采购管理制度.doc

. 雅砻投资有限公司采购管理制度（修改）一、总则1.1目的为规范公司各类采购行为，明确公司各部门（各子公司）在采购活动中的职责分工，加强对采购活动的有效管理，保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策，保证采购质量，提高采购效率，降低采购成本，争取公司的综合最佳效益，特制定本制度。1.2 适用范围固定资产采购、低值易耗品采购、办公设备采购与维修等。1.3 基本原则（1）公司所有员工在进行采购活动中需严格遵守公司有关政策、程序、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信原则，保证采购质量，努力降低采购成本；（2）参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德、保守公司商业机密，廉洁奉公；（3）公司所有采购不得由一人单独完成采购全过程，需采取双人制采购；（4）采购应当优先选择采购低能耗、低污染、通过环境管理体系认证企业的货物、工程和服务；（5）采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查；1.4 采购权限（1）采购金额不超过1000元的（包含1000元），由相关领导审批后由各部门（各子公司）自行采购；（2）采购金额超过1000元但不超过5000元的（包含5000元），由相关领导审批后，报采购部备案后，由各部门（各子公司）自行采购；（3）采购金额超过5000元但不超过50000元的（包含50000元），由相关领导审批后报采购部，采购部进行统一采购；（4）采购金额超过5万元的，采取招标形式采购，采购招标委员会参与见证评标全过程，由采购部负责人组织相关采购招标委员会成员参会进行讨论，讨论议题形成会议纪要以留备案；采购金额超过5万元不超过10万元，参与人员增加分管副总、财务部主管、采购物品及设备的负责人及经办人；采购金额超过10万元，采购招标委员会成员必须参加人：分管副总、总经理（董事长）及其他董事成员参加人数不低于3人（含3人）；二、职责和分工合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽的职责，使公司相关政策和程序得到有效执行，同时也应强调职能部门之间的团队协作，以取得在总体上的最佳效益。2.1 采购部职责（1）根据批准的采购计划，牵头组织并实施采购，包括负责组织资格审查、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并协同相关部门完成验收入库；（2）采购合同签订后，若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务，必要时向公司法律顾问进行咨询；（3）负责组织合同谈判；办理支付申请；负责合同执行情况的总结和分析，归档合同文件；建立并维护与公司采购相关的信息系统；（4）负责临时采购或紧急采购的具体实施。2.2使用部门/技术部门的职责（1）提出采购申请，确定采购物项（包括品牌、规格及参数等信息）和服务的质保等级；（2）提供潜在供应商信息；（3）参加对潜在供应商的资格评审；（4）组织编写招标文书；（5）参与商务洽谈；（6）负责采购物的验收。2.3 财务部的职责（1）负责采购单据的审查；（2）负责采购款项的支付工作；三、供应商及合同管理3.1 供应商的资质审查采购部招标采购人员负责组织供应商的资格审查，从资源、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查；资格审查完毕后报授权人审批。3.2 投标人选择推荐投标人时应首先从供应商库内选取；如需选择供应商库以外的供应商作为投标人，由采购部负责进行资格审查，审查合格后按照招标流程进行招标。3.3 供应商库的建立采购部负责建立供应商库，持续改进并完善。3.4 供应商库的维护采购部负责补充、复审和更新供应商库，并对供应商的合同执行情况进行评价，并将评价意见列入供应商库。3.5 合同文本管理采购部建立合同档案，填写合同清单，以留存备查。四、采购管理4.1 采购申请审批流程各部门或各子公司应根据需求分别填写相关采购物品申请表（包括物品的名称、品牌、规格及参数等），申请获得批准后的执行应严格控制，原采购项目范围如有变化，应补充审批并说明原因。4.2 采购方式采购方式包括竞争性采购、非竞争性采购、招标，非竞争性采购应严格控制，竞争性采购包括竞争性谈判、询价采购；非竞争性采购包括议标、紧急采购和特殊物品采购。竞争性谈判：指通过与三家或者三家以上潜在供应商谈判的方式确定供应商，适用于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目。询价采购：指同时向三家或三家以上潜在供应商谈判进行书面询价，潜在供应商一次报出不得更改的价格后，选择价格最为实惠的供应商。议标：指与独家供应商进行谈判的采购方式。紧急采购：指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行的采购。紧急采购应事先申请，经授权人批准后实施，事后应按照相关规定补办审批手续。特殊物品采购：指由于特殊要求产生的指定性的采购。招标：指通过对外发布公告和通知的形式告知采购需求和最终中选结果，且各应选方公平参与的供应商选择工作。4.3 采购方式的选择（1）采购金额不超过1000元的（包含1000元），可采取非竞争性采购中的议标采购；（2）采购金额超过1000元但不超过5000元的（包含5000元），可采取竞争性采购中的询价采购；（3）采购金额超过5000元但不超过50000元的（包含50000元），可采取竞争性采购中的询价采购；（4）采购金额超过5万元的，采取招标形式采购；（5）低值易耗品、办公设备及耗材等常用物资的采购需与之前通过竞争性采购确定的供应商签订年度固定单价合同，由其统一供应。年度内凡属低值易耗品、办公设备及耗材等常用物资（含零星物资采购），不再单独向其他供应商采购。4.4 竞争性采购流程竞争性采购流程包括：采购计划申报、询价、采购、验收、请款。4.4.1 采购计划申报各部门或各子公司提出书面采购申请，申请中应列出物品的名称、品牌、规格及参数、数量等，各申请部门领导审批通过后报采购部，采购人员根据申请核实库存情况后执行采购。4.4.2 询价采购人员根据计划向潜在不少于3家供应商发出询价单，询价单中列出物资名称、型号、报价以及供应商名称等，采购人员对其进行评估后，形成采购询价建议报告交由总经理审批，审批通过后交由董事长决定其取舍。4.4.3 采购采购人员根据询价情况，经相关领导同意后，组织与其中标单位签订合同，合同由采购部负责拟定，合同拟定后合同内容需经过申请部门、财务部、采购部三方审核，审核通过后方可与中标单位签约。采购前与申请部门进行核对，经申请部门认可后方可进行采购。4.4.4 验收采购完成后，由采购部协助相应申请部门或子公司进行验收；验收合格后入库或直接交由申请部门或子公司。4.4.5 请款采购部根据相应手续到财务部办理采购货款的支付手续；如为分次付款，申请人在申请时需明确前期付款金额，本次付款节点及金额。供应商出具发票并提供相关收据后执行付款。4.5 非竞争性采购4.5.1非竞争性采购主要是议标采购，指与独家供应商进行议标采购的方式，议标应严格控制。4.5.2 如确实无法进行竞争性采购或有足够的理由说明议标对公司最为有利且满足下列条件之一的，可采取议标采购；（1）曾在该供应商处采购过相关技术或服务，出去标准化的考虑，或因需要与现有的货物、设备、技术或服务配套，并考虑到原先的采购能有效满足需要，且与目前的市场交个相比，采购价格合理，而不宜另选其他货物或服务来予以替代，可继续向原供应商采购；（2）因某些特殊原因。4.6 紧急采购在特殊情况下或者高层管理者紧急需要时可直接采取紧急采购的方式，紧急采购事后应补齐相关采购手续；若采购流程需要的单据和相关报销手续不齐，财务部不予报销。4.7 招标招标的定义：采购金额达到5万元（不含税额）及以上的物资和服务采购需求，以及所有工程类和物流类的采购需求，通过对外发布公告和通知的形式告知采购需求和最终中选结果，且各应选方公平参与的供应商选择工作。（招标流程详见附表1）4.8 文件档案管理采购部采购人员每月末对当月采购进行纸质文件和电子文件的归档处理，纸质文档和电子文件据实统计采购物资名称、数量、金额、事由等主要信息，以备相关部门核查。五、考核与处罚公司实行采购监控体系，负责对采购招选业务的规范性实施监控，并不定期提出评价意见；对于采购活动中发生的违规、违纪行为，一经查实，公司严格按照公司相关制度对责任人予以惩处；触犯法律的，公司将依法将责任人移送至司法机关，追究其法律责任。附表1 招标的基本流程序号工作流程工作内容所需时间备注1与招标人签订招标代理合同签订合同-2拟定招标方案服务需求、商务要求-主要涉及评分细则及投标人资质3编制招标文件招标代理机构根据招标人提供的用户需求及其他相关资料进行招标文件初拟3个工作日4发布招标公告文件定稿后，发布招标公告前，招标人须对招标公告、评标委托函以及招标确认函进行盖章时间取决于招标人的盖章时间及流程5项目公示项目公示时间不得少于20天，其中售卖时间不得少于5天，澄清答疑需在开标前15日提出，不足15日的需延期至15日。一般情况20天即可。6开标前抽取评标专家评标专家由采购单位代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上（含5人）单数，其中技术、经济等方面的专家不少于成员总数的三分之二。建议：招标人1人，评标专家4人。开标前提前24小时抽取评标专家7开评标招标人带招标公告、评标委托函以及招标确认函原件至开标地点参与开评标。相关细节详见开评标流程开标日当天8确定中标人招标代理机构提交中标确认书及中标公告