固定资产管理业务流程

固定资产管理流程固定资产管理流程 一 业务目标一 业务目标 1 1 经营目标 经营目标 确保资产完整地保存及使用 价值得到公众反映 达到预期资产管理目标 2 2 财务目标 财务目标 对固定资产的历史记录完整 及时准确地计提折旧 公正地反映固定资产 价值 3 3 合规目标 合规目标 完好地保存所有资产的原始凭证和产权证书 确保拥有所有记录资产的所 有权 确保固定资产管理业务符合国家有关部门关于资产使用和转让的规定 使相关业务符合法律要求 二 业务风险二 业务风险 1 1 经营风险 经营风险 由于固定资产管理业务流程设计不合理或控制不当 可能导致原始凭证和 产权证明遗失 造成产权不清或对资产所有权的丧失 固定资产的购入 使用 折旧管理混乱 2 2 财务风险 财务风险 由于固定资产保管不当或记录混乱 造成固定资产账实不符 固定资产发 生了减值但没有及时进行账务处理 使其账面价值被高估 计提折旧错误 造 成成本 费用失真 3 3 合规风险 合规风险 可能导致固定资产的折旧 转让等业务违反国家有关部门的相关规定而受 到处罚 三 三 业务流程步骤与控制点业务流程步骤与控制点 1 1 外购固定资产外购固定资产 1 购置前的计划审批 a 申请 由申请单位填制 固定资产请购单 标明设备规格 型号 数 量及需用时间等内容 经本部门负责人审核签字 并包设备采购部门 b 初审 设备采购部门审核 固定资产请购单 采购的必要性 可行性 合理性 签署意见后报主管副总经理 c 预审 分管副总经理综合申请单位 设备采购部门的意见进行审核并签 署意见 并包公司办公会讨论 d 审核 公司办公会经集体讨论确认后总经理审核签字 d 采购 经批准的 固定资产请购单 交设备采购部门负责采购 2 设备购置流程 a 资金计划申请 设备采购部门根据 固定资产请购单 编制采购计划 并依据 资金预算管理制度 申报资金使用计划 b 询价 资金使用计划获得批准后 设备采购部门依据 采购与付款 内部控制制度 实施询价并确定供货单位 购置过程中要遵守优质 优价 技 术先进的原则 对由于供应中心的原因导致公司遭受损失的 将根据公司相关 制度对具体经办人及其主管领导进行处理 情节严重的调离 c 采购合同 针对所有固定资产的采购都必须与供货单位签订购货合 同 购货合同采用统一确定的合同范本签订 d 设备验收 设备采购到货以后 由设备采购部门及时通知质检部门 进行验收 质检部门依据采购合同 固定资产请购单 实施验收 验收完毕后 在设备入库单上签字并盖章 e 入库 仓储部门依据质检部门验收的入库单办理入库手续 入库单项目 必须填写完整 经验收盖章方可办理入库 入库单一式三联 设备采购部门一 联 仓储部门一联 财务部门一联 f 付款 设备采购部门依据采购合同 在资金计划批准的月份填制 固定 资产采购付款通知书 交财务部审核 财务部在审核采购合同和资金计划的基 础上办理付款 g 部分设备在分期付款或生产经营急需的设备情况下 经总经理批准 设备采购部门可以在无资金计划的情况下预先采购 并依据合同分别在不同月 份申报资金计划 2 2 自制固定资产自制固定资产 1 自制固定资产的建造须按照 工程项目内部控制制度 的要求进行 管理 2 在此项目资产完工后 施工监理部门 施工单位 资产使用部门 基础部门根据国家法律 法规以及相关合同的要求共同实施验收 3 基建部门要依据验收合格后的资料及时办理施工结算 编制 相应 固定资产卡片 和档案资料 4 项目竣工并经审计部实施审计后 由财务部协同基建部门办理竣 工资料 并依据竣工决算表填制 固定资产登记簿 3 3 固定资产日常管理固定资产日常管理 资产使用部门应按固定资产相关细则的规定 对固定资产的技术能力 使 用年限 净残值 大修理及日常维修情况进行查定并做好相关记录 1 建立资产管理卡片 设备管理部门依据相关资料中每项资产的名称 类别 开始运行时间 来源 使用年限 资产使用和管理部门 存放地点 有 无租赁等信息 审核资产管理系统中相关信息 生成新的连续编号固定资产卡 片等相关信息 并及时将固定资产卡片和固定资产标签送交实物管理部门 固 定资产卡片应按照资产类别即设备类和线路类等类别建立 设备类固定资产卡 片按照固定资产目录 节 的资产为父卡片 相应 点 资产作为子卡片核算 父卡片价值 折旧等资料等于其所有子卡片总和 对于同一机架 同一型号 相同价值的点资产可以合并为一张子卡片处理 扩容的点资产单独建字卡片 2 建立固定资产实物台账 实物管理部门监督资产使用部门粘贴固 定资产标签 实物管理部门根据连续编号的固定资产卡片补充更新其固定资产 实物台账 以便正确地反映固定资产数量的变化 实物管理部门负责定期检查 资产使用部门固定资产实物台账汇总表并签字 资产使用部门也应及时更新本 部门固定资产实物台账 3 建立固定资产明细账 财务部门检查收到的连续编号的资产交付 明细表 在建工程转为固定资产的资产交付明细表另附有设备清单和工程设计 图纸 验收报告 资产外购票据 验收单资产调拨单及捐赠文件等 并附在记 账凭证后 形成固定资产明细账 财务部门负责人或其指定人员负责定期审阅 固定资产财务明细账 财务部门在登记固定资产卡片时 应与固定资产财务明 细账核对 保持两者一致 4 登记并备案资产产权属证明 公司行政部门负责人依据设备管理 部门的意见办理资产的权属证明 权属证明原件由档案管理部门保存 其他人 员如需查阅或复印时由其所在部门经理在查阅申请单上签字 4 固定资产的安全管理 固定资产管理部门 使用部门要按照安全防 范制度对固定资产进行管理 确保固定资产存放处防火 防盗 防水 防锈等 实物管理部门 资产使用部门以及安全保卫部门责任人负责定期进行巡视检查 处理安全隐患 并填列粘贴于固定资产现场的实地检查表 6 财产保险办法 为了防范风险 根据公司下发的指导意见 固定 资产管理部门和财务部门共同商议 对价值较大或风险较高的固定资产提出投 保财产保险的具体办法并上报公司主管领导审批 7 计提折旧 财务部门按照公司会计政策及各种相关的会计准则 每月 根据资产类别 折旧年限统一计算当月折旧 并编制记账凭证 由财务部门经 理或授权人复合并签字确认 财务部门计算折旧率指标 并对个指标进行分析 性复核和合理性测试 编制分析报告 对异常变动注明原因 以保证折旧的存 在性 完整性和准确性 分析报告由财务部门经理签字确认 8 计提固定资产减值准备 实物使用部门根据公司资产减值准备管理 办法和具体指导意见 定期向财务部门报送减值资产 包括经营性租出和融资 性租入的资产 清单 财务部门将减值资产整理汇总后列出减值资产清单 交 固定资产管理部门会签 由财务总监审核报总经理办公会讨论审批 财务部门 根据审批结果及时办理固定资产减值准备计提或调整 4 4 固定资产清查和盘盈 盘亏固定资产清查和盘盈 盘亏 1 公司根据资产重要性分类及对应的循环盘点制度的具体规定 每 年应进行不定期的固定资产循环盘点 由实物管理部门制定盘点程序并牵头组 织资产使用部门 财务部门 审计部门进行实地盘点清单 将资产实物与固定 资产卡片 或无形资产管理部门及使用部门的台账 逐一核对 清点 填写盘 点表 对经营性租赁资产 融资性租赁资产 闲置资产 待处理资产应在盘点 表中单独填写 对盘盈 盘亏 闲置 毁损 报废的资产必须记入盘点报告 同时应编写闲置或待报废资产汇总表 对存在的账实不符的情况要出具盘点差 异报告 财务部门应制定监盘制度 并据以对整个盘点过程进行监督及抽查 出具 抽查报告 管理部门清查土地 房屋的权属证明 确定资产的权属 并填写清 查表 法律部门负责人从合法性 合规性方面配合综合管理部门清查权属证明 对权属不清楚的要查明原因 及时补办有关手续 并由实物管理部门备案 资产使用部门负责人需对盘点表和资产清查表审核确认并签字 盘点工作 结束后应由实物管理部门汇总出具闲置或待报废资产汇总表 盘点报告和差异 报告 财务部门出具抽查报告 由实物管理部门 资产使用部门和财务部门会 签后及时上报公司主管领导审阅 2 固定资产盘盈 盘亏 实物管理部门编制固定资产盘盈 盘亏报 告 上报公司主管领导 各级主管领导依据审批权限签署处理意见 并下发执 行 财务部门根据下发的处理意见进行固定资产增加或固定资产减少的财务处 理 并会同实物管理部门及时增加或修改资产卡片 5 5 固定资产处置固定资产处置 1 闲置固定资产的退库与调拨 资产使用部门的资产保管员根据清查 结果发现闲置资产后及时上报本部门负责人审批 报固定资产管理部门 财务 部门办理固定资产的退库手续 调拨资产应填制写资产交付明细表或资产调拨 转移单送交部门负责人审 批 并及时更新实物台账中的资产信息 财务部门根据实物管理部门的通知 更新固定资产信息 2 固定资产报废 固定资产使用部门根据资产使用情况定期向实物 管理部门提交待报废资产使用情况说明书 实物管理部门审批固定资产报废申 请 实物管理部门组织技术小组进行