销售与收款管理制度

1 销售与收款管理制度 第一章 总 则 第一条第一条 为了加强对公司销售与收款的内部控制 规范销售与收款行为 防范销售与收款过程中 的差错和舞弊 根据 中华人民共和国会计法 和 内部会计控制规范 销售与收款 试行 等法 律法规 结合公司的具体实际 特制定本制度 第二条第二条 本制度所称销售与收款 主要是指公司在销售过程中接受客户订单 审核客户信用 签订销售合同 发运商品 开具发票并收取相关款项等一系列行为 公司提供劳务与收款 参照本 制度 第二章 岗位分工及授权批准 第三条第三条 公司销售与收款内部控制环节中的不相容职务应当分离 其中包括 一 客户信用调查评估与销售合同的审批签订 二 销售合同的审批 销售订单与办理发货 三 销售货款的确认 回收与相关会计记录 四 销售退回货品的验收 处置与相关会计记录 五 销售业务经办与发票开具 管理 六 坏账减值准备的计提与审批 坏账的核销与审批 第四条第四条 公司相关业务部门设置如下岗位 一 销售管理岗位 负责制定产品销售策略及中长期产品规划 报公司审批后组织实施 销售 策略包括销售价格 折扣政策 产销存滚动计划等 二 销售业务岗位 包括处理订单 签订合同 执行销售政策和信用政策 负责制定发货计划 管理监控发出货物 按销售策略确认产品销售价格和数量及销售回款的确认 催收货款等 三 销售文员岗位 负责订单与合同数据的录入以及档案管理 根据发货计划负责货物的发出 以及销售相关数据的统计工作 四 仓库管理岗位 负责存货的管理 负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜 五 资金结算岗位 负责销售款项的收取和相关回款单据录入 六 核算会计岗位 负责销售与收款业务的核算及与原始单据的复核 负责往来款项的清账和 管理工作 负责按照公司会计政策计提坏账准备 并负责相关会计核算 发票管理人员负责销售发 票的开票与管理 2 不得由同一部门或个人办理销售与收款业务的全过程 第五条第五条 销售业务岗位人员变动时 在离岗前应将订货 回款等情况 尤其是应收账款 销售 发票等重要资料 必须同接替人员办清交接手续 单位主管领导监督交接 并将移交手续通知管理 本部 财务部有关人员备案 第六条第六条 公司销售业务依据下列审批权限进行审批 1 销售政策 销售单价 客户信用额度由公司总经理或者授权销售副总审批 报管理本部 财务部备案 2 单笔销售金额超过 5000 万元的销售合同由总经理审批 其他符合销售价格 产销计划 信 用额度的销售 由销售副总或者授权销售部长审批 第七条第七条 审批人应在授权范围内进行审批 不得超越审批权限 经办人应在职责范围内 按照审批人的批准意见办理销售与收款业务 对于审批人超越授权范 围审批的销售与收款业务 经办人员有权拒绝办理 严禁未经授权的人员办理销售与收款业务 第三章 销售和发货控制 第八条第八条 公司对销售业务建立严格的预算管理制度 销售部门根据公司确定的营销目标和市场 预测信息等 编制年度销售计划 经公司审议批准后执行 第九条第九条 公司在选择客户时 应当充分了解和考虑客户的信誉 财务状况等有关情况 防范账 款不能收回的风险 第十条第十条 各销售部门应加强赊销业务的管理 赊销业务应当遵循规定的销售政策和信用政策 要根据客户的欠款数额 历史交易过程货款的平均支付时间 交易量大小 每年至少一次综合 划定客户资信等级 并进行动态管理 资信等级可分为优良 一般 不良等 对不良客户要采取现 款现货的方式进行交易 并要求责任人限时催收老货款 对资信一般客户要控制其欠款余额限定信 用额度 应本着有利于提高市场占用率 有利于扩大销量 有利于货款回收等原则 以最终有利于提高 公司总体效益为大原则 对不同市场 不同地区 不同客户 可采取不同的价格和折扣让利政策 同时要兼顾平衡 第十一条第十一条 公司销售和发货业务 按照下列程序办理 一 销售谈判 在销售合同订立前 销售业务人员应就销售价格 信用政策 发货及收款方式 等具体事项与客户进行谈判 对谈判中涉及的重要事项 应当有完整的书面记录 二 合同审批 合同生效前对销售价格 信用政策 发货与收款方式等进行合同评审 明确说 明具体的审批程序及所涉及的部门人员 并根据公司的实际情况明确界定不同合同金额审批的具体 权限 审批人员应当对销售合同草案中提出的销售价格 信用政策 发货及收款方式等严格审查并 建立客户信息档案 也可指定内部审计机构等对销售合同草案进行初审 金额重大的销售合同 应 3 当征询法律顾问或专家的意见 三 合同订立 公司所有销售业务 都应签订销售合同 销售合同草案经审批同意后 由销售 人员与客户签订销售合同 签订的销售合同应符合 中华人民共和国合同法 的有关规定和公司的 有关制度 销售合同应当明确与销售商品相联系的所有权和风险与报酬的转移时点 明确交提货地 点 交提货方式 运输方式 货款结算方式 付款期限 违约责任 写清订货单位 收货单位 付 款单位及其开户行 账号 税务登记号 通讯地址 联络方式及详细地址等尽可能完整的客户资料 所有销售合同 由销售部门指定专人整理 保管合同档案 将材料放入专门的文件柜内 并达 到防火 防盗 防虫 防潮 防尘的要求 四 组织销售 销售部门根据批准的销售合同编制销售计划 销售文员下达销售发货通知单 出库单 由分管销售的副总经理或授权销售部长实施一级审核 财务部核算会计岗位实施二级审 核后交仓库按照要求准备货物 销售货物备妥后 将实际发货数量生成销售出库单 通知销售部门 组织发货 负责该项业务的销售人员直接负责应收账款的催收 五 组织发货 销售部门根据审批的销售出库单 组织发货 发货时必须经过严格检验 不得擅自发货和随意替换货物 确保与销售出库单的一致 仓库发 货必须按照经批准的发货通知单供货 不得在未经批准的情况下擅自发货 销售人员送货到客户单位的 由销售人员办理提货手续 在交货时索取客户单位的签收单并于 返回公司的当日交回销售文员 通过火车 汽车 航空 邮局等快递或物流托运等发运货物的 由销售部门填制产品发运单 由 承运方签字后 组织发货 在运输过程须确保货物安全和及时到达 在卸车前必须由我公司人员或 客户对其运输过程中出现的质量问题进行确认 确认其表面是否有碰伤 刮花和防雨处理等 如果 在运输过程中产生了质量问题 必须在卸车前用数码相机或手机对其进行取证 然后再卸车 发货 后应做好有关货物发运记录 及时提请客户收取货物 如果没有产生质量问题 客户收妥货物后 应及 时向客户索取货物签收单 对于在运输过程产生的质量 问题 由我公司根据客户或我司销售跟车人员反 馈的信息 并结合公司与 运输公司的或保险公司的合同或协议中的条款对其进行索赔 客户签收单由公司统一格式 列明的货物名称 规格 型号 数量等 注明提 收 货日期应 写实际日期 客户单位签章应合规 清楚 以减少货物查收方面的纠纷 所有产品从公司发出 均需开具公司统一格式的出门证 门卫凭出门证放行 出门证由物管部 根据提货人出示的符合规定手续的出库单开具 加盖出门证专用章后交提货人 门卫根据出门证查 验货物无误后放行 对出库手续不全的 严禁开具出门证 六 销售开票 由销售部门填写填开具发票申请单 财务部根据填开发票申请单开据发票 七 销售退回 客户退货之前应事先与销售部门联系 说明退货原因 退货品种 型号 数量 价值 销售部门根据客户提出的要求 写出书面申请 经报批后通知用户退货 销售货物退库时 由销售部门填制退库单或红字的销售出库单 填明退货原因 退货品种 型号 数量 价值 经检 4 查员出据检查报告后 经审批同意后 办理相应退库手续 仓库应在库房设专区管理 仓库保管员 应对退回货物仔细验收 清点 对正常销售产品和销售退回产品分别保管 及时处理 财务部门要严格检查退回产品的审批 退库 返修 报废等手续是否健全 进出库量是否一致 有无遗漏 发现问题及时要求更正 并根据审查无误的检验报告 物管人员签字的退库单或红字的 销售出库单及退货方出具的退货凭证和和红字发票等冲减应收客户的相应货款 同时 也要视顾客 是否已经支付货款 收回原开出的销货发票或开具红发票等情况 在退货后一个月内采用相应的会 计方法进行账务处理 第十二条第十二条 销售部门和仓库部门应使用连续编号的发 运货凭证 定期对货物进行盘点 并对 每月情况进行汇总 分析后 将发运情况与销售部门 财务部门进行核对 发现问题及时汇报处理 第十三条第十三条 销售部门要在销售与发货各环节设置相关记录 填制相应凭证 按客户设置登记销 售台账 销售台账应记载客户名称 地址 税号 开户银行 信用额度等资料 资料变动应及时补 记 序时登记业务地区 订单编号 对应合同编号 客户名称 产品名称 产品型号 类型 订货 数量 订单金额 费用金额 发货记录 验收情况 开票情况 收款情况以及合同完成等明细账 及时对每一客户的应收账款进行核算 动态反映和评估每一客户的应收账款余额增减变动情况和信 用额度使用情况 加强销售合同 销售订单 销售计划 销售通知单 发货凭证 运货凭证 销售 发票等文件和凭证的保管和相互核对工作 随时掌握销售与收款情况 并对销售合同执行情况进行 跟踪 同时应对销售资料保密 第十四条第十四条 销售部门应按照售后服务管理办法 规范出厂产品验收及售后服务工作 一 新机安装与验收 新机运到客户处后 售后人员必须在最短的时间内将机器安装调试完成 在安装调试过程中出现的质量问题必须填写新发机器问题反馈表向技术中心 品管部反馈 所有新 机安装后售后人员应在验收时限内按验收标准及时取得客户设备验收报告 验收报告原件交财务部 作为确认销售收入的依据 销售部门留存复印件 二 维修服务 销售部门售后人员在接到客户的报修电话后 尽可能的通过电话提供支持 当 通过电话不能为客户解决问题的 由售后主管派出专业的售后人员为客户现场解决问题 维修服务 若在产品保修期间 领用的维修配件由售后人员提出申请 销售文员开具三包件出库单依照本制度 第十一条第四款相关规定审核与组织销售 问题解决后填写服务报告由客户签字后交销售部售后主 管或部长审核后 原件留存销售部 复印件交品管部 第十五条第十五条 公司在收到设备验收报告时确认商品销售收入 须满足以下条件 一 公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方 二 公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权 也没有对已售出的商品实施有效控制 三 收入的金额能够可靠地计量 四 相关的经济利益很可能流入公司 5 五 相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量 第四章 收款控制 第十六条第十六条 公司应当按照国家 现金管理暂行条例 支付结算办法 及时办理销售收款业务 第十七条第十七条 销售部门应将销售收入及时入账 不得账外设账 不得擅自坐支现金 严禁收款不 入账 销售人员应当避免接触现款 销售人员应按照相关结算要求以及合同规定的结算方式 结算时间及时办理销售收款业务 对 改变结算方式 延长结算时间的收款业务 要及时向公司领导汇报并征得书面批准 第十八条第十八条 收取货款 必须通过公司开户银行进行结算 尽量避免使用现金 向个体户和私人销售 特殊情况收取现金 在公司本地必须在收款当日将现金存入公司账户 在异地必须在收款次日转入公司账户或公司开设的银行卡 并将收现情况填列收现通知单通知财务 不得以任何理由将销售款存入私人账户 私人卡或滞延交纳 如有违反 按失职处理 如货款滞延 交纳 3 个月以上按挪用公款依法处理 银行转账结算收款 只允许向公司开户银行账号收款 禁止向公司外的任何单位和个人转账收 款 应及时准确将公司银行开户资料提供给购货客户 以保证收款安全 第十九条第十九条 客户采用汇兑 分为信汇 电汇两种 转账向公司支付货款 销售部门应密切注 意客户汇兑款项 必要时应要求客户传真汇兑凭证 发现款项未按时到账 应通知财务部门查询 并立即与客户联系 落实汇款情况 款项收妥后 财务部门应及时通知销售部门 通过银行汇票 商业汇票 银行本票 转账支票等票据结算方式收取货款 对收到的票据要按 国家 票据法 票据管理办法 和人民银行 支付结算办法 等有关规定认真审查票据内容 对票 据合法性 真实性进行审查 防止购货方以虚假票据进行欺诈 客户以背书转让票据支付货款 应符合票据背书转让的规定 按规定加盖背书签章 避免票据 出现问题时造成追索麻烦 商业承兑汇票对承兑付款人的信用度要求非常高 应慎重受理 托收承付结算方式 银行限制条款多 对客户信用度要求非常高 非经公司同意不得采用 第二十条第二十条 收到银行票据在本地应于收到的当日 在异地应于回长沙的当日交财务部门向银行 办理收款 收到的转账支票也可按银行规定及时在付款人开户银行办理转账 款项收妥后 财务部 门应及时通知销售部门 票据被拒绝付款 财务部应及时将银行转来的被拒绝付款的票据和有关证明转交销售部门 销 售部门应按规定行使追索权 6 第二十一条第二十一条 销售部门全面负责应收账款的催款工作 财务部门予以配合 催收记录 包括往 来函证 要交财务部门妥善保管 要定期对应收账款进行分析 并编制逾期账龄分析表后 按风险 程度进行分类 采取不同的方法手段进行催收 对催收无效的应收账款应及时提请公司清欠部门通 过法律程序予以解决 财务部门负责应收账款的管理 编制应收款项明细表 提请有关责任部门采取相应的措施 督 促销售部门加紧催收 降低坏账损失的风险 销售人员 清欠人员在清理欠款时 要将客户的经营状况反馈给公司相关部门 并将应收货款 的诉讼时效接续上 应收账款应分类管理 针对不同性质的应收账款 采取不同方法和程序 应严格区分并明确收 款责任 建立科学 合理的清收奖励制度及责任追究和处罚制度 以利于及时清理催收欠款 保证 公司营运资产的周转效率 第二十二条第二十二条 会计期末 公司对应收账款进行检查 对于可能成为坏账的应收账款 按公司会 计制度规定计提坏账准备 对确定发生的各项坏账 应当查明原因 明确责任 对确实无法收回的 按规定的程序批准后作会计处理 发生的坏账应严格依据下列证据进行财务核销 一 客户单位被宣告破产的 应当取得法院破产清算的清偿文件及执行完毕证明 二 客户单位被注销 吊销工商登记或被有关机构责令关闭的 应当取得当地工商部门注销 吊销公告 有关机构的决议或行政决定文件 三 客户方当事人失踪 死亡 或被宣告失踪 死亡 的 应当取得有关方面出具的债务人