货代出口客服操作流程

1 货代公司出口操作流程操作部工作流程 客户服务客户服务 一 订舱一 订舱 1 客户向我司订舱 2 客户发来的订舱单需显示以下信息 但不限于此 1 托运人 发货人 收货人 2 船公司 航空公司 船名 航次或船期 3 起运港 起运机场 4 目的港 目的机场 中转港 5 货名 6 柜型 柜量 体积重量 7 运价 8 托运人的签 字 盖章 3 SALES 收到订舱单后 核对运价是否正确 并在订舱单上签字确认 填制业务操作单 然后 由操作员向相应船公司 航空公司 订舱 特殊情况可先口头确认 待 SALES 返回公司再补签字 确认 4 订舱单发出后 客服人员应主动向船公司 航空公司确认舱位 并将船公司传回的订 舱确认单第一时间传给客户 订舱确认上面的订舱号与船名 航次要清晰 准确 以免造成混淆 5 订舱完毕后 客服人员应及时将 SO 资料更新到业务操作单 6 业务操作单应该认真 完整地填写 应注意以下几点 1 托运人应与订舱单上的托运人一致 并写清电话 传真 及联系人 2 费用明细应仔细填写 应收 为向客户收取费用 应付 为由我公司支付的费用 运费预付 到付 各种费用应分项列明 向客户收取的费用为 ALL IN 时 须注明包含哪些费用 免文件 电放费用的需由公司领导在业务单操作单上签字确认 3 需由我司目的港代理代收运费的 须在业务操作单上注明使用哪家代理 4 客户需倒签 顺签 预借提单的 须由 SALES 在业务操作单上备注一栏注明申请 由操作 部经理或公司主管领导签字确认 5 订舱号 订舱日期 船名 开船日期要完整填写 6 操作人员应在业务操作单上相应位置签字 7 操作人员按业务员操作单设立登记薄 操作需在订舱当日内将客户名称 订舱号 船名 航 次 目的港 箱量及业务编号登记在登记薄上 以便统计查询 二 拖车 报关二 拖车 报关 1 出书面申请 公司批准后方能安排 2 2 安排拖车前 需与工厂或 SALES 联系确认装柜时间及地点 3 安排拖车时 需向拖车行发出书面委托 写明装柜时间 装柜地点 协议价格 S O NBR 工厂联系人及联系电话等 根据客户的要求安排拖车与报关 需严格按照公司公布的拖车行 报关行列表及相应价格进行安排 对个别重要客户有特殊要求的 需提下资料 客户名称 拖车 行 柜型柜量 起止地点及费用等 4 应至少提前半天时间向拖车行下委托 以便拖车行有时间打单 安排 5 委托后 操作应要求拖车行提供司机姓名 手机号码 柜号 并报给工厂 6 操作应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点 否则由此引起的押车费等损失由车行承担 7 一般贸易在深圳清关的可不需司机本 若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往 可委托 车行代办转关手续 8 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间 是否需要预冷 及通风口开启情况 以 便船公司通知码头做 PTI 检验及相应安排 9 如客户要求冻柜需代发电机的 应安排有带发电机的拖车公司拖柜 10 在客户自己安排送散货过来的情况下 可委托各码头的货运站办理卸车 装箱 还柜等事 项 盐田港可委托盐铁服 蛇口 赤湾可委托赤湾仓储 11 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间 可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知 仓库事先提取空柜 还是等货到后再提 避免产生还空费用 12 安排报关时 需将退税联等重要报关文件在登记薄上登记 由报关行签收 在收到由报关 行退回的退税联后 应立即通知客户 并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户 并做好交 接纪录 13 为避免进港数据与报关数据不一致 导致企业的货柜上不了船 在车队做箱完成后 要向 为避免进港数据与报关数据不一致 导致企业的货柜上不了船 在车队做箱完成后 要向 企业确认数据与企业报关资料数据的一致 件数 毛重 体积等信息 企业确认数据与企业报关资料数据的一致 件数 毛重 体积等信息 确认做箱的箱号与封确认做箱的箱号与封 志号 志号 I 三 其他三 其他 1 如由我司安排拖车 报关的 操作人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场 避免发生额外 费用 若有发生超堆费 改船费 超期柜租等额外费用 需立即通知客户 要求其书面确认 并 在登记薄上登记 3 2 客户因各种原因取消订舱的 需要求其书面确认 在确认所有发生费用已结清的情况下方可 3 船舶离港操作出具 DEBIT NOTE 与 SALES 核对无误后 立即传真给客户 客户需开税 务发票的 须由客户发书面传真 写明发票抬头及金额 币种 4 对由客户自拖自报的 客 服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜 如已做柜 将箱号登记在登记薄上 即可将 台帐 5 对由我司安排拖车报关的 操作及时与报关行确认放行 II 文件 文件 1 操作收到 SO 后 确认截补料时间 在截补料单时间前半天向客户催要补料 2 装船后 如有发生超堆费 超期柜租的 而 SALES 尚未确认的 应立即通知客户 要求其 书面确认 并在操作登记薄上登记 3 操作根据客户提供的补料 先与客户核对清楚后再向船公司提供补料 争取在短时间内将提 单资料核对清楚 并根据客户的要求签发 HB L 或 MB L 4 提单的缮制应注意以下几点 1 提单的内容应完整 准确 必要的信息不可留空 包括 SHIPPER CONSIGNEE NOTI FY PARTY VSL S NAME VOY POL POD PLACE OF DELIVERY MARKS CARGO D ESCRIPTION CNTR NO SEAL NO DELIVERY AGNET 等 2 提单表面应清洁 避免过多涂改 一份提单最多不可超过 3 个更正章 一些重要的项目 比 如船名 航次 卸港 箱号等不可更改 3 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话 传真 联系人 4 客户要求出船证的 船证的内容 比如船级社 船龄的要求 应与相关船公司核实确认 5 如客户要求倒签提单的 原则上短航线倒签不超过三天 长航线不超过七天 在收到客户保 函后 交操作部经理或公司主管领导签字 必要时可要求客户提供信用证核对方可签发 5 使用我司目的港代理收运费或代放货物时 应注意 1 出我司 HB L 给客户 HB L 上打真正的收货人与发货人 并可注明到付运费的金额 DELI VERY AGENT 为我司代理 2 OB L 上面 SHIPPER 为我司 CONSIGNEE N PARTY 均为我司目的港的代理 其它资 料与 HB L 相同 将 OB L 电放给我司代理 3 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款 预付或到付 4 4 制作 CHARGES SETTLEMENT 列明货物相关信息及要求代理收取的费用 支付给船公司 的费用 代理费及应退给我司的费用 5 制作放货通知书 通知代理是凭正本 HB L 放货还是 HB L 电放 然后与 OB L COPY 件 HB L COPY 件 OB L 电放信 CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理 6 对代理有向我司退代理费的 应在操作登记表上注明 并输入电脑 6 缮制美线提单时 应注意 1 HB L 与 OB L 的缮制可参考第 5 项 2 OB L 上注明我司与船公司的 S C 号 但 HB L 上不得显示该 S C 号 3 核对货名 价格 中转港 必须与合约中规定的一致 7 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务 以便财务在收妥运费后放提单给 客户 具体放单 放货办法根据我司相关规定执行 8 将提单号 提单日期填在操作登记表上 并将文件费 电放费 拖车费 报关费 超堆费 改船费 改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑 核对无误后通知财务 9 将台帐 提单 与代理的 CHARGE SETTLEMENT 若有 复印交财务签收 10 费用通知财务后不可缮自更改 特殊情况可填写费用更改单 列明更改费用项目 金额 更改原因 由操作部经理签字 再交财务部 但需注意以下几点 1 海运费的更改需由公司领导批准同意 2 改船费 超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚 3 因漏输 错输费用造成公司损失的 按公司相关规定给予责任人处罚 11 将台帐分船公司按月份存档 12 请注意 如果出口货物要在目的港收费的话 请一定要请我司代理将目的港费用传真至我司请注意 如果出口货物要在目的港收费的话 请一定要请我司代理将目的港费用传真至我司 待我司与目的港付款人确认后待我司与目的港付款人确认后 再确认付款 避免代理在目的港多收