合同签订及审批制度

合同签订及审批程序合同签订及审批程序 编制日期 审核日期 批准日期 修订记录 日日 期期修订状态修订状态修订内容修订内容修订人修订人审核人审核人批准人批准人 1 1 流程概况流程概况 流程目的流程目的 为规范合同签订 履行和付款程序 并最大限度的避免风险 起草 以下管理和签订程序 本办法适用于恒旭置地签署的所有经济类合 同的管理 不适用于劳动合同等其他类合同的管理 本流程是宜宾本流程是宜宾 恒旭置地合同管理制度 恒旭置地合同管理制度 HXJT HXZD 0017HXJT HXZD 0017 的补充 的补充 适用范围适用范围 适用于公司开发 承建的所有项目 所有部门所签署的合同金额超合同金额超 过十万元的工程类合同 其它类型合同须根据实际情况将会签人进过十万元的工程类合同 其它类型合同须根据实际情况将会签人进 行调整后进行会签流程 行调整后进行会签流程 定义定义无 流程主导及流程主导及 参与部门参与部门 监审部 行政部 法务部 财务部 各项目公司 部门 监审部 行政部 法务部 财务部 各项目公司 部门 上游流程名称上游流程名称下游流程名称下游流程名称子流程名称子流程名称 部门部门流程中承担职责流程中承担职责 行政部 1 组织合同的会签 2 合同的履行监督 3 项目所有合同的汇总 统计 财务部 1 组织年度 月度资金计划编制 审核和监督 2 负责付款审批和支付 法务部1 1 负责合同法律相关条款的审核 监审部1 合同签订到终止的全过程跟踪 监督 各项目公司 部门 1 负责组织职责范围内合同的起草和谈判 组织会签 2 合同履行的监督 2 2 合同签订的审核流程 合同签订的审核流程 1 合同承办部门按照恒旭置地合同管理制度 恒旭置地合同管理制度 HXJT HXZD 0017HXJT HXZD 0017 对合同条款进行完善 后须填写 合同会签及审批表合同会签及审批表 并附合同文本 合同业务单位营业执照和相关资质复印并附合同文本 合同业务单位营业执照和相关资质复印 件加盖公章 法定代理人授权委托书原件 合同条件约谈记录 按权限审核报批 如合作件加盖公章 法定代理人授权委托书原件 合同条件约谈记录 按权限审核报批 如合作 方为个人的 须提供个人身份证及相应的资信证明文件 方为个人的 须提供个人身份证及相应的资信证明文件 2 对邀请招标 比选或指定中标合同的签署 招标人员在与对方针对合同重要条款进 行谈判时 如二次报价 合同金额 付款周期 技术要求 工期要求等 须填写 合同合同 条件约谈记录条件约谈记录 并会签留档 作为合同会签及审批表的附件之一 3 合同会签及审批表合同会签及审批表 中须会签人数和部门的设置须严格按照恒旭置地合同管理制中须会签人数和部门的设置须严格按照恒旭置地合同管理制 度 度 HXJT HXZD 0017HXJT HXZD 0017 执行 执行 原则上应按顺序依次执行 遇特殊情况下可临时调整次序 但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意 3 3 合同的审核 合同的审核 1 行政部负责审核合同文字和结构 通用条款 专用条款 工作范围 双方权利义务 技术 工期 进度 质量 履约 担保 保修等条款 2 监审部全过程参与合同的谈判 定价及监督合同的履行 3 工程部 项目公司审核合同的相应技术条款 4 成控部负责审核合同价款及价款调整 项目价款计算书作为合同附件 合同款支付 变更 签证 结算 奖惩等与项目成本有关的条款 5 财务部审核签约公司名称 合同价款支付方式 发票形式 代扣代缴等与财务核算和 纳税有关的条款 6 法律顾问分析判断合同风险 与法律相关的内容 包括担不限于 变更 解除 违约 索赔 不可抗力 诉讼等条款 4 4 合同的签署和盖章 合同的签署和盖章 1 合同原则上由对方先签字盖章 合同原则上由对方先签字盖章 合同按照规定审批顺序全部完成后按照审批意见和即 将最终签字 盖章的合同文本对照 有添加或需要修改的及时更正 然后加盖合同骑缝章 后发给合作方 由合作方签字盖章后返还给行政部 行政部确认无误后 按照印章使用管 理规定办理签字盖章手续 2 合同存档 备案 合同签订一周内 合同正本原件及副本原件全部交行政部存档 合 同副本复印件交财务部 监察审计部及项目公司留存使用 原则上合同原件严禁外借 3 在合同履行过程中应注意 涉及工期 造价 质量 安全文明措施的决定应以书面形 式记录和确认 涉及双方往来函件 如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送 并要求对方签收并保留发出的凭证 如对方拒收应即改为特快专递方式重发 4 合同执行过程中 行政部应及时对合同履行情况进行监督检查 并定期对合同执行情 况进行分析 5 原则上禁止办理先建设后补合同的程序 原则上禁止办理先建设后补合同的程序 5 5 合同的变更 转让及解除 合同的变更 转让及解除 1 变更合同范围和付款条件 转让合同义务 解除合同的应采用补充合同的形式 补充补充 合同须会签及审批 合同须会签及审批 2 变更 转让或解除后合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知 方式和范围同恒恒 旭置地合同管理制度 旭置地合同管理制度 HXJT HXZD 0017HXJT HXZD 0017 的相关规定 各部门应对原合同文本进行标示 以免错误的执行原合同 3 行政部为合同变更 转让及解除的主办部门 附件 1 合同会签及审批表 附件 2 合同条件约谈记录 合同会签审批表合同会签审批表 工程类 注 原则上不超过 72 小时会签完成 项目公司会签在 24 小时内 集团及公司领导会签在 48 小时内 合同名称 合作单位 个人 合同编号 合同范围工 期 合同金额 计价方式 预付款 进 度 款质保金 履约保证金退还条件 水 电 费税 金 经办部门经办人 现场负责人 现场监审员意 见 送达时间 成本负责人意见 送达时间 项目财务负责人意见 送达时间 项目总经理意见 送达时间 法务部意见 送达时间 置地公司领导意见 送达时间 集团监审部意见 送达时间 集团公司领导意见 送达时间 合同条件约谈记录 编号 约谈时间 约谈地点 约谈单位 约谈项目 约谈内容 1 确定事项 签字确认栏 约谈单位代表 个人 我司 个人 同意以上填写的约谈确定事项 并由约谈代 表签署后作为新要约生