Excel培训操作手册

ExcelExcel 培训操作手册培训操作手册 主讲 朱江浩 整理 杨慧仪 目目 录录 一 Excel 概述 2 二 功能 2 三 具体操作步骤及要点 2 1 标题设置 2 2 几个简单的快捷键介绍 3 3 合并单元格内容 4 4 分列 4 5 时间的快速输入 6 6 数据有效性 9 7 冻结窗口 11 8 空值填充 12 9 选择性粘贴 13 10 高级筛选 15 11 绝对引用 16 12 F4 的作用 17 13 百分比计算 18 14 数据透视表 19 一 一 ExcelExcel 概述概述 1 功能强大 是最好的制表软件 2 普及性非常广 适用于各行各业 3 兼容性非常好 二 功能二 功能 1 数据录入 收集 2 函数与公式 3 图形图表 4 数据分析功能 5 VBA 三 具体操作步骤及要点三 具体操作步骤及要点 1 标题设置 标题设置 大家一般习惯在工作表的首行合并单元格来设置标题 但其实这方法并不科学 因为合并单元格之后往往会影响到后面的数据整理分析不能顺利进行 所以在标题设置方面推荐使用页眉功能 步骤如下 1 1 在页面设置中选择 在页面设置中选择 页眉页眉 页脚页脚 然后点击 然后点击 自定义页眉自定义页眉 2 2 在中间的文字框中输入标题 如 在中间的文字框中输入标题 如 中铁物资供应站钢材明细台账中铁物资供应站钢材明细台账 3 3 点击 点击 确定确定 后 页眉设置结果如下 标题出现在每一页中 后 页眉设置结果如下 标题出现在每一页中 2 几个简单的快捷键介绍几个简单的快捷键介绍 1 Ctrl N 新建 Excel 表 2 Ctrl Tab 两个或多个工作表之间互相切换 3 Alt Tab 多个窗口之间切换 4 Ctrl Home 返回到表格的第一行第一列 Ctrl 返回到有数据的第一行 Ctrl 到有数据的最后一行 Ctrl 到有数据的最左列 Ctrl 到有数据的最右列 5 填充 Ctrl D 向下填充 Ctrl R 向右填充 6 Ctrl Shift 将光标定在数据第一行后按 Ctrl Shift 可选 择连续有效数据列 7 在 QQ 打开的前提下 Ctrl Alt A 截图 3 合并单元格内容合并单元格内容 合并两个单元格的内容用合并两个单元格的内容用 在空白处输入公式如下 在空白处输入公式如下 回车后结果如图 4 分列分列 1 1 选中要进行分列的 选中要进行分列的 规格型号规格型号 列 在列 在 数据数据 版面中选择版面中选择 分列分列 2 2 默认点击 默认点击 下一步下一步 3 3 取消勾选 取消勾选 Tab Tab 键键 勾选 勾选 其他其他 在后面的框中输入 在后面的框中输入 点击 点击 下一步下一步 4 4 将旁边一空白列设置为目标区域 点击 将旁边一空白列设置为目标区域 点击 完成完成 5 5 分列效果如图 分列效果如图 5 时间的快速输入时间的快速输入 注 输入日期是应用 注 输入日期是应用 或或 作间隔 不要用作间隔 不要用 否则系统不能自动识 否则系统不能自动识 别 别 1 1 Ctrl Ctrl 快速输入当天日期快速输入当天日期 2 2 Ctrl Ctrl Shift Shift 快速输入当前时间快速输入当前时间 另外在单元格中输入 NOW 函数也可以表示当前时间 3 3 选中日期一列 用选中日期一列 用 Ctrl Ctrl H H 将日期中的将日期中的 替换成替换成 点击全部替换 点击全部替换 4 4 用用 Ctrl 1 Ctrl 1 将单元格格式设置如下 将单元格格式设置如下 5 5 日期可以加减 在空白处输入公式 用上面的日期减下面的日期 结果如图日期可以加减 在空白处输入公式 用上面的日期减下面的日期 结果如图 6 6 将鼠标移到单元格右下角 等光标变成十字符号时 按住右键往下拉 选择 将鼠标移到单元格右下角 等光标变成十字符号时 按住右键往下拉 选择 以工作日填充以工作日填充 结果如图 也可根据需要选择其他填充 结果如图 也可根据需要选择其他填充 7 7 提取月份 在月份一列空白单元格输入如图公式 回车后自动填充效果如下图 提取月份 在月份一列空白单元格输入如图公式 回车后自动填充效果如下图 8 8 提取年和月 步骤与提取月份相同 提取年和月 步骤与提取月份相同 提取日的方式与提取年月相同 用 Day 函数即可 6 数据有效性数据有效性 数据有效性可以避免输入错误 数据有效性可以避免输入错误 1 1 选中所需设置的单元格 在 选中所需设置的单元格 在 数据数据 面板中选择面板中选择 数据有效性数据有效性 2 2 选择允许 选择允许 序列序列 3 3 来源设置有两种方法 来源设置有两种方法 方法一方法一是直接输入 如图所示 在来源处输入是直接输入 如图所示 在来源处输入 男 女男 女 注意直接输入时数量不宜超过注意直接输入时数量不宜超过 1212 个 个 结果如图 结果如图 4 4 方法二方法二是点击图中表示按钮是点击图中表示按钮 5 5 将之前在空白单元格中输入好的两个单位名称设为来源后 点击图中表示按钮返回 将之前在空白单元格中输入好的两个单位名称设为来源后 点击图中表示按钮返回 确定完成 确定完成 6 6 最终效果如图 最终效果如图 7 冻结窗口冻结窗口 此功能可以方便阅读很多行或者很多列的数据 此功能可以方便阅读很多行或者很多列的数据 1 1 鼠标单击 鼠标单击 E2E2 单元格后 在单元格后 在 视图视图 面板中选择面板中选择 冻结窗格冻结窗格 冻结拆分窗冻结拆分窗 格格 2 2 效果如下图所示 其冻结的窗格为 效果如下图所示 其冻结的窗格为 E2E2 单元格的左侧和右侧部分 单元格的左侧和右侧部分 8 空值填充空值填充 用于需要填充多个相同日期的情况 用于需要填充多个相同日期的情况 1 1 选定需要填充的数据 按 选定需要填充的数据 按 F5 F5 弹出如图对话框 单击 弹出如图对话框 单击 定位条件定位条件 2 2 选择 选择 空值空值 后按后按 确定确定 3 3 在数据第一个空白单元格中输入 在数据第一个空白单元格中输入 A2 A2 A2A2 即选中范围的第一个数据 然后即选中范围的第一个数据 然后 按按 Ctrl Ctrl Enter Enter 完成 效果如下图所示 完成 效果如下图所示 9 选择性粘贴选择性粘贴 复制带有公式的单元格的数值时可使用此功能 复制带有公式的单元格的数值时可使用此功能 1 1 选定带有公式单元格的一列 按 选定带有公式单元格的一列 按 Ctrl Ctrl V V 复制 用鼠标右击旁边一列的第复制 用鼠标右击旁边一列的第 一行单元格 点击一行单元格 点击 选择性粘贴选择性粘贴 2 2 在弹出对话框中选择 在弹出对话框中选择 数值数值 点击确定 点击确定 3 3 效果如下图 粘贴的一列已经没有了原本的单元格公式 效果如下图 粘贴的一列已经没有了原本的单元格公式 10 高级筛选高级筛选 可从一大堆数据中筛选出不重复的唯一值 可从一大堆数据中筛选出不重复的唯一值 1 1 选中需要筛选的数据 在选中需要筛选的数据 在 数据数据 面板中点击面板中点击 高级高级 2 2 点击 点击 将筛选结果复制到其他位置将筛选结果复制到其他位置 勾选选择 勾选选择 不重复的记录不重复的记录 然后点击 然后点击 图中表示的按钮 图中表示的按钮 3 3 选择要复制到的区域后 点击图中标示按钮后确定完成 选择要复制到的区域后 点击图中标示按钮后确定完成 4 4 筛选效果如下图 筛选效果如下图 11 绝对引用绝对引用 乘法表快速输入 乘法表快速输入 1 1 先在第一行和第一列分别输入 先在第一行和第一列分别输入 1 2 1 2 9 9 2 2 在 在 B2B2 单元格中输入如图公式 其中单元格中输入如图公式 其中 是绝对引用符号 把是绝对引用符号 把 A A 列和列和 1 1 行固定行固定 了 使其在填充时不会因为单元格位置变化而变化 了 使其在填充时不会因为单元格位置变化而变化 3 3 回车后 向下和向右填充 结果如图所示 回车后 向下和向右填充 结果如图所示 12 F4 的作用的作用 1 1 绝对引用 绝对引用 将光标点到需要添加绝对引用的位置 按快捷键将光标点到需要添加绝对引用的位置 按快捷键 F4 F4 C2 C2 两个都添加了绝两个都添加了绝 对引用 再按一次对引用 再按一次 F4 F4 只有 只有 C2 C2 中的中的 2 2 添加了绝对引用 继续按添加了绝对引用 继续按 F4 F4 只有 只有 C C 添加了绝对引用添加了绝对引用 2 2 重复上一次操作 选择 重复上一次操作 选择 B2B2 单元格将其字体变为红色 若想继续把旁边的单元格将其字体变为红色 若想继续把旁边的 C2C2 也变成红色 也变成红色 只需单击只需单击 C2C2 单元格 按单元格 按 F4F4 即可 即可 13 百分比计算百分比计算 1 1 为了计算各原材料消耗占比 在空白列输入如图公式 并按 为了计算各原材料消耗占比 在空白列输入如图公式 并按 F4 F4 添加绝对引用添加绝对引用 2 2 在工具栏中点击 在工具栏中点击 使其变为百分比样式 再点击 使其变为百分比样式 再点击增加小数位数 填充后结果如增加小数位数 填充后结果如 图方框标示所示 由于材料分类太细 为方便阅读 可在首行添加自动筛选后 筛选出编图方框标示所示 由于材料分类太细 为方便阅读 可在首行添加自动筛选后 筛选出编 号列的号列的非空白项非空白项 3 3 筛选后最终结果如图 筛选后最终结果如图 14 数据透视表数据透视表 1 1 在 在 插入插入 面板中选择面板中选择 数据透视表数据透视表 2 2 在弹出对话框中选择 在弹出对话框中选择 确定确定 3 3 根据需要在右边的面板勾选所需的字段 选择一些数据字段拖动到行列位置 并 根据需要在右边的面板勾选所需的字段 选择一些数据字段拖动到行列位置 并 将所需统计的数据拖动到中间的数据区域 生成如图的数据透视表 将所需统计的数据拖动到中间的数据区域 生成如图的数据透视表 4 4 如果想查看不同使用单位的数据透视表 可直接在下拉菜单中选择 如果想查看不同使用单位的数据透视表 可直接在下拉菜单中选择 5 5 若想把不同单位的数据透视表分别放在不同的工作业