场馆管理与服务第八章.ppt

场馆服务与管理第八章场馆出租管理 第八章场馆出租管理 重点 展馆出租业务的选择标准和场馆出租的管理实务难点 场馆出租的价格确定 第八章场馆出租管理 一 场馆出租场馆的出租是出租人将会展场馆作为租赁物交付承租人使用的过程 承租人可以通过举办展会活动获取利益 同时须向出租人支付租金 出租人 场馆的所有者或委托的管理者承租人 会展活动的承办方 第八章场馆出租管理 一 什么情况下进行场馆出租 1 展览中心和会议中心的投资定位 当地政府投资的场馆 由于政府的支持 因此主要以政府牵头的自办展会为主 如广交会 会展公司的主营业务就是举办展览 自然以自办展览为主 而房地产公司和投资公司则主要是拥有场地资源 主要是靠场馆的出租获取收益 因此场馆以出租为主 2 对于会展的敏感程度和策划能力 一些场馆可能仅仅拥有场馆资源和场地管理的经验 自身对于寻找展会机会 进行会展策划 管理和组织会展活动没有太多的经验 如果勉为其难匆忙地策划展会活动 很可能带来更大的损失 因此在没有充分的准备之前应以场馆出租为主 以较小的成本获取较大的收益 第八章场馆出租管理 二 会议中心和展览中心在场馆出租上的不同1 商业性展览活动在举办地点上有一定的刚性 即会展活动通常会和所举办的城市相联系 会展中心也可自办展会 逐年做大做强 商业性的活动主要是按经济规律运行 只要能抓住市场 提供高效高质的服务 会展活动就会有较强的生命力 2 会议活动一般由政府部门 学术团体 专业协会或者公司举办 如果没有他们出面召集很难长此举办下去 尤其是对于既没有政界也没有学界支持的会议中心 因此会议中心一般都以出租业务为主 第八章场馆出租管理 总之 会议中心和展览中心很大一部分业务都是出租业务 因此有必要对会展场馆的出租进行科学和规范化管理 以获取较高的经济效益 第八章场馆出租管理 第一节场馆出租决策 哪些条件不符合出租要求 决定出租场馆 日期 面积 收费标准及交付时间 服务项目 筹展期 开展期 计租面积 免租面积 定金 余款 搭建工程 会务服务 无 出租该场馆给某项目否 第八章场馆出租管理 第一节场馆出租决策一 场馆出租初步决策应考虑的因素1 承办方 或办展机构 是否证照齐全 属合法经营 展会的主办方和承办方的批文 政府相关部门批准办展的批文 办展机构的工商营业执照 展会的主题和目标 展会的规模 展会档期 展会的资金来源等 2 承办方的信誉和支付能力 3 活动的性质和内容 4 自办展会 5 承办方 或办展机构 的服务需求 第八章场馆出租管理 第一节场馆出租决策图 哪些条件不符合出租要求 决定出租场馆 日期 面积 收费标准及交付时间 服务项目 筹展期 开展期 计租面积 免租面积 定金 余款 搭建工程 会务服务 无 出租该场馆给某项目否 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程一 接洽阶段主办方或承办方须了解场馆的大小和环境 所提供的服务 收费情况以及档期安排等情况 以便作出租用决定 场馆为获此商机 应事先准备场馆的宣传手册 核算合理的场馆租赁费用 了解展会的规模和特点等 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程一 接洽阶段场馆出租业务的选择标准 1 项目评估 展览或会议的主题 目的 时间 档期 主要场地和服务要求等 2 客户评估 客户的信誉 知名度 客户对项目的预算等 3 竞争对手评估 有可能举办该项目的其他场馆的状况 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程二 场馆出租的价格确定1 场馆出租用可能包括以下费用 场地租赁费用 保安费用 装饰费用 设备设施使用费用 茶点费用 场地保洁费用 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程二 场馆出租的价格确定1 场馆出租用可能包括以下费用 最基础费用 场地租赁费必需费用 保安 清洁 照明 空调服务等可选择费用 礼仪服务 咨询服务 广告服务等 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程二 场馆出租的价格确定 1 必须收费的服务项目 展馆公共区域及展场通道的清洁卫生 包括公共洗手间 货车装卸区以及出租期间的周边区域 主办机构办公室 如有提供 的垃圾处理 展馆固定的照明用电 包括在展馆出租区域按规定开照明灯 在装修搭建和撤展期间开放适当亮度的灯光 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程二 场馆出租的价格确定 1 必须收费的服务项目 展馆安全保卫 消防 交通控制 包括在租用区域按规定提供保安人员 各出入口保安人员 公共区域的一般保安巡逻 指挥货车经货车出入口进出展馆 在卸货区卸货的费用 展馆的中央空调 包括会展期间开放空调以及非会展期间开放的通风 开展期间开放空调时间应事先约定 如需超过该约定时间 须额外付费 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程二 场馆出租的价格确定 2 可选择收费的服务项目 展会通告 包括在网站 现场展览公告和大型电子荧屏的展览计划中列出该展览会名称 登记处 包括在场馆现场设立登记处或售票点 特别是当两个或多个展会同期举行时 会展中心可按比例分配给展会主办机构 并收取相应的费用 技术服务 如展会活动主 承 办方需要租借会议室时 场馆方应提供相应的服务人员和技术人员控制设备 展览主题板 展会主办方可以租用展馆区域的正门或侧门的门楣设置展览主题板 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程二 场馆出租的价格确定 2 可选择收费的服务项目 开幕式服务 包括贵宾室的租用 开幕式的音响设备等 停车服务 包括地下停车场和临时停车场的使用 办公室的租赁 包括租用办公室 保证租用办公室的正常照明用电及清洁工作 还可以包括办公室内的通信及宽带的使用 广告资源 包括展会期间场馆方可提供给展会活动的广告位置以及广告牌的制作及悬挂服务 其他服务 如展览期间快餐服务 饮用水供应 展台租用 花木租用 商务服务 展台搭建服务等等 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程二 场馆出租的价格确定2 场地租赁价格确定有四种方法 总成本 投资额 投资收益率 总收费面积 变动成本加成定价法 投资收益率定价法 变动成本 变动成本 利润率 总收费面积 行业价格定价法 理解价值定价法 第八章场馆出租管理 第二节场馆出租流程三 场馆出租合同的主要内容 甲乙双方责任和义务 付款时间 第八章场馆出租管理 第三节出租期展馆管理一 场地维护二 设备租赁管理三 知识产权界定等 第八章场馆出租管理 第三节出租期展馆管理一 场地维护1 事前检查 1 租用场地的检查 租用建筑物 场馆周边情况 开幕式场地 租用场地的公共使用区 2 租用设备的检查 消防 通风和采光 通信及广告设备设施 会议室设备设施 3 内部人员的沟通与培训2 事中监督 展位设置 公共区域使用 广告发布 场馆卫生 会展安全 法律纠纷管理 3 事后核查 在会展活动结束后 对场馆内的场地和设施进行清查 目的是检查场馆在展会活动之后是否保持原来的状态 是否因承租人的不当使用造成了对建筑场馆或附属设备的损坏 检查发现的问题应一一列出 以局面形式递交承租人 第八章场馆出租管理 第三节出租期展馆管理二 设备租赁管理1 列举所出租设备的清单 2 将清单及使用说明交租赁方 3 根据需要安置和操作所租赁的设备 4 及时处理设备运作中出现的紧急事件 5 做好设备的易损件的备份工作 6 使用后设备的检查确认 第八章场馆出租管理 第三节出租期展馆管理三 注意事项 1 做好组织管理工作 专人专项 2 协调好租赁方及其他供应商之间的关系 3 特别注意安全保障工作 防止出现意外 4 注重细节 加强沟通 优质服务 5 注意对知识产权和商业机密的保护 课程论文 请综合该课程讲授的内容 利用互联网查阅相关信息 将海南国际会议展览中心和某一其他城市的会展中心比较分析 SWOT分析 分析他们在各自经营管理模式方面的特点 并从提高客户满意度 增加场馆收益 改善工作流程和增强企业可持续发展四个方面提出具体方案 以达到场馆的经营目标 论文由个人独立完成 字数要求不少于2000字 海南国际会展中心可持续发展研究会展场馆客户满意度的现状与对策 以海南国际会展中心为例 摘要 评阅老师对论文的基本印象来自摘要 摘要不必换行 内容避免重复题目 尽量利用好400个字 有些论文花了250甚至300个字写背景或介绍概念 喧宾夺主 将论文的科学意义与创新性却漏掉了 至于400个字的摘要居然出现错字或者文