公司行政制度

1 公司行政制度公司行政制度 一 行政人事管理工作一 行政人事管理工作 1 负责公司内部的人事管理工作 办理公司员工的招聘 录用 调动 辞退 离职等手续 2 负责公司的考勤管理 监管公司劳动纪律 每月定时上报上月全员考勤 统计公布违章 记分表 3 负责公司内部人事档案的收集 归档及公司文件的上报 归档工作 6 负责安排 监管公司前台服务工作 树立良好公司形象 7 打印 复印公司各类文件 资料 收发文件资料 8 负责公司员工宿舍 食堂等后勤工作的管理 包括卫生 保安 消防等 9 行政人事部经理要严格遵守保密制度 包括人事 档案 计划等 对相关泄密事件负 责 二 办公用品管理办法二 办公用品管理办法 1 各部门每月需用办公用品 须在每月按规定日期向行政人事部提出申购计划 财务部将 各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总 填写申购单 经公司领导批准后 统一 购买 特殊情况另行安排 2 公司办公用品由财务部安排专责人员负责管理 每月办公用品购买后 由财务部指定专 人负责验收保管 3 各部门领用办公用品 按工作需要办理领用手续 经本部门经理审核 未经审核批准不 得领用 5 对消耗性办公用品 如签字笔 圆珠笔 铅笔 软面抄 胶水等 一个月最多申领一次 再次领用时需以旧换新 6 非消耗性办公用品不慎遗失 由本人负责赔偿 7 严禁把公司领用的办公用品拿回家私用 8 领用人员离职时 对非消耗性办公用品一并交还行政人事部 再由该部门人员到行政区 人事部领取 9 财务部每月对办公用品进行一次盘点 并将盘点结果上报公司主管领导 三 关于公司电话和三 关于公司电话和 interinter 网管理的有关规定网管理的有关规定 1 所有员工上班工作时间不得打私人电话 确有急事需要打私人电话可以在下班以后使用 2 因私使用长途电话时 可在行政人事部登记 由行政人事部核查使用金额后 报财务部在 工资中代扣 2 未经申请登记私自使用长途电话电话者 经查证后罚款 30 元 并在工资中扣除所打的 长途电话费用 3 所有已经授权的计算机可以在指定的时间内上 inter 网浏览信息 查阅资料 发送电子 邮件 对一些不良网站禁止浏览 4 所有公司员工不得利用 inter 网泄露公司技术 商务情报 损害公司利益 对上述行为 一经查实 必将严肃处理 四 办公室制度四 办公室制度 1 办公室员工上班应穿戴整洁 有正装应时常穿正装 在上班时间不准穿拖鞋和穿一些 艳诈 露骨的衣服 打扮要淡抹 上班时间要带工作牌 并且工作牌要挂在胸前或放在上 衣口袋里 2 在上下班时间要时常保持办公桌面整洁 要分清要用的资料和不用的资料 急要处理 的文件和待处理的文件 在下班时要整理好文件 把文件尽量放入办公抽屉 使办公室桌 干净整齐 3 在公司中任何时间任何人不得坐在办公桌上 也不能随便脱鞋或把脚放在办公桌上影 响公司的形象 4 办公室人员在下班时应自觉关掉自己所用的办公设备 办公室每天值班人员应负责电器 和灯的关闭情况 如果公司发现下班没有关灯和办公电器的罚值班人 10 元 办公室人员值 班进行轮流值班 5 办公室人员需要丢掉的东西应丢进办公垃圾篮里 要时常保持办公室清洁干净 6 办公室内的厕所应时常保持清洁 上完厕所后应进行冲厕 时常保持良好的素养 7 办公室人员应爱护一切办公设备 时常保持办公设备的清洁 不能有意损坏办公设备 如发现有意损坏办公设备的应给予赔偿和处罚 8 办公室提倡无烟办公环境 如果需要吸烟可以去办公室外面吸烟 以便给他人造成影 响 9 办公室人员在接电话时应先问声好再报公司名 然后谈正题 五 考勤管理五 考勤管理 1 公司所有员工均应执行统一作息时间 早上 9 点到岗 迟到 30 分钟均视为旷工 下午 3 18 00 汇总当日工作后打卡下班 不得迟到早退 如有迟到 早退 处以 5 元 次的罚款 旷工处以 50 元 次 一月有三次旷工者作辞退处理 2 员工每月请病 事假不得超过 3 天 病假根据实际病情而定 请事 病假或休假需填 写事 病或休假申请单 经部门主管签字同意后方可休息 未经批准请假 休假者 一律 按旷工处理 罚款 50 元 次 请病假超过三天者 需出示县级 含县级 以上医院出具的 病历证明 假条一律交行政部备案 病 事假期间不计发任何工资 3 公司员工在上班期间不得无故脱岗 按公司规定完成安排的工作 并服从部门领导安排 若有违规者罚款 10 元 次 六 奖惩制度六 奖惩制度 1 公司员工无故损坏公司财物需照价赔偿 上班期间在办公室打私人电话和把公司财物据 为己有者一律罚款 10 20 元 次 视情节轻重而定 2 对泄露公司商业机密和损坏公司利益者 一律罚款 300 元 3 对将公司公款据为己有者和携款潜逃者 一律报案并交由相关部门处理 4 对公司员工在工作期间品行 工作能力 业绩和综合考评差者 公司可随时解除聘用关 系 5 对公司内部管理和市场拓展能提出合理 切实可行并行之有效的建议和意见者 公司给 予该员工适当的奖励 6 公司员工在工作中由于表现突出和业绩优秀者 公司给予适当的奖励 7 在公司遇到突发情况时 员工能及时出面为公司挽回经济者 公司给予适当的奖励 8 公司每月根据员工日常工作表现和工作业绩等综合考核 并评选出两名优秀员工 并给 予优秀员工 200 元 人以资鼓励 七 员工礼仪管理制度员工礼仪管理制度 1 仪容仪表 1 员工在上班时间内应注意仪容仪表 得体大方整洁 2 头发应注意修剪 梳理整齐 保持干净 男员工发不过耳 女员工留长发应以发带或 发卡夹住 3 注意个人卫生 4 女员工上班可化淡妆 各种饰物应佩戴得当 2 着装礼仪 4 1 在工作中员工应穿着合适的服装 要保持整洁 自然 大方 2 员工的穿着应符合自己的年龄 职业和身份特点 3 员工上班应佩戴胸卡 并应佩戴在适当的位置 3 言谈举止 使用礼貌用语 4 行为举止 例如 A 面带微笑 微笑要求发自内心 真诚自信 微笑时面部肌肉要放松 嘴角微微上扬 露齿一笑 目光温和 眉头自然舒展 给顾客以亲切感 B 坐姿 坐下之前应轻拉椅子 切忌发出大声响 坐下的动作不要太快或太慢 应自然 大方 坐下后上半身应与桌子保持一个拳头的距离 坐满椅子的 2 3 坐下后上半身应保 持直立 不要前倾后仰 给人以萎靡不振的印象 肩部应适当放松 手自然下垂 或交握 在膝上 两腿并拢 不要跷腿 两脚踝内侧相互并拢 坐着与人交谈时 双眼应平视对方 但时间不宜太长或太短 也可以使用手势 C 站姿 头正 挺胸 收腹 收臀部 两肩自然下垂 两腿挺直 脚跟略微分开 与肩 同宽 保持身体重心 D 行走 走路时脚步要轻缓 在服务区内不能跑动 如遇客户 应侧身让客户先行 行 走速度适中 不要过快或过慢 以给人轻浮的印象或显得缺乏时间观念 头正颈直 两眼 平视 面色爽朗 上身挺直 挺胸收腹 双臂收紧 自然前后摆动 男性脚步应稳重 大 方 有力 保持身体重心 E 手势 初见新客户时 避免一些粗鲁 随便的手势动作 与客户交谈应避免指手画脚 手势动作过多 注意幅度和次数 谈到他人时 不可用手指点别人等不礼貌的行为 为客 户或他人指路时 五指自然并拢 手心向上 5 禁止事项 A 上班禁止在服务区域内嚼口香糖或吃零食 B 与客人交谈时左顾右盼 C 摆弄衣角头发 D 脚不停抖动 E 冷落顾客或与顾客争吵 F 上班时间聊天或做与工作无关的事 6 电话礼仪 1 在接电话时应在电话铃响三声内接电话 注意接听用语 5 2 如接到的电话不在自己的业务范围内 应尽快转给相关业务人员接听 如无法接听应 做好书面记录 及时转告 接到打错的电话应同样礼貌对待 3 邻座无人时应主动接听电话 4 结束通话后 应待顾客 客户或者上级领导先挂断电话后 方可挂断 8 公司会议管理制度公司会议管理制度 第一章第一章 总总 则则 第一条 为规范会议程序 提高公司总体决策管理能力和办事效率 更好地协调工作 研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法 预防和纠正工作中存在的问题 顺利完成公司预算考核目标 并保证公司各项管理工作规范 高效 有序 特制定本制度 第二条 公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想 基于公司颁发的各项管理制 度和规定 采用谁主管谁决策 谁主管谁对过程管理的效果和结果负责 谁主管谁有权决 定和处理所属范围内事务的管理思路 第三条 与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到 不该说的不 说 不该问的的不问 不该看的的不看 并严格遵守执行会议的各项决定 第四条 会议按类别 内容不同由相关单位组织 并做好会议管理 第五条 本制度适用于公司及所属各部门 会议类别会议类别 第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议 中层干部会议 专题会议 部 门日常管理例会和接待会议等 第七条 专题会议指公司经营管理 安全管理 质量管理 工程管理 预算管理 合 同评审等会议 第二章第二章 会议的组织管理会议的组织管理 第一节第一节 总经理办公会总经理办公会 第八条 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策 内容包括但 不限于组织实施公司董事会的决议 分解落实公司年度计划 讨论确定公司发展战略目标 和投融资计划 对公司生产经营中的重大事项进行分析 研究 决策 特别就安全生产 环保和产品质量等问题进行工作部署 明确采购 生产 销售等关键环节的指导意见 讨 论公司重要人事任免 机构设置以及制度审议等 第九条 总经理办公会议原则上每半月召开一次 特殊情况可临时召开 6 第十条 总经理办公会议由公司总经理主持 公司副总经理 总经理助理等经营班子 成员参加 参加会议的人员应积极发言 明确表态 总经理办公会研究讨论专题问题时 如有必要可通知相关部门负责人列席 第十一条 总经理办公会由公司办公室通知 记录和整理纪要 第二节第二节 中层干部会议中层干部会议 第十二条 中层干部会议是公司围绕战略发展 重大决策和重大事项等工作而适时召 开的会议 月度 季度 年度经济分析会议是其中一项重要会议 会议传达 落实公司管 理理念 思想 重大决策 决定 通报公司生产经营 管理和发展情况 总结工作情况 表扬先进 批评落后 统一思想 明确责任 激发中层干部的工作积极性 提高凝聚力 战斗力和工作效率 第十三条 召开中层干部会议由公司总经理批准 参加人员原则上为公司各车间 部 门副职及以上 第十四条 公司中层干部会议的组织单位由公司办公室通知 记录和整理纪要 第三节第三节 专题会议专题会议 第十五条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的质量 安全 工程 预算项目的实 施方案 分析 研究近期成本管理 安全管理 环境管理 经营管理 预算管理 合同评 审等方面存在的突出问题 提出解决办法 明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完 成规定的任务的会议 第十六条 专题会议由公司总经理批准 分管的副总经理 总助 主持 公司各车间及 职能部门的相关负责人参加 第十七条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知 记录和整理纪要 办公室协调安 排会议室 第十八条 专题会议结束后 1 个工作日内 由承办部门将此方面的 专题会议纪要 经 会议主持人审核签发后执行 同时报送上级组织备案 第四节第四节 部门日常管理例会部门日常管理例会 第十九条 公司所有部门必须有效地召开部门日常管理例会 并保证做到会议的质量达 到公司规定的目的 公司人力资源部负责对各部门的会议质量 会议时间 会议效果等进 行过程抽查或评估 第二十条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容 传达贯彻股份公司及公司会议 文件 及领导指示精神 了解本部门及下属本期工作完成情况 总结存在的问题 提出相应的处 理意见 制订下期工作计划 纠正不正确的工作方法和工作行为 利用科学的分析方法 7 如 PDCA 循环法 进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题 确定改进办法 制 订有效的预防措施 分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施 以恰当的形式开展批评和自我批评 融洽成员之间的关系 营造团结进取的氛围 安排专 题培训等 第二十一条 部门日常管理例会原则上每周召开一次 由部门负责人主持 必要时邀请 分管领导参加 第二十二条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录 保存期为 1 年 第五节第五节 对外接待会议对外接待会议 第二十三条 对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查 指导工作的汇 报会议 第二十四条 对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经 理 总助 接待 相关部门负责人参加 属于业务对接的由公司分管副总经理 总助 和 指定人员接待 第二十五条 对外接待会议属公司层面的由公司办公室负责联系和组织 属于业务对 接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织 公司办公室可协调会议室安排接待等工 作 第三章第三章 会议的组织 管理和服务会议的组织 管理和服务 第一节第一节 会议的组织会议的组织 第二十六条 会议的批准 一 临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准 公司级大型会议须经总 经理批准 二 本制度已列出的会议按照规定程序批准 第二十七条 涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议 由会议主要牵头 部门与办公室联系 备案会议情况 需办公室协调安排的 由办公室统一安排 第二十八条 会议组织包括但不限于会议通知 会议时间 会议地点 会议主持人 参会人员 会场安排 会场布置 会议设施准备 会议材料拟稿和发放 会议记录 会议 录音录像摄影 会议纪要以及会场横幅 会议宣传等 第二十九条 会议通知 一 会议需提前通知 一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知 大型会 议需至少提前 2 个工作日下发正式书面通知 8 二 会议通知包括但不限于会议时间 地点 参会人员 会议内容和要求等 第三十条 会议的准备 一 做好会议通知 确保应到人员按时参会 二 做好会场的落实和安排 包括会场环境的布置和设施检查及服务 人员和服务 用品 三 做好参会人员的引导和组织 四 重要接待会议应制定会议及接待方案 方案内容包括但不限于接机接站 车辆 调度 餐饮 住宿 横幅 席卡 摄影摄像 公共活动等安排 第二节第二节 会议室的管理与服务会议室的管理与服务 第三十一条 公司 1 号 2 号会议室由公司办公室负责管理 其他会议室按照谁使用谁 管理的原则 由相关部门自行管理 第三十二条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用 环境保洁 设施管理 会议服务等 第三十三条 会议室要做到会议召开前 30 分钟各项工作准备结束 会后 30 分钟会场清 洁工作结束 特殊情况根据实际情况另行安排 第三十四条 公司各部门召开会议需要借用其他部门管理的会议室的 由会议主办单位 提前 2 小时与会议室管理部门联系安排 使用时 务必保持环境整洁和设施安全 第三十五条 1 号 2 号会议室重要会议的服务 由办公室根据实际情况安排 其他日 常及业务会议由会议组织部门安排服务 第四章第四章 会议资料管理会议资料管理 第一节第一节 会议纪要的整理与印发会议纪要的整理与印发 第三十六条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下 发 一 专题会议根据安排整理会议纪要 二 其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等 第三十七条 会议纪要的签发 总经理办公会议 中层干部会议 经济分析会结束后 公司办公室及时整理会议纪要 报公司总经理审核 签发后印发 其他会议纪要由会议组织部门及时整理 报分管领导审 核签发后印发 会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门 第三十八条 会议纪要整理和印发应在 2 个工作日内完成 特殊情况除外 若会议纪要 9 决定 事项涉及保密内容 应派人直接送达签收 第二节第二节 会议纪要的格式会议纪要的格式 第三十九条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作 主要包 含以下基本要点 一 文本全部使用 A4 型纸 二 文头用 某某公司某某会议纪要 可分两行排列 的指定标题 用小一号宋体 套黑字 正文部分用四号仿宋体非套黑字 三 如需要标识秘密等级或紧急程度 以三号黑字体顶格标识在版心右上角第 1 行 两字之间空 1 字 如两类标识需要同时标识 秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行 紧 急程度顶格标识在版心右上角第 2 行 四 发文字号由年份和序号组成 在发文机构标识下空 2 行 用小四号宋体非套黑 字 居中排版 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 如 2009 20 号 五 成文时间用汉字将年 月 日标全 零 写作 六 页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 空白页不标 识页码 七 会议