费用支出与报销管理制度

杭州 网络科技有限公司 综合管理部管理文件 1 1 4 4 费用支出与报销管理制度费用支出与报销管理制度 1 总则 1 1 为规范公司财务管理活动 合理控制费用开支 规范费用报销流程 促进公司管理体系 建设 特制定本制度 1 2 本制度管理范围包括车辆的维护 加油和路桥费 员工差旅 策划推广 办公设备与用 品 会务接待 水电气 办公电话与网络等费用的报销管理 1 3 本制度适用于公司所有费用使用的申报 审批 报销以及财务账务处理的管理 2 审批原则 2 1 坚持费用 有规可依 有据可查 计划管理 分级负责 的支出与报销准则 2 2 按照 合理开支 严格控制 的管理原则 执行 前帐不清 后款不借 的控制要求 2 3 由各部门负责人对本部门报销费用用途的真实性 合理性进行一级审查 由综合管理 部负责人对各部门需报销费用使用的规范性进行二级审查 由财会部门对报销票据的合法性 规范性进行三级审查 由总经办进行最后的审核批准 3 审批与报销流程 审批分为财务审核和财务批准 财务审核由会计负责 财务批准由总经理或经总经理授权的 副总经理负责 3 1 部门负责人对费用报销人提交的费用单据和用途进行审核 涉及到差旅费用的 需要对 所因何事 去往何地 所需时间 预期结果以及费用预估 进行审核 3 2 综合管理部负责人对费用报销人提交的表单数据进行费用支出合理性的审计 对经过所 在部门负责人审核的差旅费用单据 根据差旅费用标准和事项达成等情况进行审核 3 3 财务主管对相关数据的准确性 真实性和所提供票据的规范性进行审核 3 4 总经办对费用使用效果和支出的合规性以及何时予以报销进行核定 费用发生 数据汇总 报销单形成 部门审核综合部复审财务校审总经办核定 款项准备 凭单核销 否 否否否 记账 报销过程结束 费用报销流程图 报销人所属部门综合管理部出纳员财务主管总经办 4 费用报销时间要求 4 1 临时接待费 差旅费 会务费 办公费 行政后勤的生活与设备设施维修费 车辆维修 杭州 网络科技有限公司 综合管理部管理文件 2 2 4 4 费 加油费 路桥费 停车费和洗车费等 应在费用事项结束后的三个工作日内进行报销 4 2 属于主营业务涉及到的相关费用和履行业务合同产生的费用 其报销应在事项结束后的 五个工作日内进行报销 4 3 如因会务或临时性业务需要在酒店或者饭店的接待 包括餐饮和住宿 以签单挂账方式 结算的 以甲乙双方约定的结算时间进行报销 4 4 以签单挂账方式进行费用结算的 只能设定一个有签单挂账权限的人员 并报综合管理 部和财务部进行备案 4 5 出差借款和差旅费用 如有特殊原因不能在规定时间内进行报销的 应在一周内办理报 销手续 4 6 所有因公所借备用金或者差旅期间发生的费用或者其它应报费用未在规定时限进行报销 的 自规定时限次日起按借款额的1 罚款 每迟滞一天递增0 5个百分点的罚款 5 报销单据填写要求 5 1 单据填写时 金额的大写小写必须易认与规范 5 2 格式单据表格中金额大写如遇空位 须用 符号填写 金额小写数字前须加上 符号填写 5 3 报销差旅费填写 费用报销单 依据已审批的 出差申请单 并附上 差旅费用报销 明细表 6 报销单据的要求 6 1 对原始单据的要求 6 1 1 有发票和没有发票的 须分开填写费用报销单 6 1 2 有费用发票的 发票必须真实 合法 准确和完整 费用报销人须对所提供的发票合 法性以及与费用事项的一致性负责 6 1 3 没有发票的单据 必须标明具体项目和实际费用 不得出现模糊 涂改 挖补的现象 6 2 原始单据的粘贴 粘贴范围 应以粘贴单的大小为界 须紧靠粘贴单顶界和右界从右往 左横向粘贴 覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离 票据较多时 可分行粘贴 不得 竖向粘贴 63 原始票据必须按类别 大小规格分别粘贴 不可类别和规格都不分地混合粘贴 6 4 不符合上述规定要求的报销单据 综合管理部有权退回 财务部门有权拒绝报销 7 费用支付单据说明 7 1 目前在用的涉及费用报销支付单据有 借款申请单 费用报销单 和 差旅费用报销 单 三种 7 2 暂时未能及时取得发票或相关票据的 须填报 借款申请单 按照临时借款办理 待 取得相关票据以后 再根据程序进行核销 7 3 预支 预借和报销的款额超过 1000 元及以上的 原则上以银行转账的方式支付 特别 情况下需要现金的 须经总经办批准 8 临时性费用需求的申报流程可以参照费用报销流程 个别差异点如下 8 1 须事先向综合管理部报备 按照程序进行报批 未经批准者一律不得报销 8 2 因情况特殊 不能在第一时间通过程序核定但确实急需临时性业务相关费用支出的 须 电话请示相关部门负责人及总经理 经电话或微信或 QQ 非正式批准同意后 方可费用使用 待回到公司后按程序补办手续 杭州 网络科技有限公司 综合管理部管理文件 3 3 4 4 8 3 户外拓展 外训 公司聚餐 年会等活动开展需要经费的 综合管理部或活动主办部门 须拟定书面报告 载明活动类别 举办地点 参加人数 活动规格 预估经费等 经总经办 核定后 由财务部门按照支付和报销流程进行预支和报销 9 业务接待与差旅用餐的管理要求 9 1 非差旅过程中 因公司业务需要接待的 属于总经办接待层级的 由总经办自行安排 总经办以外的部门需要安排接待的 须经综合管理部报备 并由综合管理部报请总经办核准 后 方可进行接待事宜 9 2 原则上 总经办以外部门在公司所在地的接待费用标准分为两个等级 普通级的 每人 三十五元以内 特别级 每人七十元以内 9 3 总经办以外人员差旅中 因业务需要予以接待客户的 对方人数在三人以内 按照每人 四十元以内标准执行 超出三人但在五人以内 按照每人五十元以内标准执行 确实需要提 高招待规格的 必须经总经办核准并向综合管理部进行备案 原则上不得超出每人七十元的 标准 方可进行 9 4 总经办以外部门人员差旅过程中 每人每天标准不超过五十元 不足整天的 按早餐十 元 中餐与晚餐各二十元标准执行 如因工作需要公司以外人员同行协助事务办理的 按 照每人三十五元以内的标准 超出部分由事务经办人自理 10 业务接待住宿的管理要求 10 1 因业务给予接待的人员需要安排住宿的 接待部门相关人员需要提前提交申请 在经 过所在部门和总经办审批后转综合管理部给予安排和备案 10 2 接待安排住宿的 原则上以经济酒店和非星级酒店普通标房为首先 特别需要的 应 经总经办核准 10 3 总经办以外部门人员差旅过程中需要住宿的 按照经济酒店优选 非星级酒店普通标 房次选的规格执行 同性别二人及以上人员一起出差的 按照经济酒店或非星级酒店普通标 房双人间标准 超出双人安排后的单数人员 可以增开房间 11 差旅过程中 如有接待方提供餐饮与住宿方面安排或由综合管理部等提前预定食宿方面 的 不得再度提出相关费用报销申请 12 借款管理 12 1 原则上试用时长不足半个月的员工不允许借款 特殊情况时 由其所属部门领导签字 视为担保 同意后方可 12 2 因公务所需借取备用金的 借款时应在借款申请单中写明 xx备用金借款 字样 由 所在部门负责人签批后予以借款 该借款可在提交相关费用报销单冲抵后循环使用 当备用 金使用项目结束时须并按归还到财务部门并给予该借款完结的手续办理 12 3 无论差旅需要或是备用金的申领 均须符合 前帐未清 后款不借 的原则 12 4 因业务需要长期驻外的部门或者个人 可按照经费预算的具体情况申请月度备用金 12 5 结束差旅或驻外或调职 离职等现象出现 必须回公司办理费用报销或财务结算手续 12 6 因临时接待 差