单位进行整理 35 三 会计档案的整理 会计档案按照会计凭证 会计帐簿 财务报告 其他会计核算材料分别装订成册 会计档案的收集整理按照财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 财会字 1998 32号 的要求执行整理规范执行 会计档案案卷格式 DA T39 2008 36 会计档案的组卷 就是按照其形成规律和有机联系 区分不同的类型和保管期限 将会计核算材料组成保管单位 案卷的过程 一 会计凭证的组卷会计凭证可按年 月顺序立卷整理 一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本 个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本 凭证外面要加封面 封面尺寸规格采用245mm 130mm 长 宽 或245 150mm 长 宽 37 二 会计账簿的组卷 会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理 对总账 明细账 现金日记账 银行存款日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿等分别立卷装订 三 财务报告的组卷财务报告按年度 保管期限立卷 会计年报和季 月报应分别立卷装订 其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订 38 四 其他会计核算资料的组卷 其他会计核算资料可按年度 问题结合保管期限分别立卷装订 如银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本 39 会计档案卷内目录 40 会计档案盒的格式适用于财务报告和其他类会计档案的整理 41 会计档案目录格式 42 会计档案移交清单 43 四 科技档案的整理 科技档案的类别基建档案设备档案科研档案 44 基建档案的组卷原则 基建项目文件内容复杂 不同类型文件可以采用不同的组卷方法 管理性文件按问题 时间或项目依据性 基础性材料组卷 施工文件中的质保材料按类型 批次组卷 技术文件按单位工程 结构 专业组卷 监理文件一般按文种组卷 整理规范执行 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 45 基建档案的组卷方法 1 按项目组卷 即一个项目 或分项 子项 的文件全部组成一个案卷 适用于项目小 文件数量少的情况 如某某项目建设文件 2 按结构组卷 将一个项目内的文件按工程进行的阶段 立项 设计 施工 结构 桥梁的上部结构或下部结构 组卷 如 某某大桥下部结构竣工图 3 按专业组卷 如按工程的土建 结构 水 电 采暖等专业组卷 如某档案馆新库房弱电系统竣工图 4 按问题组卷 即将文件内容涉及的同一问题或同一性质的问题组成一个案卷 如土地征用问题中涉及呈报表 红线图 征迁协议等等 可以组成一个案卷 数量多的也可以分开组卷 46 5 按文件名称组卷 如计算书 设计任务书 决算书 工程联系单 各种施工原始记录等文件 文件名称特征明显 可以用此类方法组卷 6 按地域组卷 如征地文件可按不同的市 县 镇来组卷 7 按作者组卷 即按文件形成的作者组卷 如 浙江省人民政府关于杭金衢高速公路工程土地征用问题的意见 批复 8 按时间组卷 工程计量与支付 施工日记 工程进度计划等类文件 时间特征明显 可采用此方法 上述8种方法在考虑组卷原则的同时 可结合运用 47 科技档案案卷装订和编目 1 案卷装订 卷内文件可整卷装订或以件为单位装订 以件为单位装订的应在每份文件的首页空白处加盖档号章2 编制页号 将页号编在文件正面的右下角 背面的左下角 成册的文件不必另编页码 页号从 1 或 001 开始编流水号 不得跳号 不得重复 保持清晰无误 不得随意涂改 3 填写卷内目录 1 目录用打印输出 字段格式符合 科技档案案卷构成的一般要求 2 目录内字体大小要适当 卷内文件目录标题栏拟采用加粗的3号宋体 责任者等字段名称用加粗的小3号仿宋体 其他用4号仿宋体 3 如果采用了标准图 通用图或借用图 组卷时不必专门晒制一份归入案卷 只要在目录中进行填写并在备注中说明即可 48 卷内文件目录 科技档案 档号 49 科技档案档号章 档号全宗号 分类号 案卷号 50 填写案卷封面 案卷封面需要填写的内容包括以下几方面 1 案卷号 案卷封面的档号是指案卷的代号 进馆前的案卷档号由二部分组成 分类号 案卷顺序号 2 案卷题名 用来概括地揭示案卷内容与形式特征 要求简明 准确 由三部分组成 项目名称 代字 代号 单位工程 分部分项工程 结构 专业 部件 阶段 的代号和名称 文件名称 51 编制目录案卷目录 科技档案 52 设备档案的整理 设备档案以设备项目为单位进行整理 根据文件材料的数量多少 一台设备形成的材料组成一卷或若干卷 具体整