国美业务操作规则及流程简述

国美业务操作规则及流程概述 一 合同管理 1 合同授权 1 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 总部副部长 部长 使用表单 合同授权申请表 功能 在新年度内 根据公司经营 计划 并对比各品类 各品牌上一年度 的合同政策 销售情况等 因素 通过 OA 系统从 SAP 中提取 确定新 年度合同关键要素 上报合同授权 为合同修订 审批 和签署提供参考依 据 类型 合同授权 全国及地方特价机标准及占比授权 工程机授权 全国及地方包销 定制机授权 注意 此环节无需总部业务参与此环节无需总部业务参与 1 2 业务流程图 2 合同 协议范本修订及审批 3 合同预案 3 1 全国合同审批及签署 3 1 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 总部业务 主管 使用表单 合同预案审批单 合同发送范围 全国 3 3 3 3 3 功能 在新年度内 公司根据与供应商的谈判结果并结合合同授权的 标准 作为审批时的附件 在 OA 系统中上报 合同预案及文本 经各层级 环节审批通过后确认合同政策 形成正式 合同文本 发与 供应商签字盖章 落实合同并维护到SAP 系统数据库 合同有效期 最多可顺延 三个月 3 1 2 业务流程图 L LO OG G2 2 2 2 1 1 3 3合合同同审审批批及及签签署署 全全国国 分管品类副总监流程输出分管业务总监财务中心法务顾问品类副部长 部长品类部干事 业务 主管流程输入 国国美美电电器器领领航航者者E ER RP P项项目目T TO O B BE E业业务务流流程程图图 否否否否 是否审核 通过 是否审核 通过 是否审核 通过 是否审核 通过 OA 40 提出调整意 见 OA 30 提出调整意 见 60 提出调整 意见 OA 与厂家进行 政策谈判 是否审核 通过 OA 10 上报合同预 案及文本 OA 20 提出调整意 见 A A A A1 1 否否 OA 100 修改到符合 调整意见 是是是是是是是是 OA 谈判结果与授权 比较的表单 A A2 2 OA 110 确定合同 打印合同 120 发给厂家 签字盖章 130 财务审核 盖章备案 合同文本 adobe OA 数据维护 到SAP 全 国合同 合同保管 OA 50 提出调整意 见 相关品类 品 牌的合同授权 OA 3 2 物流合同审批及签署 3 2 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 总部业务 主管 使用表单 合同预案审批单 合同发送范围 物流 功能 未签订全国合同 在新年度内 公司根据与供应商的谈判结果 并结合合同授权的标准 作为审批时的附件 在 OA 系统 中上报合同预案及文本 经各层级环节审批通过后确认合同政 策 形成正式合同文本 发与供应商签字盖章 落实合同并维 护到 SAP 系统数据库 已签订全国合同 在政策上直接引用全国合同 复制原在政策上直接引用全国合同 复制原 合同文本 唯一可修改的部分为甲乙双方公司列表 合同文本 唯一可修改的部分为甲乙双方公司列表 在 OA 系统中上报合同预案及文本 经各层级环节审批通过后 确认合同政策 形成正式合同文本 发与供应商签字盖章 落 实合同并维护到 SAP 系统数据库 合同有效期最多可顺延三个月 3 2 2 业务流程图 L LO OG G2 2 2 2 1 1 4 4合合同同审审批批及及签签署署 物物流流 分管品类副总监流程输出分管业务总监财务中心法务顾问品类副部长 部长品类部干事 业务 主管流程输入 国国美美电电器器领领航航者者E ER RP P项项目目T TO O B BE E业业务务流流程程图图 否否否否 是否审核 通过 是否审核 通过 是否审核 通过 是否审核 通过 OA 40 提出调整意 见 OA 30 提出调整意 见 60 提出调整 意见 OA 与厂家进行 政策谈判 是否审核 通过 OA 10 上报合同预 案 合同文本 OA 20 提出调整意 见 A A A A1 1 否否 OA 100 修改到符合 调整意见 是是是是是是是是 OA 谈判结果与授权 比较的表单 A A2 2 OA 110 确定合同 打印合同 发给厂家签字 盖章 财务审核盖章 备案 合同文本 adobe OA 数据维护 到SAP 全 国合同 合同保管 OA 50 提出调整意 见 根据已签订 的相关品 类 品牌的 全国合同 相关品类 品 牌的合同授权 OA 3 3 地方合同审批及签署 3 3 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 分部业务 主管 使用表单 合同预案审批单 合同发送范围 地方 功能 在新年度内 分部根据与供应商的谈判结果并结合合同授权的 标准 作为审批时的附件 在 OA 系统中上报合同预案及文本 经 各层级环节审批通过后确认合同政策 形成正式合同文本 发与供应商 签字盖章 落实合同并维护到SAP 系统数据库 合同有效期最多可顺延三个月 注意 此环节无需总部业务参与此环节无需总部业务参与 3 3 2 业务流程图 4 协议预案 4 1 全国协议审批及签署 特价机 包销机 定制 机 工程机 工程机 一步到位价 内采赠 品协议 4 1 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 总部业务 主管 使用表单 协议预案 功能 与供应商洽谈判确定 特价机 包销机 定制 机 工程机 一 步到位价和内采赠品 政策 在 OA 系统中上报 协议预案及文本 经 各层级环节审批 通过后 形成正式 协议文本 发与供应商签字盖章 落实合同并维护到 SAP 系统数据库 关键点 工程机采购金额不计入年度合同规模 合同中与进货 或销售规模有关的合同政策条款不统计工程机金额 4 1 2 业务流程图 L LO OG G2 2 2 2 2 2 5 5 全全国国协协议议审审批批及及签签署署 包包销销 定定制制 财务中心品类部副部长 部长流程输出业务中心总监分管副总监法务中心 品类部干事 业务 主 管 流程输入 国国美美电电器器领领航航者者ERP项项目目TO BE业业务务流流程程图图 与供应商洽 谈包销定制 机 A 是否审核通 过 是否审核通 过 是否审核通 过 是否审核通 过 是否审核通 过 A1 A2 形成协议文本 OA 合合同同保保管管 协议执行 流程 商 品相关 否否否否否否否否否否 是是是是是是是是 OA 10 上报协议 OA 20 提出调整意 见 OA 30 提出调整意 见 OA 40 提出调整意 见 OA 50 提出调整意 见 60 提出调整意 见 OA OA 90 确认协议 100 打印文本 并盖章确认 OA 包销 定制协议 4 2 地区协议审批及签署 特价机 包销机 定制 机 工程机 工程机 一步到位价 内 采赠品协议 4 3 三方协议审批及签署 4 3 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 分部业务 主管 审批人 分部总监 总部业务总部业务 总部品类部长 分管品类 副总监 使用表单 三方协议表单 定义 根据年度全国合同 各分部与本地供应商签订的为分部进行供 货并结算的协议 各分部与供应商签订采购合同 与相应资金平台谈判结束后 签订三方协议为分部供货并结算 功能 各地分部根据年度全国合同或当地签订的采销合同 与当地供 应商或资金平台进行谈判 谈判结束后由分部业务在OA 系统中上 报三方协议 经各层级环节审批通过后 形成正式协议文本 发与供 应商签字盖章 落实合同并维护到SAP 系统数据库 4 3 2 业务流程图 2 2 0三方协议 分部供货 审批及签署流程图 分部总监流程输出分管品类副总监总部品类部长总部业务分部业务 主管分部干事流程输入 国国美美电电器器领领航航者者ERP项项目目TO BE业业务务流流程程图图 与供应商谈 判 拟拟定定三三方方协协议议 10 上报协议 OA 是否审核通 过 是否审核通 过 是否审核通 过 是否审核通 过 是否审核通 过 是是是是是是是是 否否否否否否否否否否 是是 形成协议文本 OA 合同保管 OA 20 提出调整意 见 OA 30 提出调整意 见 OA 40 提出调整意 见 OA 50 提出调整意 见 OA 60 提出调整意 见 OA 70 确认协议 90 打印文本并 盖章确认 80 OA自动上 传SAP OA 5 确认函 5 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 总部业务 主管 使用表单 确认函申请单 功能 在新年度内 与供应商洽谈促销资源 经供应商签字盖章确认后 供 应商签字盖章的确认函 备忘录原件由财务保管并作为财务在OA 系统中审 批协议的依据 在 OA 系统中上报 确认函 备忘录协议 预案及文本 经 财务中心 审批通过后进入下一相关流程 并维护到 SAP 系统数据库 关键点 确认函为蓝卡项目 后续流程为蓝卡采购流程 确认函为其它收费项目 后续流程为财务收入挂账流程 5 2 业务流程图 6 补充 6 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 总部业务 主管 使用表单 协议预案 定义 在与供应商签订全国合同时 对合同中没有规定的内容进行补充或者对 已签订 的合同进行修改 功能 与供应商洽谈判确定补充政策或合同修改内容 在 OA 系统中上报 补 充协议 预 案及文本 经各层级环节审批 通过后 形成正式 协议文本 发与供应商签字 盖章 落实合同并维护到SAP 系统数据库 6 2 业务流程图 7 合同延期 7 1 全国合同延期 7 1 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 总部业务 主管 使用表单 合同延期 终止 申请单 功能 根据合同范本 SAP 系统会将合同自动延期三个月 如果 三个月后仍需将合同进行延续 则需通过 OA 上报合同延期 终 止 申请单 经各层级环节审批通过后 系统将自动对合同有 效期进行延续 关键点 上报合同延期 终止 申请单时要同时上报该合同下的所有 补充协议 不含与商品有关的协议 7 1 2 业务流程 7 2 地区合同延期 7 2 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 分部业务分部业务 主管主管 使用表单 合同延期 终止 申请单 功能 根据合同范本 SAP 系统会将合同自动延期三个月 如果 三个月后仍需将合同进行延续 则需通过 OA 上报合同延期 终 止 申请单 经各层级环节审批通过后 系统将自动对合同有 效期进行延续 关键点 上报合同延期 终止 申请单时要同时上报该合同下的所有补 充协议 不含与商品有关的协议 注意 此环节无需总部业务参与此环节无需总部业务参与 7 2 2 业务流程图 8 合同终止 撤店 8 1 合同终止 8 1 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 分部业务总监分部业务总监 使用表单 合同延期 终止 申请单 功能 用于供应商终止合同 关键点 改变合同有效期的合同延期 终止 单审批后 自合同申请 终止日期起停止带货安装类 代销类的销售及结算 停止经销类的结算 注意 此环节无需总部业务参与此环节无需总部业务参与 供应商撤店审批表通过前 必须经过合同终止申请单来改变合同有效期 的结束时间 8 1 2 业务流程图 8 2 撤店 8 2 1 原则及关键点 使用系统 OA 系统 发起人 分部业务分部业务 主管主管 使用表单 分部供应商撤店审批表 功能 用于供应商撤店流程 注意 此环节无需总部业务参与此环节无需总部业务参与 供应商撤店审批表通过前 必须经过合同终止申请单来改变合同有效期 的结束时间 8 2 2 业务流程图 9 供应商评估流程 9 1 原则及关键点 使用系统 SAP 系统 事物代码 ME61 发起人 分部业务分部业务 主管主管 功能 用于供应商评估 注意 此环节无需总部业务参与此环节无需总部业务参与 在进行评估前给定每供应商的评估标准 为了准确反应供应商的综合质量及得 分的整体性 评分的指标设定为价格占25 交货占 25 品质占 25 服务 25 不同的供应商可以使用不同的评估标准 价格指标及交货指标系统自动计算评分 品质及服务得分为依照事先设定的评 分标准由相关职能部门给出评定 再经分部IT 部门在 SAP 后台对其进行分 数的修改 9 2 业务流程图 二 采购管理 1 订单 1 1 集采订单 1 1 1 全国集采订单 推式流程 1 1 1 1 原则及关键点 使用系统 SAP 系统 事物代码 发起人 总部业务 主管 功能 根据前期签订的集采协议进行商品采购 关键点 根据公式确定推式补货系数 在SAP 系统自动 生成分部采购申请 形成订单上报审批 审批通过后 发送给供应商确认 同一供应商同一型号二次下订单时 系统自动 检查上 次订单供应商是否确认 如未确认 必须先终 止上次订单 1 1 1 2 业务流程图 L LO OG G2 2 2 2 8 8 1 1 全全国国集集中中采采购购商商品品订订单单 推推式式 流程输出 总部品类部副部长 部 长 总部业务 主管流程输入 国国美美电电器器领领航航者者ERP项项目目TO BE业业务务流流程程图图 否否 ECC 20 批量生成分 部补货申请 ECC 30 批量生成订 单指定存放DC 及地点 ECC 40 确认订单 否否 是否审批通 过 ECC 输出订单 Adobe 自动 发送邮件并供应 商确认 是是 订订单单 A Ad do ob be e 订单汇总表 ECC 50 生成订单汇 总表并上报 ECC 60 直接修改订 单 集采协议 审批及签 署 ECC 10 计算推式补 货系数 合同签署 及审批流 程 1 1 2 全国集采订单拉式流程 1 1 2 1 原则及关键点 使用系统 SAP 系统 事物代码 发起人 总部业务 主管 功能 授权分部自行核算订单数量 由总部审批 使用总部物流采购组织 的采购订单类型 关键点 同一供应商同一型号二次下订单时 系统 自动检 查上次订单供应商是否确认 如未确认 必须先终 止上次订单 1 1 2 2 业务流程图 L LO OG G2 2 2 2 8 8 2 2 全全国国集集中中采采购购商商品品订订单单 拉拉式式 分部主管分部业务流程输出 总部品类部副部长 部 长 总部业务 主管流程输入 国国美美电电器器领领航航者者ERP项项目目TO BE业业务务流流程程图图 集采是否由 分部下达订 单 否否 ECC 10 批量生成分 部补货申请 ECC 20 批量生成订 单指定存放DC 及地点 ECC 30 确认订单 是是 ECC 50 制作本分部 采购申请 ECC 60 生成订单并 指定物流采购组 织 DC地点 是否审批通 过 否否 否否 是否审批通 过 ECC 输出订单 Adobe 自动 发送邮件并供应 商确认 是是 是是 订订单单 A Ad do ob be e 订单汇总表 ECC 70 确认订单并 上报 ECC 80 直接修改订 单 ECC 40 生成订单汇 总表并上报 ECC 90 直接修改订 单 集中采购 协议签署 及审批流 程 合同签署 及审批流 程 ECC 库存需求检查 1 2 地采订单 1 2 1 地方采购送货到 DC 的订单 1 2 2 地方采购送货到门店的订单 1 3 带货安装订单 1 4 采购订单打印流程 1 4 1 原则及关键点 使用系统 SAP 系统 事务代码 ME29N ZMMP0024 ZMMF0007 发起人 总部业务 主管 功能 采购订单通过审批完成后 通过邮件发送给供应商 供应商确认订单后 通过邮件回传给总部业务 主管 总部业务 主管收到邮件后 把该订单上传至SAP 系统 订单上传成功后 打印 1 4 2 系统操作流程 操作步骤 在菜单栏里输入事务代码 1 ZMMP0024 点击回车进入采 购订单打印界面 1 操作步骤 输入采购订单号 供应商 2 勾选需确认数量后点击 此为执行键 执行 1 2 4 3 操作步骤 点击执行键后 会出现采购 3 订单的信息界面 选中此条订 单信息后点击发送 PDF 给供 应商 点击发送 PDF 给供应商后 系统会提示邮件已发送到供应 商邮箱 点击后 系统 提示邮件发送成功 1 条 失 败 0 条 1 2 3 4 4 5 操作步骤 确认日期 确认数量可以更 4 改 如所输入确认数量大于订 单数量 系统会提示确认数量 不合法 请输入订单数量以内 的数字 可以等于订单数量 不能大于订单数量 12 进行供应商采购回执的流程 操作步骤 在菜单栏里输入事务代码 1 ZMMF0007 点击回车进入 供应商回执界面 1 操作步骤 选择需要导入文件路径 点 2 击执行 把确认的订单上传至 SAP 1 2 操作步骤 选中 PDF 文件清单 点 3 击上传 PDF 文件 1 2 操作步骤 点击检查采购订单 然后 4 点击更新采购 订单后 文件上 传成功 1 2 操作步骤 当供应商回执确认订单上 5 传 SAP 成功后 系统自动更 新供应商确认状态为已审核状 态 事务代码 ME29N 查看 操作步骤 用事务代码 ZMMP0024 6 进行采购订单的打印 输入采购订单号点击执行 进入订单打印界面 1 2 1 5 订单终止流程 1 5 1 原则及关键点 使用系统 SAP 系统 事务代码 ME23N ZMMF0006 发起人 分部业务分部业务 主管主管 关键点 采购订单终止前 必须检查供应商是否确认该订单到货数量和到 货时间 并且系统 是否已经通过供应商的回馈邮件获取了相关数据 如果系统已经确认了该订单 那么该订单就不能被终止 否则该订 单就可以被终止了 只有该订单制作人才可以终止订单 供应商在回馈订单邮件中确认的到货时间加一天作为所有订单的 自动终止日期 1 5 2 业务流程图 操作步骤 选中要打印的订单 在点 7 击打印按钮 或者把订单下载 到本地打印 1 2 LOG2 2 12 1订单终止 流程输出 分部业务 副主管 主管 流程输入 国国美美电电器器领领航航者者ERP项项目目TO BE业业务务流流程程图图 是是 否否 ECC 10 检查供应商 是否已确认订单 结结束束 与与供供应应商商确确认认 供供货货情情况况 是否确认 ECC 20 订单 终止 2 补货 2 1 系统自动日补货流程 DC 到门店 2 2 补货参数维护管理流程 3 调拨 3 1 审批集采商品分部间调拨 3 1 1 原则及关键点 使用系统 SAP 系统 事务代码 MMBE ZMMF0003 发起人 总部业务总部业务 主管主管 功能 本流程 为集采商品分部间调拨 总部根据集采商品在各个分部 间的库存 进行优化分配 3 1 2 业务流程图 L LO OG G4 4 2 2 2 2 1 1 审审批批集集采采商商品品跨跨D DC C调调拨拨 流程输出分管副总监品类部副部长 部长品类部业务 主管流程输入 国国美美电电器器领领航航者者ERP项项目目TO BE业业务务流流程程图图 根据分部 间库存情 况进行库 存调拨 是否审核通 过 是否审批通 过 否否否否 物流商品调 拨流程 是是 ECC 10 制作集采商 品跨DC调拨单 ECC 20 根据调整意 见重新修改调拨 单 ECC 30 提出调整意 见 ECC 40 提出调整意 见 50 确认调拨单 ECC 形成调拨单 3 1 3 系统操作流程图 查询库存 操作步骤 进入 SAP 系统 在主 菜单界面输入事务码 MMBE 敲回车键进 入查询界面 1 查询库存 操作步骤 库存查询界面 里面包 含商品 门店 存储地点 等相关信息 查询库存 操作步骤 进入库存概览界面后 在数据库选择项目里面