会议室培训ppt课件.ppt

2014 08 月亮湾宾馆 培训人 张文棚 理解 熟记会议室服务流程 制度 学会按照流程 操作 管理 检查 提出反馈意见 月亮湾宾馆 关于流程 关于培训 会议前准备 会议中服务 会议后清理检查 沟通 确认 确认会议时间地点设备人数台型 提供基本服务茶水清洁指引问询 清洁检查客人遗留物品会议室设施电器设备空调门窗 常见的会议台型 剧院型 课桌型 会见型 椭圆型 U型 回字型 鱼骨型 圆桌型 鸡尾酒型 宴会式 T台型等 也可以根据客人要求摆台 常见的会议类型 研讨会 培训会 年终会 高级领导会见等 月亮湾宾馆 一般是在人比较多且会议不用做太多笔录的情况下用到的会议形式 在有限的空间容纳的人数最多 讲课式会议 整齐直线美观主席台培训性质 5号3号1号2号4号 6号4号2号1号3号5号 回字型的会议没有座位之分 一般适合在董事会议所有的人身份等同 U字形的会议大多都是用于PPT来开会的时候使用 主位在U字底部的中间位置 长方型会议室 面门为上 以右为上 门 门 主 客 主 客 门 门 宴会和鸡尾酒会 通知单 会议前准备 人数台型 横幅指示牌 茶点台 衣帽寄存 休息室 各种用具 一般会议 VIP会议 确定会议摆放的台型和桌椅数量检查桌椅 台布是否完好绿植 花草是否合格横幅的制作挂放桌签是否做好调试好音响 话筒 投影等相关设备准备好会议资料 会议摆放前的工作 桌子 椅子和桌子上的东西都要在一直线上 每根直线要平行用除尘器除去台泥表面的杂物及吸附的灰尘线头 保持台泥的干净整洁桌面上的会议垫 纸 笔 水 毛巾等物品都是直线形式 桌签 椅签的摆放标准 根据客人提供的名册由前台打印桌签 如果客人没有特殊要求 桌签 椅签应该使用黑体字统一使用宾馆准备好的专用纸张打印 认真检查核对桌签 椅签的每一个字 确保准确无误 将打印好的桌签对折装入桌签牌内 两侧距离相等 桌签按规范统一摆放在杯盒的左侧或前方 放在左侧应与杯盒平齐 放在杯盒前方的应与笔盒的右侧平行 特殊情况可根据客人要求摆放桌签的规格大小要统一 同时保证其干净 整洁 椅签应该用透明胶粘贴在座椅的正中部位 便于客人查找 同时让客人坐下后能全部遮挡住 不影响整体的美观 特殊情况下根据客人的要求摆放 杯盒 笔盒 纸板的摆放标准 小杯盒 笔盒的摆放标准 1 将杯盒横向摆放在座位的正前方 笔盒竖向摆放在杯盒的右侧靠紧杯盒 上端与杯盒平齐 2 杯盒应保持在同一直线上 笔盒与笔盒之间保持均等的距离 3 杯盒左侧的第一个圆托位置摆放矿泉水 矿泉水有会议中心的标识的一面朝向客人 有生产厂家标识的一面朝向左侧 4 杯盒第二个圆托位置摆茶杯 茶杯放在圆托正中 杯把朝向右侧 方便客人取用 5 杯盒右侧的方托摆放水果糖或含片 6 笔盒内摆放笔 笔的笔尖朝上斜靠在笔盒的左侧 笔的尾端顶靠在笔盒的右下角 7 每个座位摆放一张信纸 信纸的上边和左边分别与杯盒和笔盒靠紧 大笔盒 纸板的摆放标准 1 将杯盒横向摆放在座位的正前方 纸板摆放在杯盒的正下方 2 杯盒应保持在同一直线上 纸板与纸板之间保持均等的距离 3 将笔摆放在纸板右侧专门放笔的坚槽内 笔尖朝上 4 将纸平放在纸板上 纸的上端插入纸板上端的夹层内 5 将水果糖或含片摆放在杯盒右侧的方盒内 6 矿泉水和茶杯的摆放方法同 2 3 条 做第二次检查 1 会议室工作人员在会议召开前半小时再次检查设备 如灯光 音响 冷气 电器等 操作是否正常并指导客人使用 如有需要 通知工程部派人跟踪处理 2 检查家具 台泥地毯是否合乎卫生标准 3 检查会议室窗帘和各台面是否整洁美观 迎宾服务 注意分散人流进入会场 在出口处及休息室门口安排迎宾人员 迎宾时精神饱满面带微笑 会议前的检查和迎宾服务 最后向主办方确认特殊要求 茶点时间和人数等 礼貌问好 指引入座 是否要衣帽寄存服务 提醒客人贵重物品随身携带 话筒的开启状态 茶水服务 主席台的客人入座 提供的先拉椅服务 后提供茶水服务 进行灯光和空调调节确保灯光达到会议要求 会间茶点服务 会间茶水服务 会间站立服务 倒水规范间隔时间其他需求 茶点台物品摆放补充或清理 站立标准开 关门语言问候 每15分钟左右为客人斟到茶水 更换烟缸 会议室内观察客人的特殊要求 客人指定的茶点时间提前半小时准备好 主动提供话筒 文件传递服务 工作人员时刻关注会议客人动态及需求 保持会议室和周围的安静 会议期间进出门为客人开门 会议中间休息时 适当整理会场 客人用完茶点立即收拾整洁 1 服务员打开会议室门 站在门外微笑向客人告别 并提醒客人带好随身物品 2 会议客人基本离开会场后 服务员应及时检查会场 检查有无客人遗留物品 如有应及时寻找失主 检查设备用品有无短缺损坏 如有应及时按相关规定处理 3 及时关闭电器设备 关闭部分照明 关闭空调 打开门窗通风换气 4 将会议室费用汇总 请会务组人员签单确认后 交餐厅收银员 转至会议总帐 会议结束后 会议结束后 1 清理会场所有垃圾 2 将茶具 毛巾等物品分类整理 及时送至工作间清洗消毒 做好会议室卫生 包括地面 桌椅 窗台 花盆等 1 检查窗户 拉好窗帘 2 检查空调 电器 确认关闭 3 检查 会议服务单 中 检查记录 各项 确认无误后 在项目上划 以示确认 4 将填写完整的 会议服务单 和会议室钥匙交给带班人员 整理保存 清理 检查 会议服务员 会议前准备 会议中服务 会议后清理检查 月亮湾宾馆会议培训 准备好什么 确定通知单人数台