行政前台工作规范及节点管控表

行行政政前前台台工工作作规规范范及及节节点点管管控控表表 序序 号号 工工作作种种类类事事项项概概述述具具体体内内容容及及要要求求 固固定定工工作作时时间间节节点点 非非固固定定 工工作作 时时间间 资资源源 配配合合 标标准准备备注注 天天周周月月季季 半半 年年 年年 1前台接待 接待来访者 来访客户 面试人员及其他访客的接待和指引工作 询问来源 通知相关部门 人员接待 如相关部门人员没在 告知来访者是否留下联系方式代为转告 接待咨询者 若有业务咨询者来访 应及时请相关部门人员来协助接待 接待 推销人员 上班时间若有其他公司的推销人员上门推销 应婉转拒绝 可留下名片 告 知上班时间在公司推销 会影响他人工作 若有员工需要他们的服务 告知希 望他们在公司休息时间 如 午餐时间等 再来 接听转接 电话 前台是总机电话 接听电话时 应先说 您好 永存建筑 然后根据情况判 断是否需要通知公司相关人员接听 传真及文件 转交 收到传真应快速 仔细辨认接收人并及时转交 必要时应电话提醒查收 收到文件时 应快速 仔细辨认收件人或收件单位 并及时通知收件人来前台 领取 快递管理 熟悉目前与公司有业务往来的快递公司 及时更新快递公司联系人及其联络方 式 并做好各快递公司往来费用登记及管理 收发快递时 快速 仔细辨认收 发件人或收件单位 并及时通知收件人来前 台领取 非私人物品需做好签收登记 定期进行快递费用比较 选择性价比较高的快递公司合作 大厅会务 工作 主动关注会议信息 向组织者或组织部门了解会议相关情况 协助做好大厅会 议室准备工作 投影 笔记本 茶水等 协助会议组织者做好会议服务工作 负责检查和关闭会议室电子设备及电器 检查会议室卫生状况 2日常事务 前台电子设 备管理 前台有电脑 电话 传真等电子设备 若设备发生故障可以先找网络管理员检 查 若无法维修 可通过其他渠道直至问题解决 员工内部 通讯录 不管是否有新进或离职员工 都应在有人员流动的时候跟新公司所有人员信息 并以邮件形式向全体员工发布新的内部通讯录 钥匙管理 前台备有会议室钥匙 办公室备用钥匙 前台应妥善保管以备使用 做好钥匙 统计工作 在员工办理离职时做好钥匙收回 交接工作 做好标贴 分类管理 固定存 放 费用管理 办理办公室物业费 停车位费支付 财务部 物业费16102 5元 停车费300 元 月 4车位 办理快递费 电话费 光纤费 水电费 打印机租赁费等行政性费用支付 财务部按实际费用办理 办理办公室租金支付 财务部半年90779 22元 办理公司公用公交卡的充值 27日财务部50元电子钱包 20元次卡 张 办理公司人员每月出差补贴 公司餐补 车补 其他费用报销 20日财务部按实际费用办理 办理公司植物租赁费用 办公用品费用支付 财务部植物租金1800元 月 办理公司库房租金支付 财务部6000元 年 报表台账 行政月度报表统计 5日按现行报表进行统计 部门内部相关台账更新统计 10日按部门经理要求执行 行政工作 名片的制作 印章刻制 广告印刷制作 表单印刷 以所需部门提供的有负责人签 字确认的样本下单制作 出差人员机票 车票预定 用餐住宿预定 监督控制公司日常的打印 复印使用量 做到节约资源 控制每月打印纸张超出费用 餐券购买登记领用发放 保障连续性不间断 负责公司盆景植物的日常维护和保养 随时观察 有需要更换的及时 通知供货方 空调遥控板集中管理 保证数量齐全 长时间不使用 将电池取下 公司内部上传下达通知工作 保证工作及时有效的开展 其他工作 办理公司总监级及以上人员的费用报销工作 金额准确无误 按时办理 办理领导安排的用餐 会议 住宿预定及手续办理 符合标准 及时准确 办理领导安排的其他工作 保质保量完成 3 办公室管 理 卫生 检查公司干净整洁度 保持公司良好形象 各部门负责各自办公区域的日常管理 保持现场整洁有序 不定期的对各部门所管辖区域的卫生及物品整理现场进行检查并整改 部门负责人为第一责任人 行政部检查发现问题后 向该部门提出整改要求 如未进行整改或整改无效 可直接向分管总监提出 并在公司OA或者群上通报 批评 不定时抽查办公区域细节卫生 能够打扫的地方 及时向保洁大姐提出要求 定期安排保洁大姐进行计划卫生 每季度一次计划卫生 后勤保障 检查公司厕所及洗手区域用纸 洗手液等使用情况 及时补充 男厕所请男同 事帮忙检查并更换 要求无空缺 注意清洁用品是否需要补充 及时到位 要求无空缺 检查公司饮用水的状况及时更换 购买水票 要求无空缺 定时查看总经理办公室及会议室餐巾纸使用情况 及时补充 要求无空缺 招聘入职电话通知简历筛选人员参加面试 并以短信告知时间地址 部门经理做好人员招聘数据台账 接待面试者 发放表格填写 知会部门经理 办理新员工入职手续 4人事协助 福利管理 统计公司人员餐补 出差补助 加班情况 3日按实际费用办理 统计公司人员用餐情况 申请款项购买餐票 按实际费用办理 办理公司社保 住房公积金费用支付流程 按实际费用办理 办理公司交通补助 通讯补助费用流程办理 按实际费用办理 节假日公司礼品发放登记 以人事部传递的人员名单执行 2日常事务 报表台账 考勤管理 每日早晨做好考勤的严格把关 随时观察各部门人员在岗情况 及时了解出勤 状况 定期对人员出勤 办公纪律情况进行抽查通报 真实有效 负责每月员考勤统计 及时提交人事部门 3日真实有效 企业文化协助人事部门组织安排的企业文化活动 做好配合工作 人事部 5 资产及用 品管理 固定资产 协助做好固定资产统计 更新及领用手续办理 行政专员 协助做好固定资产盘点 行政专员 办公用品管 理 每季度末对库存办公用品进行盘点 制作办公用品库存统计表提交行政经理 若有用品数量不足或领用完 及时上报 进行补充 通知各部门提交下月所需办公用品清单 统计出购买清单后报行政经理审批 批准后联系购买送货 23 30 日 员工领用所需办公用品进行登记并给予发放 6 电子设备 管理 打印复印机 熟练操作打印 复印机 并及时补充用纸 打印 复印机等设备出现问题不得 私自解决 应及时报修 并联系相关专业人员进行维修 行政专员 不得私自打印 复印与工作无关的文件 图纸 饮水机饮水机等日常维护与保养 定期清洗 监控检查公司机房的运行情况 检查监控 服务器等是否正常运行 其他设备投影仪 微波炉 冰箱 碎纸机等实施设备的维护 清洁与维修 7消防安全 消防上班期间保持消防通道打开 下班后需上锁 安全 公司进出磁碰门随时保持关闭状态 非公司人员不得随意入内 严禁把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉公司以外的其他人员 严禁将 公司内部通讯录等资料张贴出来 下班前关闭所有电源 负责关好门窗 反锁库房 大厅会议室门 如果有人加 班 一定问清楚有没有锁门的钥匙 并交代关闭电源 关好窗户 锁好门 遇其他人员成群结队来公司闹事或进行非法行为 严禁进入办公区域 立即通 知上级领导并注意自身安全 必要时报警 注意极端天气 提前做好防备措施及物品储备 强降雨 雷 电 高温等 8特殊事项 物 遇法院 律师事务所 或其他政府部门等相关机构人员到公司递交文书资料时 了解情况后联系对应部门人员接待 不允许私自接收任何来件或签字确认任 何资料 相关部门 负责人 人