公司信息化办公终端管理办法

第 1 页 共 10 页 公司 信息化办公终端管理办法 试行 2016 年 6 月 第 2 页 共 10 页 目录目录 第一章 总 则 4 第二章 办公终端管理范围及定义 4 第三章 办公终端管理的职责划分 5 第四章 办公终端需求申报及审核要求 6 第五章 办公终端的配置管理 6 第六章 办公终端的使用管理 7 第七章 办公终端的维护 维修管理 8 第八章 办公终端的变更 调拨和报废管理 9 第九章 办公终端的附属配件管理 10 第十章 附 则 11 第 3 页 共 10 页 第一章第一章 总总 则则 第一条 为加强公司信息化办公终端 以下简称办公终端 的规范 管理 满足日常办公终端管理工作的需要 对公司信息化办公终端的配 置 更新 使用 维护 维修及费用的管理 提高办公设备的使用效率 促进闲置资源再利用 根据相关规定 结合机关目前的实际情况特制订 本管理办法 第二条 本管理办法适用于 公司各部门 第二章第二章 办公终端管理范围及定义办公终端管理范围及定义 第三条 办公终端主要是指用于员工日常办公的信息化设备及配件 包括计算机及附属设备 打印机 扫描仪 传真机 投影仪 复印机及 附属设备 1 固定资产设备类 包括计算机 打印机 传真机 扫描仪 复 印机等 2 附属配件类 耗材 内存 硬盘 鼠标 键盘 U 盘 移动 硬盘等 第四条 终端资产的管理环节包括预算审批 采购 领用 转资 维护 维修 退回 变更 调拨和报废等 第三章第三章 办公终端管理的职责划分办公终端管理的职责划分 第五条 终端管理部门的分工按照办公终端资产的管理环节 采用 综合管理和专业管理相结合 按照责任明确 管理高效 流程顺畅的原 则实行闭环管理 相关的部门有 综合部 财务部 信息化服务中心及 第 4 页 共 10 页 资产责任部门 第六条 综合部负责办公终端固定资产类预算管理以及资产管理 审批 采购 调拨 报废 收库回缴和资产处置等工作 第七条 财务部是办公终端资产的综合管理部门 具体职责包括 负责办公终端资产的价值管理 完成办公终端增减变动的账务处理 负 责办公终端报废的财务审核工作 第八条 信息化服务中心是办公终端资产的专业归口维护部门 负 责从专业技术角度对公司机关办公终端资产进行维护工作 掌握 DCN 网 络内办公终端资产的实物信息和技术状况 同时包括 1 负责办公终端相关的使用管理 2 负责办公终端的日常管理 包括实物资产归口管理和日常使用 归口管理 3 负责办公终端维修 变更登记及报废专业审核等工作 4 负责办公终端的维修管理及维护厂商的服务管理工作 5 负责公司范围内闲置办公终端的调配并及时公布闲置办公终端 资产实物信息 以最大限度提高闲置办公终端资产的再利用 第九条 资产责任部门的主要职责有 1 负责执行关于办公终端管理的相关制度及时落实资产责任人 负责本部门办公终端的实物保管工作 2 指定部门办公终端实物资产管理员 负责本部门所使用终端资 产的管理 掌握本部门办公终端的整体情况及终端人均持有率 并定期 与资产管理部门进行核对 负责本部门终端的现场清查盘点 粘贴固定 资产标签 卡片信息核实等日常管理工作 3 负责办公终端的维修 变更 报废等流程单据传递 4 负责部门范围内闲置办公终端的监督 最大限度促进本部门闲 第 5 页 共 10 页 置办公终端资产的再利用并及时向办公终端专业管理部门提供闲置办公 终端资产实物信息 第四章第四章 办公终端需求申报及审核要求办公终端需求申报及审核要求 第十条 办公终端配备在坚持满足日常办公需要 符合内网信息安 全管理要求前提下 按照优先盘活利用现有终端 新购置终端选当前主 流型号 兼顾实用效能和成本控制的原则 第十一条 具体需求申报及审核如下 1 新增或更换办公终端 需向市分公司综合部做出申请 2 达到正常报废年限的个人用办公设备 应先报信息化服务中心 对资产进行报废审核 待报废审核通过后且方可进行新设备的购置申请 3 办公终端的配置标准依据集团集采配置标准执行 原则上不配 备集团集采标准以外的办公终端 4 办公终端的具体型号 规格和详细配置信息 以集团 IT 终端集 采配置标准为准 并根据集团变化情况 及时更新 原则上不配备集团 集采标准以外的办公终端 第五章第五章 办公终端的配置管理办公终端的配置管理 第十二条 为促进办公终端充分利用 实现降低成本 提高办公终 端使用效率 建立信息化办公终端资产配置清单 按部门登记每台办公 终端的详细配置信息 品牌型号 机身号 硬件配置 系统配置 应用 软件配置 购机时间 保修信息 使用部门 使用人 联系电话 实现 功能 第 6 页 共 10 页 第十三条 申请配置的办公终端及配件的物品明细 价格及配置标 准以物资管理系统为准 专业管理部门根据实际情况变化负责更新 第六章第六章 办公终端的使用管理办公终端的使用管理 第十四条 办公终端的日常使用 实物管理以资产责任部门为主体 具体落实到责任人 部门公用设备由资产责任部门指定责任人 第十五条 员工应爱护公司的办公终端 不得任意拆卸部件或相互 调换使用 第十六条 办公终端的领用人为该资产的责任人 责任人需对其名 下的设备完好性负责 第十七条 办公终端在工作调动中调整原则 1 员工发生工作调动时 由员工调出部门负责办理资产调拨或变 更手续 调入部门协办 2 员工在机关部门间调动时 名下个人用办公终端 含台式计算 机和打印机 携带到新部门 3 员工在市分与县分间调动时 名下个人用办公终端可随人携带 继续使用 但必须完成资产调拨手续 新申请办公终端时 需出具原单 位资产交接手续 第十八条 如因员工保管或使用不当 导致的办公终端发生丢失 异常损坏 由资产责任部门负责落实责任人并按照实际造成的损失情况 负责赔偿 第七章第七章 办公终端的维护 维修管理办公终端的维护 维修管理 第十九条 办公终端维护 维修范围 第 7 页 共 10 页 1 计算机终端和其它终端的使用问题 2 公司规定的计算机终端操作系统和办公应用软件的使用问题 3 计算机终端的防病毒 代入域 网络接入等问题 4 办公终端发生硬件故障 造成终端设备无法正常使用 5 办公终端经公司维护人员处理后 仍无法解决的各类问题 第二十条 办公终端维护 维修规则 1 办公终端的维护 维修严格依据资产配置清单执行 对于不属 于资产清单的办公终端不予维护 维修 2 维护 维修服务建立服务档案 实行后续跟踪服务机制 3 维护 维修服务严格按照机关信息化办公终端维护要求 初始 标准化配置 设置 安装规范执行 4 对于由于员工个人非正常使用等原因造成的办公终端故障 由 终端责任人负责承担维修费用 5 维修完成后 由终端使用人确认维修结果 并对此次维修服务 做出具体客观评价 反馈维修意见及建议 第八章第八章 办公终端的变更 调拨和报废管理办公终端的变更 调拨和报废管理 第二十一条 办公终端的变更 终端责任人在终端资产实物信息 包括终端资产责任人和保管地点等 变动的情况下 资产责任部门须 及时与终端专业管理部门联系并办理变更手续 不允许终端责任人私自 进行办公终端的调换 第二十二条 办公终端的调拨流程参照相关规定执行 第二十三条 办公终端的正常报废条件是指达到财务账面折旧年限 且因各类原因无法正常继续使用 对于使用期限超过财务账面折旧年限 1 年的办公终端 根据需要可 第 8 页 共 10 页 直接按照正常报废流程办理报废 对于使用期限超过财务账面折旧年限 但未超过财务账面折旧年限 1 年的办公终端发生故障后 在终端服务工程师检测无法正常使用且维 修费用高于终端账面净值的情况下 由终端责任人提出终端报废申请 终端专业管理部门审核后提出专业处理意见 经财务部门审批通过后 由物资采购与管理部进行终端报废回收处置 具体流程详见附件 3 具 体报废标准如下 1 设备主板损坏 且无维修价值 2 CPU 烧坏 且无法更换 3 设备主要部件硬盘 光驱 内存 电源 笔记本电池 笔记本 显示屏 笔记本键盘 损坏二项以上 且无维修价值 4 打印机 传真机 扫描仪主要部件电源 送纸装置 扫描装置 硒鼓 定影装置 损坏二项以上 且无维修价值 第二十四条 办公终端的非正常报废流程按照相关规定执行 第九章第九章 办公终端的附属配件管理办公终端的附属配件管理 第二十五条 附属配件类 耗材 包括 内存 硬盘 鼠标 键盘 网卡 各种连接线 显卡 光驱 U 盘 移动硬盘等 第二十六条 附属配件可以提前申请 也可以根据维修期间的具