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企业精英简报技巧训练 内容大纲 简报成功的关键内容 态度 形象 声音成功简报七步骤听众讯息组织练习讲义开讲总结 检讨常见简报缺点Q A 簡報成功的關鍵 简报是说服的艺术 要说服观众接受我们的观点 首先要抓住观众的注意力 然后帮助观众清楚地了解我们要传达的讯息 引导观众同意我们的观点 最后建立共识 我们应该把时间用在准备 的关键因素 声音 态度 形象 态度 相信自己能做好简报我的内容很有价值以听众为主我的观众很重要我要让观众很有收获为了使自己更有自信及增加简报的影响力 你必需回答下列三个问题 为什么你有挣得资格谈此主题 为什么你对此主题感到兴奋 为什么你很想与听众分享这个主题 形象 情绪把做简报当成一件开心的事热忱表达 用热情来感染听众姿势看起来很有精神很专业挺胸抬头衣着男 西装 衬衫 领带女 套装 裙子 淡装 声音 运用不同的声调技巧停顿感情目视接触节奏强调启承转接 成功简报七步骤 一 观众二 讯息三 组织四 练习五 讲义六 开讲七 检讨 一 听众 事先了解听众基本信息听众数量听众对简报主题的熟悉程度听众的教育程度听众的工作背景听众的上司是谁 在乎谁的意见听众来听课的目标听众的需求 那些是感兴趣的 二 讯息 简报的目的在传达讯息简报制作的常见缺点将整页的文字稿直接影印成投影片投影片太花俏文字太多听众看不清简报内容没有条理 不知所写写的不讲 讲的不写 文字的使用 善用PowerPoint的简报设计模板 可以省去我们配色定字型的时间简报设计的KISS原则 KeepItSimpleandStupid 每页文字行数 7 2 理解不同颜色间的关系 若要理解颜色的使用 可以从颜色盘开始 颜色盘包含12种颜色 并用图示方式表示不同颜色间的关系 在颜色盘上 12种颜色被分为三个组 原色 红 蓝和黄 从理论上讲 所有其他颜色都是由于这三种颜色混合产生的 间色 绿 紫和橙 这些颜色通过混合原色形成 复色 橙红 紫红 蓝紫 蓝绿 橙黄和黄绿 这些颜色通过混合上述六种颜色构成 根据在颜色盘上的位置 颜色之间存在特定的关系 相对位置的颜色被称为补色 补色的强烈对比可产生动态效果 相邻的颜色被称为近似色 每种颜色具有两种 在颜色盘上位于其两侧的 近似色 使用近似色可产生和谐统一的效果 因为两种颜色都包含第三种颜色 在右例中 第一种颜色 黄 通过过渡色 黄绿 过渡到第三种颜色 绿 颜色选择原则 针对听众选择颜色关键是要在专业性和趣味性之间作出平衡 颜色组合您可以使用MicrosoftPowerPoint 中预定义的具有良好颜色组合的颜色方案来设置演示文稿的格式 通过幻灯片投射的颜色组合可能产生不同的效果 因此在可能的情况下应在幻灯机上测试演示文稿 以便确认颜色组合是否满足需要 并在进行演示前进行必要的调整 一些颜色组合具有高对比度以便于阅读 例如 下列背景色和文字颜色的组合就很合适 紫色背景绿色文字 黑色背景白色文字 黄色背景紫红色文字 以及红色背景蓝绿色文字 在演示文稿中使用图片时 请尝试选择图片中的一种或多种颜色用于文字颜色 颜色组合将起到关联幻灯片中元素的作用 使幻灯片产生协调的效果 颜色选择原则 颜色的效果 颜色的效果不要使用过多的颜色 避免使观众眼花缭乱 相似的颜色可能产生不同的作用 颜色的细微差别可能使信息内容的格调和感觉发生变化 使用颜色可表明信息内容间的关系 表达特定的信息或进行强调 如果所选的颜色无法明确表示信息内容 请选择其他颜色 一些颜色有其惯用的含义 例如红色表示警告 而绿色表示认可 可使用这些相关颜色表达您的观点 但由于这些颜色可能对不同国家的用户具有不同的含义 请谨慎使用 具有不同颜色的相同信息可能表达不同的含义 例如 您可以使用红色和橙色的文字显著增强单词 Hot 的含义 相反 如果使用蓝色文字 则该单词的含义就会被弱化 颜色选择原则 颜色和可读性 颜色和可读性根据不同的调查显示 5 至8 的人有不同程度的色盲 其中红绿色盲为大多数 因此 请尽量避免使用红色绿色的对比来突出显示内容 避免仅依靠颜色来表示信息内容 应做到让所有用户 包括盲人和视觉稍有障碍的人都能获取演示文稿中的所有信息 多大字体看得见 这是12号字 你看的见吗 这是14号字 你看的见吗 这是16号字 你看的见吗 这是18号字 你看的见吗 这是20号字 你看的见吗 这是24号字 你看的见吗 这是28号字 你看的见吗 这是32号字 你看的见吗 这是36号字 你看的见吗 这是40号字 你看的见吗 这是44号字 你看的见吗 标题的使用 标题是每张投影片的主轴要能简洁有力地传达每张投影片的重点最好是以5 9个字来说明因为再多字一行就挤不进去了 就算挤得进投影片 也挤不进观众的脑中 而后者显然是比较重要的 勿用标点符号尤其是冒号和句点 更是可以直接省略重要内容可以用加下划线或其它颜色表示 文字缩写的使用 英文缩写字可以让简报内容更精简 更专业对不熟悉的听众就不要用缩写 要全文拼出 数字会说话 使用数字会让简报更有说服力简报中表示的数字要精确口诉的数字可以用近似值 数字的使用 数字的魅力 全球过剩之产能 关联信息和图表的使用 言不如字 字不如表 表不如图尽量让图表来说话 讲故事必要时图表用动画的方式会更生动 视听辅助材料和证据的使用 练习使用视听辅助材料 以下是使用的重点 清楚与主题有关连视觉享受识别率令人印象深刻用证据来支持简报中的重要论点统计 模拟证词 事例 展示品 三组织 注意封面简报的制作好的开始是成功的一半要充份彰显占简报成功关键58 的态度和形象要标明主办单位或是会议名称要标明简报者姓名 职称和服务单位或是专长日期 预告 Preview 告诉听众我们接下来要讲什么用一张投影片介绍内容大纲用图表或流程图印象会更深刻可以在每章节重复用此张来Preview 讲给观众听 用讲故事的方式让听众轻松的接受突显简报核心概念 让听众捉住重点这些概念对听众有什么意义 利益 回顾 告诉听众我们讲过了什么结论 听众现在该知道什么或做什么别忘了说 谢谢 有效的总结 有效的总结简短的总结带给听众一些思考最重要的事留到最后说服或鼓励学员产生行动 四练习 做好时间控制听众在意的是谁影响了他们的课后时间事先预演可以用PowerPoint 排练时间 功能用钟表简单纪录演讲时间以下是练习的重点 强而有力的开场清楚的重点顺序合逻辑具有可信度的证据印象深刻的结语 五讲义 演讲是无形的服务 讲义是演讲有型化的体现讲义通常是直接打印投影片黑白灰阶课堂互动数据 如案例游戏 可以隐藏1页2张 重要图表1页1张考虑好何时发放讲义 六开讲 第一原则 请提早到提前确认相关设备受到邀请做简报是一件非常光荣的事 应当表达出来 真诚的赞赏你的听众 有主持人要谢谢主持人的介绍观众有重要人物加以致意尽量能提到几位听众的姓名 简报时常见的缺点 用脑力激荡法填写简报时的常见问题点分组报告注意报告人是否有同样的问题点 各组纪录 简报时常见的缺点 僵硬的身体姿势 例如 1 身体僵硬 双手紧握在前2 身体僵硬 双手紧握在后面3 身体僵硬 双手紧握在讲台4 身体僵硬地斜靠着讲台身体摇晃不已无目的地移动双脚 走来走去不自主地敲击讲台盯着稿子或天花板看 简报时常见的缺点 嘴唇紧绷 下巴肌肉紧缩缺乏视线接触或只做局部接触提高裤腰 双手合十 抓耳挠腮 手遮着嘴 玩弄指挥棒或铅笔声调太小 平缓 单调 无强调感虚字词语 如 呃 喔 嗯 等不必要的口头语 简报时常见的缺点 光笔紧按着不放 舞来舞去背对听众不熟悉教材 逐字照念依靠式 懒洋洋式 手放在裤袋内摇动演讲者站在操作者的背后草草收场 匆忙结束 开场白提示 记住开场白和结论 不要看稿子站上讲台时要气定神闲 有权威感正式讲授之前暂停一会 眼光在学员身上逡巡一遍在学员中选几位友善的面孔 开始讲课后保持笑容和学员保持良好的视线接触 必须看笔记本上的重点提示时 先暂停说话 低下头 看好之后抬头 再继续说话 开场白 用开场白赢得注意惊人之语问一个与听众需求有关的问题玄秘的开始赞美 简报成功的沟通原则 尽量能提到几位听众的姓名不要强调自己的才华与能力要说 我们 而不是 你们 用友善的语调做简报要谈听众感兴趣的事句子要短 一口气说一句话多运用实际的例子与经验 简报成功的沟通原则 重要的地方 说话速度要放慢适当的暂停 好让学员消化听到的内容音调的高低要有变化 以突显重点直接与听众沟通 要看着他们并对他们说话如果有可能的话 与听众以互动的方式交流不要道歉诉求听众更高尚的动机 成功简报的行为原则 面带微笑 乐在其中要面对学员