第六章会展现场策划ppt课件.ppt

会展现场服务策划与管理 本讲主要内容 会展开幕式现场策划与管理会展布展与现场服务会展现场的风险与安全管理 展会开幕式组织工作的主要内容 1 设计开幕仪式的仪程2 邀请出席展览会开幕仪式的人士3 设计展览会开幕仪式的场地4 展览会开幕仪式的礼仪服务 第一节会展开幕现场策划与管理 一 展会现场布置二 VIP veryimportantperson 接待三 媒体的接待和管理四 展会开幕五 开幕酒会服务策划 第一节会展开幕现场策划与管理 一 展会现场布置在举办开幕仪式之前 首先要将开幕现场布置好 以便为展会开始和观众参观做好充分的准备 第一节会展开幕现场策划与管理 二 VIP接待对于贵宾的接待 应给予特别的对待 从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排 对于重要贵宾还需要事先制订接待计划 上报有关负责部门和相关人员审定后执行 第一节会展开幕现场策划与管理 三 媒体的接待和管理展会开幕前 办展机构要与有关媒体取得联系 为召开新闻发布会或邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备 第一节会展开幕现场策划与管理 四 展会开幕1 开幕时间和地点2 开幕式讲话稿和新闻通稿3 开幕方式的确定4 嘉宾讲话 第一节会展开幕现场策划与管理 五 开幕酒会服务策划开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动 它可以很好的促进办展机构与参展商 行业领导和其他有关方面的关系 办展机构要事先策划安排好就会举办的地点 时间 酒会的方式 出席酒会的人员范围 酒会的标准等 开幕酒会是展会联络各方感情 与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式 因此需要精心筹划以达目的 第一节会展开幕现场策划与管理 案例解析 王先生参加一个重要活动的开幕酒会 地点在一家境外管理公司管理的五星级大酒店 刚入酒店 立即看见在华丽的大厅里簇拥在大团红花下的宽大的签到台 一溜4组8个签到小姐个个身材高挑 着鲜红的旗袍显得气度不凡 她们只要看见进门的客人走来就热情地招呼 让人在签到本上记名 然后给客人别上嘉宾卡 接着作手势让客人独自跨越2层30几级长台阶 上2层楼 再穿过2 30米长廊 进入宴会大厅 进入大厅后 也见不到熟面孔 王先生整个感觉人有点傻 只见宽阔的宴会厅 整齐排列着50桌大台 早来的人们三一群五一伙的散坐在各个座位上 既没有标识 也无人引导 怎么回事啊 看来得自己随便找座 满目望去无一人认识 那坐在哪里合适呢 尴尬的在大厅转了半边 无人理会 王先生只好心一横 找了靠后的桌位坐下 只见每桌坐椅旁都放着个拎包 既然闲着无事 王先生就看了看自己座位旁的拎包 只见里面有一件广告衫 说明书 还有两小盒广告赠品 过了好大一会儿王先生身边终于走过一个身穿制服的经理 王先生急忙叫住她 经理手持一卡片 看后笑着告诉王先生 你被安排在第10桌之前 可以去坐 王先生找到第8桌坐下 接下来又是等待 于是就打开了座椅旁的拎包看广告说明书 忽然发现不对了 这里的拎包里竟然多了一瓶酒 那就早些开幕吧 王先生内心在嘀咕 好在8桌在坐的都是互不相识的人 大家就相互自我介绍 聊起来 从6点 到6点15分 30分 45分 一直等到7点 那酒会竟然就是没有开始 直等到7点15分 这要命的酒会终于开幕了 只见音乐声起 投影仪显示出画面来 台前喷干冰的机器还制造出烟雾气氛来 可是没有一会儿 那音乐声却嘎嘎唧唧起来 投影仪的画面出现了马赛克 随即停止了 不一会 那台上干冰又喷了一次 音乐声又起 又嘎嘎唧唧 出现马赛克 总结 会展开幕组织工作的注意事项提前订计划 逐步落实 可将开幕仪式中的场地及环境设计及布置 礼仪服务 委托专业机构负责 邀请相关人士出席应礼貌周到 向出席仪式且安排在仪式上致辞的人士通报开幕仪程 在开幕仪式举行之前的一周内 对涉及开幕仪式组织工作的落实情况进行检查 展览会组织机构应确定一位总协调人 第一节会展开幕现场策划与管理 案例1 2005年5月16日晚 财富 论坛开幕式现场布置 开幕式安排在天坛祈年殿 祈年殿前方的方形空地被安排作为宴会场所 100张餐桌分为东西两区 环绕祈年殿摆放 开幕式的讲话与演出被安排在祈年殿前的丹陛桥上 两边布置几十个绘有京剧脸谱的灯光气球 还有400多盏4000瓦的探照灯射向祈年殿和舞台 VIP接待 国家主席胡景涛及其他领导人出席 600多名全球企业家及夫人 400名国内政要和著名企业家参加 人均100美元的高标准餐饮 高规格安全保护 精心组织的演出 千手观音 交响乐 变脸 京剧 神州乐 等 第一节会展开幕现场策划与管理 案例1 2005年5月16日晚 财富 论坛开幕式开幕式 确定时间5月16日晚 地点天坛祈年殿 准备好备选方案 下雨在室内 财富 CEO致词 国家主席讲话 酒会 西式菜品的三菜一汤 包括由蟹肉 鱼子酱等拼成的冷菜 以鹅肝 牛排为主的主菜 汤是鸡汤加馄饨 另外还有一道甜点 由凯宾斯基饭店等烹制 第一节会展开幕现场策划与管理 一 办展机构现场管理二 参展商的现场管理工作三 撤展管理 第二节会展布展与现场服务 一 办展机构现场管理展会现场布置展会注册及入场管理展会证件与门票管理展会设备设施管理展会现场的安全管理展会现场的知识产权保护工作展会现场的相关活动管理展会现场的其他服务 第二节会展布展与现场服务 布展 展会现场布置 参展商角度 为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭建 布置和将展品陈列在展位上的系列工作 办展机构角度 布置展会现场环境和协调参展商的现场搭建 陈列工作 影响布展时间的因素 展览题材 展品陈列的复杂程度 展会规模 第二节会展布展与现场服务布展 展会注册机入场管理 1 展会注册登记 1 展会注册前提前准备好注册表 2 注册登记处要对不同类型的参展商设不同登记柜台 3 注册登记处应设置 请辞名片 处 以获取参展商信息 4 展会注册应按参展人员不同身份分类登记 2 展会入场 第二节会展布展与现场服务展会注册及入场管理 第二节会展布展与现场服务展会证件及门票管理 证件类型 参展商证筹 撤 展证专业观众证VIP证媒体证工作人员证车证 第二节会展布展与现场服务2009年秋季全国糖酒商品交易会会期出入场规则 1 一律凭糖酒会制发的 代表证 参展证 采访证 工作证 一次性 观展券 进入展区 无证 券 者不得进入展区 2 每日08 30前 所有参展单位都须有人进场到达展位守护 开馆期间的展品安全由参展参会单位自行负责 3 闭馆后 室内展场的所有参展参会人员都必须准时离场 展位有贵重展品的须在闭馆时由相关参展参会人员自行带离保管 对确需留人守护展位的 应到展区组办理有关手续 只能在本展位守护 4 开展期间 所有车辆应遵守交通管理人员的指挥 按规定的线路和地点行驶和停放 5 参展参会人员应该自觉遵守和维护展区秩序 依次排队出入场 爱护场内公共设施 保持场内整洁 6 10月11日 14日每日上午8 30至下午17 00禁止展品入场 参展企业补充展品的时间为每日闭馆后1小时 即17 00 18 00 进行 第二节会展布展与现场服务展会现场安全管理 展会安全管理的类型 消防安全人员安全展品安全公共安全 二 参展商的现场管理工作布展配备展台的工作人员展台接待贸易洽谈情况记录其他相关宣传推广活动信息收集工作细节管理注意事项 第二节会展布展与现场服务 第二节会展布展与现场服务配备展台工作人员 展台工作人员 筹备人员 幕后 负责展品 运输 展台设计 施工 宣传 联络 行政 后勤及财务展位人员 台前 接待观众 介绍产品 记录情况 洽谈贸易 签订合同 第二节会展布展与现场服务配备展台工作人员 展位人员选拔标准 PEOPLE公式 P people 以人为本E enthusiastic 友好热情O observe 善于观察P production 产品知识丰富L listener 好的聆听着E earnest 设身处地为客户着想 展位应设立隐蔽的洽谈区域 展位应注意保持整洁 善于利用组合式展览用具 以提升展位档次 注意展位的防盗及安全工作 注意加强对展台人员工作当中的细节管理详细记录每一个到访客户的情况及要求 不要凭事后记忆 对于没有把握的产品需求 不要当场允诺 及时回报总部作出合理答复 一旦应承 必须按质按期完成 以取得客户合作信心 每天将潜在商机及顾客资料送回公司 以便即时处理及回应 第二节会展布展与现场服务参展商的细节管理 思考小展位如何引人注目 使用灯光 尽可能使小展位 耀眼 起来 强调设计 突出视觉效应 依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品 避免过度拥挤或稀松 使用少量且较大的图片 创造出强烈的视觉效果展位装饰使用大胆抢眼的颜色 成立完整服务式展览展位 热情接待来到展位的参观者 对他们有问必答 在展览设计上 材料的使用与选择也是关键 三 撤展管理展位的拆除参展商租用展具的退还参展商展品的处理和回运展品出馆控制展场的清洁撤展安全保卫 第二节会展布展与现场服务 第二节会展布展与现场服务2009年秋季全国糖酒商品交易会撤展管理办法 撤展时间 10月14日15 00 10月15日撤展程序 1 10月14日15 00以后 凭 展位证 由单位授权人到各展区现场相应服务处办理手续 2 由展区组验证核实 展位证 和有效授权人后 收回撤展对应的 展位证 开具 出门条 留下存根 3 所有物品出门时凭 出门条 验放 并由门卫收回 出门条 4 机械展区的撤展由相应组展单位和大会指定的机械展区运输服务商负责办理相关手续 由指定的专用通道撤展 由展区组负责监管 撤展守则 1 撤展时须服从统一安排 有序撤展 撤展开始后为确保安全 停止一切展示交易 2 撤展时 参展单位先须清点好所属物品 自行打包 自行看管 若有遗失自行负责 在所有应撤除物品清理完毕后 可按程序申办撤展出门手续 3 10月15日不撤展的参展单位要向相应各展区负责人申报 并须在展位留人至当日闭馆 4 撤展时 应注意施工安全 保持足够的施工安全区 严禁野蛮施工 5 各单位必须切实做好展位的装饰废弃材料清运工作 撤展后 经展区组验收合格 即按规定退还清运保证金 否则此款将用于清运工作费用 一 参展观众类型分类方法 1 按观众参展的目的和行为分类2 按交易会类型分类3 按参展观众的专业性分类4 按观众对展会是否有效分类 第三节参展观众类型与统计 08郑州国际车展 二 有效观众的作用1 保证展会的展出效果2 提高展会的服务水平3 有效观众是一个展会能否成为品牌展会的重要标志 第三节参展观众类型与统计 第三节参展观众类型与统计 三 建立目标观众数据库1 收集目标观众信息的渠道2 收集信息的内容3 注意事项 第三节参展观众类型与统计 四 参展观众人数的统计 1 依据观众办理登记手续的内容进行统计2 根据门票进行统计3 参展商的客户统计 一 会展现场的风险类型二 会展风险管理 第四节会展现场的风险与安全管理 一 会展现场的风险类型1 从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁2 从风险的内容可分为物质损失风险 财务损失风险 法律责任风险 人员损失风险四