公司管理制度汇编2012版(3、行政管理制度)

第三章第三章 行政管理制度行政管理制度 为实现办公规范化 程序化 制度化 进一步加强管理与协调 明确办公流程与程序 提高办 公质量与效率 保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的持续稳定发展 特制定本制度 各地公司行政部负责本制度的组织实施和监督管理 公司行政部负责监督各地公司的落实及具 体条款的修订与解释工作 第一节第一节 资产管理资产管理 1 基本规定 1 1 固定资产 固定资产是指可供长期使用 并在使用过程中始终保持其原有实物形态的劳动 资料和其他物质资料 其使用期限较长 两年以上 和单项价值均在 2000 元以上者 1 2 低值易耗品 指单位价值在 2000 元以下或使用年限比较短 两年以内 的物品 2 IT 办公设备的配置原则 2 1 基本原则 以网络自动化办公的先进理念为出发点 尽量采用多功能一体设备联网使用 减少不必要的单 机设备 筹建店的 IT 办公设备 由公司集中采购 2 2 笔记本电脑 2 2 1 除财务部外 公司编制内员工配置个人笔记本电脑 不配置台式电脑 各地公司可以购 置两台公用笔记本电脑 高管按相关规定执行 2 2 2 公司员工须签订服务协议书 自签订之日起 在公司工作满两年后 所购笔记本电脑归 个人所有 工作满五年后 可申请更换新的笔记本电脑 其间如发生内部工作调动 本人可携带笔 记本电脑至新的工作岗位使用 但所属单位 5 年内不得再为其配备其他电脑 如员工在两年协议期 内离职或被辞退 须归还公司承担的笔记本电脑总价 60 费用 笔记本电脑的保管和维护由个人负 责 如丢失或损坏 责任及费用由个人承担 2 2 3 购置及报销标准 公司编制内员工配置个人笔记本电脑 其主板 硬盘 内存和电池等 配置应达到目前主流品牌的较高配置水平 必须具有无线上网功能 单价不超过 10000 元的 公司 承担 60 费用 个人承担 40 费用 单价超过 10000 元的 公司承担 6000 元费用 其余费用由个 人自行承担 公司公司不统一采购 在申请得到批准后 员工自行在上述标准范围内 到正规电子 商场采购并开据发票 公司正式员工购买的笔记本电脑 在达到上述配置标准并按要求提供发票的 条件下 与公司人力资源部签订协议书后予以报销 涉及所有权等事宜 均以协议书签订之日为准 2 2 4 未转正的员工 需待转正后再申请报销 2 2 5 各地公司购置的公用笔记本电脑 单价不超过 7000 元 一台培训专用 由人力资源部培 训主管保存 一台会议专用 由行政部行政专员保存 其他部门可临时借用 但不得长期借用或保 存 个人不得借用 2 3 网络及弱电设备 2 3 1 范围 电话 监控 报警 视频 广播 线缆等 2 2 3 2 须将相关设备的使用目的 使用要求 设备配置清单 预算价格以及供应商联系信息 报公司信息部审核 2 3 3 信息部对各部门 各地公司所呈报资料进行审核 审核通过后 方可进行设备采购 2 3 4 相关设备到货后 须经公司或各地公司信息部验收 验收合格方可支付货款 3 申请流程 3 1 固定资产 3 1 1 固定资产的购置实行 预算审批制 即所有资产购置依据制定的年度固定资产预算及预 算审批进行有计划地购置 3 1 2 申请部门填报 固定资产购置预算审批表 并逐级获得有效签批 3 2 低值易耗品 3 2 1 由领用部门填写 低值易耗品预算审批表 并获得部门负责人签批 3 2 2 将部门负责人签批的 低值易耗品购置预算审批表 提交至行政部负责资产采购的人员 4 购置流程 4 1 行政部负责所有固定资产及低值易耗品的购置 4 2 行政部收集并汇总各部门获得有效签批的 固定资产购置预算审批表 低值易耗品购置 预算审批表 4 3 将汇总后的 固定资产购置预算审批表 低值易耗品购置预算审批表 通过 OA 逐级上 报并获得有效签批 4 4 价值在 2 万元以内 不含 的资产及易耗品 行政部应依据 货比三家 的原则购置 对 于价值超过 2 万元的资产 须严格按照公司规定进行招标购置 5 资产管理 5 1 责任制 5 1 1 总经理负责领导本公司固定资产的管理工作 5 1 2 公司配备给个人使用的办公设备 实行使用人负责制的管理办法 5 1 3 行政部负责固定资产的实物管理 维修管理及资产的保险工作 5 2 日常管理 5 2 1 固定资产实行编号和统一标识管理 由行政部会同财务部 在固定资产交付使用的当天 进行登记 编号 并贴上统一标识 5 2 2 对于专人使用的固定资产 如个人使用的电脑等 依据 谁使用 谁保管 谁负责 的 原则 责任到人 对于公用固定资产 如公用的多功能一体机 数码摄影和摄像机等 由行政部负 责并将责任落实到个人 5 2 3 资产的租赁 出借 抵押 担保 调入 调出 报废等 必须由使用部门提出书面报告 并办理相关审批手续 5 2 4 各部门有义务维护其所负责的各项资产 对本部门在账的物品 各部门应根据实际情况 制订相应的管理办法和措施 确保本部门的资产安全 5 2 5 各部门内部使用的非固定资产类数码办公用品 如移动硬盘 数码相机 录音笔和 U 盘 等 均由部门经理签收领用并负责 可指定部门内专人保管 3 5 2 6 如发生资产短缺 损毁 丢失等 均应根据行政部的签收领用记录 由责任人按照财务 部核定的物品折旧价赔偿 5 3 维修管理 5 3 1 一般维修 使用部门提出维修计划 并填写 办公设施维修申请单 报行政部批准后方 可维修 5 3 2 重大维修 重大设施设备维修需报总经理批准后 方可进行维修 第二节第二节 公文管理公文管理 1 基本规定 1 l 公文种类 决定 决议 通告 通知 通报 请示 报告 批复 批示 纪要等 尤以通 知 决定 请示 报告和会议纪要最为常用 1 2 拟定原则 坚持实事求是 一事一议 简明扼要 标题清楚 观点明确 条理清晰 层次 分明 语言措辞准确规范 1 3 纸张要求 编辑和打印公文时 统一采用 A4 型纸 1 4 字体要求 红头公文标题使用二号或三号宋体 加黑 正文使用四号宋体 其他公文根据 需要可作调整 1 5 排版要求 红头公文标题可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 2 公文管理 2 1 公司及各地公司行政部是公文管理的流转部门 由专人负责公文的编号 存档 发布和流 转工作 2 2 发文需经公司总经理签批 由行政部负责发布 2 3 审批纸质文件 应明确签署意见 并签名 标注审批日期 2 4 文件编号具有唯一性 格式为 文件类别 流水号 电子公文与纸质公文均需要按照公文编 号规则进行编号 纸质公文需交档案保管员存档以备后查 2 5 公文编号原则 2 5 1 编号采用实号 如 l 号 2 5 2 公司 总字 号 2 5 3 各地公司 地域简称 字 号 2 5 4 总部各部门 总 部门简称 字 号 2 5 5 各地公司各部门 地域简称 部门简称 字 号 2 6 未经审批 任何部门和个人不得擅自在 OA RTX 和其他文件平台上发布涉及到公司经营 管理方面的言论 2 7 公文若需要加盖公章 申请人则必须严格履行公章审批手续 2 8 所有公文 除财务凭证外 原则上均通过 OA 审批 发布 特别重要的公文需打印并由相 关签收人员流转会签 由档案管理员负责保管 4 2 9 红头文件发布须经分管系统副总裁审批后下发 3 工作总结和计划 3 1 公司各部门及各地公司均应定期向公司行政部报送工作计划和总结 3 1 1 半年度 年度工作总结及计划按照通知所规定的时间 格式和相关审批要求报送 不得 擅自更改 3 1 2 按照规定格式制作月度 季度工作计划及总结 并分别于每月 25 日前和每季度最后一个 月的 25 日前报送 提交季度工作总结的当月可不提交月工作总结 3 1 3 每周五下班前按照统一格式报送当周的工作简报 报送内容仅限本周工作重点 提交月 度总结的当周可不提交周工作简报 3 2 各业务系统须将相关总结及计划报送至总部相应各部门 3 3 周 月和季度的工作总结及计划模版由公司行政部统一设计下发 3 4 公司及各地公司行政部分别负责总部和当地各类工作计划及总结的汇总整理工作 并发送 给相应的管理层 3 5 公司及各地公司行政部负责季度 年度工作计划和总结的印刷 装订成册 存档和 发放工作 4 公文审批时限 除涉及审批的事项 公司内部各类公文的审批时限不超过 72 小时 在规定时限内 审批人必 须与报批人 相关部门和上级领导充分地沟通 以确定采取批准 转发或者退回等处理方式加以处 理 第三节第三节 档案管理档案管理 1 基本规定 公司及各地公司须对所有能准确反映公司各项业务活动的文件 材料 实物 声像 报表等资 料作归档整理 2 归档范围 2 1 公司设立 变更的申请 审批 登记及终止 清算等方面的文件材料 2 2 公司各类重要会议材料 内部法规性 政策性文件 大事记 年报 发展规划 工作总结 及计划 政府机关发布的其他重要文件 2 3 年度计划 统计报表 财务会计预算报表及说明 月报表和季度报表 2 4 劳动人事 工资 法律 外联事务管理 含礼品接收 领用登记 等方面的文件材料 2 5 各类合同 契约及招投标文件等 2 6 公司各项有关经营管理方面的文件材料 2 7 其他具有保存价值的文件材料 包括决议 决定 条例 规章制度 工作计划 工作总结 及各类会议纪要等 2 8 反映公司各项活动及发展轨迹的各类媒体报道 文字 实物 图片 声像等一切有效记录 资料 5 2 9 各地公司定期移交的其他业务档案 3 日常管理 3 1 公司行政部为档案管理指导部门 档案管理员 公司各部门负责人指定专人 可兼职 为档案管理员 3 2 档案管理员须对具有保存 利用价值的文件资料立卷 分类 归档 并确保资料的全面性 和完整性 3 3 原则上运用电子信息系统对档案进行管理 提高档案管理安全性及管理效率 3 4 所有档案的借阅均须按规定履行借阅手续 未经允许 任何人不得复制 外传 使用完毕 后及时 完整归还 3 5 为巡免文件档案的长期积压 每季度定期清理过期 失效的纸质文件 超过三年时效的即 可确认 批准后销毁 3 6 所有电子文件资料均须采用定期刻录光盘的方式进行存储 第四节第四节 印章管理印章管理 1 基本规定 范围 公司有效印章为公司公章 法人代表手章 财务专用章 2 印章的使用 2 1 所有人员须严格遵守用印审批流程 2 2 使用人须填写 用印申请单 并详细注明各项内容 逐级获得所在部门负责人 分管副总 经理 公司总经理的批准 不符合上述要求的用印申请 印章保管人有权不予加印 2 3 加盖印鉴后 除各类归口存档的合同 文件外 其他证明 信笺等 行政部要复印 建档 保存 2 4 未经允许 不得将公司公章带到办公区域以外使用 如因特殊情况需要携外使用 则必须 经由总经理书面批准 并由行政部专人随行予以加印 其他人员不得动用印鉴 如为行政部需携带 外出使用 必须两人以上随行 3 印章的保管 3 1 印章管理实行专人保管制 3 2 总经理为公司印章保管的第一责任人 可分别指定专人保管并备案 3 3 公司公章由主管行政工作的副总经理保管 财务专用章和法人代表手章则由财务部指定专 人保管 不得擅自更换保管人 3 4 印章保管人应配置专属保险柜进行保管 3 5 如印章保管人因出差 休假等原因不在岗时 应在出差或休假申请中注明临时印章保管人 一同经 OA 报上级领导审批 并在得到批准后进行临时印章交接 做好书面记录 此间发生的任何 印章方面的问题 由临时印章保管人负责 3 6 印章保管人对印章的安全负有直接责任 发现印章丢失或被盗后 保管人应立即报告公司 主管领导 并按规定到政府主管部门申请作废 4 印章的收缴 报废 6 4 1 印章破损 遗失或因机构变更 撤销等原因不能继续使用时 应及时履行收缴或报废手续 4 2 按要求收缴或报废的印章应在公司行政部的监督下 由统一收缴 保管或报废 并做好记录 第五节第五节 名片管理名片管理 1 基本规定 1 1 名片格式由公司企划部负责设计制作 经批准后统一发布 1 2 行政部负责名片申请的审核与印制工作 确保符合公司统一要求 2 申请与印制 2 1 申请 2 1 1 行政职位副经理级 含 以上人员的名片 由行政部直接印制 2 1 2 行政职务副经理级 不含 以下人员因工作需要 填写 名片申请单 获得本部门经理 的批准 然后交由行政部印制 2 2 印制 2 2 1 行政部将公司名片印刷的具体要求以书面形式 传真或电子邮件 提供给名片印刷商 2 2 2 名片印刷商须严格依据我司的统一版式印刷 确保统一公司形象 2 2 3 第三代标识 2 2 4 各地公司依据上附标模版对公司名称作相应的修改 2 3 费用结算 2 3 1 所需附件 名片申请人的签收单 行政职务副经理级以下人员须同时附获得签批的 名 片申请单 2 3 2 按照公司费用申请规定流程申请付款或报销 3 名片使用 3 1 保持名片的干净整洁 不得乱涂乱画 严禁随意毁损名片或将名片作其他用途 3 2 公司依据发展的需要统一更新名片版式后 严禁在任何场合继续使用旧版名片 3 3 对外交往中掌握名片交换及递送礼仪 严格按照商务社交礼节使用名片 3 4 严禁持名片办理个人私事或擅自扩大使用范围 以免损害公司形象 第六节第六节 办公用品管理办公用品管理 1 基本规定 1 1 范围 1 1 1 一般办公用品 日常使用的笔 胶水 纸张 计算器等日常办公用品 1 1 2VI 办公用品 带有公司统一 VI 标识的办公用品 例如纸杯 笔 笔记本 记事贴 信封 纸袋和封口贴等 2 负责部门 2 1 行政部负责办公用品的采购 保管及发放工作 7 2 2 未经允许 其他任何部门或个人不得私自购买 3 审请及购买 3 1 一般办公用品 3 1 1 各部门须于当地规定的日期前将 办公用品 耗材购置 申请表 提交至行政部 3 1 2 行政助理汇总各部门的 办公用品 耗材购置 申请表 并通过 OA 逐级审批 最终获 得总经理的批准 3 1 3 依据获批的 办公用品 耗材购置 申请表 和实际库存情况 及时申请采购 以保证 各部门的正常使用 3 2VI 办公用品 3 2 1 各地公司必须严格使用 VI 用品 包括提供免费饮水 客用纸杯等 3 2 2 公司行政部负责将所有 VI 办公用品的制作标准 质量要求和价格等信息明确告知各地公 司行政部 3 2 3 各地公司行政部须提前做好用量估算 并及时预订 以避免因库存不足而临时订购非规 范的 VI 办公用品 4 管理 4 1 按需购买 适量库存 定期盘点和发放 4 2 办公用品的采购及发放须分别办理入库 领用手续 并做好定期盘点工作 4 3 严格办公用品的报废工作 须在报废处理册上详细注明办公用品名称 单价 数量及报废 处理的其他有关事项 4 4 用人部门须提前为新人职员工申领办公用品 员工调任或离开该工作岗位时应按要求将其 领用的物品交还行政部 第七节第七节 办公环境管理办公环境管理 1 目的与范围 1 1 目的 为公司各部门员工提供宽敞 明亮 洁净 舒适的办公环境 以期最大限度提高工 作效率 1 2 范围 文具 纸张 电话机 电脑设备 饮用水 茶歇饮食及卫生间用品等 2 具体要求 2 1 公司及各地公司行政部负责办公环境的管理工作 2 2 员工应爱护办公用品 设施设备及为方便员工生活购置的部分生活用品 自觉维护良好的 办公环境 2 3 访客接待 2 3 1 前台接待人员负责来访宾客的引导工作 负责将来宾引导至等待区 2 3 2 访客接待与业务洽谈须在指定的会客或办公区域进行 2 3 3 除办公时间获准外 不得将非本公司人员带入办公区域 8 2 4 严禁在办公区域宣传 开展宗教迷信 反动等活动 2 5 手包 衣物等私人物品应置于衣帽间内 不得悬挂或摆放于办公区域 2 6 保持办公桌的干净 整洁 下班前将所有物品归档存放 不得随意放置 3 工作纪律 3 1 详见 员工行为规范 中的相关规定 3 2 行政部定期进行办公环境检查 实施奖惩 确保良好办公环境的保持 3 3 行政部定期协调人力资源部 一同对员工着装 举止等工作纪律内容进行检查 第八节第八节 办公用车管理办公用车管理 1 基本规定 公司及各地公司原则上只配置一辆办公用车 由行政部按固定资产购置的审批流程逐级上报 由公司领导批准后方可购置 2 管理及维修 2 1 标准 2 1 1 车型为别克 GL82 5GT 精英版 7 座蓝色商务用车 由公司集中采购 2 1 2 购车费用不得超过 50 万元标准 2 2 日常管理 2 2 1 行政部行使办公用车的管理职责 负责日常用车的管理与审批工作 任何人不得擅自公 车私用 2 2 2 驾驶员为所配办公车辆的直接责任人 车辆丢失 发生事故等造成的重大损失 应按照 公安机关的最终裁定 确定责任方并由其承担相应的责任 因驾驶员个人过失造成的损失 由其本 人承担全部责任 2 3 用车管理 2 3 1 行政部负责办公车辆的统一管理与调动 是办公用车的监督检查部门 负责监督办公用 车的使用情况 2 3 2 用车人需事先填写 用车申请单 经所在部门负责人签字同意后提交行政部审批 行政 部经理综合权衡工作的轻 重 缓 急 合理安排派车 未按规定申请用车者 一律不予派车 2 3 3 驾驶员接到经批准的 用车申请单 后方可出车 并填写 出车登记表 按规定的路线 行使 办完公事后应及时返回 2 3 4 公司用车若离开公司注册所在城市 则必须提前获得公司行政部负责人的批准 2 4 车辆维修 2 4 1 行政部在当地选定具有维修资质的合法 正规修理厂作为公司车辆维护的外协合作单位 2 4 2 公司车辆必须到当地指定的外协合作修理厂维修 2 4 3 获得合法有效发票及书面维修报告后 依据费用结算程序申请付款或报销 9 3 驾驶员工作要求 3 1 爱护公司车辆 定期对车辆进行维护保养 发现故障及时报修 严禁带故障行车 3 2 按时 认真参加安全学习 做到 不出私车 不酒后驾车 遵章守纪 安全驾驶 3 3 不得将车辆交给任何非本公司专职驾驶员使用 违反者将严厉惩处 并承担由此造成的一 切损失 3 4 未经审批 公司车辆不得借予本公司之外的任何人员使用 3 5 车辆必须停放至公司指定的停车场 确保车辆的停放安全 3 6 每日下班后 驾驶员不得私自将车辆开回家 4 费用控制 4 1 耗品管理 4 1 1 行政部负责加油卡及车辆用品的统一购买与管理工作 4 1 2 设立车辆专用台账 每次加油后 驾驶员本人须在 车辆加油登记表 上签字确认 4 2 费用管理 4 2 1 办公用车总费用实行年度预算控制制度 车辆行驶 维护费用为 5 万元 车 年 费 用超预算后 车辆停驶 4 2 2 各地公司办公用车费用若确有特殊原因即将超标 需提前向上级部门申请并说明超标原 因 得到批准后方可继续使用 未获批准 车辆停驶 4 3 车辆更换 4 3 1 办公用车行使里程超过 15 万公里 原则上可以申请更换 4 3 2 原车处理及新车购置均须严格按规定报批准 4 4 办公用车费用为审计内容 违反规定者 将按照公司制度严肃处理 第九节第九节 值班管理值班管理 1 基本规定 1 1 值班日期 1 1 1 节假日及其他需要值班的时间 1 1 2 上述值班时间必须按照统一要求安排相应人员值班 1 2 值班补贴 公司应按规定标准向值班人员提供值班补贴 高管除外 和值班餐费 或安排调休 2 值班安排 2 1 责任部门 2 1 1 公司全体人员均有值班的责任与义务 2 1 2 行政部负责节假日值班的排班工作 各部门必须服从统一安排 10 2 1 3 各地公司根据要求并结合本公司实际情况制定值班表 并报公司行政部备查 2 2 相关要求 2 2 1 各地公司必须有一名行政职务为副总经理以上 含 领导为总值班 2 2 2 节假日后的第一个工作日 各地公司要对整个值班情况进行汇总 并报公司行政部 3 值班要求 3 1 值班人员按公司规定的时间在指定的区域执行任务 不得中途脱岗或随意外出 3 2 值班人员在值班期间必须保持通讯工具的畅通 按要求做好值班记录和交接 3 3 值班人员遇紧急事件或非职权范围能够处理的问题 应立即请示上级主管领导并向总值班 报告 3 4 因病或其他原因不能到岗值班的 需提前报行政部 由行政部负责作出相应的调整 4 商场总值班安排 4 1 各地公司应安排每日商场总值班经理 4 2 总值班经理原则上为行政级别部门副经理以上 含 人员 各地公司可依据实际作相应调 整 4 3 总值班经理排班由行政部负责 4 4 总值班经理必须做好值班记录及交接工作 4 5 值班记录可以在 OA 上发布 也可以使用纸质的值班记录本 各地公司总经理必须对每日 的总值班记录进行批阅 第十节第十节 会议管理会议管理 1 基本规定 公司各部门 各地公司必须根据经营管理需要 举行各种会议 2 会议分类 2 1 半年工作会 2 1 1 对半年以来的各项经营管理工作进行总结与汇总 2 1 2 公司的半年工作会原则上于半年会后举行 2 1 3 各地公司的半年工作会须于公司半年会举行前完成 并作详细的 会议纪要 2 2 年会 2 2 1 年终总结表彰大会先于年会举行 2 2 2 参会人员按照公司年会通知执行 各地公司相应择机召开 2 3 季度经营分析会 每年 1 月 年会期间 4 月 7 月 半年会期间 10 月召开 由公司行政部负责召集 根据 会议要求发布会议通知并负责会议组织工作 2 4 办公例会 11 2 4 1 公司总经理办公例会 原则上每两周一次 由公司行政部负责收集会议议题 准备会议 资料 并制作 发布会议纪要 2 4 2 公司前勤 后勤 发展和财务系统月度例会 每月一次 由主管副总经理负责召集 采 取视频会议形式 2 4 3 公司 各地公司 各部门 各班组均要定期 如季度 月度 周 日 召开办公例会 由相关负责人召集并主持 2 4 4 公司和各地公司各经营类部门每周均要召开经营分析类会议 由相关负责人召集 2 5 专项工作协调会 2 5 1 会议由主管部门负责人提出 经相关领导批准后召开 2 5 2 跨部门的业务协调会 由该业务系统的分管副总经理批准 2 5 3 跨业务系统的工作协调会 由总经理批准 2 5 4 本系统各地公司的会议 由公司分管副总经理批准 跨分管系统的会议 由公司总经理 批准 2 6 各地公司之间的工作协调会 同一系统的会议由公司部门总经理批准 跨系统的会议由公司分管副总经理批准 3 会议要求 3 1 会议安排 3 1 1 各类例行会议必须按时召开 不得随意取消 3 1 2 非例行会议需提前通知参会者 并告知会议内容和预计时间 3 1 3 被委托参会人员发表意见 或在会议文件上签署意见 应事先获得委托人授权 未获授 权者不得参会 3 1 4 须明确会议主题并确定主持人 重大会议由行政部负责组织 3 2 会议纪要 3 2 1 所有会议均需制作 会议纪要 并及时发送给所有与会人员 3 2 2 各地公司的总经理办公会及周经营分析会的 会议纪要 须报公司行政部 3 3 会场要求 3 3 1 与会者必须严格守时 按规定统一着装 将移动通信设备设置关闭或振动状态 3 3 2 尊重他人的发言 认真倾听和记录 在得到主持人允许后发言 不得吵闹或大声喧哗 自觉遵守会场纪律 3 4 行政部负责会议室的统一安排及会议室设备的管理工作 第十一节第十一节 出差管理出差管理 1 OA 出差审批单 1 1 所有因公出差的员工均须通过 OA 提前填写 OA 出差审批单 并获得管理层的有效批准 12 1 2 通过 OA 提交出差审批时 必须将 OA 出差审批单 中的内容复制到 OA 的 相关说明 栏 无需上传附件 出差报销时打印此审批页作为报销单据 1 3 出差审批信息须同时转发给当地人力资源部负责考勤的同事 以便据此登记考勤记录 1 4 指定的筹备店主持工作领导 行使筹备店的审批职责 未指定主持工作领导的筹备店 由 公司发展部总经理代为行使总经理的审批职责 1 5 OA 出差审批单 获得有效签批后 报当地人力资源部备案 2 差旅管理 2 1 各级领导应严格执行出差管理规定 依据实际工作需要和差旅预算指标进行审批 2 2 如同一天赴同一地点出差 必须预订同一航班 对当日赴不同地点出差的人员 必须预订 时间最接近的航班 以便接送 2 3 除经批准的大型活动 如开业典礼 商务谈判 大型招聘会等 外 每部门必须留有一名 员工在岗值守 不得全部出差 2 4 除会议 培训和按照工作计划 业务实施分派的出差任务外 公司和各地公司需借调其他 公司人员协助工作的 须承担被借调人员除其工资以外的各项因公费用 2 5 非公司内部人员产生的出差费用 如聘请专家 培训师 合作方和客户等 需纳入项目预 算费用 不计为公司员工的差旅费 2 6 出差人员应穿着公司统一规定的职业装 不含旅途及个人休息时间 2 7 员工持经批准的 OA 出差审批单 OA 审批单 到财务部预支差旅费 2 8 为进一步强化总经理办公会的功能实效性质 并加强出差管理 公司各部门每月底随月度 总结同时需提交 有限公司各部门出差计划表 行政部进行汇总 模板按统一格式填写 经 总经办例会审核通过后 再进行 OA 审批 出差应注意提高效率 控制人员及行程时间节点 3 差旅安排 3 1 机票 3 1 1 行政部负责在当地寻找外协票务公司 3 1 2 行政部可依据出差审批 为出差人员预订合理时间段内折扣最高的机票 出差人员也可 以自行预订机票 费用均由出差人员自费 然后申请报销 3 1 3 未按程序获得有效审批 不得订购全价票 3 1 4 未收到获得有效签批的 出差审批单 行政部不得为其预订机票 3 2 酒店 3 2 1 行政部负责差旅预订的人员在当地寻找并签署安全 卫生 交通 用餐较为便利的酒店 并与之签署优惠合作协议 3 2 2 在接到获得 OA 签批的 出差审批表 后 行政部负责为出差人员预订协议酒店 并将酒 店信息反馈给出差人 3 2 3 出差人员自行到酒店前台办理入住及结算手续 4 差旅费报销 4 1 报销的费用 4 1 1 差旅费报销内容包括 交通费 飞机 火车 轮船 长途汽车 机场大巴 市内轨道交 13 通 住宿费 工作餐费 4 1 2 上述内容以外的费用不予在差旅费中报销 4 2 费用承担 除借调协助工作的出差外 其他员工商务出差 含因公招待费用 只能在其任职公司报销 4 3 报销标准 出差人级别火车轮船飞机 住宿 用餐报销 限额 总裁助理软卧一等舱 公务舱 头等舱 国内 公务 舱 国际 600 元 天 高管软卧二等舱经济舱600 元 夜 行政职务副总经 理 含 以上 软卧二等舱经济舱400 元 天 其他人员硬卧三等舱经济舱300 元 天 实习生硬卧三等舱经济舱 按照其他人员 80 标准报销 4 3 1 各地公司行政级别为部门副经理 不含 以下的员工出差 火车行程在 12 小时之内的 原则上不得乘坐飞机 如特殊需要则须报请当地公司总经理或公司分管行政副总经理批准 4 3 2 出差期间未发生住宿费用或出差当天往返时 住宿用餐报销限额为正常限额的四分之一 4 3 3 在北京 上海 广州及深圳出差时 每天住宿用餐报销限额上浮 200 元 4 3 4 高管 不含 以下员工每次出差 如在同一城市住留十天以上 自第十一日起按报销限 额 80 的标准报销 4 3 5 员工被借调到异地公司工作超过一个月 应履行工作借调手续 借调公司负责为被借 调员工在当地租住房屋 租房费用在借调公司报销 被借调员工不再享受出差标准报销 4 3 6 享受外派补贴的员工 含新人职 到异地公司报到 公司提供七天的酒店住宿及用餐费 标准不超过其应享受的出差标准 如七天后仍未租到住房 超出标准的住宿及用餐费自理 4 3 7 除定点举行的培训或会议外 高管人员到所属公司出差 必须入住当地公司所属酒店普 通标准房 只报销住宿费 如入住其他酒店 财务部不予报销 4 3 8 出差期间 经请示批准的招待费用单独填写报销单 按招待费审批程序报销 4 3 9 因特殊情况差旅费超标 应请示并获得总裁书面特批后 方可报销 4 4 报销所需单据及流程 4 4 1 报销时 出差人应向财务部提供电子机票原件 并注明住宿日期 人员 财务人员应审 核出差人住宿 飞机及车船票的日期 4 4 2 报销人应如实填写报销 粘贴 单上的所有内容 同时需附总经理审核后的出差报 告 以提高财务部门的审单效率 4 4 3 报销住宿费 需提供酒店出具的 住宿费水单 如果酒店无法提供 则报销人须在发票 背面列明费用明细 并经上级领导签字确认后报财务部 4 4 4 报销人不得虚增发票金额 虚构发票内容 否则 一经查实将严肃处理 4 4 5 出差人为两人以上的 均应在出差报销单经办人栏处签字 14 4 4 6 差旅费为审计内容 如查出违反规定的行为 将严格按照公司相关规定处理 5 出差用餐 5 1 员工到公司或各地公司出差时 参会除外 只可接受当地公司的一次接待用餐 5 2 出差员工若在当地公司员工餐厅用餐 则应按标准支付餐费 6 出差乘车 6 1 公司和各地公司均有接送其他公司赴本公司所在地出差人员的义务 无论人员数量和时间 6 2 本公司出差人员达到 3 人 含 时 应派遣车辆接送 接送本公司出差人员的时间段为工 作日的 8 30 20 30 其他时间如需接送 应经分管副总经理批准 6 3 在上述规定接送的时间外到达或出发 单独出差或出差地公司确实无法提供车辆接送时 员工可先后乘坐机场大巴和市内出租车 但不得直接乘坐出租车往返机场和市内 6 4 出租车票报销 各地公司逐级报至公司总经理批准 每月只报销一次 于 5 日前报销上月 出租车费 逾期不予报销 6 5 市内公出时 如果时间等条件允许 鼓励员工乘坐轨道交通等公共交通工具 6 6 高管人员不报销任何出租车费 第十二节第十二节 因公招待管理因公招待管理 1 招待分类 1 1 内部招待 1 1 1 因工作需要对公司内部或兄弟公司来访人员的招待活动 1 1 2 确因工作需要而产生的加班餐费 1 1 2 1 行政部为加班餐费的管理部门 负责控制加班餐费支出 确保不超预算 1 1 2 2 未经行政部经理批准 加班餐费不予报销 1 2 外部招待 1 2 1 所有因公需要招待本公司及兄弟公司以外的人员而产生的费用 1 2 2 所有因公招待活动必须事先获得审批方可安排 通过 OA 或填写 业务招待审批单 做 出本次的招待预算后 报总经理审批 原则上不得超预算招待 1 2 3 如遇特殊情况 无法事先报批的招待活动 需事前通过手机短信请示总经理 获准后方 可安排 并在一周内补签 业务招待审批单 1 2 4 对口的业务部门承接因公招待事宜 2 招待要求 2 1 提倡通过 OA 系统进行因公招待审批 如果情况紧急 无法上网或书面请示时 也可以使 用手机短信请示 事后 3 天内补充齐全相关手续 2 2 因公招待的场所 酒店 餐饮 商场等 原则上应安排至行政部签订的定点合作单位 2 3 范围内各部门检查 指导工作时 只允许当地公司招待一次 标准适度 15 2 4 严格接待制度 违者将视情节轻重按照相关规定给予批评 降职 降薪 开除处分 第十三节第十三节 公共关系管理公共关系管理 1 目的 建立公共关系资源 为公司各项工作的顺利开展提供强有力的社会 公共资源保障 2 范畴 政府各主管部门 行业协会 新闻媒体 投资合作方 客户 顾客等 3 资源所属 企业公共关系是企业的一种资源 企业的所有公共关系均视为公司资源 而非员工个人资源 4 部门职责 4 1 分类