北京市档案服务系统操作说明书

档案数字化管理系统操作说明 目录目录 一 用户登录 2 二 系统管理员 2 1组织机构 公司管理 3 2组织机构 部门管理 5 3权限管理 账户管理 7 4权限管理 角色管理 10 5权限管理 菜单管理 10 三 数字化管理系统 12 1档案管理 12 2任务管理 17 四 档案编页 20 五 档案扫描 21 六 档案装订 24 七 档案著录 25 八 档案质检 26 九 档案抽检 28 一 一 用户登录用户登录 用户打开系统登录界面 通过系统管理员分配的用户名和密码 即可登录系统 登录系统之后 根据各个用户的权限不同 所看到 的左侧菜单栏有所不同 下面根据用户权限的不同进行依次的操作 介绍 二 二 系统管理员系统管理员 系统管理员负责整体系统的维护 包括组织结构权限 管理用 户信息 进行权限分配 设置系统参数 如目录格式 字段名称 长度等 并负责任务分的工作 负责编制任务单以及出现差错后的 重新分配任务等 分配任务时 每个工作单元应为同一流水号下的 一部分或全部 分配抽检任务时同时分配抽检比例 1组织机构组织机构 公司管理公司管理 系统管理员通过上方菜单栏选择组织机构按钮 显示出页面 可按照名称进行搜索 并可进行公司的增 删 添加子公司 管理 和编辑等操作 1 1 添加公司添加公司 添加公司可选择上级公司或可选择为一级公司 输入代码和名 称后保存该信息完成新建公司的操作 1 2 删除公司删除公司 在公司列表选择要删除的公司勾选后点击删除可进行批量删除 1 3 添加下属公司添加下属公司 在相对应的公司的操作中选择添加下属公司 默认上级公司为 该公司填写公司代码及名称后 保存信息 完成子公司的添加 添 加后在公司管理页面 可查看该子公司 1 4 部门管理部门管理 在公司列表中可点击部门管理操作 进行单个公司的部门管理 可对公司部门进行增 删 排序 添加下属部门和编辑操作 1 5 编辑编辑 在公司列表中可点击编辑按钮 进行公司的编辑修改操作 点 击保存完成编辑 2组织机构组织机构 部门管理部门管理 点击上方菜单栏选择组织机构 点击左侧菜单栏选择部门管理 显示部门列表 可对公司部门进行增 删 排序 添加下属部门 编辑等操作 也可按照公司名称进行部门的筛选 2 1 添加部门添加部门 录入上图信息 选择所属公司和上级部门 或设定为一级部门 2 2 删除部门删除部门 勾选要删除的部门点击删除按钮 可完成部门的批量删除 2 3 添加下属部门添加下属部门 在部门列表中一个部门后点击添加下属部门 如上图所示 录 入相应信息 点击保存完成操作 2 4 编辑编辑 已录入的部门信息可在部门列表中进行逐项的编辑修改 点击 保存完成修改编辑操作 2 5 排序排序 输入每个部门的优先级顺序 点击排序按钮 进行从小到大的 部门优先级排序 3权限管理权限管理 账户管理账户管理 点击上方操作栏选择权限管理 再点击右侧菜单栏展开权限管 理的内容 点击右侧菜单栏选择账户管理 右侧显示账户列表 可 以对账户进行增 删 编辑 查看详情 重置密码等操作 并可以 按照筛选条件进行账户的筛选 2 3 1 添加账户 点击账户列表上方的添加按钮 点击后跳转到添加账户页面 录入或选择相应的信息 并选择账户状态正常或锁定操作 点击保 存完成账户的添加 3 2 删除账户 在账户列表中勾选想要删除的一项或多项账户 点击删除进行 批量删除操作 弹窗提示是否确认删除 确认后删除数据 3 3 编辑账户 点击想要修改的账户的信息 在操作栏中点击编辑按钮 跳转 至该页面 除用户名外其他内容均可修改 点击保存完成编辑修改 操作 3 4 重置密码 选择要操作的用户 点击操作栏中的重置密码按钮 弹窗显示 如下图所示 点击 ok 完成重置密码操作 4权限管理权限管理 角色管理角色管理 点击左侧菜单栏选择角色管理 右侧显示角色管理列表 可以 完成角色的增 删 改操作 并可以按照角色名称进行筛选操作 5权限管理权限管理 菜单管理菜单管理 点击左侧菜单栏选择菜单管理 右侧显示菜单管理列表 可以 完成菜单栏的增 删 改操作 并可以按照菜单类型进行筛选搜索 操作 5 1 添加菜单添加菜单 点击菜单列表上方的添加按钮 跳转到添加应用菜单页 选择 对应模块 父菜单或设置为一级菜单 录入剩余项目信息 点击保 存完成添加菜单操作 5 2 添加子菜单添加子菜单 选择要添加子菜单的菜单栏 在对应的操作栏中选择添加子菜 单操作 模块 父菜单 控制器设置为父菜单的默认值 也可进行 修改 点击保存完成子菜单的添加 三 三 数字化管理系统数字化管理系统 1档案管理档案管理 点击左侧菜单栏中的 档案管理 按钮 右边显示出档案的列 表界面 可以对档案进行增 删 编辑 查看详情 操作等操作 1 1 档案档案添加添加 点击 添加 按钮 进入档案详细信息录入界面 如下图所示 用户可以在此界面中录入档案的详细信息 并进行保存 内容包括 档案名称 加工类型选择 加工步骤的勾选 文件 层级 影像文件名长度 影像文件起始编号的选择 其中加工类型 为 案卷级数字化加工 案卷文件级数字化加工 归档文件数字化 加工 三中类型 用户在三种中进行选择 加工步骤为多选项 用 户需勾选所需要进行的步骤 1 2 编辑档案目录 目录管理 编辑档案目录 目录管理 新建档案并保存之后的界面如下图所示 需要对档案进行目录 的编辑 以 归档文件数字化加工 并设置文件层级设定为 4 为例 第四级默认为文件号不能修改 一到三级为用户填写 并设置 每级的文件夹长度 点击返回停止操作 返回 档案管理页 点击 保存 保存完成操作 其中 案卷文件级数字化加工 与两者不同 默认最后一级为 案卷号 并在下多添加一级文件号 均为固定名称 需设置长度和 文件号起始值 1 或 0 1 3 档案操作档案操作 保存后返回档案列表页 对档案进行操作 点击档案管理列表中 对应的项目 点击 操作 按钮 下拉出现上图界面 具体的操作 分为 1 3 1 目录管理目录管理 点击目录管理跳转到上文中 2 目录管理 页面 内容一致 1 3 2 字段管理字段管理 添加档案时录入的字段信息再次可进行操作 包括 增 删 排序 编辑和查看详情等操作 增加和编辑对应的页面如下 填入 或修改相应信息完成字段的添加或修改 点击保存完成操作 1 3 3 新建任务新建任务 如下图所示 录入相应的信息 并对加工工序的分工进行安排 并选择加工人员 点击保存完成任务的新建和加工任务的分配工作 其中案卷号的格式为按照数字写 中间用逗号隔开 区间类型的用 间隔 如 1 3 代表 1 2 3 完成加工工序和加工人员的选择后 系统自动分配此任务到达 该用户的系统中 等待该用户进行后续操作 1 3 4 导出目录导出目录 在档案管理界面 新建任务后 点击操作按钮 点击 导出目 录 按钮 自动将 excel 表格下载到本地 未添加相应的任务 无法导出目录 1 3 5 影像批处理影像批处理 1 3 6 数量查询数量查询 在档案管理界面 点击 导出目录 按钮 点击数量查询 页 面跳转至档案统计页 显示档案名称和案卷数量 1 4 删除删除档案档案 在档案列表界面 勾选档案 点击 删除 按钮 系统会弹出 删除确认的提示 选择确定 即可完成案件的删除操作 在删除过 程中 系统会连同档案内的文件以及对应的扫描文件都进行删除 所以此操作一定要慎重 1 5 修改修改档案档案 在档案列表界面 选择一条记录 点击 修改 按钮 即可进 入档案的详细信息界面 对档案名称进行编辑 其他列表项无法编 辑 2任务管理任务管理 点击左侧菜单栏中的 任务管理 进入任务管理界面 在此界 面中可以通过搜索条件查询任务 并可以按照任务类型进行筛选 同时可以对任务进行增 删 分配 抽检等操作 2 1 添加任务添加任务 点击 添加 按钮 进入档案列表界面 同 2 3 3 新建任务 操作 2 2 删除删除任务任务 在任务管理列表中 选择要删除的日任务 点击 删除 按钮 系统会弹出删除确认的提示 选择确定 即可完成案件的删除操作 在此操作中 系统会将案件对应的 PDF 文件一并删除 所以请谨慎 操作 任务处在已分配且未完成的状态时无法进行删除操作 2 3 分配任务分配任务 点击单个任务对应的 分配 按钮 进行任务的分配档案信息 无法修改 选择相应的加工工序和加工人员 点击保存完成任务的 分配 分配后该加工人员通过本人系统进行任务操作 2 4 查看分配记录查看分配记录 在任务管理列表点击 分配记录 可查看此任务的曾经分配记 录和完成情况 可查看但不可修改 2 5 新建抽检新建抽检 当相关部门人员完成分配的任务后 该任务在系统管理员系统 中处在可分配且未完成状态时 可进行任务的抽检 输入抽检单号 和抽检百分比等信息 并选择加工人员 该加工人员通过本人系统 进行抽检操作 2 6 标记完成标记完成 用户勾选加工完成后的任务 可多选 点击标记完成 即可将 完成状态更改为 是 四 四 档案编页档案编页 档案编页人员登录本人系统 点击左侧菜单栏 右侧显示档案 编页列表 用户可按照已完成 未完成 全部来进行筛选 也可以 按照任务编号和档案名称等进行条件的搜索 1编页编页 档案编页人员在任务列表中选择要编页的任务 点击操作栏中 的编页按钮跳转至下图页面 录入相应的信息 点击保存完成操作 2提交提交 编辑任务完成后 勾选要提交的任务 点击提交按钮 完成项 目的编页提交工作 任务状态更改为已完成 并将任务返回给管理 员 进行任务的下一步分配 五 五 档案扫描档案扫描 档案扫描人员登录扫描系统 点击左侧菜单栏中的档案扫描 右侧显示任务列表 可根据完成状态和筛选条件进行搜索 每项任 务可进行扫描 提交 查看任务详情等的操作 1扫描扫描 点击操作栏中的扫描按钮 进入档案扫描页 右侧画面由三部 分组成 左侧竖列任务详情和目录树 右侧显示影像管理 目录树点击操作选择要进行扫描的目录 打开影像处理 进行 扫描或上传完成图片的上传 其中扫描仪分为佳能扫描仪和其他扫 描仪 扫描或上传完成后 可对文件进行重命名和排序的操作 点击 重命名 文件自动从 01 开始排列 如下图所示 点击排序按钮页面处在活动状态可按照顺序对图片进行拖动来 完成顺序的调整 完成后点击保存顺序 完成排序操作 2提交提交 完成扫描操作后 在任务列表页 对该任务选择提交 点击提 交按钮 打开页面如下图所示确认相关信息无误后 录入反馈内容 反馈内容为必填项 点击保存完成提交操作 六 六 档案装订档案装订 档案装订人员登录系统 点击左侧菜单栏选择档案装订 可根 据完成状态和筛选条件进行搜索 每项任务可进行装订 提交 查 看任务详情等的操作 1装订装订 点击单项任务的操作栏中的装订按钮 跳转至档案装订页 录 入装订数 必填 和反馈信息 点击保存完成装订操作 2提交提交 完成装订操作后 在任务列表页 对该任务选择提交 点击提 交按钮 打开页面如上图所示确认相关信息无误后 录入反馈内容 点击保存完成提交操作 七 七 档案著录档案著录 档案著录人员登录系统 点击左侧菜单栏选择档案著录 可根 据完成状态和筛选条件进行搜索 每项任务可进行著录 查看任务 详情等操作 可批量进行著录提交 1著录著录 点击操作栏中的著录按钮 进入档案著录页 右侧画面由三部 分组成 左侧竖列任务详情和目录树 右侧显示影像和基本信息 目录树点击操作选择要进行著录的目录 打开基本信息 进行 信息的著录 也可点击查看影响文件 影像文件可查看不可修改 著录后点击完成 跳转回任务列表页 完成项目的著录 2提交提交 在档案著录的任务列表页 选择要批量进行著录提交的任务 然后点击提交 弹窗提示提交后不可修改 点击确认 状态更改为 已完成 并返回管理员系统 等待任务的下次分配 八 八 档案质检档案质检 档案质检人员登录系统 点击左侧菜单栏选择档案质检 可根 据完成状态和筛选条件进行搜索 每项任务可进行质检 查看任务 详情等操作 可批量进行质检提交 1质检质检 点击操作栏中的质检按钮 进入档案质检页 右侧画面由三部 分组成 左侧竖列任务详情和目录树 右侧显示影像和基本信息 目录树点击操作选择要进行质检的目录 打开基本信息 进行 信息的质检 也可点击查看影响文件 影像文件可查看不可修改 质检填写反馈信息 点击保存 跳转回任务列表页 完成项目的质 检 2提交提交 在档案质检的任务列表页 选择要批量进行质检提交的任务 然后点击提交 弹窗提示提交后不可修改 点击确认 状态更改为 已完成