Excel应用实例--打印准考证

ExcelExcel 应用实例应用实例 轻松套打带照片的准考证轻松套打带照片的准考证 星期一刚上班 同事小张迎上来笑嘻嘻地说 主任让你务必于今天上午将准考证 打印出来 数据已录好了 照片已加入字段 想起今年第 11 期 F6 版 中国电脑 教育报 的一篇 自己动手制作学生胸卡 的文章 我想用 VFP 的报表功能实现带 照片的准考证套打 应该是很轻松的事 打开小张递过来的数据盘 原来数据全部用 Excel 录入 照片作为其中的一个字段 已放在单元格内 如图 1 如果用 VFP 还需将工作表转换成 DBF 格式 并将照 片复制成一个个单独的图片文件 好几百人的照片 没有几天的功夫怕是完成不了 任务的 还是在 Excel 上想想办法吧 看有没有捷径可走 通过探索 笔者终于将 此问题解决了 现将方法介绍如下 1 1 设计套打模板 建立数据关联设计套打模板 建立数据关联 图 2 是空白准考证样式 先用扫描仪将准考证扫描 并保持大小尺寸不变 然后将 图片保存为 JPG 格式 打开 Sheet2 工作表 将刚才保存的图片插入表中 并将图 片设定为非打印对象 执行 视图 工具栏 绘图 命令 在准考证需填充文本的 部位插入矩形框 我们用 VLOOKUP 函数实现 Sheet1 工作表中数据与 Sheet2 表中准 考证间的关联 照片填充部分除外 首先将 A21 单元格作为查询的关键数值 在 A20 G20 单元格中分别输入 序号 姓名 级别 等字段 在 B21 单元格中输入公式 IF VLOOKUP A21 Sheet1 A2 I1000 2 0 VLOOKUP A21 Sheet1 A2 I1000 2 在 C21 单元格中输入公式 IF VLOOKUP A21 Sheet1 A2 I1000 6 0 VLOOKUP A21 Sheet1 A2 I1000 6 其他依此类推 这样就建立了准考 证填充数据与 Sheet1 表间的关联 下一步就是要建立数据与准考证相应矩形框的关联 以准考证中 姓名 字段为例 鼠标单击该矩形框 在编辑栏右侧输入 符号 然后用鼠标点击需要填入数据 的 B21 单元格 这样矩形框就和 B21 单元格中的数据建立了联系 只要单元格数据 变化 则矩形框数据也跟着变化 其他依此类推 这样 只要在 A21 单元格输入序 号值 那么 Sheet1 表中相应序号行的数据就会在准考证模板中自动生成 上述工 作完成后 按 Shift 键选中所有矩形框 设置矩形框格式 包括字体 大小 对齐 颜色和线条等 特别是选中无填充色和无线条色 2 2 定义名称 导入照片定义名称 导入照片 通过 VLOOKUP 函数虽然建立了工作表 1 和准考证的联系 但要在准考证中自动 生成照片则需要用到比较复杂的函数 采取定义名称的办法 具体步骤如下 1 定义名称 执行 插入 名称 定义 命令 打开如图 3 所示 定义名称 对话框 将名称定义为 A 在 引用位置 文本框中输入公式 OFFSET Sheet1 A 1 0 0 COUNTA Sheet1 A A 1 按下 确定 按钮返 回 该公式建立了查询数据的动态地址 接着用同样方法 再定义另一个名叫 X 的名称 里面包括公式 X INDIRECT ADDRESS MATCH Sheet2 A 21 A 0 9 1 Sheet1 该公式表示当动态地址栏为 Sheet2 表中 A21 单元格数值时 返回 Sheet1 表中第 9 列即照片所在列单元格内容 2 导入图片 选取 sheet2 工作表 执行 视图 工具栏 控件工具箱 命令 打开 控制工具箱 窗口 点击图像框或文字框按钮 在准考证需要填充照片的位 置画出相同大小的图片框或文字框 选取文字框 图像框 后 将编辑栏中 EMBED Forms TextBox 1 改成 X 如图 4 这样只要 A21 单元格数 值变化时 照片框中相应的照片就会发生变化 3 3 制作微调按钮 编写宏代码制作微调按钮 编写宏代码 为操作更加方便 可以制作微调按钮调节序号值 执行 视图 工具栏 窗体 打开窗体对话框 点击微调项标志按钮 建立微调按钮 右击按钮 打开 设置控 件格式 对话框 并与 B19 单元格建立链接 按下 确定 按钮 选中 A21 单元格 在编辑栏中输入 B19 此时点击微调按钮 就可自动调节 B19 和 A21 单元格 序号值 对应的数据就会在模板中自动生成 效果如图 5 接下来就是打印了 执行 工具 宏 Visul Basic 编辑器 命令 在 Visul Basic 编辑器中选择 插 入 添加模块 在代码窗口输入以下代码 Sub 打印 ActiveWindow SelectedSheets PrintOut Copies 1 Collate True Call dy End Sub Sub dy Dim a b c abc a Sheets Sheet2 Cells 19 2 Value b Sheets Sheet2 Cells 19 4 Value 说明 a 即 B19 单元格 是图 5 中打印第 页至第 页中的起始页 b 即 D19 单 元格 是终止页 If a b Then a a 1 Sheets Sheet2 Cells 19 2 Value a Call 打印 End If End Sub Private Sub CommandButton1 Click Call 打印 End Sub 输入完成后 保存关闭 VBA 编辑窗口返回工作表状态 同制作微调按钮一样