自我时间管理

高效的时间管理高效的时间管理 掌握时间就是掌握自己的生命 做自己生命的主宰者 一 学习的目的一 学习的目的 1 学会合理学会合理应用时间应用时间 2 掌握时间管理的几个掌握时间管理的几个原则原则 3 提高时间管理的技能 并在最差的方面做出提高时间管理的技能 并在最差的方面做出改变改变 二 必须建立的必须建立的观念观念 1 失去的时间是永远失去的时间是永远无法追回无法追回的的 2 我们都有相同的时间 真正的我们都有相同的时间 真正的价值价值在于我们利用它做什么事在于我们利用它做什么事 3 损失了时间就等于抵押你的损失了时间就等于抵押你的未来未来 4 时间是经不起浪费的时间是经不起浪费的 5 时间一流逝 我们就一无所获时间一流逝 我们就一无所获 三 为何好乱三 为何好乱 我自身我自身 事必亲躬事必亲躬 工作没有工作没有程序程序 做事没有做事没有主次主次和轻重缓急和轻重缓急 太关注太关注细节和小事细节和小事 不知道如何说不知道如何说 不不 对喜欢和熟悉的事尽快做完 对棘手的事对喜欢和熟悉的事尽快做完 对棘手的事一拖再拖一拖再拖 时间管理的障碍 改变 时间去哪了 四 十大无效时间应用法四 十大无效时间应用法 1 老是在老是在做别人做别人喜欢你做喜欢你做的事的事 2 老是用老是用同样的方式同样的方式完成事 完成事 3 做你做你不擅长不擅长的事 的事 4 做做无乐趣无乐趣可言的事 可言的事 5 总是总是被打断被打断的事 的事 6 别人也别人也不感兴趣不感兴趣的事 的事 7 超超出预计两倍出预计两倍时间时间的事 的事 8 合作者不可信赖合作者不可信赖或没有品质保偿障的事 或没有品质保偿障的事 9 不可预期不可预期进行过程的事 进行过程的事 10 煲电话煲电话粥粥 分析一 计算计算时间价值时间价值 年薪年薪每天价值每天价值每小时价值每小时价值每分钟价值每分钟价值 1500062 07 750 13 25000103 312 90 22 2 35000144 618 10 30 45000186 023 30 39 55000227 328 40 47 65000268 633 60 56 75000309 938 70 65 85000351 243 90 73 100000413 251 70 86 价值启示价值启示 你的每一天 每一小时 你的每一天 每一小时 每一分钟都有每一分钟都有很大的很大的价值价值 钱是一分一分挣来的钱是一分一分挣来的 时间是时间是一分钟一分钟一分钟一分钟挤出来的挤出来的 浪费多少浪费多少时间时间 就会浪费多少 就会浪费多少钱钱 规划时间规划时间 让有限的时间产生 让有限的时间产生最大的效益和收益最大的效益和收益 分析二 你能支配你的时间吗 分析二 你能支配你的时间吗 惯性思维惯性思维 测试 分块的小游戏测试 分块的小游戏 分析三 分析三 时间时间清单分析清单分析 目标 分析每天 或每周目标 分析每天 或每周 月 的法定工作时间都是怎样用掉的月 的法定工作时间都是怎样用掉的 方法 运用方法 运用 时间清单分析表时间清单分析表 附件 附件 内容内容 计划性如何计划性如何 有多少时段记不起来做什么了有多少时段记不起来做什么了 浪费浪费 超时多少超时多少 分析四 分析四 工作工作清单分析清单分析 目标 分析一个工作日内都做了哪些工作事项 用时如何目标 分析一个工作日内都做了哪些工作事项 用时如何 方法 见附件方法 见附件 工作清单分析表工作清单分析表 内容内容 时间利用率时间利用率 延误 浪费多少时间延误 浪费多少时间 寻找原因与对策寻找原因与对策 分析五 分析五 工作 活动 分项工作 活动 分项分析分析 目标 分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间目标 分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间 方法 运用附件方法 运用附件 工作分项分析表工作分项分析表 内容内容 计划用时与实际用时差异最大的是哪三项计划用时与实际用时差异最大的是哪三项 浪费浪费 延误最多的是哪三项延误最多的是哪三项 无计划用时最多的是哪三项无计划用时最多的是哪三项 分析六 分析六 每周时间每周时间分析分析 目标 分析一周时间使用状况目标 分析一周时间使用状况 方法 运用附件方法 运用附件 每周时间分析表每周时间分析表 3 内容内容 各项工作每周总计用多少时间各项工作每周总计用多少时间 用时排序 找出前三项用时排序 找出前三项 各项工作实际用时顺序 找出前三项各项工作实际用时顺序 找出前三项 误差最大的前三项工作 分析原因误差最大的前三项工作 分析原因 一周里 误差的总小时数一周里 误差的总小时数 分析七 分析七 工作工作分析分析 目标目标 分析自身职位在组织中的地位和作用 观察和分析工作内容 责任 特征 分析自身职位在组织中的地位和作用 观察和分析工作内容 责任 特征 必要条件等必要条件等 了解自身职位与时间管理的关系了解自身职位与时间管理的关系 方法 运用附件方法 运用附件 工作分析表工作分析表 内容内容 工作的时间 目标 概要 内容等工作的时间 目标 概要 内容等 费用支出 失误造成的损失费用支出 失误造成的损失 内部接触 外部接触内部接触 外部接触 监督 管理 能力要求监督 管理 能力要求 分析八 分析八 其他其他分析 分析 工作紧急性分析工作紧急性分析 工作重要性分析工作重要性分析 高效益活动分析高效益活动分析 低效益活动分析低效益活动分析 授权分析授权分析 会见分析会见分析 会议分析会议分析 出差分析出差分析 干扰因素分析干扰因素分析 时间管理的原则时间管理的原则 原则一 原则一 80 20 原则原则 20 的工作占整个工作的工作占整个工作 80 的价值的价值 集中集中 80 的精力做好的精力做好 20 的工作的工作 投入投入 20 的精力做另外的精力做另外 80 的工作的工作 如何坚持这一原则 如何坚持这一原则 列出全部工作项目列出全部工作项目 对工作按价值进行分类对工作按价值进行分类 重点重点 分配自己的时间和精力分配自己的时间和精力 原则二 原则二 目标目标 ABC A 必须做的 必须做的 B 应该做的 应该做的 C 暂时可以不做的 暂时可以不做的 原则三 排列原则三 排列优先次序优先次序 4 注意 事情的等级状态可以随时间的改变而变化 提前完成 尽量将 A 类推为 B C D 类 四象限原理解析四象限原理解析 时间管理矩阵使用技巧 时间管理矩阵使用技巧 不要总是做灭火员 尤其是灭自己的火 不要总是做灭火员 尤其是灭自己的火 B 做得多了做得多了 A 就自然做得少了 就自然做得少了 寻求调整自己情绪的有效办法 提高工作寻求调整自己情绪的有效办法 提高工作效率效率 比做比做 紧急且重要的事情紧急且重要的事情 更重要的是更重要的是把重要的事变成紧急的事去做把重要的事变成紧急的事去做 勤于勤于计划计划 好记性不如烂笔头 并学会分解大的计划 好记性不如烂笔头 并学会分解大的计划 尽量将每件事情尽量将每件事情一次性做对一次性做对 简而言之 前瞻 计划 勤快 效率 正确性 原则四 原则四 制订计划制订计划 对工作做出计划 并按计划去执行对工作做出计划 并按计划去执行 必须留出处理必须留出处理不可预计不可预计事务的时间事务的时间 列出日 周 月的工作清单列出日 周 月的工作清单 5 思想 行动 命运 高效时间管理的方法高效时间管理的方法 有效管理时间四大法则 有效管理时间四大法则 法则一 明确法则一 明确目标目标 量化量化 树立时间观念树立时间观念 设计职业生涯 设计职业生涯 倒推法倒推法 将来的目标将来的目标 现在现在 这个过程怎么去实现这个过程怎么去实现 切实的切实的短期目标短期目标 合理进行目标管理合理进行目标管理 法则二 分清轻重缓急法则二 分清轻重缓急 主次主次 运筹时间 充分应用运筹时间 充分应用 只做最重要的事情只做最重要的事情 时间管理矩阵时间管理矩阵 20 80 原理的运用原理的运用 法则三 制订法则三 制订计划计划表表 六项工作法六项工作法 制订有效计划制订有效计划 逐步实现远期目标逐步实现远期目标 自我激励自我激励 法则四 立即法则四 立即行动行动 克服拖延克服拖延 有头有尾有头有尾 重视今日重视今日 方法之一 只做重要的事情方法之一 只做重要的事情 六项工作法六项工作法 请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情 请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情 1 2 3 4 6 5 6 如何选择 如何选择 对于所有要做和想做的事情 都要有如下判断 对于所有要做和想做的事情 都要有如下判断 我内心深处的我内心深处的潜意识潜意识是什么 是什么 我真的我真的必须做必须做这些事吗 这些事吗 假如我假如我不做 会发生不做 会发生什么事情 什么事情 如果我如果我拖延拖延 会对我的生存环境有什么 会对我的生存环境有什么影响影响 方法二 日计划方法二 日计划 AB 表表 A 表表 六项工作六项工作 每项工作开始及结束时间每项工作开始及结束时间 每项工作每项工作完成情况完成情况 B 表表 未完成事项未完成事项 未完成未完成原因原因 是否需要移到明天继续做 是否需要移到明天继续做 明天能否完成 明天能否完成 每天只要五分钟 方法之三 方法之三 标准化操作标准化操作 电梯测试 电梯测试 由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会 为此你精心准备了约由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会 为此你精心准备了约 40 分钟的方案介绍演讲 分钟的方案介绍演讲 会议开始前 客户决策人对你说 会议开始前 客户决策人对你说 实在对不起 我必须马上去参加一个重要会议 无法听实在对不起 我必须马上去参加一个重要会议 无法听 你的介绍了 你看能否这样 利用乘电梯的时间 你把要点大概和我说一下 如何你的介绍了 你看能否这样 利用乘电梯的时间 你把要点大概和我说一下 如何 现在 你只有 30 秒 用标准化来提高效率用标准化来提高效率 环境标准化 保证办公环境的整洁有序环境标准化 保证办公环境的整洁有序 时间标准化 计算时间 保证守时时间标准化 计算时间 保证守时 讲解标准化 对于新客户 拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式讲解标准化 对于新客户 拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式 流程标准化 建立标准的运作流程 以此促进沟通和高速解决问题流程标准化 建立标准的运作流程 以此促进沟通和高速解决问题 操作标准化 针对各项工作的具体操作 建立操作标准 并以此来培训员工操作标准化 针对各项工作的具体操作 建立操作标准 并以此来培训员工 方法四 利用方法四 利用零星零星时间时间 最好的时间管理方法是 充分利用零星时间 特点 零星时间就能做完的一些杂事 如何充分利用零星时间 如何充分利用零星时间 唯一的答案 培养习惯 时间管理的革