商务活动中的电话礼仪常识和规范

商务活动中的电话礼仪常识和规范商务活动中的电话礼仪常识和规范 在商务活动中 打电话是非常常见的沟通方式 下面就让 小编给大家介绍的商务活动中的电话礼仪知识 下面是小编为 大家收集关于商务活动中的电话礼仪常识和规范 欢迎借鉴参 考 商务活动中的电话礼仪常识商务活动中的电话礼仪常识 电话中的称谓 询问对方的姓名时应该说 请问您贵姓 不能直接问 你叫什么名字 如果对方告诉你他的姓名 应该 对姓名中的每一个字进行确认 众所周知 姓名就是一个人的 代表符号 对姓名的重视可以暗示对他的尊重 同时可以避免 产生 音同字不同 的错误 即便知道了对方的全名 在随后的 称谓中也不要直呼其名 尽量使用 姓 职务 的称呼方式 或者 说先生 女士 措辞 电话交谈应该语言简洁 措辞高雅 避免俚语或者 不礼貌的语言 声音的把握 有研究显示 当你与别人交流时 你说话的 内容对别人的影响占 20 而你的声音对别人的感染力占到 80 因此 声音的作用不可小觑 在电话里应该保持语调积极 明 朗 合适的语速可以控制交流的节奏 如果对方语速过快 你可 以比他稍慢一点 反之 如果对方说话很慢 你可以比他稍快 一点 两种情况都保持差距不太大 如果两个人说话节奏相差 很大 双方都会感觉到不和谐 会影响双方的愉快沟通 总之 声音的把握能够经营电话交流的感觉 传递你积极 镇定的工 作风格 微笑的魅力 不要以为电话另一端的人看不见你 就不必 在意自己的表情 其实人的情绪 态度 声音 表情 动作等 外在与内在的状态是整体统一的 不要试图让自己板着脸孔却 说出悦耳动听的语言 即便那样 你的声音也是干涩的 毫无 感染力可言 微笑不只是表情 而是一种美好的感觉 在电话 里看不到但是感觉的到 你的情绪和身体姿态 如果你趴在办公桌上接电话 声音 会显得闷而不畅 会给对方造成困惑 如果你一边焦虑其他的事 情一边打电话 对方能够听出你有些急切 因此 掌握情绪 保持良好的身体姿态是很有必要的 正确处理接电话过程中的各种情况 如果对方要找的人不 在 应该说 他 她 恰好不在 或者说 公务外出 不要透露同 事的去向 若有留言需转告 应该记录下来 以免忘记交给同 事 或者因为事情太多而弄错电话内容 如果电话需要转接 应该说 好的 请稍等 若分机无人接听转回总机 应该用第 一次接电话的方式接听 如果电话中噪音比较大 听不清对方 说话 应该直截了当的告诉对方 对不起 我听不清您讲话 请 您再拨一遍 有时办公室内恰好有客人在 电话铃声响起时 应该对客人礼貌的说明 对不起 我接个电话 对自己没有及 时接到的电话 应该在二十四小时以内给予回复 如果有特殊 的情况没能及时回复 一定要向对方做一个简单的解释 接电话的时间与挂断电话 商务电话不是 煲粥 时间一 般不应超过三分钟 挂断电话时 应该礼貌的说 再见 并由 打出电话的一方先挂断电话 商务活动中的电话礼仪规范商务活动中的电话礼仪规范 一 接听电话前 准备记录工具 当对方有重要的信息留下来的时候 能在第一时间记录 避免对方等待 体现专业性 停止一切不必要的动作 不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情 对方 会感到你在分心 这也是失礼的 使用正确的姿势 如果你姿势不正确 不小心电话从你手中滑下来 或掉在 地上 发出刺耳的声音 也会令对方感到不满意 带着微笑迅速接起电话 让对方在电话中感受到你的热情和阳光 二 接听电话 三声之内接起电话 注意接听电话的语调 语速 注意接听电话的措辞 避免用不礼貌的语言表达方式 注意接听电话的环境 避免过于嘈杂 导致听不清楚让对 方不断重复 当听到对方的谈话内容很长时 应有所反应 如 是的 好 的 表示你在听 主动问候 自报家门介绍自己 如果想知道对方是谁 应委婉的表达 如 请问怎么称呼您 感谢对方来电 并礼貌地结束电话 建议沟通过程中多称呼对方 表示对对方尊重 三 挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时 一般应让尊者先挂 或打电话的一方 提出 然后彼此客气地道别 说一声 再见 等对方先挂电话 然后再挂 四 讲究艺术 嘴和话筒保持 4 厘米左右的距离 要把耳朵贴近话筒 一定要面带笑容 亲切 温情的声音会使对方马上对我们 产生良好的印象 打 接电话的时候口中不能有东西 不能叼着香烟 嚼着 口香糖 说话时 注意语速语调 吐词清晰 保证对方能听明 白 左手接听 便于随时记录有用信息 学习商务礼仪的三个目的 学习商务礼仪的三个目的 1 提高个人素质 教养体现于细节 细节体现个人素质 2 有利于交往应酬 3 维护企业形象 商务交往中个体代表整体 商务人员的工作能力 商务人员的工作能力 1 业务能力 2 交际能力 是 2 一种可持续发展的能力 人际关系重视程度与处理能力 双能力 尊重为本 商务礼仪的基本理念 例 掌心向上表示谦恭尊敬 掌心向下表示训斥 1 前提 了解交往对象 最低要求了解其不喜欢什么 2 例 不在女性面前夸奖其他女性 3 2 第一层面 出发点 自尊 通过言谈举止 待人接 物 穿着打扮等方面体现 例 女性佩戴首饰 符合身份 以少为佳 一般不多于 三种 每种不多于两件 两类不适宜佩戴的首饰 展示财力 在 社交场合才佩戴的珠宝首饰和展示性别魅力的首饰 如胸针 脚 链 佩戴原则 同质同色 例 女性在商务交往场合应 着裙装 应注意 五不准 1 黑色皮裙不穿 尤其在对外商务 交往中 2 正式高级场合不光腿 3 残破的袜子不穿 随身带 备用袜 4 鞋袜不配套 不能穿便装鞋 穿双包鞋 前不露脚趾 后不露脚跟 5 裙袜之间无空白 否则被称为 三节腿 例 高级场合 男性看表 女性看包 普通商务场合 男性看腰 女性看头 发式 不染发 不长于肩部 可盘发 束 发不太正式且有年龄限制 3 第二层面 尊重他人 打电话的基本礼仪打电话的基本礼仪 打电话是通联礼仪的一个主要内容 拨打电话的人是发话 人 是主动的一方 而接听电话的一方是受话人 是被动的一 方 因而在整个通话过程中 拨打电话的人起着支配作用 一 定要积极塑造自己的完美的电话形象 在打电话时 必须把握住通话的时间 内容和分寸 使得 通话时间适宜 内容精炼 表现有礼 1 时间适宜 把握好通话时机和通话长度 即能使通话更富有成效 显 示通话人的干练 同时也显示了对通话对象的尊重 反之 如 果莽撞地在受话人不便的时间通话 就会造成尴尬的局面 非 常不利于双方关系的发展 如果把握不好通话时间 谈话过于 冗长 也会引起对方的负面情绪 2 内容精炼 打电话时忌讳通话内容不着要领 语言啰嗦 思维混乱 这样很容易引起受话人的反感 通话内容精炼简洁是通话人的 基本要求 1 预先准备 在拨打电话之前 对自己想要说的事情做到心中有数 尽 量梳理出清晰的顺序 做好这样的准备后 在通话时就不会出 现颠三倒四 现说现想 丢三落四的现象了同时也会给受话人 留下高素质的好印象 2 简洁明了 电话接通后 发话人对受话人的讲话要务实 在简单的问 候之后 开宗明义 直奔主题 不要讲